现代企业合同档案管理制度样本.doc

协议档案管理制度

为深入加强协议文档管理工作，提升协议管理水平，逐步实现企业协议管理工作规范化、制度化、科学化，特制订本制度。
一、本制度所指协议档案是企业在业务经营中形成以工程、销售项目为中心资料总和，其组成包含招标文件、应标文件、技术方案、协议文本、二次设计方案、工程会议记要、完工资料（清单见附表2）等。
二、协议档案管理标准
1、协议档案实施网络管理体系，由企业协议管理组集中统一管理，以确保档案完整、完全和有效利用。
2、协议管理组负责统筹、协调、组织、整理、保管企业全部协议文档，并负责监督指导各业务分企业、各部门协议管理工作。
3、各业务分企业、各部门应分别建立建全协议文档形成、积累、整理、归档工作体系，并确定一名网络人员负责协议文档管理。
三、协议文档移交
1、各分企业在正式签署协议后须将协议正本原件移交协议管理组。
2、协议关闭后各分企业应由指定网络管理员将全套协议资料（交接清单参见附表3）向协议管理组移交。
3、协议项目终止后各分企业须将该项目标全部技术资料汇总成册，经分企业业务经理判定，含有长久保留价值技术资料向协议管理组移交。
4、移交协议文档必需注明协议编号并确保齐全、完整，必需层次分明，符合其形成规律。
5、协议文档移交时，必需编制档案移交清册并当面清点。以双方签字认可后方为完成交接手续。
四、协议文档管理措施
1、协议文档以年代结合项目性质进行分类编号。
2、保留协议文档每六个月清理查对一次，如有遗失、损毁，要查明原因，立即处理，并追究相关人员责任。
3、协议管理组要加强对协议档案统计工作，要以原始统计为依据，编制协议统计清单。
4、协议管理组应依据实际需要编制协议档案检索工具，以有效地开展协议文档查询、利用工作。
5、各分企业、各部门职员可在协议管理组查阅协议文档，确因工作需要须借出查阅，须经分企业、部门主管领导签字同意后，方可在协议管理组办理相关借阅手续，以影印件借出。协议原件无特殊情况不得外借。
6、协议文档保留条件要有防火、防潮、防有害生物等方法，以确保协议文档安全。
7、借阅人不得涂改、伪造、撕毁协议档案材料，违者视情节给予处罚。
8、协议文档密级为机密，任何人不得私自将协议对外公开，违者视情节给予处罚。
附1：完工资料明细表
附2：协议档案交接清单

附1
竣 工 资 料 明 细 表

序 号
资 料 名 称
01
工程总结汇报
02
验收汇报
03
设备清单
04
工程图表
05
设备产地证实
06
设备技术资料
07
工程决算表
08
工程检测汇报
09
用户使用及评议汇报
10
初验汇报
11
其它附件

附2

合 同 档 案 交 接 清 单

协议号： 交接时间：
序 号
资 料 名 称
数 量
核 实
1
招标文件

2
应标文件

3
设计方案

4
协议文本

5
二次设计方案

6
工程会议记要

7
完工资料

8
其它

交接人署名： 接收人署名：