物业公司接管入伙手册模板.doc

北京阳光嘉业物业管理BEIJING YANGGUANGJIAYE PROPERTY MANAGING CO., LTD.编 号： YGJYPMCOP版本号：A接管入伙手册 编制： 日期： 审核： 日期： 同意： 日期： 说明： 红色印章为受控文件括号内数字为文件分发号 文件受控章申明：接管入伙手册未经许可，不得翻印。 责任部门：工程管理 楼宇接管入伙管理手册 WI/JR-目录YGJY A/0 1/1 编号 标 题页码 版号/状态WI/JR-001 楼宇接管验收 4 A/0WI/JR-002 楼宇接管验收工程验收程序 2 A/0QR-001JR 楼宇建筑接管验收统计表 1 A/0QR-002JR 楼宇给排水接管验收统计表 1 A/0QR-003JR 楼宇电气接管验收统计表 1 A/0QR-004JR 公用机电设备验收单 1 A/0QR-005JR 公用建筑、小型设施验收单 1 A/0QR-006JR 室外给排水验收单 1 A/0QR-007JR 公用建筑设施交接单 1 A/0QR-008JR 楼宇接管验收移交工程资料清单 2 A/0WI/JR-003 楼宇验收中发觉问题处理措施 1 A/0WI/JR-004 新接楼宇入伙 12 A/0QR-009JR 接管验收统计 1 A/0QR-010JR 工程质量问题处理通知单 1 A/0 楼宇接管验收 WI/JR-001YGJY A/0 1/4 1.目标：确保楼宇住、用安全和正常使用功效。 2.适用范围：对新接管楼宇建筑、装修、设备等方面验收。 3.内容： 3.1接管验收条件 按发展商（或业主委员会）对物业管理企业委托协议，在大楼完工验收全部合格基础上，物业企业代表全体业主以满足住户居住安全、使用功效正常为关键内容再检验。 3.2发展商需向物业管理企业移交资料清单以下：注：对于原有已入伙物业，发展商/业主委员会应在物业企业验收楼宇同时，移交楼宇资料给物业管理企业；对于新物业，发展商在楼宇资料报交市建筑档案馆同时，也应移交一份给物业管理企业存档。3.2.1产权资料 a.项目同意文件； b.用地同意文件； c.建筑执照； d.小业主姓名、产权、居住位置、建筑面积清单； 3.2.2市府验收合格资料： a.工程完工验收证书； b.消防工程验收合格证； c.市完善配套办公室小区综合验收合格证书 d.用电许可证； e.供用电协议书； f.用水审批表、水费收缴协议书； g.卫星地面接收设施许可证； h.电视共用天线合格证； i.电梯使用合格证。注：煤气、电话由市相关企业负责维修保养及验收。 楼宇接管验收 WI/JR-001 YGJY A/0 2/43.2.3工程技术资料 a.建筑、结构、电气、给排水、空调、煤气等工程全套完工图纸及各类公共设备使用说明书、调试汇报等。 b.地质勘察汇报； c.工程协议及开、完工汇报； d.工程预决算分项清单； e.图纸会审统计； f.工程设计变更通知及技术核定单(包含质量事故处理统计)； g.隐蔽工程验收统计； h.沉降观察统计及其沉降观察点部署图； i.完工验收证实书； j.钢材、水泥等关键材料质量确保书； k.新材料、构配件判定合格证书； l.水、电、空调、采暖、电梯等设备及卫生洁具检验合格证书； m.砂浆、混凝土试块试压汇报； n.供水、供暖管道试压汇报； o.机电设备订购协议、单台设备说明书、试验统计及系统调试统计。 3.3楼宇接管验收程序： 3.3.1发展商（业主委员会）通知物业管理企业接管验收。 3.3.2物业管理企业按 3.1 及 3.2 进行查对。含有条件应在15日内签发验收复函并约定验收时间。 3.3.3物业管理企业同移交人对房屋质量、使用功效及外观质量初步检验。 3.3.4对初步检验中发觉问题，约定时限由移交人负责整改，并约定时间复验。 