矿业装备制造有限公司管理制度汇编样本.doc

格林兰德（山西）矿业装备制造管理制度综合办公室管理制度 目 录第一章 文明办公要求1第二章 职员形象礼仪规范2第三章 会议管理制度6第四章 对外接待制度13第五章 档案管理措施 17第六章 公文管理措施 31第七章 车辆使用和管理措施 41第八章 印章、介绍信使用管理措施 45第九章 办公物品管理措施 48第十章 文印、传真使用要求51第十一章 职员保密管理要求 52第十二章 督办工作制度54第十三章 值班管理制度56第十四章 信息管理制度 57第十五章 诉讼和非诉讼案件管理制度 60第十六章 协议管理措施63第1章第3章文明办公要求为给职员发明一个平静、舒适、整齐、卫生文明办公环境，提升企业对外形象，特制订本要求。第一条 本要求适用范围为企业全体职员。第二条 企业职员全部应树立公德意识，严格自律，养成良好卫生习惯，珍惜公共环境。第三条 职员应随时清洁自己办公区域，保持桌面整齐，会议室使用后应立即规整桌椅并清扫洁净。第四条 职员不得在非吸烟区域吸烟，不随地吐痰，不乱扔纸屑、烟头、包装、材料等杂物，不乱涂乱画。第五条 职员不得在工作时间及办公区域内进食。第六条 职员应珍惜企业报刊、杂志，阅读后应立即归还到指定地点。报纸应放在报夹上，不得随意乱扔报纸。第七条 垃圾入篓，废旧文件销毁，洗手间用后应立即冲洗。第八条 企业相关职能部门应随时检验并督促办公场所清洁工作，进行现场管理，发觉问题立即指出并跟进处理结果。第九条 违反上述要求，视情节轻重，依据企业绩效考评具体措施进行处理。本要求由综合办公室负责解释。第1章第3章第2章第3章职员形象礼仪规范第一条 职员着装规范 1、职员衣着应该合乎企业形象及部门形象，标准上职员穿着及修饰应稳重大方、整齐清爽、洁净利落，工作时间应统一着装。在关键场所按要求着装。2、职员衣着要求得体、协调、整齐、悦目。3、上衣、裤子、领带、手帕等最好相配，衣服平整，符合时节。4、西装左胸前口袋不放手帕以外任何东西，严禁两手下垂插入下口袋中。5、男士长袖衬衫要塞在裤腰内，袖子最好不要卷起，长裤有腰攀，应穿上腰带或背带。6、女士宜化淡妆，勿戴过多饰品，裙装应配过膝长袜；领口过低、过短衣服不宜穿着。第二条 职员社交谈吐规范1、在企业交谈请讲一般话，交谈中善于倾听，不随便打断她人谈话，不鲁莽提问，不问及她人隐私，不要语言纠缠不休或语带讽刺，更勿出言不逊，恶语伤人。2、和用户交谈诚恳、热情、不卑不亢，语言流利、正确。业务之外，注意话题健康、客观。3、和同行交谈，注意措辞分寸，谦虚谨慎，维护企业形象，不相互倾轧，客观正派，不包含同行机密。第三条 职员举止行为规范1、遵守考勤制度，按时上、下班，不迟到、早退。病假、事假需立即申请或通知部门主管，填报请假单。2、上班时间严禁在非吸烟区域吸烟，保持良好精神状态，精力充沛，精神饱满，乐观进取。3、对待上司要尊重，对待同事要热情，处理工作保持头脑冷静，提倡微笑待人，微笑服务。4、开诚布公，坦诚待人，平等尊重，团结协作，不将个人喜好带进工作中，不拉帮结派、党同伐异。5、热情接待每一位贵宾，不以貌取人，不盛气凌人，和客人约见要按时，如另有客人来访需等候时，应主动道歉。6、保持良好坐姿、行姿，切勿高声呼叫她人。7、出入会议室或上司办公室，主动敲门示意，进入房间随手关门。第四条 职员日常活动行为规范1、职员上班时间要一直以饱满热情，尽职尽责，真诚协作，高效、快捷地向用户提供最好服务。职员应含有优良道德品质，有事必报，有错必改，不得文过饰非，阳奉阴违，诬陷她人。2、接打电话规范（1）职员电话行为应符合规范，注意控制语气、语态、语气、语言亲切、简练、有礼、客气。（2）立即接听，勿让铃声超出三遍，迟接电话须表示歉意。（3）使用代表企业规范用语问好，比如“您好”等。（4）仔细、耐心倾听对方讲话，决不要打断对方解释。（5）正确统计、转告电话内容，主动帮助处理用户要求，立即转告并督促同时回电。（6）谈话结束，表示谢意，等候对方先挂电话。