东华大学教务处工作作业流程.doc

东华大学教务处工作步骤一、 教务科工作步骤1、学生选课步骤以后各学期选课准备1、上网查询下学期开设课程介绍和任课老师基础情况。2、依据自己学业计划，在导师指导下，填写选课单。3、上网查询选课注意事项。第一次选课在要求时间内上网选课及查阅第一次选课结果。第二次选课依据上次选课结果，学生可对第一次选课结果进行调整。补退选1、新学期第二周学生可在网上进行补退选。2、补选重读课程。3、退选部分已选课程退课1、课程开课6周内，学生到本人所在学院办理退选手续。2、考试期间，学生因病申请缓考，学院审核同意并统计上交教务科。选课结束，在网上查询选课结果。学生可随时上网了解自己学习进度和取得学分情况。进校第一学期选课1、在导师指导下学习掌握学分制相关规章制度。2、依据学分制教学计划了解本专业培养目标、学习内容和学习要求。在导师指导下，确定学业计划。3、第一学期只对部分课程（英语类、计算机类和数学类）进行选课，第二学期全方面实施自主选课。4、英语：参与水平测试，依据测试成绩，在导师指导下，选择课程规格。5、计算机：依据自己中学阶段学习情况，选择适宜课程。6、数学：依据自己中学数学成绩及大学学业目标，选择不低于本专业要求课程规格。学生选课步骤图2、借教室工作步骤社团活动经校团委同意盖章，学生班会经教导员和学办签字同意，教学活动老师本人或书面委托她人，在教务处申请教室，申请同意后在教务处领教室使用凭证多媒体教室须提前1周，学生凭教室使用凭证，在教育技术服务中心登记，登记后领教室使用回执使用当日，学生凭教室使用回执在登记时间和教室内使用教室3、考试工作步骤考试结束后主考老师将考场统计表交回考场办公室考试后五个工作日内，任课老师在网页上完成成绩登录考试前2周，教务科把依据教学进度表和课程表制订考试日程安排表发给学院，并通知学生（学生在网上可查询考试日程安排）考试前1周，学院将主考和监考名单上报教务科开考前，考场办公室负责到考场发考场统计表、监考须知、考场纪律和考生名单等材料依据考试安排，成立考场办公室4、补考工作步骤期末考试后1周，教务科依据老师输入成绩，统计补考学生名单，安排补考日程表开学前2周，教务科在网上公布补考、日程表，（补考学生和老师务必在网上查看补考日程）开学前1周至开学，进行补考考试当日，考场办公室负责到考场发考场统计表、考生名单等材料考试结束后主考老师将考场统计表交回考场办公室补考后五个工作日内，任课老师在网页上完成补考成绩登录5、缓考工作步骤考试前，学生凭医院病假证实向所在学院提出缓考申请，教学院长审核同意后，一式两份填写缓考通知单。一份由教务员统一收齐后交教务科考试前，学生将另一份缓考通知单交任课老师开学前1周至开学，学生参与该课程缓考考试后五个工作日内，任课老师在网页上完成缓考成绩登录开学前2周，教务科在网上公布缓考、补考日程表申请缓考学生务必在网上查看补考日程6、排课、选课工作步骤10周13周，教务科依据教学任务书排课14周，学生依据自己学习计划，第一次网上选课（并在网上查看选课结果）课程开课6周内，学生可在本人所在学院办公室填写退课单退课，并在网上查看退课结果下学期第1周内，学生依据期末考试和补考情况，在网上进行课程补退选，并在网上查看选课结果和录用结果16周，学生依据第一次选课录用结果，第二次网上调整选课（并在网上查看选课结果和录用结果）15周，教务科进行后台录用和课程调整工作7、全国英语四、六级考试和上海市计算机等级考试工作步骤在要求时间，依据上海市教育考试院要求，在网上公布考试报名须知学生依据报名须知，在网上报名（并在网上查看报名结果）依据报名数据，打印报考信息表，并经过教导员发给学生查对学生在教导员处领报考信息表，确定报考信息后署名，将报考信息表和报名费交回教导员教导员将报考信息表和报名费汇总后交教务科考试前一天，领取试卷经过教导员发给学生准考证安排考场、考场办公室和监考向考试院上报考试材料考试前，召开考前培训会议，培训考务人员考试当日，各考场办公室发放试卷等考试材料考试后3个月，通知学生在网上查询考试结果考试结束，将试卷送回8、分层次教学工作步骤l 