3.3.5经复验移交人对初检中发觉问题已整改完成（或双方认可处理方法），物业管理企业应在协议要求接管日期前日签署验收合格、同意接管凭证。 楼宇接管验收 WI/JR-001 YGJY A/0 3/43.3.6对于新楼宇接管，在签署验收合格、同意接管凭证时，应向发展商说明：经初验同意接管楼宇，不等于楼宇质量完全符合国家及设计标准要求，发展商也不能排除应负担整改质量缺点责任。在十二个月保修期结束时，应在取得物业管理企业认可后才向施工单位支付保修金。 3.4楼宇质量和使用功效检验： 3.4.1检验标准： 参考建设部ZBP3000190标准实施及达成小业主合理要求。 3.4.2质量及功效检验程序： a.楼宇接管前质量检验： 依据设计要求，每栋每层每户逐一房间按设计要求清点物件及进行外观检验。 确定物件数量是否符合； 外观上有没有些人为损坏； 房屋建筑或屋内物件有没有显著不符标准要求。对新楼宇接管，此程序检验由发展商代表和物业公 司人员双方共同进行现场检验，将检验结果整理后返回移交人进行整改，管理处负责对整改后项目进行验收。对于旧楼宇移交，应由发展商（业主管委会）和物业企业两方共同进行现场检验，将检验结果整理后，双方共同探讨处理措施。 b.对于新楼宇,依据检验结果，管理处对检验合格房屋接管钥匙，对仍存在缺点房间等整改好后再接管钥匙。对于旧楼宇,在双方对怎样处理缺点问题达成协议后,管理处接管钥匙。管理处对接管了钥匙房屋负担保管责任。c.小业主入伙接收物业时，管理处人员陪同小业主对房间设施进行全方面细致质量检验，对发觉缺点进行登记。对于新楼宇，由管理处整理后送交发展商，并督促施工单位逐项返修，管理处（小业主）复检认可后消项。对于旧楼宇，依据达成协议对提出缺点进行整改。 d.对于在十二个月保修期内楼宇，小业主或维修工在使用（或工作）过程中 楼宇接管验收 WI/JR-001 YGJY A/0 4/4发觉因为建筑施工或产品质量上缺点，经管理处查验证实后，汇报发展商派人更换或返修。 e.保修期结束后，依据承建商保修情况向发展商提议保修金支付。 3.4.3公共配套设备验收：a. 每栋高层楼宇应有能直接观察进出口大门内外保安值班室。值班室内应有电话、和住户相联络可视对讲系统、可监视大堂门前及电梯轿厢闭路电视监控系统、照明设施及卫生洁具等。b. 每栋高层进出口处有可锁、箱面带各单位显著标志信报箱。 c.有符合市交通管理局要求汽车停车场、交通设施标志及值班岗亭、电动道闸、减速坡；并有符合要求消防设施及排水设施。 d.同楼宇管理相适应管理处办公用房（包含办公室、财务室、会议室、接待室），业主委员会办公用房。 3.6接管验收统计： 3.6.1楼宇建筑接管验收统计表 3.6.2楼宇给排水接管验收统计表 3.6.3楼宇电气接管验收统计表 3.6.4公用机电设备验收单 3.6.5公用建筑、小型设施验收单 3.6.6室外给排水验收单 3.6.7绿化验收单3.6.8楼宇接管验收移交工程资料清单 楼宇接管工程验收程序 WI/JR-002YGJY A/0 1/2一、 新楼宇接收签署物业管理委托协议选定关键管理人员 收楼三个月前进楼掌握情况印制验收表格确定验收日期大业主（地产商）或承建商和物业企业组成联合验收小组资 料 移 交实物验收每项、每间、每个查验水电供给协议政府验收合格证产权资料技术资料缺点登记移交钥匙缺点登记汇总交地盘,由地盘交施工队缺点返修地盘、管理处按单查验物业管理企业正式进行物业管理小业主收楼验收注：对于技术资料移交，最迟应在地产商将楼宇资料报交市建筑档案馆同时， 移交一份给物业管理企业存档。 