盘点管理手册样本.doc

北京华联综合超市营运规范 盘点手册 二零零二年八月内部资料 严禁外传 编号：OPSM 10目 录第一单元 前言第二单元 概述第三单元 盘点作业步骤第四单元 盘点组织及制度确立第五单元 盘点配置图及其表格第六单元 盘点前准备第七单元 盘点具体操作第八单元 盘点结果分析和处理第九单元 其它第一单元 序言一、 适用范围本手册供参与盘点职员和管理人员学习使用，并作为北京华联综合超市盘点系统参考指南。二、目标本手册作为盘点标准作业程序，全方面介绍盘点系统、要求及步骤，意在提升盘点正确度，促进工作效率。三、益处 使用本手册可提供以下关键益处：1 更短培训时间2 更高工作效率3 统一专业术语，便于沟通4 对于盘点系统愈加好了解和实用操作5 了解盘点在商业体系中关键性第二单元 概述一、什么是盘点所谓盘点就是定时或不定时地对店内商品进行全部或部分清点，以确实掌握该期间内经营业绩，并所以加以改善，加强管理。二、为何盘点 对天天林林总总、琳琅满目标商品，对摩肩接踵、川流不息、进进出出用户，职员忙里忙外，无非是令用户满意、企业兴旺昌盛。然而，要知道是盈或是亏，光靠天天报表，天天业绩，是无法正确知道，现在唯一措施就是盘点，且经过盘点能够达成：1 确切掌握库存量2 掌握损耗并加以改善3 加强管理，防微杜渐三、盘点要达成目标 每次盘点皆需投入大量人力、物力和时间，同时也带来部分负面影响，但它却是一个很关键工作，因为它能达成下列目标：1 了解商店在一定阶段亏盈情况2 了解现在商品存放位置，缺货情况3 了解商店存货水平，积压商品情况及商品周转情况4 发掘并清除滞销品、临近过期商品，整理环境、清除死角5 依据盘点情况，可加强管理、防微杜渐，同时遏阻不轨行为第三单元 盘点作业步骤一、 步骤图 盘点作业步骤计划慎密是否，直接关系到盘点结果真实性建立盘点制度及标准 进行组织落实 责任区域划分盘点前准备及培训盘点作业盘点结果重盘 重大差异 是追查责任、对策改善进行调整和结算 否二、作业步骤管理1 盘点制度由总部统一制订。包含：盘点方法、盘点周期、帐务处理、差异处理及奖惩要求；2 组织落实包含：全部盘点组织落实和部分盘点组织落实、区域划分；3 盘点作业要划分区域，落实到人；4 盘点前准备：关键有些人员组织、工具、通告、商品和环境整理、工作分配和盘前培训、多种资料整理；5 盘点作业：关键有资料整理和分析、库存调整、差异处理、奖惩实施。第四单元 盘点组织及制度确立一、 盘点制度确实立盘点方法列表以下：实物和帐面区域时间段周期实物帐面全方面盘点区域盘点营业中营业后定时不定时定义实际清点存货数量方法以书面统计或电脑统计进出帐流动情况而得到期末存货余额或估算成本将店内全部存货区域进行盘点以类分区，依序盘点一定区域，如此周而复始盘点时商店仍对外营业商店在关门后盘点每次盘点间隔期一致盘点盘点间隔期不一致盘点实用范围立即间间隔商店实物盘点由电脑部和财务部进行十二个月二次周期性库存区盘点销售区域盘点全方面盘点大家电、精品等，或突发事件、人事变动、经营异常等说明：1 因为商业行业本身特点，我们采取对应交叉盘点方法进行盘点。2 全方面盘点由总部统一制订，区域盘点由店内列出六个月盘点计划表，自行组织实施，并报总部营运总监及财务部存查。3 如遇特殊情况，如门店人事变动、意外事件发生（如水灾、火灾）、经营异常等，必需另行组织盘点，至于全盘或区域盘点，则视情况而定。二、 帐务处理 由财务部制订实施三、差异处理盘点可能出现重大差异。所谓重大差异即指：盘损率大幅超出同行业标准或企业目标，和毛利率远低于同行业标准或企业目标。1盘损率是实际盘点库存和电脑理论库存差异。通常而言盘损原因有下列多个：（1） 错盘、漏盘（2） 计算错误（3） 偷窃（4） 收货错误，或空收货，结果帐多物少（5） 报废商品未进行库存更正（6） 对部分清货商品，未计算降价损失（7） 生鲜品失重等处理不妥（8） 商品变价未登记和任意变价2若发生重大差异时，应立即采取下列方法：（1） 重新确定盘点区域，看是否漏盘；（2） 检验收货，有没有大量异常进货，而且未录入电脑；（3） 检验有没有大量异常退货，而且未录入电脑；（4） 检验库存更正及清货变价表；（5） 检验是否有新来生鲜处理职员，技术不熟练；（6） 重新计算；3同时按要求程序进行库存调整（第八单元有专门叙述）4 商品盘损多少，代表着管理人员管理水平及责任感。