新编集团员工手册.doc

集团职员手册共 页，第 页编号：第1版，第1次修订员 工 手 册同意：审核：编制：实施日期：修订日期：指定日期：前 言职员好友：欢迎您加入XX！ 河南XX集团是一家致力于XXXXXXXX为主导多元化集团企业。谨期望全体职员在XX集团尽其所学，发挥自己最大工作潜能，为XXX成为中国最具影响力多元化发展企业而努力。XXX也将为您提供展示个人才华舞台， 祝你攀登事业高峰。愿示个人才华舞台。 这本手册将指导您了解企业发展历史、企业文化、政策福利、行为规范、办事程序等。它是你步入XX向导，经过这本手册，您将对企业有更清楚认识，包含企业对您期望。 再次欢迎您成为XX大家庭一员，衷心祝福您和企业一同成长。 总裁： 职员手册管理须知1 基础要求 河南XX集团职员手册（以下简称“手册”）由XXX集团行政人事部负责制作，属于XXX集团内部资料，未经集团总裁书面授权，任何人不得将手册带离企业；不得借阅XXX以外人员；不得涂改、勾画、裁剪、抽取、拆卸、调换、拍照或复印手册内容。2 保管和存放 XXX集团及各子企业行政人事部负担手册保管、存放、日常管理责任。3 查阅和借阅 各子企业及各部门应该参考图书报刊管理制度中借阅管理要求，对手册日常借阅进行管理，建立借阅记录表，并确定手册保管责任人。责任人岗位变动时，应该对手册办理移交手续。4 维护和更新 手册由XXX集团目前正在生效制度、要求、工作条例等内容组成，其中绝密文件或绝密章节由行政人事部保留。 当手册中部分内容有变更或新增时，由集团行政人事部进行汇编排版、打印后装订入册。当手册中内容有删除或失效时，由集团行政人事部进行删减销毁工作，删减销毁时遵照两人以上职员在场标准共同进行。 承载手册内容活页夹保质期为两年，自各子企业及各部门收到手册起，保质期内发生活页夹损坏，由保管部门负担修复或重新购置费用，保质期后发生活页夹损坏，由集团行政人事部负担修复或重新购置费用。目 录第一章 行政办公管理制度一、 印章管理制度-8二、 证照管理制度-18三、 文件管理制度-19四、 电话管理制度-23五、 工装管理制度-24六、 办公设施及办公用具管理制度-28七、 图书报刊管理制度-31八、 档案管理制度-32九、 会议管理制度-35十、 车辆/驾驶员管理制度-37十一、 贵宾接待管理制度-41十二、 请示汇报制度-42十三、 办公室卫生管理制度-43第二章 业务洽谈签定协议相关要求一、相关对外进行业务洽谈和签署经济协议（协议）相关要求-45二、相关严禁在业务交往中收受贿赂拿回扣要求-46第三章 计算机网络及办公自动化管理制度一、 计算机网络使用及电子化办公管理制度-49第四章 财务管理制度一、货币资金管理-53二、低值易耗品账务管理-55三、应收款项管理-56四、协议管理-58五、税务和发票管理-59六、财务开支管理-60七、借支管理要求及借支步骤-61八、财务报销制度及步骤-62九、差旅费报销制度-64第五章 人力资源管理制度一、制度目标-67二、职员礼仪行为规范-68三、职员招聘管理制度-71四、新职员入职员作步骤-76五、职员培训管理制度-79六、职员薪职异动管理制度-83七、职员解聘管理制度-87八、劳动协议管理制度-89九、薪资管理制度-93十、考勤管理制度-101十一、职员福利管理制度-107十二、职员转正考评工作步骤-112十三、相关办理社会养老和失业保险暂行要求-114第六章 职员违纪管理制度第六章 职员违纪管理制度-116第一章 行政办公管理制度总则一、 为加强企业行政事务管理，理顺内部关系，使各项管理标准化、制度化，提升工作绩效，特制订本制度。二、 行政事务管理包含印章使用管理、证照管理、文件管理、电话管理、办公设施及办公用具管理、图书报刊管理、档案管理、会议管理、车辆及驾驶员管理、贵宾接待管理、请示汇报制度、办公室卫生管理。