文书流程管理作业规范模板.doc

文書步骤管理作業規範行政院中華民國99年7月目 錄第一章總則1第二章權責劃分6第三章管制標準10第一節處理時限10第二節管制區分10第三節計算標準14第四章管制方法20第一節登錄20第二節統計22第三節分析24第五章文書稽催32第一節衡量準據32第二節實施稽催32第三節展期申請34第四節檢討運用35第六章通常公文時效管制36第一節法令依據36第二節管制原則36第三節處理時限38第四節計算標準38第七章專案管制案件時效管制41第一節法令依據41第二節管制原則41第三節處理時限43第四節計算標準44第八章人民申請案件時效管制45第一節法令依據45第二節管制原則45第三節處理時限46第四節計算標準47第五節研討縮短處理時限48第九章人民陳情案件時效管制49第一節法令依據49第二節管制原則50第三節處理時限51第四節計算標準51第五節訂定處理程序53第十章訴願案件時效管制54第一節法令依據54第二節管制原則55第三節處理時限56第四節計算標準57第五節訂定處理程序59第十一章立法委員質詢案件時效管制60第一節法令依據60第二節管制原則61第三節處理時限61第四節計算標準62第五節訂定處理程序63第十二章監察案件時效管制64第一節法令依據64第二節管制原則64第三節處理時限65第四節計算標準66第十三章公文檢核67第一節目標訂定67第二節作業項目67第三節建立公文檢核制度69第四節獎懲73第十四章訓練與宣導75第一節訓練75第二節宣導76第十五章附則77附錄178附錄291前言公文是政府機關推動公務、溝通意見关键工具，公文本身能否發揮功效，與行政效能有極亲密關係。為因應業務發展需要，行政院訂定文書處理手冊，對於公文製作程式、結構、表達方法、處理程序及步骤管理，和文書自收文或交辦起至發文歸檔止之步骤提供相關作業規定。為提升公文辦理時效，行政院研究發展考评委員會（以下簡稱行政院研考會）於63年3月訂定公文時效管制作業手冊，付諸實施，其後歷經同年9月1日再版及66年6月、82年2月修正3、4版，實施以還，已具相當成效。配合文書處理手冊之文書稽催專章修正為文書步骤管理，文書稽催之消極間接管制觀念已為積極主動導正之步骤管理理念替换，公文時效管制作業手冊爰更名為文書步骤管理手冊，除文書稽催外，並隨執行需要，將原手冊部分章節增修檢討或予充實，於90年4月修正5版，另為配合文書處理手冊修正，茲經蒐集分析各機關實務運作情形、管理方法等相關資料，於94年1月修正6版，提供各機關參用，復為達成公文處理之簡易化、標準化目標，爰將手冊內容给予簡併及確立遵照標準，於97年12月修正7版，以供各機關參考。行政院因應公文線上簽核之廣泛運用及定时檢討文書處理手冊，於98年度進行文書處理手冊研修工作，另鑑於文書處理手冊及文書步骤管理手冊並存造成機關人員適用之疑義或困擾，爰將文書步骤管理手冊更名為文書步骤管理作業規範，並於文書處理手冊增訂各機關文書步骤管理作業依相關規定辦理之依據，以使本規範與文書處理手冊相互搭配銜接。文書步骤管理作業規範第一章總則一、全程管制：（一）公文從收文（或創簽稿）至發文、歸檔應全程列入管制。（二）文書步骤管理之實施，為一整體作業，應由各級承辦人員自我管理做起，以業務單位主動導正為主，文書單位稽催及專責管制單位之協調、管考為輔。二、全方面管制：（一）行政機關均應實施文書步骤管理，並將各單位列入管制範圍，機關總收、總發文件，或單位收文、發文、創簽、創稿文件（或存查）均應列入管制。（二）文書步骤管理必須統一規定標準處理原則，俾利共同遵守。通常行政機關之作業規定，得依據文書處理手冊與本作業規範之基础原則，配合機關業務特征與事實需要，由各機關自行訂定。其它如學校、事業機構等，得由其上級機關依其業務性質與需要，參考本作業規範自訂作業規定據以實施。三、作業範圍：（一）機關每一公文全部步骤，應建立完整登錄系統，给予正確登錄及統計其使用時間，作為稽催、統計、分析之依據，以發掘問題、有效稽催，预防積壓及偏差。