本校同学经过选课修读辅修专业或辅修课程工作步骤咨询导师意见，十四面参与学分制选课，有计划选择课程修读每学期课程结束后，进选课系统查询所修成绩分层次教学页面相关查询栏下载选课修读辅修课程登记单填写登记单，并报教务科教务处审核和立案第八学期初，教务科依据学生所修学分，并颁发对应证书 l 本校单独开设辅修专业工作步骤学生按要求交纳证书照片在学生取得本专业学士学位情况下，审核和发放第二专业学位证书十二个月级第二学期第十周网上公布开设专业信息，教务处作招生宣传和咨询同学咨询导师意见，并填写志愿表教务处按志愿和成绩排名进行网上录用公布录用名单，并进行第二轮选报和调整确定最终录用名单，标准上不得再作更改，特殊情况需更改，须提交导师和学院签字申请书开学第一周按下发名单进行缴费确定和注册在要求工商银行卡中存入对应辅修学费开学第一周按课表修读1-15周听课，16周安排考试，13周网上查询考试安排18周可至网上陆续查询课程成绩和下学期修读课表下学期开学第三周，上学期课程考评不及格学生进行补考补考仍不及格学生，还可申请办理课程重修依据学生所修学分不一样，教务处经统计和审核，公布各类证书发放名单未获专业证书学生申请跨专业成绩证实l 跨校选读辅修专业工作步骤教务处公布跨校辅修专业招生和专业信息学生填报跨校辅修专业申请表教务处审核和盖章，并报主办学校审核和录用主办学校反馈录用名单至教务处公布录用名单，学生按主办学校要求，办理注册和交费手续在主办学校修读，学籍管理按主办学校按跨校管理条例实施l 外校学生修读我校辅修专业工作步骤五月初，依据所在学校发放跨校第二专业招生信息资料，在所在学校填报申请单学生所在学校和主办学校共同选拔，录用凭我校录用通知书，在要求日期到我校办理注册和缴费手续，并领取听课证依据教学安排进行课程修读就修读成绩和修读情况等信息通报推荐学校和协作组颁发对应证书，并报协作组l 辅修课程申请免修工作步骤 每学期开学初，本校学生填报课程免修申请单，外校学生持主修学校教务处盖章免修课程申请书，报教务科教务科进行审核 ，并公布课程免修学生名单同意该门课程免修本校学生能够免考，并在下学期抵扣对应学费；外校学生免修不免考，并在下一学期抵扣二分之一对应学费l 办理辅修成绩单工作步骤未结束学业学生至教务科提出申请，已结束学业学生持辅修证书成绩单至教务科提出申请教务科办理汉字成绩证实单和盖章需办理外文成绩，持教务处盖章汉字证实单至学校档案馆办理9、松江园区七校互选跨校选修课每学期十二周确定下学期开设跨校选修课课程及基础信息七校交换跨校课程信息开学第三周交换点名单及发放至相关老师学生网上选报依据反馈成绩，根据本校学生手册，进行成绩折合和登记。外校学生成绩报所在学校进行归档根据修读人数，课时进行七校账务结算10、进修工作步骤5月6月，学生凭进修申请表、高中毕业证书 ，在教务处申请进修。申请同意后由教务处邮寄或发录用通知9月，学生凭录用通知书，在教务处报到。领缴费通知书9月，学生凭缴费通知书，在财务处缴费（现金），领缴费收据9月，学生凭缴费收据，在教务处填写选课单。