一、 印章管理制度-8二、 证照管理制度-18三、 文件管理制度-19四、 电话管理制度-23五、 工装管理制度-24六、 办公设施及办公用具管理制度-28七、 图书报刊管理制度-31八、 档案管理制度-32九、 会议管理制度-35十、 车辆/驾驶员管理制度-37十一、 贵宾接待管理制度-41十二、 请示汇报制度-42十三、 办公室卫生管理制度-43行政管理制度文件名称印 章 管 理 制 度部 门行政人事部公布日期年 月 日文件编号/150101A版本号次编制:审核:同意：共 10 页一、 印章管理制度1. 目标 为了规范集团各部门及各子企业（以下简称“企业”）印章刻制、保管及使用正当性，严谨性和安全性，依据国家相关要求并结合企业实际情况、特制订本管理制度。2. 适用范围 本制度全部是用于集团各部门及各子企业印章刻制、使用和管理。3. 权责3.1 集团行政人事部负责本制度拟、修订，集团总裁负责本制度核准；3.2 集团行政人事部负责集团各部门及各子企业印章刻制、发放及销毁管理；各子企业行政人事部指派专员负责印章保管及使用管理，集团行政人事部行使监督检验权；3.3 集团各部门及各子企业法人或法人授权专员负责各类印章日常使用核准。4. 印章种类及用途4.1 印章种类：包含企业公章、协议章、法人章、财务章和部门章。4.2 印章用途：4.2.1 公章关键用于对外签署需确定企业权力、义务相关文件：对内所颁布关键经营管理制度、各项（集团各部门及各子企业）红头文件；对外关键函件；授权委托书（授权委托书需同时加盖公章和法定代表人名章）、其它需以企业名义证实其权威作用文件；4.2.2 协议章关键用于对外签署经济协议、协议及意向性文件；4.2.3 法人公章关键用于授权委托书、财务确定单等需要加盖企业法人公章文件资料；4.2.4 财务章关键用于会计、结算业务、如财务、税务报表填报，财务决算，结算业务票据、凭证及相关报表资料等；4.2.5 部门章关键用于部门为单位发放各类制度、文件等。5. 印章刻印和启用5.1 印章刻制5.1.1 集团及各子企业全部印章刻制均由集团行政人事部统一负责刻制；5.1.2 集团及各子企业因工作需要刻制相关印章，均应填写印章刻制申请表（附件1），报至集团行政人事部审批、集团总裁核准后，依据其申请印章种类由集团行政人事部整理相关材料委外刻制。5.2 印章启用5.2.1 新印章刻制完成后，公章应有企业指定专员将刻制印章向公安机关办理印鉴立案，其它类用章均由行政人事部填写企业印章交接单（附件2），到集团总裁处办理印章交接手续，总裁留存印模标样、登记立案，行政人事部按印章管理要求使用、保管。5.2.2 各类印章启用应报集团总裁同意，并下发启用通知，注明启用日期、发放单位和使用范围。6. 印章管理 企业各类印章均由行政人事部指定专员保管。6.1 企业全部印章，均由行政人事部门专员负责登记，留样并确定印章保管员；6.2 印章启用时由集团行政人事部下发相关启用相关_专用章通知（附件3），注明启用日期，发放单位、使用范围和启用印模；6.3 行政人事部向保管员移交印章时，应填写企业印章留样立案表（附件4）；6.4 因为印章磨损而更换印章，仍需在集团行政人事部登记、留样；6.5 集团相关单位撤销或重组，原单位相关印章交回企业行政人事部，由行政人事部负责销毁。6.6 全部印章使用应依据要求完整填写印章使用记录表（附件5），经相关领导签字确定后，方可至保管员处申请、使用，如在印章使用记录表中签署文件因内容变更需重新加印，应将原已加印文件交由印章保管员撕毁后，重新加印； 6.7 印章丢失时，印章保管员应该立即向集团行政人事部出具书面汇报，行政人事部应立即采取相关补救方法，包含但不限于追查印章下落，公告印章作废，对责任人进行处罚等；6.8 企业决定需要停用印章，由集团总裁签字同意后由集团行政人事部下发相关停用相关_专用章通知（附件6），并将停用原因和时间通知集团各部门及子企业，收回停用印章，切角封存或销毁；6.9 集团各部门及子企业不得私自刻制印章，未按制度步骤刻制使用印章者可视为C类（依据违纪管理制度）过失，因为违反本制度致使企业蒙受全部损失由当事人全部负担，并追究法律责任。 