公司印章管理标准规定.doc

目 录第一章 总则2第二章 印章管理和使用细则2-6第三章 印章授权7第四章 附则7附表8-15企业印章管理要求第一章 总则一、目标和适用范围1.1企业印章是企业行使权利和负担责任象征。为了确保企业印章正当性、严厉性、权威性，维护企业形象和正当权益，杜绝违法违规行为发生，规范企业印章刻制、保管、使用，和停用和作废，实现印章规范化管理，特制订本要求。1.2本要求适适用于企业各类印章。第二章 印章管理和使用细则二、印章种类2.1公章 企业按法定程序经工商行政管理部门注册登记后，在所在地公安部门立案，对外含有法定效力企业正式印章。2.2企业业务专用章：代表和行使某项专业内容和权力印章，包含协议专用章、财务专用章、发票专用章等。2.3法人印 是指企业法定代表人印章。2.4部门印章 刻有企业各事业部门名称，仅限企业内部使用印章。三、印章刻制3.1企业各类印章刻制申请由印章使用管理部门提出，并依据需求填写印章刻制申请表（附件：表1），将印章用途、种类、名称、样式等进行具体说明。申请上报到行政部/办公室，经董事长审核同意后，方可进行印章刻制。3.2审批经过后印章刻制申请表在各企业行政部/办公室存档立案，并开具企业介绍信委托专员到指定机关代表企业实施印章刻制。3.3印章样式应依据国家相关要求制作。部门专用章采取方形式样，字体应使用宋体字和规范化简化字，材料选择依据同行业标准和通例确定。3.4刻制公章、协议章、财务章、发票专用章必需按国家要求在国家法定管理部门指定地点办理并推行立案手续，严禁在非法定机构刻制印章。3.5未经企业董事长同意，任何部门和个人不得私自刻制本部门印章。 对私自刻印、伪造企业印章行为，企业将追究其法律责任，由此造成全部法律、经济、民事等责任均由责任人负担。四、 印章启用4.1印章刻制完成后，行政部/办公室应指定专员领回并交该部门领导。填写印章启用记录表（附件：表2），登记印章图样、领回时间、领交人员等信息并以蓝色印泥加盖在行政部门/办公室印章存档册中存档，方便备查。4.2新印章启用前应由行政部/办公室下发启用通知，并注明启用日期、发放单位和使用范围。五、印章保管5.1企业公章、协议专用章由企业行政部/办公室专员负责保管；财务章由财务部人员专员保管，关键印章如财务专用章、法人名章等，必需严格实施两人以上分开管理。5.2各部门用章由部门责任人指定专员进行保管，并将管理员名单报行政部/办公室立案。5.3企业全部印章应入柜加锁，妥善保管，随用随取，用毕立即存于原处。节假日应封存印章，严防不测。一旦发觉丢失及异常情况，应妥善保护现场，立即汇报相关领导，查明情况，立即处理。5.4印章保管人如有岗位变动或调离企业时，须交清所保管印章和用印登记簿,方准办理岗位变动或离职手续。印章交接要在第三人监督下进行，并填写印章移交申请表（附件表3），由双方当事人及监督人签字。5.5印章管理员须切实负责，不得将印章随意放置或转交她人。保管人因为多种原因不在工作岗位时，应将印章交由本部门领导或领导指定专员临时保管，以确保工作需要。5.6印章管理员对所保管印章，应常常检验，立即清洗，细心保护。六、印章使用6.1由使用人填写用印审批表（附件表4），根据企业授权报相关领导审批后，方可用印。6.2全部需要加盖印章文件超出一页应加盖骑缝章，对内容有修改地方应经相关领导确定后加盖印章。6.3任何印章管理员不得在当事人或委托人所持空白格式化文件上加盖印章。严禁开具空白证实。6.4对已盖印章文件内容更改时，印章使用人应将原文件交回保管人销毁并统计以后，重新办理加盖印章手续。6.5印章保管人在加盖印章时要严格审查相关文件、协议、资料是否和审批内容相符，不得有涂改部分；对加盖印章材料，应注意落款单位必需和印章一致，用印位置合适，字迹端正，图形清楚。6.6印章保管人只有印章加盖权，没有审批权。6.7印章保管人不得在审核手续不完备文本上加盖印章。如遇特殊情况，相关授权领导无法签字，需在电话通知授权领导认可情况下盖章，并督促进用人事后补齐签字。6.8审批手续不符合要求时，印章保管人用印，印章保管人负担一切责任；手续齐全，出现问题由申请用印人及审批人负担对应责任。6.9各印章保管人员应建立用印登记簿（附件表5），具体载明印章使用时间、使用部门、使用人、加盖份数、审批人等内容，并定时归档。6.10印章保管人应将加盖印章文本关键文件复印件备存一份（财务报表除外），并连同用印审批表一并归档，以月为单位根据时间次序将用印统计存档。