在信息化办公室领校园卡9月，学生跟班上课（住宿自理）1月或7月，学院或教务处邮寄成绩单11、延安路校区工作除以上日常工作外，教务处各科室在延安路校区窗口工作二、 教学质量科工作步骤1、 学生报到（注册）工作步骤因故不能准期报到（注册）者，需推行请假手续，不然以旷课论处每年第二学期学生本人持学生证，在要求时间、要求地点向学院报到注册逾期两周未注册者（包含未办理相关手续或逾期两周未缴费者）除因不可抗力特殊原因外，作退学处理每年第一学期报到前需缴齐本年应缴学费、住宿等费用方可办理注册手续因故暂未缴纳学费者，按东华大学学生学费缴纳措施事先办理暂缓注册手续2、 在校学生人数统计报表时间工作步骤每三个月统计在校学生人数并制统计报表每十二个月9月上报在校生年度报表（同时报财务处一份） 3、学业警告处理工作步骤开学补考后，第二周汇总学业警告学生名单（不满15学分）打印并将学业警告通知单发到各学院各学院辅办通知受到学业警告学生家长下学期注册时，学生持家长签字学业警告回执交还学院，不然不予注册4、休学办理工作步骤学生本人向学院提交由家长签字书面休学申请教导员签字、学院教学院长审核同意后，报教务处审批教务处同意后，学生凭休学处理单到各相关部门办理相关手续教务处依据学生休学申请、休学相关证实（因病休学校医院证实）和学院审核意见，严格审批5、学生证补办工作步骤遗失学生证首先向校派出所登记挂失每学期第十五周凭挂失证实于到教务处教学质量科办理补证（每十二个月12月份同时办理优惠卡注册手续）6、教学事故处理工作步骤发生教学事故（依据学校文件认定），相关学院应在三天内依据教学事故相关要求对事故情节提出处理意见将事故处理单报送教务处教学质量科相关材料存档教务处审核后监察处复审一经复审确定在全校范围内给予公布7、本人申请退学办理工作步骤申请退学学生由本人向学院提交经家长签字书面退学申请教务处审核同意后，报校长会议审批。审批同意后将退学决定书送达学生本人，并报上海市教委立案教导员签字、学院教学院长审核意见后，报教务处审核8、其它原因退学办理工作步骤其它原因退学，由学生所在学院提出书面处理意见报教务处审核在要求时间，学生不提出申诉学生对退学处理有异议，向学生申诉委员会提出申诉学生申诉委员会对学生提出申诉进行复查在要求时间复查后，做出复查结论，并将复查结论书面通知申诉人教务处审核同意后，报校长会议审批。审批同意后将退学决定书送达学生本人需要改变原处理决定，由学生申诉委员会提交教务处或校长办公会议重新审定维持原来处理决定，通知教务处教务处通知学生在要求期限办理离校手续，将退学处理决定归档，并报上海市教委立案在要求期限，向上海市教委提出申诉重新审定结论书面通知申诉人参考沪教委学172号文件“受理、处理、回复本市高校学生申诉暂行实施措施”学生不再向上海市教委申诉9、办理成绩证实工作步骤1) 在校学生因出国留学需学校出具本科成绩证实：由所在学院开具成绩单并加盖学院公章持成绩单到档案馆办理正式成绩证实（延安路校区三教13楼）持本人有效证实直接到校档案馆办理（延安路校区三教13楼）各学院统一打印应届毕业生成绩单并盖学院章教务员持全部成绩单到教务处盖教务处章到所在学院办理经审核并加盖学院公章成绩单学生持成绩单到教务处加盖教务处公章和专题使用章（注：报考本校硕士无须加盖教务处公章）2) 已毕业学生因多种原因需学校出具本科成绩证实：3) 应届毕业生因找工作需要开具成绩证实：4) 在校学生因报考公务员、硕士需要开具证实：10、毕业生资格审核工作步骤每十二个月6月1日前学院将应届毕业班不能正常毕业学生名单报教务处教学质量科毕业答辩结束后三天内各学院报教学质量科两类学生名单符合毕业条件和授予学士学位学生名单教务处审核学生毕业资格教学质量科向教委送报学位授予情况依据学生本人意愿作结业或延长学业处理不符合毕业条件学生名单校学位委员会审核各学院学术委员会上报授予学士学位学生名单11、毕业生问卷调查工作步骤在学院统一打印毕业生成绩单前，按要求时限进入教务处网页进行毕业生问卷调查网上答卷未进行网上问卷回复者无法打印毕业生成绩单教学质量科进行汇总、分析12、办理毕业（学位）证实书工作步骤教学质量科核实身份本人持书面申请、身份证实、二寸报名照一张到教学质量科毕业证书、学位证书丢失确定无误即可办理“毕业证实书”或“学位证实”13、学生考试违纪处理工作步骤对违纪事实进行调查取证10个工作日内所在学院党政联席会议讨论拟处理意见，并通知学生拟处分事实和依据，接收学生或其代理人进行陈说和申辩书面材料学生办公室依据会议决议，出具处分决定书，由所在学院送交本人。