行政部门规范流程教材模板.doc

目录第一章 综合部组织结构图3第二章 综合部岗位职责4一、部门岗位职责4二、部门职员岗位职责4第三章 综合部管理步骤81.预约客人来访接待工作步骤82.来电转接步骤93.信函收发工作步骤104.寄送信函、快件工作步骤115.传真发文工作步骤126.传真收文工作步骤137.关键接待步骤148.入住酒店管理步骤159.前台接待步骤1610.发文管理步骤1711.收文管理步骤1812.档案归档步骤1913.档案借阅归还步骤2014.档案销毁步骤2115.印章制刻申请步骤2216.印章使用步骤2317.企业证照管理步骤2418.会议管理步骤2519.办公用具购置审批步骤2520.办公用具领用步骤2621.车辆使用步骤27第四章 综合部管理表格281.企业前台来访客人记录表282.信函和快件签收记录表284.收文记录表295.拟文处理签296.文件处理签307.周例会签到表308.用印审批表319.发文目录表3110.文件档案借阅记录表3111.办公用具采购审批单3212.办公用具台账3213.办公用具领用表3314.外出职员记录表3315.车辆出入记录表3316.油卡记录表3317.车辆登记列表3418.车辆登记卡3419.车辆请修表3520.保养统计表3521.住宿记录表3622.公务接待审批表36第一章 综合部组织结构图第二章 综合部岗位职责一、部门岗位职责1.依据领导意图和集团企业发展战略，负责关键文稿起草工作；2.负责对集团所属各企业综合事务监督及指导工作；2.负责集团企业资料、证照、资质、印章、信息、宣传报道等日常行政事务管理工作；3.组织制订企业相关规章制度；4.企业会议组织、统计及统计归档工作；5.负责前台接待、客人来访登记迎送等招待工作；6.负责企业日常安全保卫及消防管理工作；7.负责企业车辆调动管理工作；8.负责企业总务后勤管理工作；9.负责企业对外宣传工作、公关工作；10.完成企业高层临时交办工作。二、部门职员岗位职责（一）部门责任人岗位职责1.依据企业阶段性目标和年度计划，制订所属部门年度目标、计划和方法；2.负责集团综合部办公、行政、总务、安全保卫、等日常监督管理及相关规章制度制订工作；3.负责所属部门及各分企业综合部组织建设日常工作指导、考评等工作； 4.负责召集集团企业办公会议，跟踪落实各项工作进展情况；5.负责企业比较关键对外接待、联谊、公关事宜组织、安排和实施；6.负责编制企业行政用款计划，做好行政费用预算及控制工作；7.负责组织本部工作，并督促部门人员完成职责范围内各项工作任务；8.按时完成企业领导交办其它工作任务。（二）网络管理岗位职责1.负责企业网络基础建设，依据企业需求提出网络改造意见并实施；2.负责企业数据安全管理，对关键数据应定时进行备份，并严格控制数据出入企业；3.负责网络监控，病毒防治及网络安全防护，和用户端及相关准系统接口安全管理；4.负责对企业计算机系统设置和安装及对计算机对应调整分配权利；5.负责计算机软硬件安装、维护和管理，网络线路连接及网络设备参数设置，网络故障排除及系统优化，做好日常工作日志；6.负责信息设备登记入帐，维修，报废，保障电话系统、打印系统正常运作；7.负责企业监控系统及OA系统平台建设工作；8.完成领导安排临时工作。（三）办公事务主管岗位职责1.负责拟订办公事务季、月度发展计划；2. 起草、拟订文件、资料、档案管理制度，并监督实施情况；3.负责集团各部门及所属企业月度、周工作计划搜集、汇总、跟催工作；4.负责企业内、外多种来往文件查对、颁布和下发工作；5.负责起草会议文件及通知，立即完成会议统计、纪要工作；6.负责集团报宣传人员选拔及管理工作，定时做好报刊出版发行相关事宜；7.负责集团大事记搜集、整理、汇编及集团月度信息简报编辑、公布等工作；8.负责集团公共邮箱往来文件检验、跟踪处理及信息回馈工作；9.帮助处理和集团宣传、秘书、物品印刷等相关其它工作。10. 完成领导安排临时工作。（四）档案资料管理岗位职责1.负责企业内部及外来文件传输工作，严格实施文件签收、登记、传输办理、分类立卷、归档等工作；2.负责集团公章保管工作，严格实施公章用印登记审核程序；3.负责集团管理制度、通知、通告等关键文件公告、保管、分发、借阅、更新等工作；4.