收发文管理标准规定.doc

收发文管理要求（试行）1总则1.1为加强企业收发文管理工作，提升收文处理速度和确保收发文处理规范性，特制订本管理要求。1.2本要求适适用于企业及各直属部门。2定义2.1本要求中收文管理是指对收到公文进行处理，包含签收、登记、审核、拟办、批办、承接、催办及反馈等程序。.2.2本要求中内部来文是指收到企业范围内文件。内部收文内容包含：内部文件、 各类报表、计划总结、专题业务审核单等。2.3本要求中外部来文是指收到企业范围外部文件。外部收文内容包含：外部文件、函件等。2.4本要求中发文管理是指包含文件草拟、审核、签发（会签）、复核、用印、分发、文件整理、归档等一系列相互关联、衔接有序工作。文件是指企业在经营管理过程中形成含有管理效力和规范体式文件等3职责3.1行政部为收发文管理归口管理部门，负责收发文管理工作。3.2行政部对各部门收发文管理规范性给予监督检验。3.3各部门在收到交办来文后应该立即办理，不得延误，推诿，标准在2个工作日内完成对来文处理。3.4各业务部门负责文件起草，应坚持“实事求是，精简高效”标准，确保文件格式规范、用词正确。4收文管理4.1文件拟办和批办4.1.1签收登记4.1.1.1内、外来文均由行政部负责签收登记；并由行政部填制信息批阅单，注明收文日期、收文编号、发文单位、公文名称等。4.1.2收文编号4.1.2.1其它起源收文按外【收文年份】流水号编号。4.1.2.2内部文件按文件起源部门简称【收文年份】流水号编号。4.1.3拟办和批办4.1.3.1文件由行政部按要求确定信息说明及处理提议，按先部门后领导次序进行公文处理。4.2文件承接4.2.1凡需要承接来文，行政部须在当日将文件流转给承接部门或分管领导。4.2.2 承接部门相关人员和分管领导应该对来文认真审阅，并须签署明确意见、提议及姓名和日期；行政部应该将这些意见或提议立即呈送对该来文所涉事项有决定权企业领导，并由该领导签署具体意见、提议或决定。4.2.3承接部门通常要在二个工作日内完成来文处理；特殊情况确有困难，承接部门应立即和行政部及信息报送部门进行沟通说明。4.2.4对不需要承接、也不需要传阅公文由行政部作存查处理。4.2.5文件催办4.2.6.1送领导或交承接部门处理来文，行政部要负责催办，做到紧急来文跟踪催办，关键来文关键催办，通常来文定时催办。4.2.6.2对在要求时间内没有立即处理，同时没有特殊困难原因承接部门，由办公室给予统计，做为部门月度考评内容之一。4.3反馈和办复4.3.1若行使决定权企业领导另行指示或授权相关部门或企业领导跟踪、落实或处理 来文所涉事项，则行政部须将该指示或授权信息反馈给相关职能部门或企业领导，并由她们签署传阅部门/人员意见。4.3.2行使决定权企业领导要求向其反馈来文所涉事项进展或处理结果，则行政部 须将该事项进展或处理结果立即反馈。4.3.3行政部应在企业领导作出决定当日将相关处理意见、提议或决定立即反馈给来文部门或单位。4.3.4对于上报请示类公文，上一级管理组织能够批复、简复、指示等形式公文回复。对于上报汇报、意见类公文，上一级管理组织应签批明确意见，能够简复形式回复。对于专题业务审核单，上一级管理组织应签批明确意见。4.4收文管理注意事项4.4.1对需要传阅包含保密来文，不得扩大传阅范围。4.4.2全部部门之间通常不得将收到来文横向传输（除相互沟通外），须经行政部进行流转。4.4.3行政部在来文处理时要立即正确，承接部门及领导在公文流转过程中要注意保密和保管。4.4.4会议纪要由会议组织部门编写后，行政部按对应要求流转、传阅。5 发文管理5.1文件种类及适用范围5.1.1决议是经股东会、董事会、监事会会议讨论经过关键决议事项。5.1.2决定是对关键事项或重大行动作出安排。5.1.3通报是指表彰优异、批评错误、传达关键精神或情况。5.1.4通知指要求下一级组织办理和需要周知或共同实施事项。5.1.5公告是对重大人事任命、各类小组组员组建等资格审查情况征求意见，通常见于企业范围内部。5.1.6批复是对回复下一级组织请示事项，对下一级组织上报价格类、人事类等请示能够以批复形式回复，通常见于企业范围内部。5.1.7质询（问责）是针对具体事件、问题质询（问责），要求下一级组织作出回复解释等，通常见于企业范围内部。5.1.8简复是作为批复一个简单文件形式，对下一级组织上报非计划考评类、方案类、计划类等请示能够简复形式回复，通常见于企业范围内部。5.1.9指示是指对下一级组织提交汇报、总结、计划等文件批语性文件，通常见于企业范围内部。5.1.10请示是向上一级组织请求指示、同意。5.1.11汇报是向上一级组织汇报工作，反应情况、提出提议、回复上一级组织问询或要求。 5.1.12意见是对关键问题提出见解和处理措施。5.1.13函是平级部门之间相互商洽工作，问询和回复问题，提议时使用。关键有：商洽函、提议函、责问函、通知函等。5.1.15会议纪要是指记载、传达会议情况和议定事项（仅作为内部文件使用）。实施性会议纪要，必需以决议、决定、通知等形式成文，会议纪要作为附件。6 发文文件格式6.1文件格式组成：秘密等级和保密期限、紧急程度、发文单位标识、发文编号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、专题词、抄送单位、发文单位、查对、打印等部分。