楼宇接管工程验收程序 WI/JR-002YGJY A/0 2/2二、原有已入伙楼宇接收签署物业管理委托协议选定关键管理人员 如有机会，应于收楼前掌握楼宇基础情况印制验收表格确定验收日期物业发展商(或业主委员会)、原物业企业、中海物业企业组成联合验收小组资 料 移 交实物验收每项、每间、每个查验水电供给协议政府验收合格证技术资料产权资料缺点登记移交钥匙缺点登记汇总三方各持一份物业管理企业正式进行物业管理和发展商(业主委员会)讨论缺点处理措施处理缺点注：对于技术资料移交，最迟应在地产商将楼宇资料报交市建筑档案馆同时，移交一份给物业管理企业存档。 发觉问题处理措施 WI/JR-003YGJY A/0 1/1 楼宇验收分物业企业(管理处)初验和小业主复验。 一、在初验中发觉问题，处理以下： 通常项目标返修 对接管验收中发觉非结构性质量问题，物业企业验收组应在两天内提交给发展商（一式两份，一份给发展商，一份由发展商交给承建单位），由承建单位负责返修；管理处应留底一份，方便督促整改，并在双方约定时间内另行复验，直至合格为止。也可经双方协商，由建设单位委托管理处代为返修，所需费用由发展商支付。 房屋结构加固补强 在接管验收中，如发觉影响房屋结构安全或设备、设施使用安全质量问题时，验收不能经过。由建设单位对房屋进行加固补强或采取其它有效方法进行处理，处理完成，达成合格要求、确保住用安全，再约定时间给予验收。并向发展商索取加固补强方法和复验结果统计并存档备查。 不含有使用功效问题处理 接管验收时，对于因房屋配套设施脱节和隶属工程未完工或因为水、电、气等外部管线未接通，致使用户不能进住，应由发展商负责抓紧处理，等符合接管验收条件后，再行组织验收。 二、小业主在验收中提出问题处理措施 1、对小业主提出相关房屋质量方面问题，应在两天内提交给发展商（一式两份，一份给发展商，一份由发展商交给承建商），由承建商负责返修；管理处应留底一份，方便督促整改，并在双方约定时间内另行复验，直至合格为止。 2、对小业主提出装修方面问题，应该场给予解答，回复内容见工程规章制度手册中相关装修管理要求。3、对小业主提出相关入住等方面问题，应该场给予解答，并尽力提供帮助。三、相关文件及统计: 业主房屋装修管理要求 接管验收统计 新接楼宇入伙 WI/JR-004 YGJY A/0 1/12 一、物业接管前工作： 1、实地考察： 对已确定接管物业，由企业在该物业完工前组织经营管理部、工程技术部、安全部和清洁绿化部等部门相关人员前往物业现场，围绕接收后管理工作所包含相关问题进行考察，（必需时可数次进行实地考察），在此基础上，提交企业董事会或总经理办公会议讨论确定，制订入伙工作方案。 、成立管理处： 新物业管理处应于已确定入伙日期前三个月成立，并开始运转，依据实际需要，采取人员分步到位措施，到入伙时，按定编人数配齐管理处各类人员。 管理处各类人员按以下程序进入物业现场，但可依据现场条件和实际情况进行调整： 入伙前天，任命管理处主任，另配置助理员人，财务室会计、出纳各人，组成管理处筹建班子，编制入伙工作方案报企业研究同意后，立即投入实质性准备工作。 入伙前三个月，调派机电管理维修人员若干进驻施工现场，参与机电设备安装调试监理工作，填写工作统计，全方面掌握大厦机电设备第一手资料。 入伙前一个半月，调配炊事班长人，开展管理处食堂筹备工作。 入伙前30天，管理层人员配齐，管理处挂牌办公。 入伙前30天，组建护卫班进驻现场，负责对所接管物业守卫工作。 入伙前30天，炊事班人员到位，食堂开伙。 入伙前天，组建清洁班，开始对已接收房屋进行卫生清洁工作。（或确定清洁外包工作，由外包单位开展清洁工作。） 入伙前天，护卫三个班人员配齐、上岗。 入伙前半个月，水电维修班正式成立，人员配齐就位。 、管理处进驻小区前工作： 、管理处应要求企业提前派出部分工程技术人员进驻现场，和地盘工作人员一起，参与机电设备安装调试，了解整个楼宇内所装备设备设施， 新接楼宇入伙 WI/JR-004YGJY A/0 2/12熟悉各类设备结构原理、性能；熟悉水、电、气管道线路铺设位置及走向等，为入伙后管理、维修养护打下基础。 