物资验收管理详细规定.doc

物资验收管理要求
（试行）

-10-20公布 -10-30实施
XXXX有限责任企业公布

物资验收管理要求

第一章 总则

第一条 为加强到货物资质量管理，严格控制不合格产品进入，使设备材料供给做到正确立即、完好无缺，确保XXXX有限责任企业（以下简称“企业”）生产、工程顺利进行，特制订本管理要求。
第二条 本要求适适用于企业燃机机组生产、工程需要物资外观、规格型号、数量和材质及显著缺点到货验收。对于到货物资内在质量检验，能够延续在安装、调试过程中进行，内在质量检验工作由安装、调试部门负责，发觉质量问题立即明确供货方责任，限期要求供货商修复或更换。
第三条 为强化燃煤机组基建设备、材料检验工作，企业成立燃煤机组物资质量检验领导小组和工作小组。

第二章 生产物资到货验收

第四条 物资进库时，仓库管理员必需依据采购计划逐一查对物资品名、型号规格、数量、包装及外观，对不符累计划要求物资拒绝收料入库。
第五条 经过初步检验物资，仓库管理员立即进行物资到货登记，按批次摆放，并立即通知物资采购人员组织正式验收。到货物资应在当日或次日验收，如因故不能在要求期限内进行验收，由专业人员会同采购员书面说明填写《物资到货验收延迟申请单》（附录七），物资部责任人确定。
第六条 对常见消耗性材料可由管理员和采购人员共同验收并在物资验收单上签字确定后可正式入库，如有需要，可要求需用部门人员参与。
第七条 劳保用具到厂后，物资部通知人力资源部一并参与验收。安全帽、安全带等安全用具用具验收，物资部应会同安监部进行验收。
第八条 对关键设备、备品进行验收时，应由采购员、使用部门专工共同进行验收，合格后在验收单上（附录三）进行签字确定。如有必需应邀请策划部对应专业专工参与，并签字确定结论。
第九条 在验收过程中如发觉有不合格物资，采购员应立即通知供给商进行退货处理；不合格进口物资应在商检要求期限内由采购员办理索赔、调换、补供事宜。不合格物资严禁入库。
第十条 依据协议定购物资、设备如和协议不符合时，采购员应立即办理拒付书面通知交财务办理。如因财务部门未立即办理拒付手续，而超出承付期限无法拒付时，则由财务部门负责追回货款，并向领导汇报。
第十一条 已入库物资发觉无法正常使用，由物资采购人员按要求办理退货手续，经物资部、使用部门领导签批后送交财务人员做退货账务处理，并负责立即收回退货款。
第十二条 随物资进库质保书、合格证、相关图纸资料应由仓库管理员妥善保管，不得遗失1－3天内（不得超出一周）移交到资料室，如使用部门需要，应去资料室进行登记，借用。
第十三条 为了确保进货物资在质保期内发生质量问题能立即和供货商联络处理，验收人员应在接到物资部书面或口头通知后，立即到场验收；对不主动配合验收或验收不认真而造成不良后果相关人员，视情节轻重向厂部提出考评提议。对有毒物资验收，应邀请保卫部门相关人员共同进行。