负责集团各部门及所属企业相关资质、证照、专利、文件资料、协议、档案等归档工作，并进行分类整理、保管、编制检索工具；5.严格档案借阅程序，按要求办理档案借阅登记手续；6.负责做好档案防盗、防火、防尘、防霉、防鼠、防虫、防光等工作，确保档案材料完整无缺； 7.负责企业会务接待、会务安排、会场部署及服务等工作；8. 完成领导安排临时工作。（五）后勤总务主管岗位职责1.负责拟订综合部季、月度资金使用计划；2.负责油卡、电话、房租、水电等费用管理工作；3.负责组织办公行政用具购置、登记、发放和管理；4.负责企业固定资产进出、分类、编号及台帐等管理工作；5.负责企业财产物资安全及设施维修工作；6.负责企业行政车辆调度，协调各部门车辆使用7.负责职员宿舍登记、分配、租赁及管理工作；8.负责企业全部钥匙登记、编号、配制、领用登记等管理工作；9.负责企业证照、法律、协议文件变更、登记及年检工作；10.立即安排并完成综合部主管临时下达各项接待或领导宴请任务；11.完成领导安排临时工作。（六）前台岗位职责1.负责电话、邮件、信函收转发工作，做好工作信息统计、整理、建档等工作；2.负责访客、贵宾登记、接待、引见，严禁无关人员出入企业；3.实施企业考勤制度，负责职员考勤统计汇总、外出登记，监督职员刷卡等工作；4.负责职员出差预订机票、火车票、客房等，差旅人员行程及联络登记等工作；5.负责办公区域内环境卫生、绿化等监督管理工作；6.负责企业办公用具领用、发放、登记、入库及盘存等工作；7.负责企业职员通行录及邮箱更新等工作；8.负责会议室管理及开会期间服务工作；9.配合办公事务主管完成部分文件打印、复印、文字编制等工作；10.负责每日企业就餐人数统计并登记，安排落实职员就餐等工作；11.完成领导安排临时工作。（七）司机岗位职责1.认真实施企业各项规章制度和工作程序，服从上级指挥和相关人员监督检验；2.依据企业年度预算及车辆使用情况，编制车辆年度、月份维修保养计划；3.保持车辆内外卫生整齐，常常进行车辆保养，保持车辆良好运行状态；4.按要求到指定地点维修，并提供详尽、有效费用明细；5.严格出车登记制度，根据企业要求时间，要求路线发车；6.负责车辆违章统计查阅及处理工作；7.负责车辆费用、公里数统计，按公里数核实相关部门费用；8.负责企业车辆管理、存放、年审、保险等工作；9.完成领导安排临时工作。第三章 综合部管理步骤1.预约客人来访接待工作步骤整理当日预约统计通知来访者情况开始结束综合部前台接待客人各职能部门确定和提醒访问事宜来访来访登记通知被访者客人等候接待来访客人确定来访通知相关事宜准备接待来访客人引领会见配合送走用户来访信息录入，统计汇总审核存档2.来电转接步骤开始拨通电话结束前台接待外部单位人员各部门或职员听到电话铃响拿起话筒接听倾听来电事由明确被访人在否 处理范围内范围外转接接电在单位不在通知情况留言统计3.信函收发工作步骤开始接收信函审核登 记审核分 信接 收回 信寄 信结束有无拆 信登记信息是否有明确收信人综合部前台接待各职能部门4.寄送信函、快件工作步骤开始登 记联络对应单位处剪发送结束前台接待各职能部门外部单位交待寄送信函、文件事宜签 收接到服务要求5.传真发文工作步骤开始提出申请审批结束登 记发传真原件存档填写申请表综合部前台接待职员6.传真收文工作步骤开始收 文签收结束登 记复 印转交文件存 档接收综合部前台接待各部门或职员7.关键接待步骤是否是是是否否提出关键接待申请结束审核审核审批计划接待事宜提交请购汇报审核审批组织实施配合实施实施开始结束相关部门综合部分管领导企业领导是否8.入住酒店管理步骤结束部门/职员综合部企业领导前台接待审批否是职员住宿登记酒店安排酒店退订审核是否办理入住手续填写住宿申请表同意住宿入住办理入住手续开始9.前台接待步骤看到客人，礼貌招呼开始问明来访事由，登记通知被访人安排客人等候地点引领客人抵达等候地点奉茶，请客人稍等离开结束10.发文管理步骤相关部门综合部相关部门企业领导是草拟文本开始结束审核审核会签否会签审核寄发公文校稿、更正复印、盖章正式公文否否11.收文管理步骤秘书回复具体办理综合部主管审核领导阅否传阅传阅否核定文件领导审阅企业领导综合部相关部门是否是否开始外部文件外部单位结束资料存档12.