公司费用报销综合流程标准规定.doc

浙商基金管理费用报销步骤及措施第一章 总则第一条 为规范企业费用管理及报销，提升财务管理水平，根据规范化、科学化工作要求，结合本企业实际，制订本措施。第二条 本措施要求之费用报销包含差旅费、业务招待费、公务车费用、办公费、会议费、资料费、培训考察费、福利费、广告费、工程材料及设备物资等费用报销及款项支付。第二章 发票要求第三条 报销人员必需取得正当、完整、真实原始凭证，具体要求以下：（一）发票票面必需清楚，无任何涂改痕迹。（二）发票名称和内容相符；发票内容和售货单位经营范围相吻合。（三）发票抬头应为本企业全称且正确无误，标准名称为：浙商基金管理。本单位名称不得简写，如浙商基金、浙商基金管理企业等等均为不正确抬头。（四）发票上数字计算正确，数量乘以单价应等于总金额；大小写金额保持一致；小写金额前面应有“￥”字样，大写金额前面应顶格；大小写数字书写规范(标准大写：零、壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾、佰、仟、万)。（五）发票必需有税务部门监制章；有售货单位财务专用章；有售货单位经手人签章（或署名）。（六）发票开出时间应和经济业务所发生时间大致相吻合。（七）发票印制日期：根据要求，开具发票单位每十二个月度全部应从税务部门领取本年度版本发票，即便使用上十二个月度版本发票按要求也不宜时间跨度太长。（八）部分发票在报销时须同时呈上附件。如货款结算时须有购销协议、送货单或验收单；出差报销差旅费时须有会议通知或经同意出差申请单；工程款报销时须有工程预算等。第三章 费用报销时间及要求第四条 费用报销时间及要求：（一）每星期报销费用一次，即每七天星期一报销上周发生费用。经总经理同意后紧急用款不受此限。（二）每个月二十六号为费用报销截止日，如遇周末或法定节假日则顺延。标准受骗月二十六号以后不再报销各项费用，二十六号以后所发生费用递延至下月报销。（三）报销凭证使用：1、有发票时：差旅费报销使用差旅费报销单；其它费用报销使用费用报销单。2、无发票时：（1）以现金方法结算：应使用借款审批单。按本措施第五章推行借款制度。（2）以支票或汇款方法结算：在办公系统中实施“付款申请”步骤。同时将能证实该业务正当、合规相关文件、协议一并附上。（3）款项经办人员应在借款、借支票或汇款结算之日起两周内取得原始发票并推行报销手续。（四）在报销步骤前，全部单据未齐备，必需补齐手续后方可进入报销步骤。（五）报销时，报销人应自行将票据及附件整齐地粘贴在财务要求格式报销单后，同类性质必需粘在一起。尽可能避免将几周凭证粘于一起，当月发生费用应尽可能在当月报销，最晚不得超出发生月份次月，如逾期须经总经理书面同意，不然财务部将不予报销。第四章 费用报销步骤第五条 费用报销步骤以下：（一）报销人为企业管理层1、董事长（报销人）会计（审核票据）总经理（审批人）出纳（付款）2、总经理（报销人）会计（审核票据）董事长（审批人）出纳（付款）3、其它高管（报销人）会计（审核票据）总经理（审批人）出纳（付款）4、企业为高管开展业务而发生差旅费、业务招待费、交通费和公务车费用等列出专门预算。企业领导经办费用统一由综合管理部负责报销，在领导费用预算限额内列支。（二）报销人为部门责任人部门责任人（报销人）会计（审核票据）分管高管（审批人）总经理（审批人）出纳（付款）（三）报销人为职员职员（报销人）部门责任人（审批人）会计（审核票据）分管高管（审批人）总经理（审批人）出纳（付款）第五章 借款管理第六条 企业职员应本着“事前审批、立即报账”标准合规、有效地使用借款。第七条 职员借款应填写借款审批单，并注明借款事由。特殊业务借款可不予注明，而由财务室和相关业务部门确定。第八条 职员出差借款依据估计出差天数控制在天天一千元以内，宴请借款控制在三千元以内，礼品、营销和后勤依据实际需要确定借款金额。零星业务支出或借款金额在一千元以内不予借款。每人累计借款金额不得超出2万元。每次借款期限标准上不得超出20天。如因工作变动调离单位，借款须在在调离前结清。第九条 职员借款需立即报账。出差借款应于出差结束十五日内至财务室报账，其它业务借款须于业务结束后十日内至财务室报账，特殊情况需要延迟报账时间，应向财务室说明原因。第十条 前次借款后未立即办理结账手续，财务室将依据“旧账不清、新账不欠”标准不予借款。特殊情况应报经总经理同意后方可借款。