（二）各機關應針對登錄、統計、分析及稽催結果所發現之缺失與問題，研提改進方法，促进文書步骤適時運用工作分析與簡化，達到處理快速確實、提升行政效率及公文品質之要求。四、管理原則：文書步骤管理為一全程性、全方面性作業，其應遵照之原則以下：（一）機關文書步骤管理作業權責劃分應以本作業規範規定為基础原則，賦予機關內部單位、成員應負職責。各機關如因機關業務特征肇致實務作業有單位間權責劃分難符作業規範規定之情形，得依業務性質彈性調整。（二）各機關文書步骤作業相關法令規定，應隨時檢討及定时修正，落實層級負責，逐級考评，使執行不致偏差。並按行政系統逐級推動，督導所屬機關全方面實施文書步骤管理。（三）立法委員質詢案件、人民申請案件、訴願案件、人民陳情案件及監察案件之性質與處理時限，與通常公文不一样，應單獨管制統計。五、本作業規範用詞，定義以下：（一）文書步骤管理：指以完整登錄公文處理過程相關事實資訊為基礎，實施自我管理、文書稽催、時效統計分析及步骤簡化等管理方法，以提升公文處理時效及品質之文書管理作業制度。（二）自我管理：指機關組織各級人員均應具備提升公文處理時效及品質之觀念，其消極層面在建立人員確遵各項文書處理規定，主動導正影響公文時效原因，積極層面則在於增進其業務知識及積極任事態度，根本提升公文品質。（三）文書單位：指機關內負責辦理收文、分文、繕打、校對、用印、發文等文書作業之單位。（四）業務單位：指直接負責文件簽辦或文稿擬判之單位。（五）專責管制單位：指依機關組織法規之掌理事項分工或經機關首長指定，負責綜理文書步骤管理相關工作之單位（或受指派負責綜理文書步骤管理專人所屬之單位）。（六）文書稽催：包含狹義及廣義文書稽催。狹義文書稽催，指公文辦結前，透過公文系統、電子郵件或書面等方法通知或查詢各個處理過程之辦理情形，促进公文能在規定时限內處理完畢；廣義文書稽催，指公文辦結前後，對公文處理之一種稽查作業。（七）文書步骤：指文書處理自收文（創簽稿）起至發文、歸檔止之全部步骤，包含收文處理、文件簽辦、文稿擬判、發文處理及歸檔處理等步驟。（八）立法委員質詢案件時效管制：指依據立法院職權行使法及行政院及所屬各機關辦理答復立法委員質詢案件處理原則之處理時限，所實施之時效管制作業。（九）訴願案件時效管制：指依據訴願法所定訴願處理時限，並以案為單元，所實施之時效管制作業。（十）人民申請案件時效管制：指人民（團體）申請各種證照、證書、證明或提供服務等案件，除法規另有規定外，各主管機關應按其性質，區分類別、項目，分別訂定處理時限，並以案為單元，所實施之時效管制作業。（十一）人民陳情案件時效管制：指依據行政程序法及行政院暨所屬各機關處理人民陳情案件要點，人民對於行政興革之建議、行政法令之查詢、行政違失之舉發或行政上權益之維護，向主管機關提出之具體陳情，由主管機關訂定處理時限，並以案為單元，所實施之時效管制作業。（十二）監察案件時效管制：指依據監察法、監察法施行細則及監察院糾正及調查案件追蹤管制作業注意事項之處理時限，所實施之時效管制作業。（十三）處理時限：指按公文處理速別規定，自收文至發文(存查)之全部步骤可使用時數或日數。（十四）限辦日期：指依據各類公文之處理時限規定可使用日數，計算應辦結之實際日期。（十五）可使用時間：指在每一公文處理過程中，每一處理階段所能使用之時間。（十六）創稿：指無正式來文而主動辦理或交辦之案件。（十七）限期公文：指來文或依規定訂有期限之公文。（十八）彙辦案件：指同一案件內之有關事項，必須彙集全部來文後，始能統一處理之案件。（十九）併辦案件：指各件公文案情相同、同一案情之正副本，或是對其它機關來函查催案件而仍待辦者，基於效率原則所統一處理之案件。（二十）個案分析：指對超過一定處理時限之待辦案件，採取以案為單元之分析處理作業，其目标在促進全案之整體時效，预防積案產生。（二十一）個件分析：指對使用日期較長之案件，採取以文為單元，逐件分析其步骤，其目标在於檢討其關鍵所在，從根本上尋求提升公文時效之途徑。