收发文管理新规制度.doc

收发文管理制度制作审核复核批准时间为规范管理公司收发文工作，保证文献可以及时上承下达，提高文献解决效率，特制定本制度。一、 收文解决程序 收文解决程序：收文登记拟办意见领导阅批文献承办文献归档。1、收文登记凡从外部送达公司文献，涉及上级来文、各种传真、信函等文献资料，一律由前台文员负责签收，再依照文献内容进行登记（附件一），并填写来文解决卡（详见附件二）报行政部负责人阅批分流。2、文献拟办意见行政部负责人对前台文员报送文献提出拟办意见。3、文献阅批收文经行政部负责人阅批后，前台文员应按拟办意见及时送呈公司有关领导或部门阅批，阅批文献应在3日内签批并退回行政部，紧急文献应于当天批后退回。4、文献承办文献承办部门须遵循领导阅批意见办理，并按规定期限及时办理完毕。涉及两个以上部门承办公文应由主办部门与有关部门协商办理。需报请上级领导批准事项，由承办部门提出办理意见并代拟文稿，交行政部负责人签发上报。5、文献归档所有文献统一在行政部归档。二、收文、传阅工作规定1、对所有文献、资料，由行政部委派专人负责登记和保管。要注重收文工作时效性，做到规范化、制度化。2、传递文献资料须遵循先领导后部门、先行政部后主办部门原则。3、对需急办理文献，前台文员应优先完毕收文程序，第一时间呈报有关领导。对领导批示急办文献，关于部门要优先办理，并将解决成果呈报有关领导。4、文献在转交时要办理交接手续，移送人和接受人均要在各自收文簿上签字登记，以分清责任。5、各部门所承办文献、资料要妥善保管，不得丢失，及时归档。6、所有收文均须在行政部登记编号（编号原则详见附件三），个人不得保存文献正本。外出开会带回文献，报告或传达工作后应及时交行政部登记编号传阅，不得滞存。7、要严格执行保密规定，所有重要文献和资料不得随意放置，不得擅自带到公共场合。三、发文解决程序公司所发出一切文献材料，统称发文。发文流程涉及:拟稿、核稿、校对、签发、编号、印制、盖章、封发、归档等环节。1、拟稿公司寻常事务性文献由行政部文员负责拟稿，各部门发文由各自部门负责拟稿，其她有特殊性规定文献由公司主管领导指定拟稿人。2、核稿“核稿”即公文起草成形交领导审批之前，由行政部办公室或文献承办部门负责人根据有关规定，对草稿观点、文字、体式、内容等进行全面审核。3、校对校对是文献制发过程中一种重要环节，也是行政部一项重要工作职责。要坚持三校制度。一校由起草者进行。二校由核稿人员进行，三校最佳由部门负责人进行。校对时要以文献定稿为基准，进行认真仔细地校对，连标点符号也不能放过，把住文献制发最后一关。4、签发(详见附件四)以公司名义发文时都必要由公司总经理签发，其她各职能部门对部门内发文可由部门负责人签发。文献经领导签发后，即成为最后定稿。5、编号(详见附件六)文稿经公司领导签发后，要进行编号登记，防止发文混乱。编号应按公文格式规定办法编排，普通涉及发文代字、发文年号和该年度发文序号三某些构成。6、印制即对经签发后文稿进行印制，在印制过程中，必要做到：1）必要以经签发后定稿为根据，忠于原稿，不得随意改动，确需改动要报经签发人批准。 2）注意排版艺术，版面安排要美观大方、赏心悦目。3）注意保密，文印人员不得让别人随便翻阅文稿。对印制底板、清祥、废页也要管理好，防止泄密。7、盖章即在印制好公文上加盖印章，这是公文生效取信凭证。用印要做到端正、清晰、位置恰当。8、封发发放文献时，必要建立发文登记簿（详见附件五），严格履行收文人签字手续，规定收文单位填写文献签收表（详见附件六），保证文献发放不出差错。9、归档。这是发文解决工作最后一道工序，即将制成文献连同草稿、发文审批卡、传阅卡一起收集起来，按档案管理规定，整顿归档。