档案归档步骤准备资料是否合格资料汇总分类归档上架重新整理相关部门综合部是否搜集资料开始结束13.档案借阅归还步骤否按相关要求处理归还后检验是否损坏分管领导综合部相关部门审核审核审核机密否办理手续档案使用否否是是是开始结束 借阅申请否是否办理注销14.档案销毁步骤是否提出销毁档案申请审批销毁开始审批结束相关部门综合部企业领导信息存档15.印章制刻申请步骤企业领导综合部相关部门主管审核审核审核公安部门批文制刻印章启用印章否是制刻申请开始结束是否16.印章使用步骤相关部门综合部企业领导审核企业章审核审核请示否加盖印章用印登记加盖部门章用印登记否是用章申请开始结束否是否否是否是资料归档资料归档17.企业证照管理步骤移交人综合部使用部门开始移交登记、保管申请使用使用步骤是否需要年检归还年检结束否是18.会议管理步骤开始和会各单位召开会议部门综合部提出会议召开申请结束会议准备会议通知接收接收邀请会议服务按时参会按时参会形成会议决议和文件会后管理19.办公用具购置审批步骤采购人员分管领导相关部门综合部审核 核审核审核采购程序是否开始购置申请单结束20.办公用具领用步骤相关部门综合部结束信息存档审核审核按清单发放否是开始填写领用单否是21.车辆使用步骤开始审核审批填写车辆请用单查询车辆使用信息调配车辆安排司机检验车辆提供车辆登记用车信息接车信息使用车辆结束办理车辆使用手续行政部经理交代其它工作办理车辆使用手续部门领导人综合部部门第四章 综合部管理表格1.企业前台来访客人记录表年 月 日序号姓名所在单位来访人数是否预约被访人事由时间备注姓名部门抵达离开122.信函和快件签收记录表日 期来件单位数 量密 级接收部门签收人（签字）3信函和快件寄送记录表日 期送寄部门数 量密 级送达单位接收人送寄人（签字）4.收文记录表 第 页收文编号收 到日 期来文单位文件号文件标题（内容）处 理 情 况备注月日承接单位承接人 签字处理结果5.拟文处理签行文单位起草人文件专题主送单位抄送单位文件编号 号份 数 份发文日期年 月 日 （加盖印章）部门领导意见 签字： 年 月 日领导指示 签字： 年 月 日6.文件处理签来文单位秘级来文单位电话传真文件名内容摘要受文部门受文日期受文单位处理意见上级领导指示 受理部门意见7.周例会签到表部门个人日期：日期：日期：日期：主持：主持：主持：主持：签 名签 名签 名签 名备注：8.用印审批表用章日期用章事由印章名称申请人审批等级保管员备注部门主管分管领导总裁9.发文目录表文件号文件标题领导签发拟稿部门密级发放范围份数登记日期发出日期备注10.文件档案借阅记录表文件标题用途借用时间借用人归还时间有没有损坏经手人备注11.办公用具采购审批单部门使用人填表时间序号物品名称规格数量单位特殊要求需求时间采购原因：部门主管意见： 综合部门意见： 签字： 年 月 日企业领导意见： 签字： 年 月 日12.办公用具台账 项 目物品名称编号数量单价入库时间备 注13.办公用具领用表 日 期物品名称数量领用人备注14.外出职员记录表时间姓名所属部门出司时间入司时间事由备注15.车辆出入记录表日期用车部门事由车辆往返时间行车路线出车时仪表里程数（公里）此次出车公里数（公里）加油费（元）用车人署名驾驶人署名审核备注加油卡消费现金至 至至 至至 至至 至16.油卡记录表 卡号：日 期领卡人还卡时间加油金额卡上余额还卡人备 注17.车辆登记列表项次车辆类别车号司机购置日期购置价格引擎号码排气量保险单编号小客大客小货大货12318.车辆登记卡使用人姓名司机姓名牌照号码车名车型购车日期初检日期复检日期保险统计保险企业保险证号码保险期限保险内容购置价格经销商隶属品收音机 放音机 热风 冷风驾驶员住址电话住址电话19.车辆请修表表单编号： 日期： 年 月 日 车号请修前里程数请修申请人请修项目12损坏原因12预算金额修理厂家审核意见12管理部门企业领导经办人部门领导20.保养统计表车号使用单位司机保养统计年度保养项目金额保养前里程表数经手人月日累计21.住宿记录表宿舍号码住宿人员姓名住宿时间22.公务接待审批表贵宾单位贵宾人数接待日期姓名职务停留时间贵宾事由：接待费用预算餐饮费用预算额住宿费用预算额其它费用预算额累计预算总额陪同人员要求综合部意见： 签字： 年 月 日企业领导意见：签字： 年 月 日