6.11企业印章标准上不得带出企业，因特殊情况确需带章外出不得超出一天，须填写印章外出使用申请表（附件表6），经授权领导同意后，方可外带印章，借用人只可将印章用于申请事由，使用完成后应立即交回。借印期间发生和所借印章相关一切后果由借印人负担。6.12因用章不慎造成损失，企业将追究相关人员责任，直至法律责任。6.13私人取物、取款、挂失、办理多种证实，需用单位介绍信时，由行政管理中心严格审批，符合要求后办理并实施登记制度。6.14对已调出、解除、终止劳动关系人员要求出示相关证实，必需持有效证件材料，经行政部领导审批后，方可盖章。七、企业印章使用范围7.1企业全部印章必需按要求范围使用，不得超出范围使用。7.2企业公章使用范围关键为：7.2.1企业对外签发文件；7.2.2企业和相关单位联合签发文件；7.2.3由企业出具证实及相关材料；7.2.4企业对外提供财务汇报；7.2.5企业章程、协议；7.2.6劳动协议，聘用协议；7.2.7担保书、承诺书等关键法律文件。7.3企业协议专用章使用范围关键为；7.3.1对外投资、合资、合作协议；7.3.2各类商事合相同。7.4法人印，关键用于银行预留印鉴，在现金收讫和付讫，转帐结算时使用。需加盖法人印协议、高级管理人员人事任免文件。7.5财务专用章，用于财务支出和收入证实签章，关键用于收款收据、银行票据等相关业务。7.6发票专用章，关键用于购置和开具发票使用。7.7企业各职能部门专用章，以各部门名义印发各类对内公文、函件上使用，严禁在对外文件上使用。八、印章停用8.1因需要更换新印章，在新印章启用同时，由各企业行政部/办公室对原有印章进行销毁处理申请。8.2含有下列情况时，由印章使用部门填写印章销毁申请表（附件表7），具体说明原因，报企业董事长审批。8.2.1印章使用损坏；8.2.2印章遗失或被窃，申明作废。8.3经董事长同意后，企业行政部下发旧印章销毁通知，并安排由两人同时进行销毁，并在行政部/办公室建立印章上交、存档、销毁登记档案。8.4企业行政部/办公室向企业各部门公布印章停用通知。第三章 印章授权事项财务总监法务总监部门责任人行政主任总经理董事长印章管理印章外带审核权-审核权审批权-印章刻制和销毁审核权审核权审核权审核权审核权审批权印章使用公章审核权审核权审核权审核权审核权审批权协议专用章-审核权审核权审核权审批权-财务专用章审核权-审批权-发票专用章审核权-审批权-法人名章审核权审核权审核权审核权审核权审批权部门专用章-审核权审批权-十、 附则本要求由行政部/办公室制订并解释，自董事会同意之日起实施。附表：1、 印章刻制申请表2、 印章启用记录表3、 印章移交申请表4、 用印审批表5、 用印登记簿6、 印章外出使用申请表7、 印章销毁申请表1、印章刻制申请表申请单位： 申请日期： 年 月 日印章名称印章用途申请类别新刻印章（ ）更换旧印章（ ）印章种类公章（）协议章（）财务章（）发票章（）部门专用章（）印章材质印章尺寸印章形状印章参考格式审核意见财务总监法务总监部门责任人行政主任总经理审批意见董事长2、印章启用记录表印章名称启用日期领回日期领交人领交人1：领交人2：印模留样种类用途印章保管人：行政部门责任人：备注：3、印章移交申请表申请移交部门： 申请日期： 年 月 日移交印章原因原印章人职员作调动（）原印章管理人员离职（）原印章人员休假（）新刻印章（）其它（） 印章移交人印章接收人申请移交期限自 年 月 日 - 年月日监督人审核部门责任人审批备注说明：1、 双方要认真办理印章移交手续，严禁事后补办或口头移交，违者将严厉处理。2、 此表同意后，印章移交表需于移交次日报企业行政部/办公室立案。4、用印审批表申请部门： 申请人： 申请日期： 年 月 日用印申请登记印章名称文件名称文件内容摘要应送单位或协议对方文件份数每份页数审核审批意见财务总监法务总监部门责任人行政主任总经理董事长盖章日期5、用印登记簿【_年_月_日至_年_月_日】填表部门：_填表人：_序号盖章时间文件名称及发文号份数页数申请部门申请人审批人盖章人备注6、印章外出使用申请表申请部门： 申请人： 申请日期： 年 月 日外带印章名称用印原因用印文件名称用印文件内容介绍应送单位或协议另一方文件份数每份页数估计使用日期用印责任人审核财务总监分管总经理审批行政主任7、印章销毁申请表申请单位：申请日期： 年 月 日印章名称印章销毁原因更换新印章（）废止（）其它（） 印章种类公章（）协议章（）财务章（）发票章（）内部专用章（）印章留样审核意见财务总监法务总监部门责任人总经理审批意见董事实施复核实施人1实施人2行政部门责任人