收文流程图发文流程图附件一收 文 登 记 表文献名称发件单位收文文献号份数归档编号收文日期附件二来 文 处 理 卡来 文单 位收文号已发份数收文时间文献号行政部拟办意见分管领导意见常务副总意见总经理意见解决状况注：领导签批时，请用中性笔或钢笔（蓝黑、碳素墨水），并订立姓名、时间，以便存档。附件三：收 文 编 号 原 则外来文献编号原则：例：3月10日收到一份外来文献，编号为：RN-W-120310-001流水号收文日期外来文献代码-W公司代码-RN 公司内部文献编号原则：例：3月12日发布一份内部文献，编号为：RN-N-120312-001 流水号 收文日期 内部文献代码-N公司代码-RN附件四发 文 审 批 表文献名称：文献编号：附件：抄送：承办部门：拟稿人：核稿人：校对：编号、印制：签发：备注：注：领导签批时，请用中性笔或钢笔（蓝黑、碳素墨水），并订立姓名、时间，以便存档。附件五发 文 登 记 表序号文献号文献名称备注附件六公司称呼、发文编号等规范对照及发文范例一、公司内部称呼：江西睿能科技有限公司，简称睿能科技。阐明：用于公司内部，涉及平时电话、传真、文献、制度等方面。二、公司发文编号：江西睿能科技有限公司简称：睿能科技代码为RN睿能科技1号公司对外发文睿能科技函1号公司对外发函 睿能科技行1号 行政发文睿能科技财1号 财务发文 阐明：公司对外发文指公司对上级部门、政府单位、事业单位或平级单位告知、请示、公示、意见等，规定按照附件原则形式予以发文。 公司对外发函指公司与业务合伙伙伴、平级单位之间正式工作往来函，规定按照附件原则形式予以发文。公司对内发文分为：行政发文，人事发文，财务发文。行政发文是指公司内部寻常告知、公示等文献；人事发文是指公司关于人事任免、人事调动、人事政策规定告知等；财务发文是指公司关于财务政策、规定等告知。行政、人事、财务发文需严格按照附件原则形式予以发文，并统一加盖公司公章。公司发文由经办部门拟稿，经行政部审核定稿后，打印交由行政部加盖公章。对外发文一式两份（收文单位增长，份数也相应增长），一份由行政部存档，其她由经办部门送达收文单位，并经对方签收，签收单需交由行政部保管。公司内部发文一式一份，规定在公司公示一周，原件由行政部统一存档。三、部门代码1、江西睿能科技有限公司总经办ZJ； 行政部XZ； 财务部CW； 采购部CG； 生产技术部SC； 安全保障部AB； 营销部YX ； 质量管理部ZL；四、会议纪要睿能科技会1001以上是指公司召开例会或员工大会。专项会议睿能科技专会1001专项会议是指为某一种专项而召开会议，与会人员依照实际状况拟定。例会和专项会议应分开存档。五、合同编号（以行政部合同编号为例）睿能科技：RN-XZ-01-001阐明：RN-XZ-01-001：前两个字为公司代码；第三个字母为部门代码；为年份，每年更换一次，01为合同订立月份，001为当年分类合同序号。凡是公司合同必要采用合同编号。江西睿能科技有限公司文献睿能科技1号 关于告知（请示、公示、告示、意见）：。附件：1. 2二一二年月日主题词： 告知抄送：，。 江西睿能科技有限公司 月日印发（共印份，存档一份）江西睿能科技有限公司文献睿能科技函1号 关于函：依照我司与贵司于5月10日订立合同第三条，现。特此函告！请于之前复函。附件：1. 2二一二年月日主题词： 函抄送：，。 江西睿能科技有限公司 月日印发（共印份，存档一份）江西睿能科技有限公司文献睿能科技行1号 关于告知：依照国务院法定节假日规定，结合公司实际状况，公司经研究决定，对放假安排如下：月日日放假，共天。其中。特此告知！二一二年月日主题词： 告知抄送：，。 江西睿能科技有限公司 月日印发（共印份，存档一份）文献签收表 编号：文献清单文献名称页数/份数文献编号原、复印件/收文单位 收文人签收栏：已于 年 月 日 时收到上述文献。 签收公司（公章）： 签收人：时间： 年 月 日