第三章 基建物资到货验收

第十四条 企业物资质量检验领导小组由企业分管副经理担任组长，安装、监理单位领导担任副组长，全方面领导成套设备验收工作。领导小组组员由企业物资部、工程部、安质部、监理企业、施工单位责任人组成。领导小组推行下列职责：
（一） 全方面领导成套设备监造和检验工作。
（二） 研究决定重大缺点处理方案。
物资质量检验领导小组下设专业验收小组，由汽机、锅炉、电气、热工、隶属和材料各专业组成。各小组由物资部牵头，由工程部、安质部、监理和施工单位相关人员组成。负责管理监造单位及根据装箱单（货单）、收料单、图纸、技术资料、协议、采购计划单等对设备材料进行联合验收。
第十五条 物资部是基建物资到货验收归口管理部门，在企业物资质量检验领导小组领导下，负责企业基建物资到货验收组织和缺损物资索赔等工作，推行下列职责：
（一）提出到货验收计划，通知相关部门和相关单位人员；
（二）组织好开箱工具和人力，并协调组织好开箱过程；
（三） 具体负责到货清点,确保到货物资及资料和装箱清单一致,和协议要求一致,且外观良好；
（四） 作好到货验收统计；
（五） 负责缺点、缺件统计及联络处理；
（六） 负责组织验收小组对包装物提出处理意见。
（七） 对五金、化工、机电产品和一般材料通常性物资由仓库管理员和采购员进行共同验收。
第十六条 工程部是物资到货验收协办部门，推行以下职责：
（一） 检验抵达设备是否符合协议技术规范要求；
（二） 发觉和判定设备内在缺点；
（三）负责合金材料光谱检验、判定工作，确定设备材料使用正确性。
（四）对照技术协议要求及相关要求，检验出厂检验、试验统计及汇报；
（五） 提出缺点处理意见；
（六） 配合物资部对包装物提出处理意见。
第十七条 安质部、监理企业职责
（一） 确定设备缺点；
（二） 确定设备缺点处理意见；
第十八条 资料室组织专员参与到货验收，对到货物资相关资料（图纸、试验汇报、说明书、合格证等）齐全性负责；并对资料进行搜集、整理、登记、归档、保管和复印发放。
第十九条 生产相关部门参与备品备件、专用工具到货验收，负责提出生产用工器具和备品备件保管、发放使用提议，对需要留存备用包装物提出处理意见。
第二十条 施工单位应依据检验要求配置足够开箱人员和机械。
第二十一条 设备材料运到现场(包含库区和施工现场)后，要按指定地点和货位组织卸货、存放。避免或降低设备材料二次搬运。到货验收必需严格根据协议和技术协议要求供货范围、技术标准和检验标准进行。
第二十二条 货物抵达现场后，由物资部制订到货验收计划（格式见附录四），于当日或第二日组织验收。
第二十三条 因多种原因不能在要求时间内进行验收，物资部会同专业人员填制《到货验收延迟申请单》（见附录七），经物资部领导确定后能够延迟验收。
第二十四条 在检验前通知工程部、安质部、资料室人员、监理和施工单位、供给商代表等相关人员参与。对于进口设备验收应立即通知商检、外方代表,如海关认为有必需参与,还应通知海关。如供给商无代表在现场，应考虑对方旅程时间给予事先通知（格式见附件六）。供给商因故不能抵达，应在取得供给商按附件四填写委托到货验收书后安排检验。
第二十五条 各专业组应提前联络施工单位准备好验收所需工器具、人力，并协调组织好整个验收过程。
第二十六条 基建物资到货验收关键工作内容：
（一） 检验箱体包装是否完整无损，是否符合包装要求；
（二） 检验装箱资料（包含装箱单、图纸、安装和使用维护说明书、出厂检验、试验汇报质保书、合格证等）是否和装箱单、送货单相符。
（三） 检验装箱单、送货单和协议技术协议供货范围或采购计划单等是否一致。
（四） 检验实物和装箱单上名称、数量、部件编号是否相符。
（五） 检验产品合格证书、设备铭牌是否和实物相符。
（六） 检验设备外观是否有变形、残损、锈蚀等。
（七） 对充气充油保护设备，应检验表计是否完好、压力是否正常、有没有渗漏现象；
（八） 对有使用期限要求化学危险品等，应检验其生产日期、使用期；外包装标识是否符合安全警示要求。
（九） 严格根据协议或采购计划单等查对到货设备材料名称、型号、规格、数量、重量、质量、技术标准等。对于部分设备材料有特殊要求检验项目标，应配合好安质部联络相关部门做好报检、送检等工作。
（十） 有选择地对设备、材料在不降低和损坏原有性能和质量前提下，进行理化和性能检验，对关键部件和关键焊缝进行探伤和其它特殊项目标检验应按协议、国家和行业标准实施。在抽检过程中，遇有重大品责问题，应扩大抽检百分比，必需时全部检验。但安质部和监理企业应对全部到厂合金材料、设备进行光谱复验。
第二十七条 基建物资到货验收要按设备材料装箱单、送货单逐项检验清楚，由参与检验人员签字认可。检验发觉残损、短缺和质量等问题时，要做好具体检验统计，并填制《设备、材料验收单》（附录三）；应对发觉残损等问题要进行拍照或摄像。验收小组应请在场供给商代表对其发觉问题当场签字确定，原供给商委托检验应立即书面正式通知不在场供给商。取证相关资料附同检验汇报存各专业计划员，便于以后索赔等工作。
第二十八条 管理员应立即把装箱单、送货单输入MIS系统，同时，对检验发觉缺损情况作好统计。
第二十九条 对检验中发觉问题设备材料不得办理入库手续，应立即按以下路径处理：
（一） 缺件处理：管理员应将《设备、材料开箱验收单》复印件立即转交给计划、采购人员，由计划、采购经办人员负责联络补缺，供给商确定后可办理入库；
（二） 通常缺点处理：通常缺点是指产品本身不合格性质及后果是轻微、不影响使用和性能，且不是批量产生、处理结果不需要经过技术方案确定、处理过程工艺成熟简单，处理结果不影响产品特征和技术参数，在处理过程中人力物力少许投入就能够达成产品合格要求，这类缺点由物资部直接通知供给商处理，在供给商确定缺点并提出处理意见后可办理入库；
（三） 重大缺点处理：重大缺点是相对于通常缺点而言，指严重外观损坏或显著质量不合格影响到产品特征和技术参数设备，应立即做好统计，由工程部、安质部、监理企业提出处理意见并汇报质量检验领导小组；
（四） 重大缺点处理完后，物资部将处理结果填制《设备材料缺点处理汇报》（附录八），经联合验收小组签字确定后方可使用。验收不经过则继续处理，验收经过后，缺点封闭，办理入库手续。
第三十条 基建物资到货验收时如供给商代表不在现场无法当场确定，除做好对应统计外，应立即通知供给商到场确定。进口设备检验后,除填写验收单外,还应由商检局出具商品检验汇报。
第三十一条 清点箱件中图纸、技术资料、产品说明、维修手册、质保书、合格证、试验汇报等资料由资料室专员立即搜集、整理、登记、归档、保管和复印发放；装箱单、送货单由物资供给部统一收存、登记、保管。
第三十二条 检验结束后应将开箱物资按保管要求归位并整齐摆放，对尚不安装但已开箱物资应按原包装做好封存，做好标识。任何人（包含检验人员和管理员）全部不得撤出衬垫物。
第三十三条 对验收不合格及需要提出索赔设备材料，除要保持原包装外，还要做好标识并单独存放，方便供给商或商检局复查，在未取得供给商签字确定前，标准上不得动用。

