行政部门规范流程教材模板.doc

目录
第一章 综合部组织结构图 3
第二章 综合部岗位职责 4
一、部门岗位职责 4
二、部门职员岗位职责 4
第三章 综合部管理步骤 8
1.预约客人来访接待工作步骤 8
2.来电转接步骤 9
3.信函收发工作步骤 10
4.寄送信函、快件工作步骤 11
5.传真发文工作步骤 12
6.传真收文工作步骤 13
7.关键接待步骤 14
8.入住酒店管理步骤 15
9.前台接待步骤 16
10.发文管理步骤 17
11.收文管理步骤 18
12.档案归档步骤 19
13.档案借阅归还步骤 20
14.档案销毁步骤 21
15.印章制刻申请步骤 22
16.印章使用步骤 23
17.企业证照管理步骤 24
18.会议管理步骤 25
19.办公用具购置审批步骤 25
20.办公用具领用步骤 26
21.车辆使用步骤 27
第四章 综合部管理表格 28
1.企业前台来访客人记录表 28
2.信函和快件签收记录表 28
4.收文记录表 29
5.拟文处理签 29
6.文件处理签 30
7.周例会签到表 30
8.用印审批表 31
9.发文目录表 31
10.文件档案借阅记录表 31
11.办公用具采购审批单 32
12.办公用具台账 32
13.办公用具领用表 33
14.外出职员记录表 33
15.车辆出入记录表 33
16.油卡记录表 33
17.车辆登记列表 34
18.车辆登记卡 34
19.车辆请修表 35
20.保养统计表 35
21.住宿记录表 36
22.公务接待审批表 36

第一章 综合部组织结构图

第二章 综合部岗位职责
一、部门岗位职责
1.依据领导意图和集团企业发展战略，负责关键文稿起草工作；
2.负责对集团所属各企业综合事务监督及指导工作；
2.负责集团企业资料、证照、资质、印章、信息、宣传报道等日常行政事务管理工作；
3.组织制订企业相关规章制度；
4.企业会议组织、统计及统计归档工作；
5.负责前台接待、客人来访登记迎送等招待工作；
6.负责企业日常安全保卫及消防管理工作；
7.负责企业车辆调动管理工作；
8.负责企业总务后勤管理工作；
9.负责企业对外宣传工作、公关工作；
10.完成企业高层临时交办工作。
二、部门职员岗位职责
（一）部门责任人岗位职责
1.依据企业阶段性目标和年度计划，制订所属部门年度目标、计划和方法；
2.负责集团综合部办公、行政、总务、安全保卫、等日常监督管理及相关规章制度制订工作；
3.负责所属部门及各分企业综合部组织建设日常工作指导、考评等工作；
4.负责召集集团企业办公会议，跟踪落实各项工作进展情况；
5.负责企业比较关键对外接待、联谊、公关事宜组织、安排和实施；
6.负责编制企业行政用款计划，做好行政费用预算及控制工作；
7.负责组织本部工作，并督促部门人员完成职责范围内各项工作任务；
8.按时完成企业领导交办其它工作任务。
（二）网络管理岗位职责
1.负责企业网络基础建设，依据企业需求提出网络改造意见并实施；
2.负责企业数据安全管理，对关键数据应定时进行备份，并严格控制数据出入企业；
3.负责网络监控，病毒防治及网络安全防护，和用户端及相关准系统接口安全管理；
4.负责对企业计算机系统设置和安装及对计算机对应调整分配权利；
5.负责计算机软硬件安装、维护和管理，网络线路连接及网络设备参数设置，网络故障排除及系统优化，做好日常工作日志；
6.负责信息设备登记入帐，维修，报废，保障电话系统、打印系统正常运作；
7.负责企业监控系统及OA系统平台建设工作；
8.完成领导安排临时工作。
（三）办公事务主管岗位职责
1.负责拟订办公事务季、月度发展计划；
2. 起草、拟订文件、资料、档案管理制度，并监督实施情况；
3.负责集团各部门及所属企业月度、周工作计划搜集、汇总、跟催工作；
4.负责企业内、外多种来往文件查对、颁布和下发工作；
5.负责起草会议文件及通知，立即完成会议统计、纪要工作；
6.负责集团报宣传人员选拔及管理工作，定时做好报刊出版发行相关事宜；
7.负责集团大事记搜集、整理、汇编及集团月度信息简报编辑、公布等工作；
8.负责集团公共邮箱往来文件检验、跟踪处理及信息回馈工作；
9.帮助处理和集团宣传、秘书、物品印刷等相关其它工作。
10. 完成领导安排临时工作。

