采购管理新规制度.doc

采购管理制度1 总则1.1目 为了规范公司各类采购行为，明确公司各部门在采购活动中职责分工，加强对采购活动有效管理，保证公司采购活动遵守国家法律、法规和公司管理政策，保证采购质量，提高采购效率，减少采购成本，争取公司综合最佳效益，特制定本制度。1.2根据 本制度根据中华人民共和国招标投标法和中华人民共和国合同法等关于法律法规及公司有关管理政策等制定。1.3合用范畴 固定资产采购、低值易耗品采购、接待物品、大型办公设备采购与维修等。1.4基本原则(1)公司所有员工在进行合同与采购活动中应严格遵守本规定及公司关于政策、程序、制度，采购活动应尽量实现充分竞争，遵循公开、公平、公正和诚信原则，保证采购质量，努力减少成本；(2)参加采购有关人员应客观公正地履行职责，遵守职业道德，保守公司商业秘密，廉洁奉公；(3)各部门须严格在批准年度采购预算范畴内，制定详细周密项目采购筹划。过程进行不得以紧急采购或其她原由于由，或将项目化整为零，绕过必要审批或回避竞争性采购方式。对处在核心途径上突发性紧急采购，按紧急采购程序解决；(4)公司所有采购不得由一种人单独完毕采购全过程，双人制采购；(5)采购应当优先采购低耗能、低污染、通过环境管理体系认证公司货品、工程和服务；(6)采购和合同管理工作应做到有章可循、有人负责、有人检查、有据可查。每项采购和合同管理过程均需有完整文献和记录。1.5采购权限(1)采购金额超过10000元，采购招标委员参加见证招评标全过程。由采购秘书组织有关采购招标委员会成员参会进行讨论，讨论议题形成会议纪要以留备档；(2)行政部采购人员负责公司寻常1万元如下物品采购。注：其她非采购构成员购买公司或高管所需物品，请遵守公司财务部报销制度。由行政部经理审核并负责完毕报销流程，非采购构成员不可走购买物品报销流程；(3)1万元以上10万元如下参加人员增长分管副总、审计部负责人、财务负责人或财务主管、采购物品及设备负责人及经办人；(4)10万元以上采购招标委员会成员，必要参加人：分管副总、高管以外其她委员、高管参加人数不低于三人(含)。2 职责和分工 合同采购过程中各职能部门应按分工履行应尽职责，使公司有关政策与程序得到有效执行，同步也应强调职能部门之间团队协作，以获得在总体上最佳效益。2.1行政部职责(1) 依照批准采购筹划，牵头组织并实行采购，涉及负责组织资格评审、招标、评标和合同订立，负责完毕采购流程并同有关部门完毕验收入库；(2)牵头组织招标文本统稿及审核；负责在合同订立前牵头对合同文本合法性、完整性、精确性和严密性进行审查；(3)若采购合同履行过程中发生争议、仲裁和诉讼等法律事务，必要时向公司法律顾问进行征询；(4)负责组织合同谈判；办理支付申请；负责合同结算；负责合同执行状况总结和分析，归档合同文献；建立并维护与公司采购有关信息系统；(5)负责暂时采购或紧急采购详细实行。2.2有关归口部门/技术部门/使用部门职责（1）编制年度各项采购预算，对超过预算采购，提出预算变更申请；（2）提出采购流程申请，拟定采购物项和服务质保级别，跟踪流程审批；（3）提供潜在供应商信息；（4）参加对潜在供应商资格评审；（5）组织编写招标文本和合同文本内容；（6）参加商务谈判；（7）负责采购验收。2.3财务部职责依照国家有关法律法规及合同规定，审核支付所需文献、票据有效性、合法性，办理有关支付手续。负责发票、交付款、尾款解决、验收入库等事项。2.4审计部职责对采购和合同管理活动真实性、合规性以及效益性进行独立监督和评价；其中涉及：监督一定金额以上采购项目招评标过程，审核其合同推荐书；依照需要，对采购项目招评标过程及合同管理进行不定期监督和评价。