7. 印章保管员职责7.1 印章保管员天天下班前应检验印章是否齐全，并将印章锁好，妥善保留，不得将印章存放至没有安全方法抽屉或办公桌上，次日上班后，应首先检验所保管印章有没有异样，若发觉意外情况应立即汇报； 7.2 印章保管员因事、病、休假等原因不在岗位时，应指定她人代管印章，印章保管员要向代管人员交接工作，交代用印时注意事项；保管员正常上班后，代管人员应向保管人员交接工作，登记用印起止日期，实施管印人员登记立案制，以明确责任，落实到人；交接工作时，应严格办理交接手续，填写印章交接单，登记交接日期，管理印章类别，待交接人员签字，印章授权人签字认可后备存；7.3 印章保管员要坚持标准，遵守保密要求，严格照章用印，未按同意权限用章或用章审批手续不全，印章保管员应拒绝使用；经办人拒绝印章保管员审核文件内容或审批手续，印章保管员可拒绝用章并向上级领导汇报处理。7.4 印章保管员用印盖章位置要正确合适，印迹要端正、清楚，印章名称和用印落款要一致，不漏盖、不多盖；介绍信、便函、委托授权书要有存根，要在落款和骑缝处一并加盖印章；7.5 印章保管员不得私自用章，一经发觉，根据C类过失处理；若因私自用章造成企业蒙受经济损失时，由印章保管员负担全部经济责任，并依据相关法律追究其刑事责任；7.6 印章保管员调迁或离职时，其管理印章统计和档案须作为职员调离移交工作一部分，须办理分管印章移交手续，并填写印章人员调离交接单（附件7）后方可办理调离手续；7.7 非印章保管员携带外出时，用章人必需严格完整填写印章使用记录表上各项信息，注明外出用印时间，并经权限持有些人审核签字确定后，保管员方可印签。归还印章时应完善印章使用记录表中用印数量。未按本要求实施，保管员和使用人根据C类过失处理，由此致使企业蒙受一切损失，由保管员和用章人共同负担，并依据相关法律追究其刑事责任。8. 各类印章使用要求 8.1 公章使用8.1.1 办理使用公章事项，须由用章人认真填写对应审批文件并取得权限持有些人审批后，连同需用章文件等一并交印章保管员，由其审核审批手续齐备后盖章；8.1.2 凡有签署权限领导签署文件或发文同意书，业务报表、函件等，可直接加盖对应印章，但印章保管员仍应该根据要求填写印章使用记录表，并留存复印件以完善相关档案，依据本条要求填写单据无需审批人签字；8.1.3 除本制度8.1.2款要求情况外，凡加盖企业印章文件，均须填写印章使用记录表，并经权限持有些人审批签字同意后，方可使用企业印章；8.1.4 包含法律等关键事项需使用印章，须经集团总裁或授权人审核签字后方可使用；8.1.5 严禁在手写文件上加盖企业印章；8.1.6 严禁在内容填写不全文件或空白纸张，信函、证件、授权委托书、发文同意书、业务报表上加盖企业印章。8.2 协议专用章使用要求 8.2.1 对外签署协议或协议，应按企业章程及相关协议管理要求办理审批程序；8.2.2 需使用协议专用章时，经办人应完整填写印章使用记录表，经权限持有些人审批同意后方可用章；8.2.3 需批量给协议加盖协议章，应在印章使用记录表上填写用印协议份数、注明需加印协议编号，严禁在手写协议或协议内容填写不全协议上加盖企业协议专用章，如有特殊情况，需备注说明；8.2.4 对外签署协议或协议等，必需在骑缝处加盖协议专用章。8.3 财务章使用要求8.3.1 财务人员依日常权限及常规工作内容需使用财务印章（不带出情况下），无须责任人审批，但应填写印章使用记录表；8.3.2 企业对外报送各类业务报表（财务报表，统计报表等）及其它需用企业财务印章文本等，须按要求办理用章手续。8.4 法人章使用要求法人章使用，必需由企业法人签字确定后，方可用印或带出，不然不予用章，如有特殊情况，须电联法人，取得其同意或授权后使用。9. 