因特殊原因无法送交，在校内公布公告，公告日起15天视为送达教务处提交学生办公室，学生办公室报分管学生工作校领导召开校长会议，相关部门责任人参与学院将意见、依据材料报教务处审核。教务处提交拟处分意见，处分事实、理由和依据对复查决定有异议，在复查决定书送达15个工作日内，可向上一级教育行政部门提出书面申诉对处分有异议，可在决定书送达5个工作日内向学生申诉处理委员会提出书面申诉；委员会对申诉进行复查，15个工作日内，做出复查结论并书面通知申诉人需改变原处分决定，由申诉处理委员会提交教务处或校长会议重新审定超出申诉期，学校不再受理其提出申诉被开除学籍处分学生，由学校发给学习证实。学生按学校要求时间离校，档案、户口关系退回其家庭户籍所在地14、学生转专业工作步骤1) 优异生、一般生转专业教务处教学质量科每年第二学期确定转专业政策、转招计划数，在教务网上公布符合优异生转专业学生能够免考转专业；第二周周二公布考试成绩和录用分数线，按分数高低排序实施录用教务处核实全校转专业名单后和转入学院联络签署转入意见第三学期第一周周二前欲转专业学生向所在学院辅办递交优异生转专业申请表或一般生转专业申请表（申请表可在教务处网页下载）教导员集中审核后交学院复审签署意见并在周四之前送交教务处教学质量科组织获转学生重新退、选课并咨询、听取反馈意见一周内通知转专业学生办理转专业手续第三周公布同意转专业名单一览表并报相关学院符合一般生转专业资格学生在第一周周六参与英语、数学考试2) 专长生转专业入学两年内开学之初向所在学院递交书面申请教务处组织相关学院对专长生进行专长测试取得学院同意后可填写专长生转专业申请表（可从教务处网页下载）学院签署意见并将申请表交教务处教学质量科学生重新退、选课教学质量科通知本人并办理转专业手续测试合格转入学院同意接收并签署意见3) 特殊情况转专业入学两年内，因特殊原因不宜在原专业学习，向学院递交转专业申请并附相关证实材料所在学院签署意见后报教务处审核教务处将相关材料转交申请转入学院征求转入意见申请转入学院同意后，教务处通知学生办理转专业手续学生重新退、选课15、应届优异毕业生推荐免试直升硕士工作步骤每十二个月9月中下旬由教务处牵头，会同硕士部、学生工作办公室共同制订当年推免额度和学院分配方案学院评议组在广泛听取意见和对申请人全方面考评基础上提出推荐人选学生向所在学院提交申请（推荐表从教务处网页下载）将推免工作通知发至各学院、毕业班各学院公告推荐人选名单和基础情况学院组织面试、投票表决（学生参与监票）、签署意见学院公告推荐上报学生名单10月上旬学院按通知要求日期将排序推荐上报名单汇总表、优异应届毕业生攻读硕士推荐表、历年学习成绩表等报教务处教务处、硕士部、学生工作办公室联合审核、签署意见报请主管校长审批10月中下旬教务处张榜公告全校推荐免试直升硕士名单公告期满无异议签署协议相关材料归档16、学生评教工作步骤1) 学分选课制学生编写教学简报，分学院打印评教结果进行信息反馈质量科在17周对评教系统数据进行搜集、整理、分析对本学期所选全部课程按界面要求逐项进行评价每学期1516周进行下学期选课进入选课系统时自动进入评教系统2) 非学分选课制学生17周将结果汇总至教学简报并打印反馈16周质量科对评教表进行统计分析15周由辅办组织学生填写14周出评教通知并将评教表发送至相关学院辅办每学期查对非学分选课制班课程17、老师评学工作步骤信息反馈教务处教学质量科汇总评价数据进行分析对所讲课程学生学习情况进行评价每学期任课老师网上录入学生成绩前进入选课系统中老师评学栏三、教学实践科工作步骤1、毕业设计（论文 ）工作步骤 第六学期911周，指导老师提出毕业设计方向或课题，学院教学委员会审核确定题目; 