（二十二）發文使用時間： 從機關收文次日起，至發文之日止之全部文書步骤中，扣除假日所使用之時間，在統計時稱為發文使用日數，並以日為單位。超過半日或不足1日者，以1日計算，而不足半日者，以半日計算（機關業務特征需要，設有電子設備以時為單位進行管制者，得以實際使用時數，換算為日計算時間）；立法委員質詢案件則以行政院電子交答發文之日起至擬答電子檔傳送行政院之日止為其發文使用時間。（二十三）發文平均使用日數：指發文使用日數之和，除以發文總件數，所得之商。 （二十四）專案管制案件：指公文包含政策、法令與其它機關業務，或須經較長時間協調會辦之複雜案件，經承辦單位敘明專案名稱與理由，訂定預定完成時間，送專責管制單位審查，簽請機關首長或幕僚長核准後，以案為單元實施管制者。（二十五）以文管制：指以文為管制統計單元之管理作業方法，其係以收文(創稿)編號之個件進行管制，重點為各文是否於限期內處理完畢，不問案情之內容，並於辦結即銷號歸檔。（二十六）以案管制：指以案為管制統計單元之管理作業方法，凡公文屬專案性質須整體性作業者，其要求重點在於案之決定，以案情實質擬處作為管制標，處理時限與數量統計皆以案為標準，並以實施全程管制來達到作業要求。以案管制之公文，其首件公文收文號於全案辦結時始能銷號結案，處理中有發文需要者，另以她號方法處理(發文件按通常公文創號或原案附號處理，收文件則以原案附號或另編通常公文收文號處理)，並於全案辦結時一併歸檔。（二十七）公文檢核：指藉由資料查閱及對相關問題查詢，並輔以個案抽查、問卷調查等方法，有效瞭解並評估機關公文處理品質與步骤管理良窳，發掘問題及缺失，從而提出改進建議與解決方法，以提升公文處理效率之一種評核作業。（二十八）線上簽核：指公文之處理以電子方法在安全之網路作業環境下，採用電子認證、權限控管或其它安全管制方法，並在確保電子文件之可認證性下，進行線上傳遞、簽核工作。第二章權責劃分六、業務單位職責：（一）每一成員應自行檢查事項：1、經辦文件：確遵文書處理手冊規定辦理，基於自我管理及目標管理原則，應確保公文品質與時效，並依規定时限辦結。自簽辦之日起至發文之日止，應主動注意簽辦、會辦、陳核、發文、送達等處理步骤之查催，如有查催困難情事，應即時向單位主管或文書單位反应處理；必須展期時，報請權責主管核准；但累積展期30日以上時，應報請機關首長或幕僚長核准，並會知專責管制單位列入管制。所稱累積展期30日以上日數之計算是否包含假日，依本作業規範第12點辦理。2、管制會稿、會辦時效：確遵文書處理手冊文書簡化精神辦理，即急要文件須會辦者應進行親會面洽、同一文件請3個以上單位會核，以同時送會為原則；會辦之文件，受會單位應視同速件，並依收發文程序辦理。無論送會或收會均應管制時間，受會單位如不能依限退回時，應將原因、理由及預定時間通知送會機關（單位）。3、業務處理步骤簡化：各層級人員就其承辦業務應主動檢討作業程序，簡化工作步骤，以提升公文處理時效。（二）單位收發人員職責：1、管制登錄本單位每一公文處理步骤經過及使用時間，逐日檢查公文處理紀錄，對逾期案件未依規定辦理展期手續者或受會逾時辦理者，應依規定辦理稽催，並將查催資料提供單位主管參處。2、統計本單位公文時效資料，逐月向單位主管提出報告及供文書單位彙整統計運用，其中逾處理時限30日以上案件，應單獨列表提報。並配合專責管制單位辦理調卷分析需要，提供必需之資料。所稱逾期30日以上日數之計算是否包含假日，依本作業規範第12點辦理。（三）各級單位主管職責：1、充足掌握單位成員公文承辦時效及查催資料，對權責內核准展期案件及已逾期仍未辦理展期案件，應即督促承辦人妥適處理；督促代理人確實於時限內辦妥應代辦公文，以落實職務代理制度。2、對通常公文來文之處理速別與公文性質不符者，得核准調整來文處理速別，或指定授權人員核准調整之。3、對包含2個以上單位之作業，宜與相關單位商訂原則後再行處理，避免因往來會稿而延誤時效。4、對逾處理時限30日以上之待辦案件，應向上級主管機關報備，並會專責管制單位處理。