第六章 差旅费报销管理第十一条 各部门每十二个月初提出本部门差旅费计划，经综合管理部平衡后纳入预算管理，并将差旅费指标分解到各部门，综合管理部以同意预算作为控制目标，超出预算部分不予报销。第十二条 职员出差管理及差旅费报销程序（一）企业严格实施出差审批手续，职员出差之前需在办公系统中实施“出差申请”步骤。如到市外参与会议或培训，应附上主办单位会议（培训）通知或邀请函。（二）出差人员应对差旅费票据正当性、真实性负责。凡票据不齐全或票据遗失者，不予报销。出差人员在报销时，应将住宿费发票，车、船、飞机票等票据按财务要求粘贴整齐，将差旅费报销单填写清楚。差旅费报销必需附出差审批单，不然不予报销。报销程序按本措施第五条要求实施。第十三条 职员出差乘坐车、船、飞机席位控制标准（一）企业高管出差可乘坐高铁商务座、火车一等座、飞机公务舱、轮船一等舱。（二）其它人员出差可乘坐高铁二等座、火车二等座、飞机经济舱、轮船二等舱。高铁可抵达地域，较之飞机，优先选择高铁出行。如遇特殊情况，经分管领导同意可乘坐火车一等座、飞机公务舱、轮船一等舱。（三）乘坐席位超出控制标准部分由本人负担。第十四条 住宿费报销标准（一）企业高管出差实施实报实销。（二）部门责任人（包含对应等级技术序列人员）出差到通常地域，住宿标准每人天天500元，到一类地域每人天天600元，到特殊地域每人天天700元。（三）其它管理人员（包含对应等级技术序列人员）出差到通常地域，住宿标准每人天天400元，到一类地域每人天天500元，到特殊地域每人天天600元。（四）一般职员出差到通常地域，住宿标准每人天天350元，到一类地域每人天天400元，到特殊地域每人天天450元。（五）特殊地域包含北京、上海。一类地域包含深圳、广州、南京、厦门。其它为通常地域。（六）参与会议、涉外活动或因其它特殊原因，实际住宿费超出限额标准，超标部分将从差旅费津贴中抵扣。若不足抵扣，需填写住宿超标情况说明，经部门责任人和分管领导审批，剩下超标金额可在预算范围内据实报销。第十五条 差旅费津贴职员在外地出差，按每人天天100元发放差旅费津贴，不再报销出差途中餐费及其它个人开支。差旅费津贴根据住宿夜晚数计算。若当日往返，未住宿，则根据一天计算。长驻外地及于上海办公职员，在杭州总部期间，不给差旅费津贴，住宿由企业统一安排。杭州总部职员前往上海办事，标准受骗日往返，津贴及住宿同正常出差情况。职员在杭州当地（含萧山、余杭）外出办事，如不能返回就餐，可依据实际误餐顿数，按每餐50元标准实报实销餐费，超出部分由本人负担。第十六条 市内交通费职员在本市因公外出或在外地出差，依据工作需要可乘坐公交车、地铁及出租车，在便利情况下，应优先选择地铁等公共交通工具。如需包租车，须经分管领导同意。报销交通票据后面需注明起止点及业务目标。使用私车，经分管领导同意可酌情报销油费、过路费、停车费及相关费用。 第七章 业务招待费报销管理第十七条 因业务需要发生交际应酬费，报销时应在发票后面注明业务发生日期和经手人和招待事由，对于不便注明，报销人应向财务部解释，由财务部登记备查。第十八条 业务招待费关键包含招待客人餐费和礼品支出。各部门每十二个月末提出本部门下年度业务招待费用款计划，经财务管理部门平衡后纳入预算管理，并将招待费预算指标分解到各部门，财务部门以经同意预算作为控制业务招待费开支依据。第十九条 餐费控制标准（一）企业高管举行宴请实施实报实销。（二）部门管理人员举行宴请，不超出人均150元。（三）部门职员举行宴请，不超出人均100元。职员举行宴请，必需事前经过本部门责任人同意。（四）餐费纳入业务招待费预算控制，超出控制标准，经分管领导和总经理审批后据实报销，不合理部分由本人负担。第二十条 礼品费用报销管理（一）综合管理部统一订购礼品，纳入综合管理部业务招待费预算控制，报销程序按本措施第五条实施。（二）综合管理部应各部门要求购置特殊礼品，报销时需申请部门责任人和综合管理部责任人签字认可，纳入申请部门业务招待费预算控制，报销程序按本措施第五条实施。第八章 公务车使用及费用报销管理第二十一条 企业公务车由综合管理部统一管理、维修及保养。第二十二条 公务车费用由综合管理部归口负责，车船使用税、油料费、路桥通行费、停车费、修理费、年检费等交通费用及车辆保险费等各项费用由综合管理部根据本措施第五条要求推行报销程序，在预算限额内据实报销。第九章 办公费报销管理第二十三条 办公经费范围：办公经费指购置办公用具所发生费用。第二十四条 办公经费报销（一）企业办公用具通常由综合管理部集中采购，在预算限额内按本措施第五条推行报销手续。