、由企业（或发展商）为新管理处提供临时办公场所，管理处依据实际需要，拟制办公用具采购计划，报企业审批后购置。 、在企业指导下，印制收楼、入伙所必需文件资料和表格，如住户手册、公共契约，管理要求等。此部分工作最好于入伙前30天完成。 、依据入伙工作方案，编制管理处职员生活用具采购计划，报企业审批后订购。 二、物业接管中工作： 1、管理处要主动和发展商（地盘）和承建单位联络，协商楼宇交接问题，立即将协商情况汇报给物业企业并在企业领导下组织验收小组。由地盘、承建单位和物业企业三方共同组成联合交接小组，制订验收方案，统一验收标准，约定交接注意事项和交接日期。 2、准备验收项目表格，物业企业对所接收建筑物、设备设施，要分别准备充足验收统计表格。 3、全方面验收交接。验收时须有发展商（地盘）、承建单位和物业企业（含管理处指派人员）三方共同参与，逐项进行验收，填写统计单，每份验收统计单上均须有三方人员署名，验收统计单一式三份，三方各执一份。对验收合格项目，列出清单，进行交接，交接双方在清单上签字；对不合格产品，注明存在问题，提交地盘和施工单位，限期整改，整改项目须经复验，合格后方可接收，物业企业将接收清单交管理处保留。 4、对于已经接收项目，管理处从接收签字起，即组织人力对建筑物和机电设备进行保护，预防被盗和破坏，同时，组织人员对已接收项目进行清洁和环境整理。 5、搞好公关工作，管理处要指派专员代业主联络电话安装、液化石油气开户点火、确定街区门牌号码和通邮等工作。 、管理处应于入伙前三个月和深大电话企业联络，确定管理处安装电话门数和业主入住后申请安装电话措施。 新接楼宇入伙 WI/JR-004YGJY A/0 3/12 、管理处应于入伙前半个月和市液化石油气企业联络住户使用液化气开户点火手续。 、于入伙前天，从新管理处主任任命之日起，即向辖区派出所申请确定新接收物业街区门牌号码。 、管理处于入伙前个月和当地邮局联络办理通邮手续，并向地产商提出合理提议设计、定做信报箱。 6、代为业主安装常规防盗防火设施。管理处应从坚固美观、价格合理标准出发，于入伙前一个半月组织定购并代为业主统一安装防盗门、防盗窗花，为每户业主配置市消防处要求型号手提灭火器，并于入伙前安装完成。（防盗门、防盗窗花也可指定样式，由业主装修时自行安装。） 、主动、妥善处理职员食宿问题。在物业企业指导帮助下，管理处依据所接管物业具体情况，提出管理处办公、职员住宿、食堂用房计划、设计方案，经同意后，具体抓好改建装饰工作落实。 三、入伙前工作： 1、经过登报和寄发通知书形式，提前30天（最少提前十天）向业主发出入伙通知。向业主寄发通知应包含以下资料： 、入伙通知书； 、收楼须知； 、入伙手续； 、入伙收费表 2、计划整理物业小区环境卫生，设置必需设施、标志。 3、逐栋、逐层、逐户全方面根当地进行卫生清理，并注意保洁，其项目和标准以下： A、对于送装修单位： 、大小房间：玻璃擦净，地板洁净，窗台洁净，踢脚线洁净，灯具洁净。 、客厅：清洁内容和房间相同，对讲机洁净无灰。 、洗手间：镜面光洁，台面洁净，浴缸洁净、抽水马桶洁净无污物痕 新接楼宇入伙 WI/JR-004YGJY A/0 4/12迹，下水通畅，地面洁净显现本色，地漏通畅，地面无积水。 、厨房：壁厨洁净，木柜里外擦净，水管及液化气管擦拭无灰。内阳台擦拖洁净，地面擦净显现本色。 、阳台：墙面、地面、玻璃擦净，护栏洁净，地漏盖上水泥清除，漏水通畅。、木门：全部木门门框、门板面擦净。 B、对于不送装修单位： 、大小房间：玻璃擦净，地面清洁，窗台洁净。 、客厅：清洁内容和房间相同，对讲机洁净无灰。 