其它事项9.1 集团各部门及各子企业印章，由其做出相关要求，并报集团行政人事部立案。9.2 各类印章实施用章登记制度，印章保管员应每十二个月两次（6月30日前，12月31日前）将该期间填写印章使用记录表及用章资料档案全部移交集团行政人事部存档。10. 附则10.1 本制度自签发之日起实施：10.2 本制度最终解释权归集团行政人事部全部；10.3 附件附件1：印章刻制申请表印章刻制申请表申请刻章部门申请人申请日期申请章类企业公章 行政部门专用章 财务专用章协议专用章 部门专用章 其它：刻章情况首次刻章第 次印章内容：印章形状： 印章尺寸：直径 cm印章字体印章材质其它要求申请理由新刻制，原因： 原章损坏，原因： 其它： 部门责任人意见 署名： 日期：行管部门意见 署名： 日期：权限持有些人意见 署名： 日期：附件2：企业印章交接单企业印章交接单日期印章名称数量移交人接收人交接事由审批人备注附件3：相关启用相关 专用章通知启用印章通知样本集团各子企业、事业部：依据XXX集团基础办公管理制度，因为 原因，现集团已启用“ 专用章”，盖印章由 部门管理，专管人员为 。为实现集团各级机构业务对接、规范我集团对外管理，自 年 月 日起，启用本通知附件 章，原“ 专用章”印章同时废止。特此通知 年 月 日附件：新旧印章样式旧印章样式 新印章样式 附件4：企业印章留样立案表企业印章留样立案表NO: 印章名称： 章 审批人： 刻章人： 启用时间： 配置及保管部门： 印章用途： 印章专管员： 本留样印章自 年 月 日启用。印章领用凭证及承诺：本人作为留样印章保管及使用责任人，于 年 月 日自 部领取本印章，本人承诺将尽职妥善保管本印章，依据企业印章管理制度使用印章、登录该印章使用统计、保管对应审批文件资料；若因本人有意或过失使用本印章造成企业遭受经济损失时，本人自愿全额赔偿所以造成全部经济损失并接收企业对应处罚。印章专管员： 年 月 日附件5：印章使用记录表印章使用记录表用章时间印章名称发往单位/个人用章事由盖章分数使用部门使用人印章保管人附件6：相关停用相关 专用章通知停用印章通知样本集团各子企业、事业部：依据XXX集团基础办公管理制度，因为 原因，现集团拟停用“ 专用章”，该印章由 部门管理，专管人为 。为实现集团各级机构业务对接、规范我集团对内对外管理，自 年 月 日起，停用本通知附件 章。 特此通知 年 月 日附件：停用印章留样 附件7：印章保管人交接单印章保管人交接单机构名称：交接日期：印章类别企业公章 行政部门专用章 财务专用章协议专用章 部门专用章 其它： 印章内容事由及备注权限持有些人签署意见移交人： 接收人： 监交人： 行政管理制度文件名称证 照 管 理 制 度部 门行政人事部公布日期年 月 日文件编号HHXZ/150102A版本号次编制:审核:同意：共 1 页二、 证照管理制度1. 证照指企业营业执照、组织机构代码证、税务登记证、资质证、劳动执法合格证、社保登记证等，个人职称证、项目经理证、建造师证、安全员证、岗位资格证等，和企业正当经营所需要多种证照。2. 行政人事部负责企业证照统一管理。因公需要借用时，应严格办理借用手续；需要复印，由行政人事部统一复印并加盖“再次复印无效”印章，必需时加注“复印件仅用于办理事使用”。3. 行政人事部应在政府相关部门要求时间内，组织完成多种证照年度检审，确确保照有效性。4. 为确保企业正当经营，企业以个人名义办理职称证、资质证、资格证等多种证件产权属于企业，由行政人事部统一保管，任何人不得据为己有。证照检审时，相关部门和人员有责任给予帮助，并提供所需材料。5. 本制度最终解释权归集团行政人事部全部。行政管理制度文件名称文 件 管 理 制 度部 门行政人事部公布日期年 月 日文件编号HHXZ/150103A版本号次编制:审核:同意：共 4 页三、文件管理制度1. 