只要结果在合理范围内，均视为正常。同时有必需奖优惩差，降低损耗。参考行业标准及华联综合超市低成本损耗及责任落实到人经营理念，企业现在要求量贩店盘点损耗标准为：(1). 门店盘损率应控制在销售总金额4-6。(2). 在4以下给予奖励。(3). 在6-8之间应视为低于标准水平，必需由店长负责寻求原因，提出整改方法。(4). 在8以上为不正常，须追寻相关经营人员及职员责任，并给处罚。(5). 开店早期二个月第一次盘点许可有较高损耗率。5 盘点组织 盘点作业人员组织，通常由各店自己负责落实，若为全方面盘点，应由总部营运部、电脑部、财务部、采购部在各门店进行盘点时分头指导和监督盘点，并由营运部总监统筹安排。由各店长负责并具体落实到各部门和人。盘点作业是商店人员投入最多作业，所以要求全员参与盘点。通常是每个部门为一个小组。全方面盘点组织构架图（以下图）若为区域盘点，则由楼面各部门，依据盘点计划自己组织落实，同时由ALC配合操作第五单元 盘点配置图及其表格一、盘点配置图开业初全店配置图可做盘点配置图之用。通常而言，盘点配置图上除包含卖场冷冻柜、冷藏柜、货架、大陈列区之外，还应包含后场仓库区、冷库等，只要是商品储存、陈列之处均要标明。为便于掌握整体态势及计划，盘点图必需将通道及陈列架标示编号，并将此编号作成贴纸，粘贴于陈列架右上角，这么既可周详地分配责任区域，盘点者又可明了自己工作范围。同时，也可在此图上掌握全局，合理调配，相互援助.。盘点配置图以下：盘点配置图：蔬菜库I1冷藏库I2BA6A4A2AA11A9A5A7A3A1CDEFB8B6C7C5BC4BC3B4B29C3C1BD2BC1C8C6D7D5CD4CD3C4C2D3D1CD2CD1D8D6E7E5DF4DF3D4D2E3E1DF2DF1E8E6F7F5EF4EF3E4E2F3F1EF2EF1冷藏库K1冷冻库K2GH4H3H2H1G12G10G6G8G4G2F8F6G7G5FG4FG3F4F2G3G1FG2FG1库 房 L盘点用表格（附后）1 盘点表2 盘点责任区分配表（小组用）3 小组盘点安排计划表4 支援盘点人员安排计划表5 盘点培训计划表附1：填写说明：1 按部门填写2 设定编号3 设定编号4 清点日期，按年、月、日各两位填写5 本店名称6 商品6位货号7 电脑确定商品名称8 按售卖单位清点数量9 清点人签字 注：此表共三种，第一个黑色线（初点）、第二种蓝色线（复点）、 第三种红色线（抽点）附2：盘点责任区分配表（小组用）部门 日期 姓名盘点类别区域编号盘点单编号备注起迄张数填表人： 同意人： 附3： 组盘点安排计划表所属部门： 主管姓名： 日期 职员姓名职位盘点时间安排盘点内容参与盘点步骤加班时数初点复点抽点部门经理： 店长： 附4：支援组盘点人员安排计划表门店 时间 姓名所属部门职位盘点时间安排盘点内容参与盘点步骤加班时数初点复点抽点制表： 店长同意： 附5：盘点培训计划表 门店 日期 部门组别本部门参与培训人员其它部门培训人员培训时间指导人员生鲜肉类、水产、蔬果熟食日配组干货食品粮油、罐头干货烟酒饮料冲调饮品糖果饼干百货电器日化家纺文化家居 精品累计制表 同意 店长 第六单元 盘点前准备自古兵家 “不打无准备之仗”，事前准备愈周密愈具体，盘点工作进展就能愈顺利，盘点结果就会愈正确。一、 人安排1标准上，盘点当日，应停止任何休假，尤其是全方面盘点最少应于两周前安排妥当，包含加班、延长时间等，应由门店各部门写出组盘点安排计划表（见前表3），并呈报店长同意。2责任区落实到人，明确范围，采取“交换法”，即商品部作业人员盘点商品部作业区，预防“自盘自”造成不实情况发生。