、洗手间：下水通畅，地面清洁，地漏通畅，地面无积水。 、厨房： 水管及液化气管擦拭无灰，内阳台擦拖洁净，地面洁净。 、阳台：墙面、地面、玻璃洁净，护栏洁净，地漏盖上水泥清除，漏水通畅。 、木门：全部木门门框、门板面擦净。 4、对标准层走廊、后楼梯清洁工作：、 四壁洁净，地面光洁； 、防火门洁净，并按要求紧闭； 、后楼梯扶手、台阶洁净无尘土； 、门灯及一切能附着灰尘隶属设施擦拭洁净； 、每层后楼梯走火通道口摆放一个垃圾桶。 5、研究制订集中入伙时接待工作方案、场景部署方案，围绕完成任务对人员进行合理分工，并在物资上做好充足准备。 四、入伙时工作： 1、场景部署：依据制订场景部署方案摆放花篮、盆景，悬挂条幅对联，张灯结彩，插放彩旗，高挂气球等，给人以盛大、喜庆感受。2、设置导向路标，安排引导人员，使业主在办理入伙手续、收楼过程中感到方便。3、管理处和发展商之地产部、财务部在入伙接待处进行联合办公，实施 新接楼宇入伙 WI/JR-004YGJY A/0 5/12一条龙服务。先由发展商为业主结清购楼手续，再由管理处收取入伙费用、签署公共契约，向业主发放门匙，并安排专员引导业主入室验收，对业主提出房屋质量方面合理意见，逐项统计在接管验收统计四联单上（承建商、管理处、业主、发展商各一份），并负责和承建商联络，限期修好，确保业主按时入住。 4、在业主办理入伙手续同时，管理处应提供给业主以下资料及物件：钥匙开户存折 业主条约住户手册收费一览表装修管理要求接管验收统计其它注：以上资料和物件可依据各个管理处情况不一样而有所不一样。 五、管理处机构设置和人员配置： 管理处设办公室、财务室，下设三个护卫班，一个清洁班（清洁也可外包），一个维修班及一个炊事班（炊事班应依据各自管理处实际情况而定），定岗定员应依据大厦幢数和层高及岗位多少而定（以两幢大楼并带有地库车场和单车库层商住楼为例，应配置8人。） 六、入伙工作程序及工作标准： 1、入伙前准备工作： 、组建管理处，建立领导班子和办事机构开展工作。 、搜集归档大厦多种资料：建筑施工图纸、隐蔽工程资料、多种交工验收证书复印件、多种设备使用说明书、合格证书复印件。 、参阅相关图纸资料，了解大厦情况，对设施、设备、安全、清洁绿化工作及管理处办公地点、职员食宿问题提出具体工作意见。 、起草、编定并印制大厦业主条约、住户手册和装修管理要求。 新接楼宇入伙 WI/JR-004YGJY A/0 6/12 、编制大厦创办财政预算，测算管理费标准，印制多种入伙资料。 、招聘培训各类管理和服务职员。 、联络走访派出所，街道办事处等政府办事机构和相关部门，做好公关工作。 、提前进入现场，和地盘工作接轨，参与设备安装调试，快速熟悉情况。 、做好楼宇交接验收和入伙工作。 、认真清点、检验、验收室内和大厦多种设施设备及相关物品，发觉问题立即登记、反应、整改。 、确定大厦设施中不完善方面改善计划，首层大堂入口处安装电子门，每户安装防盗门、防盗窗花等。 、部署好入伙办公地点，热情接待入伙业主，负责向业主解释住户手册、业主条约及管理规则，按要求收取相关费用。 、陪同业主视察房屋、验收设施设备，办好交接手续、交付钥匙，对业主提出问题，耐心解答，做好统计，立即反应和处理。 、帮助入伙业主办理好煤气开户手续。、处理好业主投诉，做到件件有着落，尽最大努力使业主满意。、管理好业主对房屋二次装修，确保房屋结构完好，外貌完美统一。 、工作标准： 严格实施企业质量方针和目标，和 ISO9002质量标准，为业主发明安全、清洁、优美、舒适、方便生活和工作环境，并参考香港地域同类型商住大厦物业管理一流水平工作标准做好各项工作，做到业主、领导、自己三满意。 七、人员配置、财务方案、材料计划。