负责整个采购流程合理性、合规性、合法性，保证采购项目最优化。2.5法务部职责负责在合同订立前对合同文本合法性、完整性、精确性和严密性进行审查，解决合同争议、仲裁和诉讼等法律事务。3 供应商及采购合同管理3.1供应商资质审查行政部招标采购人员负责组织供应商资格审查，从资质、信用、技术能力、财务状况、安全质保等方面进行审查；资格审查报告应经参加审查全体成员签字，报授权人批准。3.2投标人选取推荐投标人时应一方面从供应商库内选用；如需选取供应商库以外供应商作为投标人， 由行政部负责进行资格审查，审查合格后按照招标流程进行招标。3.3供应商库建立行政部建立供应商库，持续改进并完善。3.4供应商库维护行政部负责补充、复审和更新供应商库，并组织对供应商合同执行状况进行评价，将评价意见列入供应商库。3.5合同文本行政部提供合同文本，报法务部审核。行政部建立采购合同档案，填制合同台账，以留存备查。4 采购管理4.1采购申请审批流程所有采购申请均需走OA流程审批；各部门应依照需求分类别填写有关采购物品申请表，申请获批准后执行应严格控制，原采购项目范畴如有变化，应补充审批并阐明因素。4.2采购方式采购方式涉及竞争性采购和非竞争性采购，非竞争性采购应严格控制。竞争性采购涉及竞争性谈判（普通不涉及）、询价采购；非竞争性采购涉及议标、紧急采购和特殊物品采购。竞争性谈判：指通过与两家或两家以上潜在供应商谈判方式拟定供应商，合用于技术复杂或者性质特殊，不能拟定详细规格或者详细规定采购项目。询价：指同步向三家或三家以上潜在供应商进行书面询价，潜在供应商一次报出不得更改价格条件后，选取价格最低或价格条件最优者为供应商。合用于采购标规格原则统一、现货货源充分且价格变化幅度小采购项目。议标：指与独家供应商进行谈判采购方式。紧急采购：指公司在发生不可预见事件或突发事件时进行采购。紧急采购应事先申请，经授权人批准后实行，事后应按有关规定补办审批手续特殊物品采购：指由于特殊规定产生指定性采购。申请部门填写特殊物品采购申请表，申请获批准后采购人员方可实行采购。4.3采购方式选取采购方式由招标采购委员会提出建议，报主管领导批准。对于采购金额不不大于10000元（含10000元）采购项目，应采用竞争性采购方式；对于采购金额不大于10000元采购项目，可采用非竞争性采购方式中议标采购方式；低值易耗品、办公设备等惯用物资采购需与之前通过竞争性采购拟定供应商订立年度固定单价合同，由其统一供应。年度内凡属低值易耗品、办公设备等惯用物资（含零星物资采购），不再单独向其他供应商采购。特殊状况经（副)总裁批准可不受采购金额限制采用非竞争性采购方式进行采购。4.4竞争性采购对于竞争性采购项目，采购金额不不大于10000元，审计部门或招标委员会（暂无）介入监督。不大于10000元采购，由行政部依照采购流程实行采购。竞争性采购流程涉及采购筹划申报、询价、采购、请款、发票、入库、出库、盘点。 4.4.1采购筹划申报各部门通过OA办公自动化系统进行采购申报，流程审批通过后形成OA单据，采购人员依照单据内容核对库存状况后执行采购。 4.4.2询价采购人员依照采购筹划向潜在不少于3家供应商发出询价单，询价单中列出供应商名称，物资名称、型号、报价及交付日期等。物资采购员对其进行评估后，形成综合评价书面文档采购方案对比表，交由行政部经理，由主管副总裁及有关部门对其决定取舍。4.4.3采购采购人员依照询价状况，组织与其中标单位订立合同，合同审批表送达有关部门逐级审核，常务副总裁审核批准后进行采购。