（7）工作时间和业务无关电话应简短扼要，精细工作期间严禁接听电话，如有急事，由管理人员转告。3、接收名片规范（1）名片是职员对外交往工具之一，使用名片，应讲究一定礼节。（2）主动向对方递送名片，递送时身体稍欠，使用双手，从正面向对方递送。（3）接取对方名片一样欠身，双手，接过名片后认真看一遍，诵读对方姓名、职务，妥善保留。（4）谈判时，应将对方名片排列在桌上，对照再认，结束后放入口袋或公文包保管。（5）假如用户率先递出名片，应表示谢意，再递送自己名片。第五条 职员工作证胸牌使用规范1、由企业发给工作证和胸牌，职员要随时携带工作证，职员在工作时，必需佩带胸牌。2、工作证、胸牌如有遗失、被盗，应立即向部门汇报，经部门领导签字，可到综合办公室、人力资源部补领，如因长久磨损，应立即以旧换新。第六条 宴请规范1、衣冠整齐，按时到场。2、宴请地点要适适用户喜好，最好由用户选定。3、陪客人数不宜超出客人数，假如只有一位客人，可有两位陪客。4、分清主次位置，领客人就座后方可就座进餐。5、进餐时举止文明，不能醉酒失态。6、注意协调气氛，努力争取友好友好，热烈，但不要喧宾夺主。7、不要在用户面前领取收据或付款。8、不可留下用户先行离开，等用户离席后，方可离席。第七条 工作现场行为规范1、养成讲卫生美德，不随地吐痰，不丢纸屑、果皮、烟头和杂物，不乱涂、乱画。2、办公室保持整齐，无污痕，文件入橱或摆放整齐。3、正确使用并珍惜饮用水器具，保持洁净。4、常常擦洗绿化植物，保持环境怡人。5、车间保持井然有序，物品堆放整齐。第3章第3章会议管理制度为了加强企业会议管理，提升会议形式行政决议效率，达成集思广益、促进沟通、统一思想目标，特制订本制度。第一条 会议种类（一）董事会议1、出席人员：企业董事会组员、董事会秘书2、会议内容：企业重大事项决议企业章程修改企业注册资本增加、转让企业重大变动事项企业生产经营年度方针目标制订其它需经董事会研究决定事项3、会议组织：企业综合办公室4、会议周期：依据董事长提议召开5、会议主持人：企业董事长6、会议纪要：综合办公室（二）总经理办公会议1、出席人员：企业总经理、党委（副）书记、副总经理、总工程师、总会计师、总经理助理、综合办公室主任、人力资源部主任等。2、会议内容：组织实施企业董事会决议；拟订企业生产经营计划、技术创新和投资方案；制订企业发展计划；拟订企业内部管理机构设置方案及基础管理制度；提出企业年度财务预算方案、决算方案、利润分配方案及填补亏损方案；决定总经理有任免权人员任免事宜，提出总经理有聘任或免职提议权人员任免提议；对企业章程要求或经董事会授权由总经理负责人事、财务、资产、技术、市场、项目计划等方面重大事项作出决议；依据总经理提议，对某企业重大事项进行专门研究和部署。3、会议组织：企业综合办公室4、会议周期：由总经理依据情况决定召开5、主持人：总经理6、会议纪要：综合办公室 （三）企业办公例会1、出席人员：企业总经理、党委（副）书记、副总经理、总工程师、总会计师、总经理助理、各部门主任、各车间主任。2、会议内容：总结企业上周工作计划完成情况；研究布署本周工作；讨论企业重大问题，提出处理方案；专题研究企业工作进度中某一重大问题或突发事宜。3、会议组织：综合办公室 4、会议周期：每七天一次5、会议主持人：总经理或总经理委托副总经理（四）经营活动分析会 1、出席人员：企业总经理、副总经理、总工程师、总会计师、总经理助理、各部门主任。2、会议内容：汇报企业上月生产经营计划实施情况；确定企业本月生产经营计划；估计本月生产经营计划进展情况；研究上月奖励相关事宜；分析经营活动结果，评价企业各方面工作情况，提出改进方法。3、会议组织：综合办公室4、会议周期：每个月上旬末，下旬初5、会议主持人：主管经营工作副总经理6、会议纪要：综合办公室（五）生产调度会（含安全、消防、生产、技术、质量分析）1、出席人员：企业副总经理、总工程师、综合办公室、生产部、市场部、技术中心、总师办、品管部、采供部、各车间主任。2、会议内容：调度平衡生产进度，研究处理生产管理部门、车间不能自行处理重大问题。