企业文件包含：外部文件、内部文件1.1 外部文件是指XXX集团各部门及子企业以外来文，包含信函、公文、传真和通知。1.2 内部文件下行文包含：公告（决定、知识、通知、通报、任命、批复、处分）、规章制度。上行文包含：呈报件、请示、汇报、总结。平行文包含：工作联络单、回复、会议纪要。1.3 关键行文说明：公告（红头文件）：为下行文，用于集团总部向集团全部部门及子企业下发工作计划、布署关键工作、任免、奖励、处分相关单位和个人，工作总结及多种相关全局性要求、决定、指示、通知、通报、批复、会议文件等事项。红头文件使用仅限于集团总部。呈报文件、请示、汇报：为上行文，一文一事。用于集团各级机构想直接管理机构上呈文件。工作联络单，回复：为平行文，用于部门和部门之间，及部门和总企业间商洽工作，通知、问询或回复问题等，关键发挥协调作用。会议纪要：用于各类会议会议统计、整理和总结。2. 文件编制规范2.1 集团各类文件编制需根据要求格式和编号方法进行，要做到规范、正确、立即，并实施统一管理。2.2 集团规章制度类文件遵照以下文件格式，使文件清楚明晰：文件标题1. 目标：（要说明编制和使用本文件目标）2. 范围：（要说明本文件适用范围）3. 职责：（要说明本文件所列实施部门或个人职责）（下列正文）2.3 作为需要进行传送文件，请在输入时采取以下文件格式；页面设置：A4 210X297毫米正文字体：宋体 小四/四号 左空2格（全角）文件标题：黑体 小二号/二号 粗体 居中段落标题： 宋体 小四号 粗体 居左红头文号字体： 黑体 五号 粗体 居左字体颜色： 未作特殊说明，行文中图文颜色均为黑色。正文行距： 25-30磅文件页码： 置于页脚 居中企业名称： 置于页眉 居左（标准文件格式式样1-5号 详见文件 1）2.4 文件版头2.4.1 河南XXX集团版头仅用于颁布集团关键规章制度，公布集团中长久发展计划、年度工作关键点和总结等；公布机构设置或调整、人事任免、奖惩等重大事项，通知关键事项；用于传达集团总部决议或决定，转发集团董事会文件，公布相关事项。2.4.2 全部文件上均应标注对应密级和紧急程度，增强文件办理立即、有效、安全。密级文件应在文件首页右上角位置编制列明，密级文件应该标明份数次序号。不属于秘密文件，内容又不宜对外公开应该在文件右上角合适位置注明“内部文件”。2.5 文件附件2.5.1 文件如有附件，在正文下空1行左空2字用宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。2.5.2 附件如有序号使用阿拉伯数字，如：“附件；1XXX”。2.5.3 附件名称后不加标点符号。2.5.4 附件应和文件正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序。2.5.5 附件序号和名称前后标识应一致。如附件和文件正文不能一起装订，就在附件左上角第1行顶格标识文件发文字号并在其后标识附件。2.6 成文时间、署名和附注2.6.1 成文时间用汉字将年、月、日标全；“零”写为“0”。成文时间以领导签发日期为准；联合发文以最终签发领导人签发日期为准。2.6.2 在文件制发时必需根据要求署名，特殊情况或有专题指示情况除外。不关键文件，只需署上经办人姓名。2.6.3 文件如有附注，用宋体字，居左空2格（全角）加圆括号标识在需注明项下一行。2.7 文尾标注2.7.1 对应文件上报“主送”、“报呈”、“抄送”，编制“专题词”。“主送”指文件处理或最终决议部门或领导；“报呈”指参与决议领导需要了解相关情况相关领导；“抄送”是指和文件内容有联络相关部门或领导；“专题词”可参考国务院公文专题词表编制。同时，标引专题词必需正确，从专题词表中选择专题词要能够正确反应出文件内容特征和归属类别。除专有名词外，一个词不超出四个字，每个词之间空一格，无标点。专题词最少选两个，最多不超出七个。2.7.2 如遇前页正文结束，落款转至下页，则须在落款末页上注明“本页无正文”字样。