3支援各部门盘点职员，由合理调配，同时填写支援组盘点人员安排计划表（见附表4），并呈报店长同意。二、 通知1 通知用户 若营业中盘点而影响用户购物则经过广播形式通知用户，以取得谅解：“尊敬用户好友，您好，我们盘点给您购物造成了不便，请您谅解，顺祝您购物愉快！” 若停业盘点则应提前三天，以广播方法及公告方法，通知用户，避免用户徒劳往返，公告形式以下（见下页）：注意：华联超市不做停业盘点，如有特殊情况需停业盘点，必需有营运总监许可，并制订专门计划。停业盘点通知尊敬会员好友，您好！本店因业务需要，定于 年 月 日 点至 年 月 日 点，进行内部总盘点。盘点时间内，恕不对外营业。若所以而造成您购物上不便，敬希见谅。同时感谢您于盘点后，继续给支持和惠顾。 量 贩 店 店 长敬 上 年 月 日2、通知厂商 盘点前，由采购员在订货时注明，或以电话通知，或发函通知，避免厂商于盘点时段送货，并在收货处提前一个星期贴出通知。三、盘点前培训、 盘点前两个星期内进行盘点模拟培训，讲解注意事项，务使失误降至最低、 模拟培训，按实际盘点步骤进行讲解，具体由店长及楼面经理安排实施，并由填写盘点培训计划表（见前5），呈店长同意、 盘点人员进行逐一操作演练、 各部门主管须进行标准操作示范、 盘点工具盘点表（一式三联黑、兰、红），小张自粘贴纸，红蓝圆珠笔等。四、工作分配初点工作由指定职员实施，抽点、复点工作由部门主管或后勤人员来实施。五、商品整理，环境整理 实际盘点前两天对商品进行整理，使盘点工作更有序、有效，及早清除不良商品，其整理关键是：、 检验货架或冷冻、冷藏价格卡是否和商品陈列位置一致，不一致时，要将其调整一致或更换新卡；、 将商品陈列整齐，以利于清点数量，象陈列端头、陈列架、附壁陈列架、随机陈列架、堆头等；、 清除坏品、退货商品，该报废报废，该退货退到收货区，包装破损商品要立即处理；、 清除卖场及作业场死角，检验维修检测区、收货区、结帐区等是否有滞留商品；、 将各项设备、备用具、工具存放整齐；、 库存商品整理要注意两点：一是把小箱子放在大箱前；二是避免商品数量不足整箱看成整箱计算；、 盘点前最终整理： 通常在盘点前两小时，对商品进行最终整理，关键是陈列架上商品。次序绝对不能改变，不然盘点时会对不上号。六、资料单据整理为避免出现虚假现象，相关盘点资料要整理:、 联营式自营商品单据整理；、 报废品单据汇总；、 赠品单据汇总；、 改包装单位商品单据汇总；、 收货资料汇总。七、 注意事项、 盘点前各主管须核查前三日退货情况，看是否录入电脑；、 主管查对报废商品是否立即进行库存更正；、 主管检验破包商品是否整理；、 销售区域盘点必需在当日营业结束后进行；、 电脑部必需在营业结束以后，开始盘点以作库存锁库；、 收货部门在盘点当日：（可依实际情况而定），必需停止全部数据资料录入；、 未录入商品，必需贴上“未录入不需盘点”标识。第七单元 盘点具体操作一、 盘点作业步骤图 锁库 进行初点填写盘点表填黑色联，初点交表复点填写盘点表兰色联 ALC录入电脑 ALC录入 打印初点报表列印差异表第三次填红色联至盘点无差异 差 异 是 否 抽 点 是 差异 否店长签核调整库存 结束和电脑库存对照 否是 差异 二、盘点要求1初点要求(1). 先点仓库（库存区）、冷冻库、冷藏库，再点卖场(2). 盘点货架或冷冻柜、冷藏柜时，依序由左而右，由上而下图示：(3). 每一货架或冷冻柜、冷藏柜均视为独立单位，使用单独盘点表。若盘点表不足，则继续使用下一张。初点盘点表为黑色；(4). 两人一组，一人点，一人写；将数量写在自粘贴纸上，放置在商品前方；(5). 盘点单上数字填写要清楚，不可潦草让人混淆；(6). 数字写错，要涂改根本；(7). 清点时，一定要按最小单位清点，不够一个单位忽略不计，同时取出归入待处理品堆放处；(8). 盘点时，顺便查看商品使用期，过期商品应随即取下归入待处理品堆放处；(9). 店长要掌握盘点进度，调度机感人员支援，巡视各部门盘点区域，发掘死角及易漏盘区域；(10). 