5、配合專責管制單位召開文書步骤管理工作研討會議，共同檢討改進單位文書步骤，並適時提出公文時效優劣案件獎懲建議、調整承辦人員工作量分配等事項。七、文書單位職責（一）全程管制機關每一文件之處理步骤與使用時間。統計全機關公文時效資料，定时提供專責管制單位作統計分析運用，其中逾處理時限30日以上案件，應單獨列表提報，並視調卷分析之需要，協助提供必需之資料。檢查各單位公文登錄及管制情形，並提供各業務單位主管及專責管制單位稽催資料。（二）邀集會商專責管制、資訊等單位，建置文書步骤管理電腦化作業環境及推動線上簽核作業、建立以案管制及以文管制作法、協助推動文書步骤簡化等工作。（三）訂定公文展期核准職責，展期30日以上時，須由機關首長或幕僚長核准。（四）依據處理時限標準，參照本機關公文處理各個過程情形，訂定每一過程之可使用時間，作為適時提醒各級人員處理公文參考準據。比如：一般件時限為6日，其中承辦、會稿(簽)、核稿、判行，和繕校、用印、發文時，只能使用其中部分時間，而預留其它過程之作業時間；可使用時間之分配，由各機關按其特征自行訂定。（五）對成效優劣單位或個人提出獎懲建議。八、專責管制單位職責：（一）建立文書步骤管理制度：依據本機關特征，訂定文書步骤管理作業及獎懲規定、文書步骤管理稽核計畫等相關規定。（二）推動文書步骤管理作業相關方法：1、策劃推動文書步骤管理科學化、自動化，協同文書單位建置機關文書步骤管理及線上簽核電腦化作業環境，協調解決文書步骤管理共同性問題，訂定專案管制案件及其它特殊性案件申請、審核之標準步骤及相關表格，以供稽催之用。2、綜合統計分析管制结果應對內公布，並視需要提報主管會報、業務會報，同時建議獎懲，或視需要舉行文書步骤管理研討會議，與文書、業務及檔案等相關單位共同檢討改進。3、對經機關首長核准展期案件及逾期30日以上未結案件應予個案（件）分析處理。4、定时依據文書單位所提送稽催報表，檢討稽催结果，提報機關首長核閱。5、依據文書步骤管理稽核計畫，邀集相關單位組成小組定时辦理公文檢核，依據檢核結果，確實檢討改進，並辦理獎懲。6、彙整公文時效統計資料，依限提送主管機關（行政院及所屬一級機關請提送行政院研考會）。九、機關首長（副首長或幕僚長）職責：（一）審核展期30日以上案件、專案管制案件及特殊性案件。（二）對逾處理期限30日以上之案件，責成有關單位或人員限期結案。（三）提醒文書步骤改進方法。（四）公文時效優劣奬懲案件、文書步骤稽核结果奬懲案件之核定。第三章管制標準第一節處理時限十、文書處理手冊第78點有關各類公文處理時限基準規定以下：（一）通常公文：按最速件、速件、一般件、限期公文、專案管制案件或其它特殊性案件等分門別類给予管制。（詳後第6、7章）（二）立法委員質詢案件：依據立法院職權行使法及行政院及所屬各機關辦理答復立法委員質詢案件處理原則規定辦理。（詳後第11章）（三）人民申請案件：應按其性質，區分類別、項目，分定處理時限，给予管制。（詳後第8章）（四）人民陳情案件：依據行政程序法第7章及行政院暨所屬各機關處理人民陳情案件要點之規定辦理。（詳後第9章）（五）訴願案件：應依訴願法之規定辦理。（詳後第10章）（六）監察案件：依據監察院糾正及調查案件追蹤管制作業注意事項規定辦理。（詳後第12章）十一、通常公文處理速別之擬定，發文機關承辦人員應確實區分，各級人員應詳加審核；來文之處理速別與公文性質不符者，得經由收文單位之主管或指定之授權人員核定後，調整來文處理速別。十二、各類公文之處理時限，除限期公文、專案管制案件、人民申請案件、訴願案件、監察案件或其它依法令另有規定者外，均不含假日。第二節管制區分十三、公文管制區分為以文管制及以案管制，原則上，通常公文視案情、关键性採取以文管制或以案管制方法管理，專案管制案件、人民申請案件、人民陳情案件、訴願案件、立法委員質詢案件、監察案件或其它指定案件等則採取以案管制。以文管制及以案管制之區別比較如表1、2。表1：區分項目以文管制以案管制一、性質係對通常性公務之文書，採以文為管制統計單元之管理作業方法。