（四）档案资料管理岗位职责
1.负责企业内部及外来文件传输工作，严格实施文件签收、登记、传输办理、分类立卷、归档等工作；
2.负责集团公章保管工作，严格实施公章用印登记审核程序；
3.负责集团管理制度、通知、通告等关键文件公告、保管、分发、借阅、更新等工作；
4.负责集团各部门及所属企业相关资质、证照、专利、文件资料、协议、档案等归档工作，并进行分类整理、保管、编制检索工具；
5.严格档案借阅程序，按要求办理档案借阅登记手续；
6.负责做好档案防盗、防火、防尘、防霉、防鼠、防虫、防光等工作，确保档案材料完整无缺；
7.负责企业会务接待、会务安排、会场部署及服务等工作；
8. 完成领导安排临时工作。
（五）后勤总务主管岗位职责
1.负责拟订综合部季、月度资金使用计划；
2.负责油卡、电话、房租、水电等费用管理工作；
3.负责组织办公行政用具购置、登记、发放和管理；
4.负责企业固定资产进出、分类、编号及台帐等管理工作；
5.负责企业财产物资安全及设施维修工作；
6.负责企业行政车辆调度，协调各部门车辆使用
7.负责职员宿舍登记、分配、租赁及管理工作；
8.负责企业全部钥匙登记、编号、配制、领用登记等管理工作；
9.负责企业证照、法律、协议文件变更、登记及年检工作；
10.立即安排并完成综合部主管临时下达各项接待或领导宴请任务；
11.完成领导安排临时工作。

（六）前台岗位职责
1.负责电话、邮件、信函收转发工作，做好工作信息统计、整理、建档等工作；
2.负责访客、贵宾登记、接待、引见，严禁无关人员出入企业；
3.实施企业考勤制度，负责职员考勤统计汇总、外出登记，监督职员刷卡等工作；
4.负责职员出差预订机票、火车票、客房等，差旅人员行程及联络登记等工作；
5.负责办公区域内环境卫生、绿化等监督管理工作；
6.负责企业办公用具领用、发放、登记、入库及盘存等工作；
7.负责企业职员通行录及邮箱更新等工作；
8.负责会议室管理及开会期间服务工作；
9.配合办公事务主管完成部分文件打印、复印、文字编制等工作；
10.负责每日企业就餐人数统计并登记，安排落实职员就餐等工作；
11.完成领导安排临时工作。
（七）司机岗位职责
1.认真实施企业各项规章制度和工作程序，服从上级指挥和相关人员监督检验；
2.依据企业年度预算及车辆使用情况，编制车辆年度、月份维修保养计划；
3.保持车辆内外卫生整齐，常常进行车辆保养，保持车辆良好运行状态；
4.按要求到指定地点维修，并提供详尽、有效费用明细；
5.严格出车登记制度，根据企业要求时间，要求路线发车；
6.负责车辆违章统计查阅及处理工作；
7.负责车辆费用、公里数统计，按公里数核实相关部门费用；
8.负责企业车辆管理、存放、年审、保险等工作；
9.完成领导安排临时工作。

第三章 综合部管理步骤
1.预约客人来访接待工作步骤
①整理当日
预约统计
通知来访者情况
开始
结束
综合部
前台接待
客人
各职能部门
②确定和提醒
访问事宜
来访
③来访登记
④通知被访者
客人等候
接待来访
客人
⑤确定来访
通知相关事宜
准备接待
来访客人
⑥引领会见
配合
送走用户
⑦来访信息录入，
统计汇总
审核
⑧存档

