计算机全生命周期管理模式需求说明指导书.doc

博源集团
计算机全生命周期管理办法

需求阐明书

第一章 引言
1.1 编写目
依托信息化手段，通过集团既有ERP管理系统，实现计算机全生命周期管理。此文献描述计算机全生命周期管理功能需求，可作为系统设计人员、测试人员、顾客等有关人员从事推广和使用根据和输入。
1.2 编写背景
集团面对越来越多计算机资产，必要要能迅速精确获取相应资产信息，才干以便快捷进行管理，通过长期对博源集团计算机资产进行管理，发现存在如下问题：
1、计算机资产数据信息不全面、真实，帐面资产和实际资产不符。
2、某些计算机资产变化使用人后未能及时更新信息，使资产与使用人不能对的地一一相应。
3、计算机资产报废及更新流程不规范，没有明确规则及负责人。
4、调转人员计算机资产（笔记本）未能做资产转移或留存导致某些资产流失。
5、公司间资产横向信息不透明，导致某些公司间计算机资产不能调配，产生不必要投资。
针对以上问题，借鉴设备管理思想和固定资产管理模式，形成博源集团计算机全生命周期管理办法，通过集团ERP管理平台系统不但能将所有资产信息在系统里面保存查询，更以便是能将每个资产基本信息以及其她附加信息都保存到系统里面来进行查询和写入。
1.3 管理目的
运用集团ERP系统实行计算机全生命周期管理，逐渐实现如下目的：
1、运用集团ERP系统建立集团计算机资产信息管理共享平台，集中掌控计算机资产配备状况、资产使用状态，实现计算机资产合理调配，减少资产闲置率，提高资产使用效率，发挥资产最大效益；
2、实现对计算机资产运营及状态进行实时、动态跟踪和解决，实现资产全生命周期管理；
3、通过与集团ERP中人力资源系统和物资管理系统结合，保证计算机资产审批真实性，权威性；
4、通过此办法执行，可以将计算机资产管理纳入信息化绩效考核体系，推动计算机资产原则化管理。
5、延伸应用，网络设备、服务器、打印机及正版化软件都可以应用此办法。

第二章 系统需求
2.1 定义
博源集团计算机全生命周期：指计算机资产从采购（更新）、分派、使用、运营维护到最后报废全生命过程。
计算机资产全生命周期管理是指对涉及到计算机资产全生命周期各个环节管理，涉及资产申购审批管理、采购管理、资产入库、领用、调配及维护管理、资产报废处置管理等四个模块内容。
2.2 顾客
针对ERP系统使用者。
2.3 资产出厂编号
与设备有关联，出厂编号具备保证数据源唯一特性。
第三章 综合描述
3.1 系统范畴
计算机生命周期管理合用于整个集团计算机资产管理，充分运用集团ERP系统，为计算机资产全生命周期数据管理提供了完备办法和系统。资产从购（更新）、分派、使用、运营维护到最后报废等所有环节数据都可以记录在固定资产中，随时查看检查，有效保证了各种资产全生命周期完整性和透明度，将提高资产管理管理效率，提高资产运营透明度和数据完整性，充分发挥资产使用效能。
3.2 系统寻常业务
3.2.1 建立资产档案
建立计算机资产管理档案，涉及：资产出厂编号、资产名称、型号、使用人、配备类型、部门、固定资产编号、购买日期、资产净值、资产状态（调配、库存、报废）、所属公司、入库人、入库日期等。
对报废计算机资产信息保存5年存档。
3.2.2 资产申购审批
审批人：上级平台公司或大股东单位
申报人：公司计算机资产管理部门
申购
申购审批流程：
公司计算机管理部门

购机申请表

平台公司（大股东）审批

公司间
调配

新购
更新

N

N
服务满3年
人力资源系统查询

责任认定

通过
Y

N
调转人员
新增人员

第三方鉴定流程

达到报废期

库存查询

Y

Y
Y

可调配

N

采购流程

3.2.3 资产采购
采购人：集团公司
申报人：平台公司或大股东单位
采购流程：
采购

平台公司或大股东单位

采购申请单
年初采购筹划

入库流程
询价 更新
采购询价单
采购订单
采购合同

采购量＞10
是
否
招标成果
集团审批

3.2.4 资产管理
3.2.4.1 资产入库管理
管理人：公司计算机管理部门
入库流程：
入库

公司计算机管理部门

申购
收货单
已转帐
采购合同
预编号
公司间调配
入库单
Y
入库登记
资产明细

财务查询

N

3.2.4.2 资产领用管理
管理人：公司计算机管理部门
领用人：计算机使用者
领用流程：

领用

使用人

领用单

计算机管理部门批准

资产明细

3.2.4.3 资产调配管理
外部调配：
审批人：上级平台公司或大股东单位
申报人：公司计算机管理部门
内部调配：
审批人：公司计算机管理部门
申报人：需求人
调配流程：

公司计算机管理部门
库存明细

填写调配记录
Y
N
调配申请表
库存查询
公司计算机管理部门
有且满足需要

借用人
N
互换使用
短期借用
Y
Y
财务系统申请转帐
已转帐
N
已调动
人力资源系统查询

平台公司或大股东单位
调配申请表
公司计算机管理部门
外部调配
内部调配
调配

3.2.4.4 资产维护管理
审批人：公司计算机管理部门
申报人：使用人
维护流程：
维护
资产明细

NES
填写维修记录
实行维修/升级
部门负责人批准
维修筹划单
YES
计算机使用人
通过？
计算机管理人员审核
升级
维修
维护申请表

3.2.5 资产报废管理
审批人：上级平台公司
申报人：公司计算机管理部门
报废流程回收资产

公司计算机管理部门
报废申请表
平台公司审批
报废资产登记表
报废
财务系统销帐
NES
YES
达报废期或鉴定损坏
资产明细更改

：
3.3 操作人员管理
通过授权对每个管理和使此系统有关人员进行管理和控制。操作人员有3类：入库人员，管理人员、普通使用人员。
3.4 查询功能
3.4.1 资产信息查询
可以依照资产出厂编号对资产信息进行查询。
3.4.2 设备生命周期信息查询
按购买日期，所属公司，查询设备生命周期信息。
准时间，操作人，操作类别，查询设备生命周期信息。
3.4.3 记录与报表