研究日常技术准备工作及原辅材料、备品备件准备工作。汇报总结安全生产、治安、消防工作情况，检验分析事故隐患，研究确定安全防范方法。汇报总结产品质量情况，讨论分析关键原辅材料质量及备品备件质量，研究提出改善方法。3、会议组织：生产部4、会议周期：每七天一次5、会议主持人：生产副总 6、会议纪要：生产部（此会议纪要应报综合办公室立案）（六）企业绩效考评会议1、出席人员：企业绩效考评领导组组员2、会议内容：对企业各部门工作情况进行综合考评，并对总经理工作指示及企业会议安排事项督办完成情况提出绩效考评意见。3、会议组织：人力资源部4、会议周期：每个月一次5、会议主持人：总经理助理6、会议纪要：人力资源部（此会议纪要应报综合办公室立案）（七）企业年度工作会议（年中工作会议） 1、出席人员：总经理、党委（副）书记、副总经理、总工程师、总会计师、总经理助理、各部门主任。2、会议内容：总结企业上六个月工作完成情况；对下六个月企业工作做出安排布署；3、会议组织：综合办公室4、会议主持人：总经理5、会议纪要：综合办公室（八）企业资金协调会议 1、出席人员：副总经理、总工程师、总会计师、总经理助理、综合办公室、财务部、采供部、市场部、销售部。2、会议内容：对企业月度、季度资金收支作出协调计划。3、会议组织：财务部4、会议主持人：总会计师第二条 会议管理部门（一）企业综合办公室统一管理企业多种会议。（二）会务工作关键由综合办公室承接，其它部门主办会议，综合办公室应给予协办。（三）企业财务部应加强对会议开支方案审核，降低不合理费用。（四）除其它部门主办会议资料各自进行其档案管理外，会议资料由综合办公室统一整理、立卷，存档。（五）综合办公室每个月初应对企业各例会和多种临时会议，统一平衡并制订会议计划，分发给企业关键管理人员及相关人员。（六）对于准备不充足、反复性或无重大作用会议，综合办公室有权拒绝安排。（七）对于参与人员相同、内容相近、时间相近多个会议，综合办公室有权安排合并召开。第三条 会议程序（一）会前准备1、对于定时常规会议，在会前应明确该次会议专题和临时出席、列席人员。对无定时关键大型会议，承接人应提出会议汇报，该汇报包含：会议议项会议目标会议时间会议地点会议财务支出预算招待工作说明现在筹备进展情况可能存在问题、处理方案及要求筹备时间进度表。待该汇报由综合办公室报请总经理同意后方可实施。2、会议通知：依据会议要求打印会议通知，并提前发送。3、会议承接人应立即准备会议场所、会议文件或资料。必需时要进行会场部署、设备调试。4、在会议进行中要做好统计。第四条 会议管理要求（一）会风管理1、会议必需按时召开，不得无故拖延和推迟，参会人员无特殊原因不能请假。2、会议应集中于要求议题，尽可能在估计时间内结束，不得无节制地跑题海侃，和会人员应知无不言，集思广益，不可从头到尾保持缄默。3、维护正常会议秩序，开会期间不得私下说话、议论，严格遵守会议纪律，不得随意走动和离席。4、会议期间通常应停止使用手机，特殊情况应到场外联络。5、严守会议纪律，保守会议秘密，在会议决议未正式公布之前，不得私自泄露会议内容，影响决议实施。（二）会议事务处理1、企业办公例会会议纪要、决议，由综合办公室整理成文。2、综合办公室依据会议内容需要在要求二十四小时内完成整理工作。3、会议纪要和决议形成后，由和会组员签字确定。4、会议纪要发放前应填写会议纪要发放审批单，审批单内容包含：纪要编号、发放范围、主管领导、审批意见。5、会议纪要应有文号，发放时应填定文件签收统计表并由接收人收签。6、会议纪要应分类存档，并按关键程度确定保留期限。7、会议纪要、会议决议作为关键文件，备忘已研究决定工作事项，发至参与会议全体人员，方便对照落实和制订实施方法。本措施由企业综合办公室负责解释。 第4章对外接待工作制度为了规范企业对外接待工作，提升接待工作质量，加强管理，努力争取树立良好企业社会形象，特制订本制度。第一条 接待标准公务接待工作要坚持适度大方标准，严格实施接待标准，接待人员要发扬无私奉献、乐于服务她人精神，做到认真负责、热情周到、不卑不亢、言行得体、严守机密，使接待工作既让贵宾满意，又不奢侈浪费。