对无法查知商品编号或商品售价商品，就立即取下，稍后追查归属；(11). 盘点注意大分类和小分类，注明该分类商品所在货架号码。2复点作业要求(1). 复点时要先检验盘点配置图和实际现场是否一致，有否遗漏区域；(2). 巡视有没有遗漏标示小粘纸商品；(3). 复点在初点进行一段时间后进行，用蓝色一联；(4). 复点无误后将小粘纸拿下。抽点作业要求(1). 对整个区域抽点视同复点；(2). 抽点商品要选择卖场内死角，或体积小、单价高、量多商品；(3). 抽点用红色盘点表，注明为抽点；(4). 抽点是对初点和复点无差异商品抽验。差异处理此处讲差异是初点和复点不一样及抽点和初点、复点结果不一样。（数据差异调整，见第八单元库存调整）(1). 初点和复点不一样，应由主管或其指定不一样职员去第三次点，填写红色单，注明第三次盘点。若还有差异则由不一样人反复上述动作，并注明是第几次盘点，直至正确、电脑没有差异报表出现为止；(2). 抽点若发生和前述盘点有差异，按上述动作进行，直至正确；(3). 若无差异则须主管署名，由进行“确定”动作。注意事项(1). 每份盘点报表必需由部门经理以上人员署名；(2). 主管在签核报表时，对其数量总和应再查对一次，以确保无误；(3). 主管必需检视每位职员负责盘点区域是否确实完整地盘点；(4). 在盘点前该盘点品项销售区域应维持合适安全库存量；(5). 主管须负责对盘点过程中聚集待处理品（如破损、变质商品、过保质期商品、无商标商品等做出对应处理（如报损、重新包装等）。打印实际盘点报表 经主管核查无误后，并由部门经理以上人员签字后，由打印实际盘点报表。第八单元 盘点结果分析和处理盘点作业结束后，实际库存和电脑库存相查对，若有差异要追查原因，堵疏防漏。一、 追查差异原因（差异原因如第四单元所述）二、 库存调整1库存更正步骤图主管填写库存更正表经本部门经理签字核实交店长同意由ALC调整归档留底至下一期盘点(1). 此时产生差异，经部门经理签核后，以盘点实际库存量作为正确数据；(2). 店长签字后，方可作“确定”工作；(3). 总企业营运部于各品项盘点后将视情况给予抽查；(4). 报表保留至该品项下次盘点后，方可销毁；(5). 帐务调整，由财务部完成；(6). 盘点电脑系统步骤，参考电脑部相关程序。2资料整理(1). 店长要确定盘点单是否全部收回，同时要有署名；(2). 复印留底，原件送财务部核实；(3). 财务部在收到盘点资料后 ，2日内提出盘点结果汇报；(4). 各部门做盘点实施情况汇报，以作为以后改善、参考之依据。盘点汇报 部门: 日期: 实施情况 问题 改善对策初盘复盘抽盘主管: 三、游离商品处理1盘点通常会发生下列特殊情况（1）有货号，无品名或错品名 其原因有：l 货号错误l 货号已淘汰，但商品仍在销售l 套号（厂商滥用已经有货号，套用新产品）（2）有品名，无货号其原因有：l 条码脱落，又无据可查l 店内自购，还没有编号2处理程序：(1) 进行清查：在可能情况下须确定货号（条码），同时输入库存统计(2) 清查后仍无法找出原籍商品首先要列清单送采购部确定，首先将其集中方便处理(3) 采购仍无法确定商品，能够用下列方法处理：l 退回厂商l 假如无条码有商标商品，在品质仍完好情况下由店长决定酌情作清仓处理l 报损(4) 属未经许可引进之商品，则追究责任(5) 注意：不可将不合格产品，过期或变质商品销售给用户第九单元 其它一、其它盘点在进行商品盘点同时，要常常对备用具、设备进行盘点二、结论 经过以上学习，可知盘点关键，它不仅是我们在一段经营期内经营业绩反应，同时也代表着对我们本身“管理品质”和“品德操守”考验。 有些人把商店开门营业视为“攻城掠地” ，盘点视为“清查战果”，由此能够看出“攻守”关键。盘点是展示我们平时努力工作绩效关键方法，是对我们“战果”清点。借此不仅能够领会我们工作成绩，同时也会发觉我们不足之处。发觉问题，处理问题；奖励优异，加强管理；不停完善，推进销售；经过盘点发展完善是我们根本目标。