6.2保密文件须在文件右上角加盖保密印鉴，注明密级及保密期限。6.3发文编号应该包含企业代字、年份、流水号其中流水号从“1”开始，表示流水号实际阿拉伯数字前面无须另加“0”。6.3.1以股东会/董事会/监事会名义发文按企业简称股东会/董事会/监事会发文年份流水号方法编号。6.3.2以企业名义发文按企业简称发文年份流水号方法编号。6.3.3以部门名义发文按部门简称发文年份流水号方法编号。6.4文件标题：应该正确简明地概括文件关键内容并标明文件种类，其结构包含：发文单位、事由和文种三部分。文件标题中除法规、规章名称和转发文件加书名号外，通常不用标点符号。6.5专题词：是文件内容高度概括，是标题浓缩，通常见词组表示，最多用四个词组，每个词组不超出4个字。6.6主送单位：指文件关键受理对象，受理单位应该使用全称或规范化简称、统称。主送单位写在正文之前，标题下面。6.7抄送单位：指除主送单位外需要实施或知晓文件其它单位，应先单位后个人，单位应该使用全称或规范化简称、统称，个人直接写姓名，在文件末页下端，于两条等长平行细实线内书写。6.8成文日期：以有权签发人签发日期为准，联合行文以最终签发人签发日期为准。6.9落款及印章：文件应该加盖企业印章。6.10附件：文件附件说明应附在正文后、发文单位前，并注明附件次序和名称。6.11附注：文件如有附注（需要说明其它事项），应该加括号标注。6.12文件用纸：通常采取国际A4型（210mm*297mm），特殊文种用纸可依据实际需要确定。6.13文头和页边：文件各页在印制时，均应在四边留出空白余地。通常天头宽25毫米，地脚20毫米，订口宽28毫米，翻口宽20毫米。6.14字体、字号和行间距：按附件要求行文。6.15页码：文件应标明页码，在每页中间标出第x页共y页。6.16装订：文件左上侧装订，不掉页。7发文程序7.1拟稿：企业或所属部门因工作需要以企业或所属部门名义发文，由业务经办人草拟发文稿。7.2初审：由业务经办人发送电子文稿给行政部，由同级行政部确定附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等，并编制统一“发文会签单”。7.3文件会签：发文会签单先由拟稿人、拟稿部门签署意见，发文内容包含其它部门，应由行政部提出会签意见，对相关部门提出意见，发文部门应和其协商，如意见不一致应如实反应，最终由签发领导定稿。文件会签由行政部负责流转。7.4文件签发：以企业名义发文由企业总经理签发；以部门名义发文由企业总经理授权分管副总经理签发。7.5文件签收：经有权签发人签发文件，经过网络或书面形式送达相关部门、人员。以书面形式公布，行政部应做好签收登记。7.6印章：有权领导在发文会签单上签批后，业务部门将文件正式稿送行政部依据印信管理要求办理手续后加盖对应印鉴并送相关单位。7.7文件归档及管理：7.7.1文件签发完成后，签发文件、发文会签单及会签稿由行政部统一收发、传阅、用印、归档和销毁。7.7.2文件归档时，应确保文件不少于一份，便于备份查阅。文件翻印需经行政部责任人或业务经办部门责任人同意，注明不准翻印文件除外。7.7.3归档范围内文件，应该依据其相互联络、特征和保留价值大小等整理，要确保归档文件齐全、完整，便于保管和查找利用。7.7.4拟制、修改和签批文件，书写及所用纸张和字迹材料必需符合存档要求。热敏纸传真件不得直接作为文件归档，应将复印件存档。7.7.5文件被撤消，视作自撤消之日起不产生效力；文件被废止,视作自废止之日起 不产生效力。7.7.6如部门撤消，需要归档文件整理后按档案管理要求移交行政部存档。8发文行文要求8.1行文应该确有必需，重视效用。8.2行文关系依据隶属关系和职权范围确定，不得越级请示和汇报。8.3对外单位关键发文，能够另行抄送企业股东范围内相关企业。8.4“请示”应该一文一事；通常只写一个主送单位，需要同时送其它单位，应该用抄送形式，但不得抄送同级和下级单位。“汇报”不得夹带请示事项。8.5下一级组织内部行文或下行文，能够抄送形式送上一级组织阅知、立案。8.6文件中数字，除发文编号、统计表、计划表、序号、百分比、专用术语和其它必需用阿拉伯数码外，均用汉字书写。在同一文件中，数字使用应前后一致。9 附则9.1本要求由行政部负责解释及修改。9.2本要求自下发之日起实施。企业信息批阅单 密级：绝密 机密 秘密来文单位来文名称信息编号收件时间信息说明及处理提议 处理及指示意见传阅部门/人员意见信息处理反馈 文件（1号仿宋加黑） 杭州安科发文年份*号 (4号仿宋) (空1行)标题(3号宋体加黑)(空1行)主送单位: (小4号宋体) 正文(小4号宋体) (空1行)附件: (小4号宋体)(空2行) （行距1.5倍） 发文单位(小4号宋体) 签发人(小4号宋体) ：(小4号楷体) 发文日期：年 月 日(小4号宋体)专题词(黑小4号):(小4号宋体)抄送: (小4号宋体)打印: 查对: 年 月 日 (小4号宋体) 文件简复（指示）单 来文单位来文标题来文编号收文时间处理意见（反馈主送单位/人员）:（五号宋体）（行距1.5倍） 签发： 日期：主办部门协办部门拟稿人核稿人抄送传阅单位/人员 发文会签单 文件标题文件编号密级绝密 密机密 无拟稿人拟稿部门核稿人发文事由发文方法经过网络传送 书面公布 发文会签提议相关部门/领导会签意见签发意见报发文时间 年 月 日共印 份送发备 注 编号: