房地产公司-合同管理作业指引模版.doc

合同管理作业指引

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一、 流程目的
规范合同的编制、签订、履行，降低经营风险。
二、 适用范围
适用于公司项目的工程施工、监理/咨询服务、材料设备供货等工程类项目采招合同管理。
三、 职责
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3.1 招标中心（专职机构）/供应部
3.1.1 负责项目合同/补充合同的起草、定稿。
3.1.2 负责项目合同/补充合同的审批发起。
3.1.3 负责项目合同/补充合同的审批交底、交流。
3.2 核算部/成本监控中心
3.2.1 参与项目合同/补充合同的审批交底、交流。
3.2.2 负责权限内的合同/补充合同、付款的审核。
3.3 工程部
3.3.1 负责采购下单、付款申请。
3.3.2 参与合同的交底、交流。
3.4 法律事务部
3.4.1 参与合同文本的评审。
四、 关键活动描述
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4.1 标准合同文本
4.1.1 通常，通用标准合同文本包括4个文本，分别是：
1) 总包工程标准合同文本；
2) 分包工程标准合同文本；
3) 材料设备采购标准合同文本；
4) 补充合同标准文本。
4.2 项目采招合同文本的起草和定稿
4.2.1 在项目采购招标资料编制时起草项目采招合同。
4.2.2 合同起草时，可从公司标准合同文本中选择，如果没有对应的专用标准合同文本，可用通用标准合同文本修改。
4.2.3 定标后，将定标内容及价格清单等编制到起草的合同文本中，工程部、设计管理部负责提供技术资料。
4.3 合同签订的时机及处理
4.3.1 指合同签订对应项目进度的时间点，主要区分针对销售展示区/样板房和项目大批量采购。
4.3.2 如果合同内容不存在价格调差问题，合同可安排在展示区/样板房前签订，但需要把配合展示区/样板房的付款方式单独分开。
4.3.3 如果合同内容存在价格调差问题，则根据展示区/样板房部分合同金额大小，确定是否采用甲指乙供方式，由施工单位支付货款。
4.4 采招合同审批
4.4.1 根据公司《责权手册》中的合同审批流执行。
4.5 合同交底、交流
4.5.1 合同签订后，招标中心（专职机构）/供应部负责召集核算部、工程部、设计管理部对合同内容进行交底、交流。
4.5.2 交底、交流内容包括但不限于：合作单位、联系方式、价格清单、付款方式、工期、产品质量要求、安装/施工质量要求、售后服务、双方职责和权限等，参照《工程合同交底书》。
4.6 施工进场通知及采购订单
4.6.1 对于施工/安装类合同，合同签订后，由工程部给合作单位发送正式进场通知/到货进场时间表。
4.6.2 采购类合同，合同签订后，根据工程进度情况，由工程部或供应部负责给合作单位发生采购订单（通常邮件形式），订单的数量信息由施工单位提供，施工单位需对采购量负责。
4.7 合同款项支付
4.7.1 工程部或供应部根据合同约定的付款方式办理付款手续。
4.7.2 付款审批根据公司最新的审批流程执行。
4.8 合同变更、补充合同签订
4.8.1 严格禁止通过补充合同的形式扩大原合同的承包范围，加大工作内容。
4.8.2 当合同执行过程中发生设计变更或增减工程量（具体参照设计变更和工程指令相关程序要求），设计变更金额＞50万时，应签订补充合同。
4.8.3 签订的补充合同参照公司标准合同文本，程序同合同签订程序。
4.9 合同资料管理
4.9.1 合同资料包括合同审批表及合同文本。
4.9.2 招标中心（专职机构）/供应部按类别、项目不同，对合同进行汇总、统计，填写《项目合同台账》，并保证实时进行更新。
五、 支持性文件
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5.1 参考表单及模板
5.1.1 工程合同交底书
5.1.2 项目合同台账