係對一些具專案性質之文書，採以案為管制統計單元之管理作業方法。二、適用類別通常公文專案管制案件、人民申請案件、人民陳情案件、訴願案件、立法委員質詢案件、監察案件或其它經單位主管指定應以案管制之案件。三、管制原則係以收文（創稿）編號之個件進行管制。（一）係一種專案性質，必須以案為單元，實施全程管制才能達到要求。（二）其首件來文收文號於全案辦結時始能銷號。（三）處理中有發文需要者，另以她號方法處理。（四）未結案之發文稿於發文後，退原承辦人員於全案辦結時一併歸檔。四、管制標只問文是否於限期內處理完畢，不問案情之內容。以案情是否已於處理時限內實質擬處作為管制標，凡專案預定目標之達成、人民申請案件之具體准駁、人民陳情案件已適當處理並明確答復，和訴願案件決定等皆得為案解除管制之要件。五、處理過程收發文件之管制即以編號個件為管制標。處理過程中凡屬通知補件（陳）、會勘（查）、會議（商）、請釋（示）、查詢及有關機關間公文往返等，另以她號方法處理(發文件按通常公文創號或原案附號處理，收文件則以原案附號或另編通常公文收文號處理)。表2：臺北市政府以文管制及以案管制之作業說明（案例）以案管制以文管制她機關來文原公文編號通知補正召開會議蒐集資料擬稿發文其它機關回復（收文編號）對原來文之機關或創稿之受文機關擬稿發文結案。不發文時簽辦銷號結案。以原公文編號發文。（即原公文編號已銷號）以其它機關收文編號發文銷號結案。如僅補送資料或開會後要發會議記錄，而無收文編號可資使用時，另以創號方法發文結案。以原公文編號之附號發文。（原公文編號仍為待辦，並受管制）發文之附號稿退還承辦人員併原公文編號待辦。其它機關收文編號簽辦存查銷號或併原公文編號辦理。以原公文編號發文銷號結案，如不發文就簽辦銷號結案。全部併辦已發文之附號稿均併原公文編號結案歸檔。第三節計算標準十四、數量計算標準如表3：表3：項目計算標準（一）收文數量以機關收文編號為計算標準（含總收文與單位收文），每一收文編號計列1件。會稿、會辦、退件等作業，和創稿發文等均不列入收文計算。（二）發文數量以機關發文編號為計算標準（含總發文與單位發文），每一發文編號計列1件。會稿、會辦、退件、公務電話紀錄等作業，均不列入發文計算。（三）專案管制案件、人民申請案件、人民陳情案件、訴願案件及監察案件數量因與通常公文作業有所不一样，必須以案為計算單元；處理過程中收發文件以通常公文管制處理，不另計列1案。（四）立法委員質詢案件數量以行政院建置之立法委員質詢答復系統交答之施政質詢及專案質詢案件計算，不應再列為通常公文重複列計。十五、時效計算標準如表4：表4：項目計 算 標 準（一）發文使用日數1、從收文次日起算，至發文之日止。2、前項發文之日，對於電子交換之公文，以發文人員憑智慧卡及識別通行碼發文，並檢視前置處理系統已發送訊息之時間點為計算基準；至於電子交換公文以外之公文，以發文銷號之時間點為計算基準。3、使用日數之尾數時間不滿半日者，以半日計算；超過半日，不滿1日者，以1日計算；收文當日即已辦結發文之案件，以半日計算。4、機關內部各幕僚單位間之會稿、會辦時間不得扣除；但與本機關以外機關會稿時，從送會之日起至退會收到之日止之時間，得予扣除。5、凡從單位收轉之日或承辦人收辦之日起算，或繕發時間不列計算等截減步骤中之部分作業者，均屬不合規定，其計算結果自屬錯誤。6、各階段之處理時間，因註記不明確或未註記者，一律以該階段最長時間認定。（二）發文平均使用日數1、發文使用日數之和，除以發文總件數，所得之商，即為發文平均使用日數。假設：應用電腦資訊系統登錄管制，若其電腦統計結果發文使用日數總計為1,356日，發文件數為856件，其計算公式為：1,356856=1.58日；機關業務特征需要，設有電子設備以時為單位進行管制者，其電腦統計結果發文使用時數總計8,130小時，發文件數為511件，其計算公式為：（8,1308）511=1.98日；未應用電腦資訊系統登錄管制之機關，若發文總件數為300件，其中3.5日辦結者100件，4日辦結者200件，其計算公式以下：（3.51004200）300=3.83日。