第四章 附　则

第三十四条 本要求文字解答由物资部负责。
第三十五条 本要求根据相关要求进行解释。
第三十六条 本要求自10月30日起公布实施。

附录一：

XXXX有限责任企业
工作步骤图
到 货

是
无
入库程序
商检出证
有
是否有较重缺点
否
是否进口设备
有
发觉问题
到货验收小组：会签基建物资开箱验收汇报
资料室：资料搜集
到货验收小组： 联合验收

否
是
物资部：填写设备材料缺点处理汇报

物资部：制订验收计划

物资部：通知工程部、安质部、资料室、施工单位、监理、供给商

供给商：确定

再次验收是否合格

物资质量检验领导小组

供给商：
缺点处理
无

附录二：
XXXX有限责任企业
生产物资验收单
验收单号
物料编码
物料名称
规格型号
计量单位
验收数量
合格数量
合格证
质保书

验收统计：

经办人

验收人

计划员

仓库管理员

单位:XXXX有限责任企业^打印人: ^ 打印日期
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　第 页 共 页

附录三：
XXXX有限责任企业
设备、材料开箱验收单
协议名称

供货单位

合 同 号

项目名称

卸车地点

施工单位

开箱地点

到货外观检验情况
□设备外观/包装良好
开箱检验情况
□开箱主体设备 ，详见附件装箱清单。
□设备/部件外观良好。□设备/部件数量、规格同装箱清单相符。
□此批设备外观良好，数量和规格等同装箱清单箱相符合。
□随机资料齐全（合格证、装箱单、说明书、试验汇报、图纸等）。
记 录

物资部

施工单位

工程部

监理

安质部

资料室

供货单位

附件：装箱单 共 页/其它统计共 页

验收日期： 年 月 日 　　　　　　　 编 号：
附录四：
XXXX有限责任企业
物 资 到 货 验 收 计 划
编号：

序号

机组

系统

专业

批次

物资名称

箱号

供给商

开箱时间

开箱地点

备 注

施工单位： 物资部经办人： 物资部责任人：

附录五：
XXXX有限责任企业
,INC. ZHEJIANG BRANCH
日期： 年 月 日
发文部门：
DATE：
DEPT OF ADDRESSER：
收文单位或地址：
签发人：
LOCATION：
APPROVED BY：
传真机号码：
拟稿人：
TELEFAX NO.
DRAFTER：
收件人：
总页数：
ADDRESSEE：
TOTAL PAGE(S)：

物资到货验收通知
致:
由你单位供给 协议物资（协议号： ）我们已收到，依据工程情况我们将对设备进行验收，请贵厂速派人员于 年 月 日参与开箱检验，如你方不能派人前来参与验收，请按附后《物资到货验收委托书》预以确定签字盖章传真至我部。

谢谢合作！

XXXX有限责任企业
物资部
年 月 日

附录六：
FAX：

物资到货验收委托书

致：XXXX有限责任企业

我单位和你方签署协议物资（协议号： ）已抵达贵方现场，因故我方将不派人员到现场参与开箱验收，特委托贵方代为验收，如发觉有缺失、损坏、缺点情况，请立即通知我方，我方将立即给补赔。谢谢！

联络人：
电 话：
传 真：

（单位 盖章）

年 月 日

附录七：
XXXX有限责任企业
物资到货验收延迟申请单
编号：
协议号

协议名称

专业

机组

供货单位

序号
箱号/批次号
物资名称
规格型号
单位
数量
延迟验收时间

延迟验收原因：

物资部责任人： 工程部专业人员： 经办人：

附录八：
XXXX有限责任企业
设备材料缺点处理汇报
编号： 年 月 日
序号
缺点设备名称
规格
单位
箱单数量
实到数量
情况
缺点原因
处理方法
处理时间
处理结果
备注
计划完成
实际完成

情 况 说
明

联合验收处理意见
分管副总经理：

物资部责任人：

计划员：

经办人
工程部：

监理企业：

安质部：