第六学期1213周学生初步选择毕业设计研究方向；1416周导师及指导老师指导学生选择第七学期相关专业课程学习，毕业设计指导小组、指导老师部署第七学期资料查阅等论文准备工作 第七学期第10周学生选择毕业设计课题，学院填写“东华大学 _ 级毕业设计（论文）题目汇总表” ，第12周前交教务处实践教学科，同时以“毕业设计（论文）任务书”形式下达成每个学生,并着手课题预研工作 毕业设计（论文）学期第2周学院进行开题检验工作：学生开题情况、指导老师到岗情况, 课题所需条件准备等 第9周学院组织进行中期工作检验，填写“毕业设计（论文）中期检验表”，并汇报中期检验整体情况 学生毕业前第四面, 学院组织对学生进行答辩资格审查 学生毕业前二周,学院组织学生答辩 教务处及教学巡视员参与 答辩结束一周内上报“毕业设计成绩评定表” 和“毕业设计（论文）工作总结表”、学生毕业论文电子光盘及“毕业设计各阶段评价指标体系表”并推荐校级优异毕业设计（论文），学院将毕业设计(论文)资料整理归档校级优异毕业设计（论文）经教务处审核，报主管校长同意, 给取得者给予表彰 第八学期结束前完成学校毕业设计（论文）工作总结2、实习组织工作步骤实习结束后30天内办好报销手续，指导老师提交“东华大学实习总结表”交学院及实践教学科做好成绩考评及实习总结，优异实习汇报归档实习期间，和实践教学科保持联络实习首日召开实习动员大会，进行安全教育，宣告注意事项及实习纪律，组织学习实习纲领及实习指导书实习前1周到实践科领取实习日志本实习前1周指导老师办理实习用款实习前4周指导老师将实习指导书发给学生并交实习单位实习前10周学院按培养计划，落实实习单位及实习安排 3、试验室基础建设项目立项工作步骤申请书及电子文档交教务处教学实践科校教授组评审，必需时组织申请人答辩，确定立项项目项目责任人从“教务处网页/下载/教学实践”中下载并填写东华大学试验室基础建设项目立项申请书申请书交所在学院教学指导委员会初审, 学院领导签署审核意见教务处组织验收，收回经费卡项目结束提交总结、经费使用情况汇报中期检验，交项目进展情况汇报，中止项目 4、教学实践步骤及上机工作步骤 教 学 计 划 内课内上机任课老师依据课程表在开课前一学期第18周前填写上机记录表*由学院汇总后交教务处教学实践科实践步骤和集中上机学生自主试验、上机指导老师依据教学进度表在第十周前填写记录表，由学院汇总后交教务处教学实践科凭学生有效证件到机房、试验室办理手续，进行自主试验和上机。实践教学科统筹安排后，下达任务到教育技术服务中心及各试验室教育技术服务中心和各试验室依据教学任务书，按教学进度安排日程表教育技术服务中心及各试验室在布告栏张贴日程表并在校园网上公布学生在安排指定机房、试验室进行上机及实践教学步骤任课老师在上课前到机房落实软件安装教务处实践教学科进行检验各机房、试验室每个月填写机房使用情况记录表并上报教务处实践教学科 每学期结束前填写“试验教学计划和实施情况表” 注：“上机记录表”在“教务处网页/文件下载/教学实践”中下载四、教学研究科工作步骤1、精品课程建设管理工作步骤组织系、教研室申请 学院教学委员会审查学院汇总项目申请交教研科教务处初审校教学委员会委员及教授评审依据评审意见教务处将总经费下达学院学院组织制订课程建设计划中期检验填写东华大学精品建设项目验收判定表，撰写“项目总结汇报”报校教学委员会验收、经费审计总结报主管校长填写东华大学精品课程建设项目中期检验表撰写“项目小结”不合格项目中止2、教学任务管理工作步骤每学期第8周教学研究科下达下一学期教学任务书学院按教学计划认真审核，并按“教学任务书填写说明”进行填写。