3. 文件收发处理程序企业行文程序为：拟搞、审核(部门领导)、签发(企业领导)、打印、分发、登记、归档、销毁。4. 行文和打印管理集团各类文件统一使用A4尺寸打印稿，行文应规范，不得有错别字。4.1 企业行文由业务承接人起草，在发文稿申请表中须有文件标题、发送范围、印制份数、拟稿单位和拟稿人，部门责任人署名、标定日期和密级；部门责任人审定，总裁签字同意后打印发文。4.2 经总裁同意签发文稿交行政人事部统一编号打印，由起草人校对(对文稿内容、质量负责)修正后，立即送交给相关部门和人员，或由行政人事部发出。4.3 打印人员不得截留文件，或将打印、复印、传真等行文中相关商业秘密或企业管理要求中须保密事项透露给她人。5. 发文管理5.1 企业发文由行政人事部统一编号、加字头存档，例：华（发）字【0001】号、华（管）字【0001】号。有领导指示，还应附指示件。5.2 部门和个人收文应在行政人事部发文登记册中署名。5.3 企业制度、要求、决定、决议、纪要、任命和向政府相关部门请示、汇报等以红头文件印发，其它文件通常见一般纸印发。5.4 企业内部文件，各部门应妥善保管，年底由行政人事部统一收回处理。6. 收文管理6.1 企业收文处理程序为：收文、分文、统计、传送、归档。6.2 企业收文由行政人事部统一负责：收到发来文件后，应先做好归类、登记，依据文件内容，分送相关领导阅示和主办部门处理后，收回归档。6.3 急件或包含商业机密传真应由专员处理。6.4 全部文件收取发放，必需有登记、签收手续。7. 本制度最终解释权归集团行政人事部全部。行政管理制度文件名称电 话 管 理 制 度部 门行政人事部公布日期年 月 日文件编号HHXZ/150104A版本号次编制:审核:同意：共 1 页四、电话管理制度1. 移动电话1.1 企业全体管理人员全部必需持有移动电话，电话由职员自行购置。1.2 企业高层领导、部门责任人、项目部管理人员、司机等，二十四小时开机（或公告家庭座机电话）；其它人员移动电话天天7：3022：30开机。持机人在要求开机时间内关闭手机，造成公事联络不上者，每次给50元处罚；当月累计三次联络不上者，加倍处罚。2. 固定电话2.1 本企业固定电话，关键是为工作及方便开展业务之用，严禁职员在企业内打私人电话。打电话时应使用一般话，且用语应尽可能简练、明确，以降低通话时间。2.2 企业职员接听企业电话标准用语为：“您好，河南XXX集团！”需转接时，应通知对方说：“请稍等!”总要求是规范、简练、礼貌。2.3 接听电话应立即，通常铃响不应超出三声，如受话人不能接听，离之最近同事应主动接听，关键电话作好接听统计，严禁占用企业电话时间太长。3. 本制度最终解释权归集团行政人事部全部。行政管理制度文件名称工 装 管 理 制 度部 门行政人事部公布日期年 月 日文件编号HHXZ/150105A版本号1次编制:审核:同意：共 4 页五、工装管理制度1. 目标 为提升集团对外形象，使集团职员服装标准化，规范化，充足展示团体综合素养，提升职员工作士气，对工装进行统一管理，特制订本制度。2. 适用范围：集团全部职员3. 权责3.1 集团行政人事部负责本制度编制、实施和监督；3.2 集团总裁负责本制度核准；3.3 集团及各子企业行政人事部依据本制度负责职员工装管理。4. 工装分类：按季节不一样，工装标准上分为秋冬装和春夏装。4.1 秋冬装：4.1.1 男装要求：以企业统一采买工装为标准，整套工装包含西装、长袖衬衣、领带、西裤和皮鞋。图所表示：4.1.2 女士要求：以企业统一采买工装为标准，整套工装包含西装、长袖衬衣（有领）、西裙（要有黑/肉色袜子配套）或西裤、皮鞋。图所表示：4.2 春夏装4.2.1 男士要求穿短袖衬衣、西裤、皮鞋，以企业统一配置为标准4.2.2 女士要求穿短袖西装或短袖衬衣（有领）、西裙或西裤、皮鞋，以企业统一配置为标准4.3 其