2、應綜合全機關使用總日數與全機關發文總件數（經編列發文編號，每號計列1件）為計算依據。至於機關內所屬各業務單位平均日數，則比照前述方法計算之。（三）存查使用日數及存查平均使用日數與發文使用日數及發文平均使用日期之計算標準相同。十六、假日之計算：（一）以98年5月27日收文為例，依案件不一样處理時限，例舉假日計算範比如表5：表5：項目管制類別處理時限（請參閱各章）限辦日期之計算使用日數之計算（計算標準請參閱各章）備註通常公文一般件6日扣除假日計算，從98年5月27日收文次日起算，其限辦日期為98年6月6日。扣除假日計算，從98年5月27日收文次日起算，若文於98年6月5日辦結，則發文使用日數為5日。98年5月27日至6月6日間之假日計有：5月28（端午節）、29（調整放假）、30、31日。限期公文來文要求文到15日內見復或請於98年6月11日前惠復包含假日計算，從98年5月27日收文次日起算，其限辦日期為98年6月11日（星期四）扣除假日計算，未逾來文所訂期限，若文於98年6月6日辦結，則發文使用日數為6日，若文逾限於98年6月12日辦結，則發文使用日數為11日。專案管制案件依預定辦理之處理時限原則上不另計算發文使用日數。案件於限辦日期前辦結者列為依限辦結，超過限辦日期辦結者列為逾限辦結。人民申請案件公告處理期間為9日包含假日計算，從98年5月27日收文次日起算，其限辦日期為98年6月5日。原則上不另計算發文使用日數。案件於限辦日期前辦結者列為依限辦結，超過限辦日期辦結者列為逾限辦結。人民陳情案件依機關自行規定為6日者扣除假日計算，從98年5月27日收文次日起算，全案限辦日期為98年6月6日。扣除假日計算，原則上不另計算發文使用日數。全案於限辦日期前辦結者列為依限辦結，超過限辦日期辦結者列為逾限辦結。訴願案件訴願決定書3個月包含假日計算，從98年5月27日收文次日起算，其限辦日期為98年8月27日。包含假日計算，原則上不另計算發文使用日數。全案於限辦日期前辦結者列為依限辦結，超過限辦日期辦結者列為逾限辦結。立法委員質詢案件代擬代判院稿案件10日扣除假日計算，從98年5月27日起算（自交答日起算），其限辦日期為98年6月10日。扣除假日計算，從98年5月27日起算，若文於98年6月5日辦結，則使用日數為6日。案件於限辦日期前辦結者列為依限辦結，超過限辦日期辦結者列為逾限辦結。監察案件來文要求於1個月內見復包含假日計算原則上不另計算發文使用日數。案件於限辦日期前辦結者列為依限辦結，超過限辦日期辦結者列為逾限辦結。（二）假日係指依紀念日及節日實施辦法與公務人員週休二日實施辦法等規定應放假之日，其實際日數以行政院每十二个月公布之政府行政機關辦公日曆表為準，另依天然災害停止辦公及上課作業辦法規定宣告停止辦公之日亦得列入。第四章管制方法十七、公文時效管制作業應具備下列二大環節：（一）健全有效之管制作業有效掌握公文處理狀況，即時提出稽催，促进公文依限辦結，以適時糾正執行偏差。（二）完整全程之管制範圍全方面全程實施管制，確保每一公文步骤不致有所遺漏。前項環節應亲密結合，其實施方法以下：（一）應嚴密登錄公文處理步骤之全程資料。（二）實施稽催與統計。（三）並依統計與稽催結果，一面實施分析，一面糾正執行偏差；再將分析結果有效给予改進。 第一節登錄十八、登錄範圍必須包含公文全部步骤：公文時效統計分析與文書稽催均以公文之全部步骤為範圍，為利於統計分析與稽催需要，公文從收文（創簽稿）至發文、歸檔之處理過程，均應有正確之資料登錄紀錄。十九、應依管制類別區分正確登錄：（一）不一样類別公文管制作業方法有異，其處理時限及時效計算標準亦有區別，總收文或單位收文均應正確分類登錄，以符合管制及統計作業確實性之基础要求。（二）每日下班2小時前收到之公文，應於當日編號登錄分送承辦單位，急要公文並應隨到隨辦。當日收文應標示當日收文日期編號戳及條碼。