（为保持教学计划严厉性，标准上不许可变动教学任务，确有特殊情况请参考教学计划变动管理工作步骤实施）教学研究科集中于第10周周三将教学任务书交到教务科进行排课第10周周二前将教学任务书交教学研究科，学院自行留底一份第12周周五前学院将下学期课程信息上网，并对已经有课程信息进行维护3、优异生管理工作步骤每年末7月，学院依据优异生培养措施组织申报，并对申请同学进行资格审核学院将符合申请条件同学申请表、科技作品等相关资料于秋季学期开学第1周周三前报教学研究科学院依据综合成绩确定初选名单，并组织面试，将面试意见报教务处第3周周五前公布最终止果教务处于开学后第1个周日组织英语选拔考试网上公式优异生名单4、课外科技活动管理工作步骤开学后第2周学院交计划表教务处审核学院计划教研科每十二个月5月、11月组织关键资助项目申报工作网上公布计划抽查课外科技活动进展情况学期末学院填写课外科技活动总结表，第16周交到教学研究科教务处审核总结表，并汇总上网学生填写关键资助项目申请表向教学研究科进行申报教务处聘用教授审批申报项目校课外科技活动领导小组依据教授评审意见及经费情况，确定资助项目和资助额度项目进行期间，教务处检验项目进展和经费使用情况，进展不佳项目停止资助，收回经费项目结束，项目小组填写验收判定表、总结汇报，教务处组织教授进行项目答辩验收，给出验收判定课外科技活动管理学院日常课外科技活动管理学生关键资助项目管理 5、学生竞赛管理工作步骤每学期开学第2周向各学院下发本学期各类常规竞赛日程安排对国际、国家、校级赛事进行组织、宣传个人、小组、集体参赛报名部分赛事安排教导比赛为成功参赛选手颁奖对各学院、社团提交各类赛事方案进行认定认定合格可作为校级赛事下发赛事通知承接院系提交赛事总结6、教学计划变动管理工作步骤为确保教学计划严厉性，标准上不许可变动教学计划，确有特殊情况按以下步骤操作填写教学计划变动单，写明变动情况及原因教学研究科提出意见，教务主管处长签字后方可生效，教务处、学院、系各1份存档立案经学院教学委员会讨论并签署意见，学院盖章一式3份于每学期第3周前交教务处教学研究科7、教学计划制订管理工作步骤依据学分制管理培养模式和人才培养目标，校教学委员制订学分制教学计划指导思想、基础标准、基础要求每十二个月11月初学院教学委员会开始讨论专业大类教学计划指导思想、基础标准、基础内容、基础要求学院教学委员会审定教学计划，每十二个月3月底前交教学研究科每十二个月4月教务处审核，报校教学委员会同意，6月颁布教学计划实 施 教 学 计 划调查、论证明确专业人才培养目标、规格、特色和培养要求、培养模式拟 定 方 案讨 论调整、修改每十二个月12月各系制订教学计划8、讲座管理工作步骤教务处于学期末制订全校性讲座开设计划，开学初第1周下发计划全校性讲座信息在松江、延安路两个校区讲座信息栏及教务处网页上公布面向全校师生征集高质量讲座，经认定作为全校性讲座进行开设采取考勤单对全校性讲座考勤（松江校区将逐步采取一卡通考勤），每十二个月4月份教导员统计报教务员讲座管理全校性讲座管理院级讲座管理学院在学期末制订院级讲座开设计划，开学初第2周将计划表报教务处教学研究科教务处审核计划学期末学院填写讲座总结表，第16周交到教学研究科学院负责对院级讲座进行考勤五、教材科工作步骤1、 教材工作步骤 教学任务书下发后三天，下达教材预订单系主任组织老师依据选择教材标准选择教材学院教学院长审核、签字下达教材预订单后两周，交教材预订单给教材科教材科负责采购开学之前，老师凭资金结算本事老师用书或查对教材 2、 学生购置教材工作步骤 开学初，学生直接在教材科购置3、退多出教材工作步骤每学期第五周，到教材科退多出教材4、油印试卷工作步骤 提前三天，老师将有系（室）主任签字A、B卷送教材科教材科任意选择一份作考试试卷，另一份作补考试卷油印完试卷存入保险柜考试前，老师本人领取试卷 5、申请教材建设工作步骤1、通常教材建设老师提出立项申请学院审核同意后出资立项2、关键教材（国家级、市部级）建设学院提出立项申请教务处审核同意后，报上级主管部门审批上级主管部门审批同意后，学校出资立项 （4月修订）