2.来电转接步骤
开始
拨通电话
结束
前台接待
外部单位人员
各部门或职员
①听到电话铃响
②拿起话筒接听
③倾听来电事由
明确被访人在否
④ 处理
范围内
范
围
外
⑤转接
接电
在单位
不在
⑥通知情况
⑦留言统计
3.信函收发工作步骤
开始
①接收信函
审核
②登 记
审核
③分 信
接 收
⑤回 信
⑥寄 信
结束
有
无
④拆 信
⑦登记信息
是否有明确收信人
综合部
前台接待
各职能部门

4.寄送信函、快件工作步骤
开始
③登 记
④联络对应单位
处剪发送
结束
前台接待
各职能部门
外部单位
①交待寄送信函、文件事宜
②签 收
⑤接到服务要求

5.传真发文工作步骤
开始
①提出申请
审批
结束
②登 记
③发传真
④原件存档
填写申请表
综合部
前台接待
职员

6.传真收文工作步骤
开始
①收 文
签收
结束
②登 记
③复 印
⑤转交文件
④存 档
接收
综合部
前台接待
各部门或职员

7.关键接待步骤
是
否
是
是
是
否
否
提出关键接待申请
结束
审核
审核
审批
①计划
接待事宜
②提交请购汇报
审核
审批
③组织实施
配合实施
④实施
开始
结束
相关部门
综合部
分管领导
企业领导
是
否

8.入住酒店管理步骤
结束
部门/职员
综合部
企业领导
前台接待
审批
否
是
职员住宿登记
酒店安排
③酒店退订
①审核
是
否
②办理入住手续
填写《住宿申请表》
同意住宿
入住
办理入住手续
开始

9.前台接待步骤
看到客人，礼貌招呼
开始
问明来访事由，登记
通知被访人
安排客人等候地点
引领客人抵达等候地点
奉茶，请客人稍等
离开
结束

10.发文管理步骤
相关部门
综合部
相关部门
企业领导
是
草拟文本
开始
结束
①审核
②审核
③会签否
会签
④审核
寄发公文
校稿、更正
复印、盖章
正式公文
否
否

11.收文管理步骤
③秘书回复
④具体办理
综合部主管审核
①领导阅否
传阅
②传阅否
核定文件
领导审阅
企业领导
综合部
相关部门
是
否
是
否
开始
外部文件
外部单位
结束
资料存档

12.档案归档步骤
①准备资料
是否合格
②资料汇总
分类归档上架
③重新整理
相关部门
综合部
是
否
搜集资料
开始
结束

13.档案借阅归还步骤
否
按相关要求处理
归还后检验是否损坏
分管领导
综合部
相关部门
①审核
②审核
③审核
机密否
办理手续
档案使用
否
否
是
是
是
开始
结束
借阅申请
否
是
否
办理注销

14.档案销毁步骤
是
否
①提出销毁
档案申请
②审批
④销毁
开始
③审批
结束
相关部门
综合部
企业领导
信息存档

15.印章制刻申请步骤
企业领导
综合部
相关部门

主管审核
①审核
②审核
③公安部门批文
④制刻印章
启用印章
否
是
制刻申请
开始
结束
是
否

16.印章使用步骤
相关部门
综合部
企业领导
①审核
②企业章
③审核
⑤审核
④请示否
加盖印章
用印登记
加盖部门章
用印登记
否
是
用章申请
开始
结束
否
是
否
否
是
否
是
资料归档
资料归档

17.企业证照管理步骤
移交人
综合部
使用部门
开始
①移交
登记、保管
②申请使用
④使用步骤
③是否需要年检
归还
年检
结束
否
是

18.会议管理步骤
开始
和会各单位
召开会议部门
综合部
提出会议召开申请
结束
①会议准备

会议通知

接收
接收邀请
②会议服务

按时参会
按时参会
形成会议决议和文件

③会后管理

19.办公用具购置审批步骤
采购人员
分管领导
相关部门
综合部

②审核⒊ ⑹　核②
④审核
③审核
采购程序
是
否
开始
①购置申请单

结束

20.办公用具领用步骤
相关部门
综合部
结束
⑤信息存档

②审核
③审核

④按清单发放
否
是
开始
①填写领用单

否
是

21.车辆使用步骤
开始
审核
审批
填写车辆请用单
查询车辆使用信息
②调配车辆
安排司机
检验车辆
③提供车辆
登记用车信息
接车信息
使用车辆
结束
①办理车辆使用手续