二十、登錄要求在使資料連成一整體：有關收文、處理時限、改分、調整速別、核准展期、承辦、會稿、核稿、決行、繕校、發文、銷號、歸檔等作業之登錄，使其連成整體，以切合統計與稽催需要。 二十一、作業類型：資料登錄作業，除收發文及歸檔，全部有固定登錄簿外，其它步骤項目，因特征不一样，使用方法各異，為保持彈性，不宜作統一規定，依现在各機關作業方法，可概區分為4種類型，分述以下： （一）第1類型（電腦資訊系統登錄）：應用電腦系統登錄每一公文之全部步骤，可精確掌握公文作業過程，為達確實簽收起見，仍輔以由電腦列印之簿冊或表卡由各單位收發人員簽收，可減輕其作業量，且定时印製統計報表，可收快速詳實之效。其電腦化資訊系統宜參照行政院及有關機關訂頒之電腦化作業規範開發，以求資料欄位、格式及表報之一致。（二）第2類型（使用個別簿冊登錄）：隨公文處理過程需要，分設收文簿、移文簿、發文簿、承辦案件登錄簿等個別簿冊，分別登錄。登錄作業簡單，並易於保持永久紀錄，惟片段紀錄，難以連成整體；稽催及統計費時費力。在收文量較少，組織層次較簡機關，尚勉可適應，但對收文量較多機關，難達到有效管制之要求。（三）第3類型（使用表、卡或聯單登錄）：每一表、卡、聯單登錄每一公文之全部步骤，甲表、卡、聯單隨文登錄，乙（或丙）表、卡、聯單分送專責管制單位登錄，使全程處理狀況均能顯示於表、卡、聯單之上，能符合管制統計之要求。但登錄作業本身不如個別簿冊登錄簡單，乙、丙表、卡、聯單於運用後即行銷燬，難以保持永久紀錄，事後檢核失卻依據。（四）第4類型（簿冊與表、卡、聯單併用登錄）：兼具第2、3類型兩者之優點，為較完整適用之登錄方法，但作業量較重。二十二、改分作業：（一）機關公文改分作業應至遲於收文次日確定主辦單位，單位間有分文爭議案件，應指定專人（副首長或主任秘書）協調判定，俾提升效率。（二）改分公文之管制或統計時效起算點，仍以總收文原登錄收文日期為準。第二節統計二十三、統計為實施分析必需之步驟，其要求在於正確而有系統整理計算所登錄資料，檢查核對管制標準，以顯示公文處理各項數量與時效之分布狀況。二十四、統計時機：（一）每个月定时統計1次：統計當月1日至最後1日資料。（二）每十二个月定时綜合統計1次：統計當年1月至12月資料。二十五、統計範圍（一）機關總收發文件與單位收發文件。（二）按下列公文類別，分類單獨統計（格式及內容詳如附錄1）：1、通常公文2、立法委員質詢案件3、人民申請案件4、訴願案件5、人民陳情案件6、專案管制案件7、監察案件前項統計資料依分層管制原則作業，由行政院及所屬各一級機關、省政府及省諮議會，於每个月10日前依規定格式將機關上一個月之公文時效統計資料，以網路填報等方法傳送行政院研考會。至行政院各一級機關及省政府之所屬機關（構）公文時效統計資料，則由各該主管機關本於職權逕行管制。二十六、統計項目：隨機關階層與分析要求深度而有不一样，表6所列為通常公文達成份析要求最低程度者，其它種類公文應參照辦理。表6：數量統計項目時效統計項目（一）收文量1、每个月新收件數2、截至上月待辦件數3、每个月創稿數4、每个月應辦公文總收5、每个月平均應辦公文量（12個月平均數）（二）當月辦結件數1、總數2、發文件數3、存查件數（三）當月待辦件數1、總數2、未逾辦理期限件數3、已逾辦理期限件數（四）逾期30日以上件數1、辦結件數2、待辦件數（一）發文1、每件使用日數2、每个月平均使用日數（二）存查1、每件使用日數2、每个月平均使用日數（三）抽樣調查統計視需要自行擇定二十七、統計結果之運用：（一）提供分析。（二）簽陳首長或幕僚長核閱後函報上級機關。（三）定时於業務會報提出報告。（四）各機關可視實際需求列為機關內部單位績效評比項目。（五）各機關可視實際需求列為機關同仁年終考績及獎懲之參考。（六）分發所屬單位及附屬機關（構）參考。第三節分析二十八、通常分析：（一）著眼：依據統計結果明瞭全盤實施狀況，確定爾後改進目標與努力方向。（二）內涵要求如表7：表7：區分分析項目待發掘問題分析要領公文數量分析1、收文量分析1、是否已做到減少无须要行文之要求？2、每个月（年）綜合比較改進结果。