各部门应按预算合理使用办公费，除必需由综合管理部集中采购以外，其它临时采购必需经综合管理部同意并持有效票据，经综合管理部专员验收，报销时需部门责任人和综合管理部责任人共同签字认可并经企业领导审批，在预算限额内给予报销。（二）除非发票直接标明具体办公用具名称及数量，不然应附有商场盖章销货清单。第十章 会议费报销管理第二十五条 企业举行会议，会议费报销程序企业举行会议由综合管理部归口管理，各部门应在每十二个月底向综合管理部报送下十二个月度举行会议计划，经综合管理部平衡后纳入预算管理。各部门需在会议召开之前填写会议审批单，列明会议时间、地点、参与人员及费用计划等，向综合管理部提出申请，经企业领导同意后方可召开。所发生费用需会议提议部门和综合管理部责任人共同签字认可并经企业领导审批，在企业会议费预算中报销。第二十六条 参与外单位举行会议，会议费报销程序（一）企业领导参与外单位举行会议（含培训班、研讨班等），费用在企业会议费预算中实报实销。（二）各部门责任人及职员参与外单位举行会议（含培训班、研讨班等），会前需经企业主管领导同意后方可参与，参与在杭州召开会议，凭会议主办单位会议费正式发票（附会议通知）按本措施第五条要求推行报销手续，在本部门会议费预算中报销；参与在外地召开会议，实施差旅费报销管理相关控制标准。第十一章 资料费报销管理第二十七条 报刊订阅由综合管理部归口管理，各部门可按本部门需要购置和工作相关专业书籍，按本措施第五条要求在各部门预算内实报实销。第十二章 出国考察培训费用报销管理第二十八条 交通工具控制标准职员国外出差，乘坐飞机一律选择经济舱。第二十九条 住宿费报销标准职员国外出差可选择酒店不得超出四星级（含四星级）。每人每日在80-150美元范围内控制，报销时应提交房费清单。陪同外宾时依据工作需要可同外宾相同候遇。第三十条 差旅费津贴每人每日100美元，用于国外出差期间伙食费、交通费、通讯费、办公用具费和必需小费。国外接待部门赠发生活补助一律全额上交企业。第三十一条 开拓市场性质出访活动和特殊情况发生费用，应单独立项审批后据实报销。第十三章 福利费、加班费报销管理第三十二条 福利费开支应由综合管理部提出书面意见，经总经理签字同意后方可实施。第三十三条 职员加班按浙商基金管理职员考勤和休假管理制度实施，并按本措施第五条要求推行报销程序。第十四章 基金发行专题费用第三十四条 基金发行专题费用关键包含和基金发行相关销售费用、业务宣传费、广告费等。该专题费用由提出预算部门归口管理，在预算范围内按本措施第五条要求推行报销程序。第十五章 业务宣传费、广告费、培训费、董监事会费、印刷费报销管理第三十五条 上述费用由综合管理部归口管理，在预算限额内按本措施第五条推行报销手续。董监事会费关键包含董事在企业开会或工作期间董事会组员差旅费、住宿费、会议费及相关必需开支。在董监事会费列支费用必需经董事会秘书或董事会授权人员签字认可。第十六章 工程材料、设备物资、维修费第三十六条 固定资产改建、扩建和需要对机器、设备、车辆进行大修理，应由相关部门责任人提出工程预算书，具体说明工程原因、工程周期、施工单位、工程材料、资金预算等，经总经理同意后方可实施。预算书分别送财务部和相关部门留存。第三十七条 工程款预付或需带支票提货，各部责任人凭已经同意预算书或采（请）购单到财务部填写借款审批单，经总经理同意，财务据以入帐后再开出支票，三日内必需缴回支票签收之存根及发票、验收单。第三十八条 实物报销时，应将发票、验收（入库）单、采（请）购单原件附在一起，缺一不可。第十七章 其它费用报销管理第三十九条 其它费用关键包含电子设备运转费、交易所设施使用费、交易所会员年费、诉讼费、咨询费、审计费、律师费用、房租费、物业水电、财产保险费、印花税费等确实无法归属各部门和领导费用。上述费用均由相关承接部门具体经办，按本措施第五条推行报销手续，在预算限额内报销。第十八章 附注第四十条 多种借款、预领费用、支票和费用报销须经总经理同意后方可支付。特殊情况，需要紧急用款但因总经理外出无法署名，出纳在取得总经理口头同意后可先行付款，但在总经理回来后必需立即补办书面签字手续。第四十一条 财务室（出纳）在最终付款阶段发觉不正当、不完整、不真实发票有权向总经理提议拒绝付款，并视情作以下处理：退回报销单(注明退回原因)；剔除部分不合格、不合理、说明不全之金额后付款(附剔除原因)；要求报销人员补充说明或补必需单证。第四十二条 本制度在企业正式发文后统一实施。