行政部经理交代其它工作
办理车辆使用手续
部门领导人
综合部
部门

第四章 综合部管理表格
1.企业前台来访客人记录表
年 月 日
序号
姓名
所在单位
来访
人数
是否预约
被访人
事由
时间
备注
姓名
部门
抵达
离开
1

2

…

2.信函和快件签收记录表
日 期
来件单位
数 量
密 级
接收部门
签收人（签字）

3信函和快件寄送记录表
日 期
送寄部门
数 量
密 级
送达单位
接收人
送寄人（签字）

4.收文记录表
第 页
收文编号
收 到
日 期
来文
单位
文件号
文件标题
（内容）
处 理 情 况
备注
月
日
承接单位
承接人
签字
处理结果

5.拟文处理签
行文单位

起草人

文件专题

主送单位

抄送单位

文件编号
〔 〕 号
份 数
份
发文日期
年 月 日 （加盖印章）
部门领导意见

签字： 年 月 日
领导指示

签字： 年 月 日
6.文件处理签
来文单位

秘级

来文单位
电话

传真

文件名

内容摘要

受文部门

受文
日期

受文单位处理意见

上级领导指示

受理部门意见

7.周例会签到表
部门个人
日期：
日期：
日期：
日期：
主持：
主持：
主持：
主持：
签 名
签 名
签 名
签 名

备注：

8.用印审批表
用章日期
用章事由
印章名称
申请人
审批等级
保管员
备注
部门主管
分管领导
总裁

9.发文目录表
文件号
文件标题
领导签发
拟稿部门
密级
发放范围
份数
登记日期
发出日期
备注

10.文件档案借阅记录表
文件标题
用途
借用时间
借用人
归还
时间
有没有损坏
经手人
备注

11.办公用具采购审批单
部门

使用人

填表时间

序号
物品名称
规格
数量
单位
特殊要求
需求时间

采购原因：

部门主管意见：

综合部门意见：
签字：
年 月 日
企业领导意见：
签字：
年 月 日
12.办公用具台账
项 目
物品名称
编号
数量
单价
入库时间
备 注

13.办公用具领用表
日 期
物品名称
数量
领用人
备注

14.外出职员记录表
时间
姓名
所属部门
出司时间
入司时间
事由
备注

15.车辆出入记录表
日期
用车部门
事由
车辆往返时间
行车路线
出车时仪表
里程数
（公里）
此次出车公里数
（公里）
加油费（元）
用车人
署名
驾驶人署名
审核
备注
加油卡消费
现金

至
至

至
至

至
至

至
至

16.油卡记录表
卡号：
日 期
领卡人
还卡时间
加油金额
卡上余额
还卡人
备 注

17.车辆登记列表
项次
车辆类别
车号
司机
购置日期
购置价格
引擎号码
排气量
保险单编号
小客
大客
小货
大货
1

2

3

18.车辆登记卡
使用人姓名

司机姓名

牌照号码

车名

车型

购车日期

初检日期

复检日期

保险统计
保险企业
保险证号码
保险期限
保险内容

购置价格

经销商

隶属品
¨收音机 ¨放音机 ¨热风 ¨冷风
驾驶员
住址

电话

住址

电话

19.车辆请修表
表单编号： 日期： 年 月 日
车号

请修前里程数

请修申请人

请修项目
1．
2．
损坏原因
1．
2．
预算金额

修理厂家

审核意见
1．
2．
管理部门
企业领导
经办人

部门领导

20.保养统计表
车号

使用单位

司机

保养统计
年度
保养项目
金额
保养前里程表数
经手人
月
日

累计

21.住宿记录表
宿舍号码
住宿人员姓名
住宿时间

22.公务接待审批表
贵宾单位

贵宾人数

接待日期

姓名

职务

停留时间

贵宾事由：
接待费用预算
餐饮费用预算额

住宿费用预算额

其它费用预算额

累计预算总额

陪同人员要求

综合部意见：

签字：
年 月 日
企业领导意见：

签字：
年 月 日