1、比較逐月之收文量，明瞭其增減狀況，檢討其增減原因。2、綜合比較逐年之收文量，明瞭其增減狀況，檢討其增減原因。2、發文件數分析1、是否已做到減少无须要行文之要求？2、對使用電話，會談紀錄，和例行公文定型化等工作簡化方法，是否有效施行？ 3、工作量增減分析。4、每个月（年）綜合比較改進结果。1、比較每个月發文量，明瞭增減狀況，檢討其原因。2、綜合比較逐年發文量，明瞭增減狀況，檢討其原因。3、存查件數分析1、有無逃避稽催情事？比如利用存查銷號，再以創稿發文，不應存查而存查等情事。2、逐月（年）綜合比較改進结果。1、比較當月存查件數與發文件數百分比。2、比較逐月存查件數，明瞭增減狀況，檢討其原因。3、綜合比較逐年存查件數，明瞭增減狀況，檢討其原因。4、待辦件數分析1、能否掌握待辦總數與收文總數之百分比？已逾辦理期限件數是否逐月減少？2、已逾辦理期限案件，是否已予檢討？（1）是否確屬需要展期？ （2）稽催是否確實有效？ （3）展期案件是否均經權責主管或首長（幕僚長）核准？（4）逾期30日以上案件有無掌握個案資料？ （5）能否有效预防積案發生？1、待辦總數與收文總數比較2、已逾辦理期限件數，其逾限日數分布狀況比較。3、明瞭逾期30日以上案件之個案資料。公文時效分析1、發文使用日數分析1、應否實施抽樣調查檢討步骤？ 2、使用日數超過6日之發文件數是否逐月減少？1、比較逐月之增減狀況，檢討其原因。2、比較各年之增減狀況，檢討其原因。2、發文平均使用日數分析1、各月之平均使用日數是否穩定？（1）其差距有無超過0.5日以上？（2）有無忽高忽低現象？ （3）能否保持預期改進目標？（4）是否需要實施抽樣調查，檢討步骤？1、比較逐月之平均使用日數。2、綜合比較逐年之平均使用日數。3、存查使用日數同發文使用日數同發文使用日數4、存查平均使用日數同發文平均使用日數同發文平均使用日數二十九、步骤抽樣分析與調查實際問題：（一） 著眼：抽樣深入分析之关键著眼，在於檢討文書處理步骤。如有稽催，則可發現瓶頸所在，進而調查形成瓶頸之相關問題，以求全盤檢討改進，從根本上尋找提升公文時效途徑，輔助通常分析深度之不足。 （二） 時機：由各機關視需要自行決定，但有下列情形之一時，應實施抽樣分析：1、超過6日之發文辦結件數占發文總數20以上時。2、發文平均使用日數有逐漸提升趨勢時。（三）抽樣範圍：視全部發文使用日數分布狀況，與推展業務實際需要而定，下列所舉僅係通常原則，提供參考：1、超過6日之發文辦結範圍內，抽調5至10案實施個件分析。2、抽樣必須含有代表性，有下列情形之一者，不宜作為抽樣分析之依據：（1）簽辦至決行階層退回重辦時。（2）分文錯誤，有改分延誤紀錄時。（四）相關問題實施調查：與處理緩慢原因有關之實際問題，應作實地調查，以輔助抽樣分析之不足，比如：1、分文、遞送是否能掌握時效？是否因分文錯誤或單位間一再簽請改分而影響時效？2、會稿方法是否適當？傳遞方法是否配合？3、稽催是否確實？超過時限案件，有無辦理展期？4、承辦人員受訓、差假有無人員代理？（五）文書處理方法是否適當：1、可用直接辦稿或簽稿併送時，无须先簽後辦。2、可用電話、會議、會談紀錄時，无须行文。3、例行公文可予定型化時，无须重複簽辦。4、无须要之副本无须抄送。5、能合併處理一稿發文時，无须一事數稿分別發文。6、通案公文，可一次直接發行至應到達層級時，應一次下達，无须逐級層轉。（六）作業方法與步驟：配合機關性質與業務需要由各機關自行研訂，茲列舉通常範例，提供參考：1、個件分析如表8文書處理步骤個件抽樣分析表。2、綜合分析如表9文書處理步骤抽樣分析綜合檢討報告表。表8：文書處理步骤個件抽樣分析表案由：收文日期年 月 日收文字號發文日期年 月 日發文字號結案日期年 月 日辦理日數日展期紀錄次公文作業步骤登記處理過程月 日 時 分受理單位人員使用時間公文處理分析檢討事項填表說明：一、公文作業步骤登記欄位係填寫案件實際處理過程，如總收文、登記桌收文、承辦員擬辦、展期紀錄、單位間會辦、主管人員核稿、核稿