（附后） 八、需发展商处理问题： 1、提供入伙和楼宇资料： 、小业主名册及联络通讯地址，电话号码； 、楼宇建筑及设备质量保修责任合约复印件。 、建筑、水电、电梯、空调等工程项目标总投资表。 新接楼宇入伙 WI/JR-004YGJY A/0 7/12 2、审批入伙创办资金预算方案。 3、审批入伙方案及管理费收费标准。 4、处理入伙前管理处临时办公地点和电话机一部。 5、处理管理处办公用房地点和职员食宿地点。 以下按两幢大楼并带有地库车场和单车库层商住楼举例计算相关人员配置及材料机具等情况： 附1、财务方案（创办费用） 一、估计管理费收入万元： 1、商住楼管理收入.万元； 2、裙楼管理收入.万元； 3、车场收入万元； 4、其它收入万元。 二、收费标准：（港币） 1、商住楼（居民）：0.42元英尺 2、商住写字楼： 0.60元英尺 3、写字楼： 8元平方米 4、商场、酒楼： 12元平方米 三、创办费用估计：151万元 1、入伙前职员培训开支：20万元（2500402月20万元） 2、办公设施：11万元 、办公家私：2万元 、电脑两台：4.2万元（办公室及财务室各一台） 、复印机：1.2万元 、办公室装修：2万元（估计） 、办公用具：1.6万元 3、清洁卫生费用：16万元 、垃圾筒：150个，8仟元 新接楼宇入伙 WI/JR-004YGJY A/0 8/12 、果皮箱：10个，1万元 、垃圾袋：200包，4.5万元 、垃圾房：1个，6万元 、打腊机：1台，1万元 、剪草机：1部，1.5万元 、其它工具：1.2万元 4、保安设施：30万元 、大堂监视器：4台，6万元（含车场） 、对讲机：10台，3万元 、服装：272，9仟元 、报警系统：5万元 、大堂岗亭：9仟元 、车场岗亭：1.6万元 、警械等：9仟元 、地下车场设备：10万元 5、维修费用：4万元 、对讲机：4台，1万元 、维修工具：12套，1.2万元 、维修设备：1.8万元 6、职员食堂、宿舍开支：50万元 、食堂改建工程：5万元 、炊事设备：15万元 、宿舍改建工程：25万元 、家私用具：5万元 、其它创办费用及流动资金：20万元 、住户、职员手册：2万元 、公共契约：1万元 、其它创办费：7万元（含公关费用） 新接楼宇入伙 WI/JR-004YGJY A/0 9/12、流动资金：10万元附2：人员配置管理处人员定岗定员总数（一）职 务定员数备 注职 务定员数备 注主 任1护 卫 员27副 主 任1清 洁 工8助理主任1电 工5 助 理 员2电 梯 工3会 计1水(管)工2出 纳1其它普工2收 银 员1炊 事 员3合 计8合 计50护卫员定岗定员表（二）岗 位第一幢第二幢岗位班次定员数备 注大 堂112 36岗 亭2 36班 长1 33带班巡查汽车库岗2 36单车库岗1 33巡 逻1 33包含车场合 计27 新接楼宇入伙 WI/JR-004YGJY A/0 10/12清洁工定岗定员数（三）岗 位第一幢第二幢定员数备 注裙 楼1包含转换层清洁、花园草地层楼112层以上112包含天台上清洁地面地库1包含花园、草地花园草地1花工清洁班长1电梯清洁擦油，料具保管合 计8水电维修等工人定岗定员表（四）岗 位电工电梯工管工木（油）工瓦工炊事员累计备 注定员数53211315 附3：材料计划行政办公、食堂、生活用具计划表（一）名 称单位数量备 注名 称单位数量备 注办公桌张8单人床架58办公椅把8单人衣柜个58文件柜个6椅 子把58保险柜个2书 桌张58沙 发对2床 垫个58电 脑台2炊事设备台9落地扇台3炊事用具种20自行车辆5餐桌椅套58热水器只3餐 具套58开水炉只1台 扇只58摄影机台1复印机台1电视机台1音 响套1录放机台1影牒机台1 新接楼宇入伙 WI/JR-004YGJY A/0 11/12保安设施、装备材料计划表（二）名 称单位数量备 注名 称