房地产公司专业公司合格供方管理办法模版.docx

专业公司合格供方管理办法

1 范围

本标准规定了专业公司合格供方的资格评审、投标入围、供方评价、维护等管理内容。
本标准适用于专业公司公司经营中设计、施工、物资采购、营销、咨询服务等供方的管理。

2　标准引用

XX-G-综合部-01-2013A 编写管理标准的规定。
XX-G-综合部-39-2013A 专业公司招投标管理规定。

3 定义

合格供方：能达到专业公司采购质量要求的提供产品的组织和个人。

4 供方管理职责

4.1 专业公司综合部是专业公司供方管理的牵头部门，负责各类合作方（包括潜在合作方）的资料收集、合作方考评的组织协调工作、投标单位入围筛选，并汇编各专业《合格供方清单》（详见附录A）。各业务部门为供方资格审核、合格供方评价及控制工作的经办部门：
4.2 各业务部门负责各自业务范围内的供方资格审核、合格供方评价及控制工作，财务部配合。

5 供方资格审核

5.1 供方来源途径
5.1.1 通过社会关系的介绍获得所需供方名单。
5.1.2 通过市场调研及书籍和网络，搜索专业公司所需的供方名单。
5.1.3 专业公司发布招标信息，待供方主动到专业公司而得到所需的供方名单。
5.1.4 以往与专业公司有过业务合作的专业公司，或从现有供方中得到。
5.1.5 专业公司人员推荐。
5.2 资格审核分为书面考察和现场考察
5.2.1 书面考察需查看供方相关资料原件并留存复印件，相关资料包括：
（1）企业简历、营业执照、资质证书、信用等级证书、ISO企业管理体系证书、资金证明及办公地点；
（2）专业技术水平（或力量）、专业设备、社会影响力；
（3）经营业绩证明文件；
（4）能提供的银行保函、履约保证金数额等。
5.2.2 现场考察需至供方在建或服务项目现场调查、了解。
（1）供方的供货周期或施工周期；
（2）供方的年度供货或施工能力；
（3）供方在建或服务项目（2～3个）所处位置、项目规模、供方服务范围、质量现状、履行进度、现场管理水平。
5.3 考评结束后，由综合部填写《合格供方考察表》《合格供方审批表》（详见附录B、C），参与审核人员签字后提交经办部门领导、执行总经理审批，报地产公司审批。
5.4 供方通过资格审核后，各经办部门需按公司统一格式填写《合格供方清单》报专业公司综合部备案，备案后的合格供方方能与我司建立合作关系、签订合同。
5.5 完成资格审核后一周内，经办部门需将合格供方的资格审核资料完整移交公司档案室，由档案室编号存档。

6 供方投标入围

6.1 资格审核通过的供方可作为专业公司各项目邀请投标单位备选对象，专业公司综合部负责从供方库选择符合招标需求的单位参与专业公司投标。
6.2 按照《专业公司招投标管理办法》的规定，需要进行招标的内容由各经办部门按照专业公司要求填写招标需求单，报执行总经理审批同意后交专业公司综合部；不需要进行招标的内容，由经办部门以呈批件的形式报部门负责人及总经理审核后执行。
6.3 专业公司综合部组织邀请投标单位的筛选和报审工作。专业公司综合部在接到招标需求单后，根据招标项目的具体要求，将供方库中符合要求的单位交相关部门进行评分，评分表由各部门负责人签字后交专业公司综合部。专业公司综合部在对各部门评分汇总并按得分高低进行排名后，将部门评分原始表格及汇总表报执行总经理审核确定投标单位。

7 合格供方评价

7.1 专业公司综合部牵头进行合格供方评价。合格供方评价是指合格供方服务后或供货后或提供其他服务后，对其履约情况所进行的综合评价。
7.2 在每年元月15日之前进行，由专业公司综合部组织对供方进行评价，各经办部门相关人员对上一年度参与专业公司项目建设或服务的所有合格供方予以综合评分。
7.3 年度评价主要从进度、质量、服务配合度三方面予以综合评价。

8 合格供方分类与更新

8.1 合格供方分类与更新是指专业公司依据合格供方年度评价的结果，给予合格供方不同的合作待遇，具体分为三类：继续合作、限制合作、停止合作。
若该合格供方年度评分高于75分的，则与该合格供方继续合作；若低于75分大于60分的，则限制合作；若低于60分的，则停止合作。
8.2 年度评价中继续合作的合格供方，在后续招标过程中可适当增加其投标机会，并在同等条件下优先考虑合作。
8.3 限制合作由专业公司经办部门书面通知该供方，减少与其合作；并由经办部门领导与该供方负责人约谈，若该供方在已有工作中有实质性改进或书面承诺后续合作的改进办法及违约处罚的经济措施，则由经办部门呈批报原批准领导审批后，变更为继续合作且减少其后续工程量，并提交专业公司综合部备案。停止合作是指取消其合格供方资格。
8.4 若供方出现以下情形，即使未经评价也可与该合格供方停止合作：
8.4.1 合格供方产品质量严重影响专业公司的生产经营；
8.4.2 同一供货商、同一材料二次出现不合格或供货不及时；
8.4.3 合格供方的服务态度和质量出现严重下滑，并拒不改正。
8.5 经办部门依据年度评价结果呈批报领导审批后，提交专业公司综合部备案。

9 合格供方的维护

9.1 对于供方库中的供方，各经办部门要加强相关的供方维护工作，以使这些企业成为专业公司长期稳定的合作供方，应及时了解、更新供方的相关信息。
9.2 经办部门应不定期收集整理合格供方单位最新的企业介绍或产品目录，获取供方企业及行业内新技术、新工艺、新材料（样品）及质量文明安全管理等最新动态信息，并报专业公司综合部备案。
9.3 供方参加完专业公司的招投标后，如未能中标的，要及时发函（未中标通知书）告知对方，对其参与专业公司的招投标表示感谢，及时退还供方的投标保证金。

10 其他

10.1 若供方属政府部门、政府下属部门、政府指定单位、具有市场垄断地位的单位、集团采购单位（不含授权委托单位），则该供方不纳入本办法管理范围。
10.2 各经办部门、参与人员在供方资格审核、合格供方评价过程中应公平、公正，不得徇私舞弊；若与供方有关人员有利害关系时，应主动回避。

附加说明：
1）本标准由综合部编制和修订。
2）本标准由综合部归口。

附录A
(规范性附录)
《合格供方清单》示例
类别
公司名称
主营
企业资质及信誉
联系人
联系电话
主要业绩
公司合作 项目
是否合格供方
推荐人
登记日期

附录B
(规范性附录)
《合格供方考察表》示例
项目类别

考察部门

地址

考察时间

考察内容

参加部门及人员：
基本情况:

综合评价：

考察结论：
公司领导意见：

附录C
(规范性附录)
《合格供方审批表》示例
项目类别

拟选用单位

地址

调查内容

调查部门及人员：
基本情况:

综合评价：

调查结论：
公司领导意见：