由物资验收员验收合格后由仓库管理人员审核。4.4.4付款依照合同商定填写合同付款审批表。如为分次付款，申请人在申请时需明确前期付款金额，本次付款节点及金额。4.4.5发票、收款收据供应商出具发票并提供有关收据后执行付款。若有合同，在订立合同步可商定发票提供时点及发票类别是增值税专用发票还是普通发票。如果合同中未予商定，基于对公司有利原则，应尽量让对方开具增值税专用发票。特殊状况下，如对方无法开具发票，需对方开具有关收据后，先执行付款后，由采购人员另行找寻代替替票，报销时需要提供由主管副总签字批准书面阐明。4.4.6入库、出库、盘点货品送达后办理验收、入库、出库、盘点等有关程序。货品在验收入库、使用出库、期末盘点时需遵循办公用品领取及归还管理办法、固定资产管理制度等详细管理规定执行。4.5非竞争性采购4.5.1非竞争性采购重要是议标采购，指与独家供应商进行议标采购方式，议标应严格控制。4.5.2如的确无法进行竞争性采购或有足够理由阐明议标对公司最为有利且满足下列条件之一，可采用议标采购：(1)曾在该供应商处采购了货品、设备、技术或服务，出于原则化考虑，或因需要与既有货品、设备、技术或服务配套，并考虑到原先采购能有效满足需要，且与当前市场价格相比，采购价格合理，而不适当另选其她货品或服务来予以代替，可继续向原供应商采购；(2)因某些特殊因素。4.6紧急采购在特殊状况下或者高管紧急需要时可直接采用紧急采购方式，紧急采购事后应补齐采购手续。若采购流程需要单据和有关报销手续没有补齐，财务部不予报销。5 评 标5.1评标原则：所有采购项目采用合理最低价或综合评分评标原则。5.2合理最低价评标原则是指可以满足招标内容实质性规定，并且经评审投标价格为最低者中标。5.3综合评分评标原则是指可以最大限度地满足招标文献中各项综合评价原则，综合得分最高者中标。5.4对于技术含量不高且没有质保级别项目原则上采用合理最低价中标评标原则。6定标与合同订立6.1总裁、常务副总裁依照评标小组提出书面报告和推荐中标候选人拟定中标人；如无书面阐明，总裁、常务副总裁应当拟定排名第一中标候选人为中标人。排名第一中标候选人放弃中标、因不可抗力提出不能履行合同，或者招标文献规定应当提交履约保证金而在规定期限内未能提交，授权人可以拟定排名第二中标候选人为中标人。排名第二中标候选人因前款规定同样因素不能订立合同，授权人可以拟定排名第三中标候选人为中标人；依照已审核、批准订立合同/订单推荐书，商务部门方可向中标人发出中标告知书。此外，还应书面告知未中标投标人，但仅限于告知它未中标事宜，不涉及其他事项和其他方任何资料；为规避风险，除由于商业惯例经内部批准外，必要规定中标人在合同订立前提供履约保证金。6.2在领导选定候选中标单位顺序后，详细执行部门当按照上述顺序依次与候选中标单位就合同价格展开再次洽谈，以争取更有利价格空间，有关部门需及时将洽谈成果上报领导，以备领导决策。6.3合同（合同）须由公司法定代表人或授权代表签字，并视需要加盖印章或合同专用章。7 文献档案整顿行政部采购人员每月末对当月采购进行纸质文献和电子台账整顿，纸质文献以提供能阐明本次采购原始金额资料为主，电子台账则据实记录采购物资名称、数量、金额、事由、OA流水单号等重要信息，以备有关部门核查。 8 有关登记表单采购台账供应商库合同台账采购方案对比表9 招标采购小组人员名单如下：采购构成员：金明（大连）、隋媛媛（大连）采购招标委员会成员：侯霞、鲍晨钦、衣琰、王媛、暂时增长采购项目（设备）负责人及经办人，由担任秘书10 本制度自发布之日起实行