公司接待管理标准规定.doc

文 件 名 称文 件 编 号hajy-xz -05生 效 日 期 06月 01日企业接待管理要求版 次/页 次第1版/共4页受 控 状 态受 控10目 为加强企业对外交流和开展业务合作，立即为来访者提供优质服务，充足展示企业良好精神面貌，根据热情，节俭、对等接待标准，规范企业对外接待工作，特制订本制度。2 .0适用范围适适用于来企业参观、访问、考察客商和全部贵宾。3.0管理职责企业董事长、总经理、副总经理认为亲自接待贵宾以外，其它由办公室负责接待工作。4.0定 义 一般客人和企业发生业务关系通常人员(含应聘人员)。 关键客人政府部门高级领导、关键用户、企业协作单位领导、外宾等为关键客人。5.0 工作程序及接待层次指导：客人来访时，办公室接待人员应引导客人到指定位置，立即奉上茶水。要求：负责接待人员应主动、热情、大方、微笑接待客人；通知：通知被访者，通知客人姓名、单位。如被访者不在，请示相关领导是否安排相关人员接待。用餐：如来访客人需用餐，则由接待部门通知办公室安排用餐，具体标准参见用餐相关要求。确定：客人离开，由接待部门在来访信息统计表上确定。接待层次：A： 标准上招商类接待，县区级及以下，由分企业安排自行接待；市省级招商由分企业一名领导陪同，总企业领导亲自接待。B：事关企业形象及关键外联活动，由总企业领导或安排人员接待。6.0接待步骤6.1 提前预约好客人，办公室确定客人具体资料（如来访目标、来访客人单位、姓名、人数等），提醒相关部门及人员做好接待准备工作。6.2, 临时来访客人，企业前台先通知办公室主任，由办公室主任引见相关接待人员。6.3 关键客人来访接待步骤6.3.1企业内部做好接待事前安排，依据接待方案，责任到人和各时间点。6.3.2办公室依据客人人数，提前安排人或车辆到指定地点迎接。6.3.3.做好来宾迎接牌。会议室安排茶点、水果、咖啡、毛巾、笔、纸、席卡（确定双方出席人员）、企业介绍资料和灯光、空调开启等设施、物品。6.3.4开启企业大厅灯光、样品展览室、显示器幕等接待设施。6.3.5安排摄影人员。办公室指定摄影人员对整个访问过程实施摄影。6.3.6如有需要，能够安排关键客人和企业领导留影、留念、题字（题字薄）。6.3.7依据需要，宴请或率领贵宾观光，企业相关领导陪同并派专车接送。6.3.8客人离开企业，由相关领导或部门人员送行。6.4 客人到访接待工作和事宜安排6.4.1依据客人身份等级（如关键用户、政府关键官员及社会名流），企业领导及相关部门领导应主动在门口迎接并引进会议室。6.4.2依据主宾位置安排入坐，接待人员倒茶添水。6.4.3企业主持人致欢迎词后，幻灯片或DVD介绍企业情况；中、英文人员专场解释。6.4.4请来访者提问，企业专员负责回复问题，专业人员提供相关资料。6.4.5引领客人参观考察，专业人员陪同解释。6.4.6参观结束。客人用餐、住宿、赠予礼品等行为按摄影关标准实施。6.5 用餐标准6.5.1客人用餐标准，餐费标准在6080元/人，不含酒水。关键客人餐费标准在120150元/人，不含酒水。特殊关键客人，视情况而定。6.5.2陪同人员应引领客人到指定酒店就餐，具体费用报销时需二人以上人员签字认可，任何人陪同客人用餐需要有办公室及企业领导同意接待申请单，不然视同无效。6.6住宿标准通常来访人员能够不用安排住宿，若安排，标准则为企业协议价标准间。关键客人住宿标准为三星级标准。特殊高等级客人，住宿要求请示总经理后另行安排。6.7纪念品标准通常客人若要发放纪念品，金额控制在200-500元/人。关键客人，视情况而定。6.8统计表单:接待申请单来访信息记录表核 准审 核编 制修订次数0102修订日期接 待 申 请 单 填单时间：申请人申请部门陪同人员接待地点起止时间 年 月 日至 年 月 日接待事由简 述就餐人数 人就餐标准 元/人住宿标准高标间 标间 普标礼品/礼金经 办 人部 门 经 理 分 管 副 总总 经 理 -接 待 申 请 单 填单时间：申请人申请部门陪同人员接待地点起止时间 年 月 日至 年 月 日接待事由简 述就餐人数 人就餐标准 元/人住宿标准高标间 标间 普标礼品/礼金经 办 人部 门 经 理分 管 副 总总 经 理来 访 信 息 登 记 表序号来访时间来访单位/个人来 访 事 由接待部门备 注