第二条 接待职能部门综合办公室作为企业负责接待职能部门，碰到重大接待工作或关键活动时，要由综合办公室协调其它职能部门共同做好此项工作。第三条 接待工作要求（一）树立贵宾至上、为贵宾服务思想，对贵宾食、住、行全部要安排妥当。（二）接待人员要服务周到、态度谦虚、用语文明、工作负责。（三）接待工作要制订周密接待计划，尤其是大型接待活动，要有具体方案，责任落实到人。（四）在接待贵宾过程中要认真做好安全、保卫工作。（五）接待人员要提升接待工作效率，主动帮助贵宾办理各项事务，使贵宾感到工作和生活全部很满意。第四条 接待规程（一）关键业务单位领导或外单位同级领导来我企业造访，上级机关派员到我企业传达关键指示及弟兄单位领导到企业商谈关键事宜，由企业领导陪同。（二）上级或主管部门领导来视察，由企业领导出面探望或陪同用餐。（三）通常性业务联络或其它单位来员办理业务，企业陪同人员应和贵宾职务大致相当。第五条 接待程序（一）接待准备工作：中国、外来宾来访，接待人员要正确掌握来宾或领导乘坐交通工具和抵离时间，提前通知和安排相关人员做好接送准备工作，接待人员要依据来访者目标、规格及爱好选择确定活动内容，确定接待方案。（二）接待服务工作：提前接待客人，安排好客人起居生活及商务活动日程，安排领导探望客人；组织好客人活动，安排宴请，并依据需要准备纪念品。（三）接待收尾工作：安排好贵宾返程事宜，帮助客人结算，征求客人对接待工作意见，提醒客人带好自己物品，送客人到车站（或机场）。第六条 接待活动管理（一）接待活动标准上由综合办公室统一安排。（二）接待宴请用餐标准：来企业办理公务需要用餐人员标准上以工作餐为主，就餐在企业食堂小餐厅，标准为20-30元/人，因业务关系需要提升标按时，实施标准为：重大业务活动或上级领导机关贵宾或企业领导出席宴请时 300元/人，通常业务活动或弟兄单位贵宾 150元/人。第七条 业务招待费管理（一）综合办公室负责企业业务招待费管理、审核和报批。（二）企业年度业务招待费总额，由财务部依据企业年度经营计划进行测算，按要求标准下达。财务部对全企业公务接待费用进行监督检验。（三）业务招待费使用范围：上级领导带队检验指导、调查研究和了解情况；弟兄单位和我企业进行工作交流等发生费用；其它单位来员或对外交往中发生必需招待费；经企业关键领导同意其它接待活动。（四）业务招待费使用要求：各部门使用业务招待费时，可在企业食堂招待，由综合办公室开具客饭单。需在市内招待，必需先提出申请，说明事由及所需金额。由综合办公室报总经理同意后，方可支出业务招待费，不然不予报销。企业领导需在企业外使用业务招待费时，须事先征求总经理同意，综合办公室立案后方可支出业务招待费。使用业务招待费通常先垫资后报销。(五) 业务招待费用审批报销程序：企业各部门实际发生业务招待费应由部门责任人签字后，由综合办公室审核登记，请示总经理指示后，财务部门办理报销手续。（六）业务招待费报销：各部门业务招待费报销，部门主任作为报销人，综合办公室主任作为部门责任人。企业领导业务招待费报销，由综合办公室负责办理报销手续，在报销单上企业领导本人须在报销人一栏签字。每张报销粘贴凭证上，必需粘贴同一时间，同一饭店发票，并说明事由。第八条 纪念品管理（一）纪念品使用范围。关键用于企业领导对外公务、接待、出访等活动。（二）纪念品购置。由综合办公室依据需要统一购置办理。（三）纪念品领取。企业领导需用纪念品，由综合办公室统一办理。本制度由企业综合办公室负责解释。 第5章档案管理措施为深入规范企业档案管理工作，提升工作效率和工作质量，特制订本措施。第一条 档案范围（一）党群工作形成文件材料 1、党务综合性工作、党员代表大会或党组织其它相关会议。 2、党组织建设、党员和党员干部管理、党纪监察工作、关键政治活动或事件。 3、宣传及思想政治工作、企业文化和精神文明建设、统战工作。 4、职员代表大会、工会工作、共青团工作、女工工作。 5、专业学会、协会工作，群众团体活动。 （二）、行政管理工作形成文件材料 1、企业筹备期项目立项汇报、可行性研究、初步设计、施工图设计和相关建设条件申请、同意，企业章程。 2、企业领导班子（包含董事会、股东会、监事会和经理层，下同）组成及变更，企业内部机构及变更。 3、企业领导班子活动。 4、综合性行政事务，企业事务公开，文秘、机要、保密、信访工作，印鉴管理。 5、法律事务，纪检监察，公证工作。 6、审计工作。 7、职员人事管理，劳动协议管理，劳动工资和社会保险，职务任免，职称评聘。 8、职员教育和培训工作。 9、医疗卫生工作。 10、后勤福利，住房管理。 11、公安保卫，综合治理，防范自然灾难。 12、外事工作。 （三）、经营管理工作形成文件材料 1、企业改革，经营战略决议。 2、计划管理，责任制管理，多种统计报表，企业综合性统计分析。 3、资产管理，房地产管理，资本运作，对外投资、股权管理，多个经营管理，产权变动、清产核资。 4、属企业全部知识产权和商业秘密及其管理。 5、企业信用管理，形象宣传。 6、商务协议正本及和协议相关补充材料，相关资信调查等。 7、财务管理，资金管理，成本价格管理，会计管理。 8、物资采购、保留、供给和流通。 9、经营业务管理，服务质量管理。 10、境外项目管理。 11、招投标项目管理。 （四）、生产技术管理工作形成文件材料 1、生产准备、生产组织、调度工作。 2、质量管理，质量检测和质量控制工作。 3、能源管理。 4、企业管理现代化和信息化建设、科技管理。 5、生产安全，消防工作，交通管理。 6、环境保护、检测和控制。 7、计量工作。 8、标准化工作。 9、档案、图书、情报工作。 （五）、产品生产或业务开发工作形成文件材料 1、产品市场调研、立项论证、设计。 2、产品工艺、工装、试制、加工制造。 3、产品检验、包装。 4、产品销售和售后服务。 5、产品判定、评优。 6、产品质量事故分析及处理。 （六）、科学技术研究工作形成文件材料 1、科研项目标调研、申报立项。 2、科研项目标研究、试验。 3、科研项目标总结、判定。 4、科研项目标报奖、推广应用。 （七）、基础建设和技术改造工作形成文件材料 1、基建项目和技术改造项目标立项、可行性研究、初设、施工图设计、勘探、测绘、招标、投标、征迁工作，和建设外部条件落实情况、土地、水、电、环境保护等建设单位项目管理工作。 2、基建项目和技术改造项目标设计。 3、基建项目和技术改造项目标施工。 4、基建项目和技术改造项目标监理。 5、基建项目和技术改造项目标完工和验收。 6、基建项目和技术改造项目标评奖、创优。 7、基建项目标使用、维修、改建、扩建。 8、事故分析和处理。 （八）、设备仪器管理形成文件材料 1、购置设备、仪器立项审批，购置协议。 2、设备、仪器开箱验收或接收。 3、设备、仪器安装调试。 4、设备、仪器使用、维护和改造、报废。 5、事故分析和处理。 （九）、会计工作形成文件材料 1、会计凭证。 2、会计账簿。 3、财务汇报及报表。 4、其它文件材料。 （十）、职员个人管理形成文件材料 1、职员（包含离退休职员、死亡职员）履历材料。 2、职员判定、考评。 3、职员专业技术职务评聘。 4、职员奖励和处分。 5、职员工资、保险、福利待遇等。 6、职员培训和岗位技能评定等。 7、其它记载个人关键社会活动文件材料。 （十一）、声像档案（十二）、荣誉实物档案（十三）、电子档案第二条 档案管理体制（一） 企业档案工作，可实施集中和分散管理相结合体制。由综合办公室负责主体档案管理，并对其它部门档案管理工作进行督促和指导。（二）各部门形成档案材料由本部门负责管理，并由综合办公室留存。（三）企业应有库房或场地和必需设施及保护设备来保管档案，确保档案安全。 第三条 立卷归档制度 1、文书处理、文件材料立卷归档工作，由文秘人员负责，受分管领导和上级相关部门监督、检验和指导。 2、文秘人员应立即做好文件收发、印刷、传输和归档，做到正确、周密、立即快速。 3、归档范围：通常本单位各项工作活动中直接形成，含有查考利用价值多种门类和载体文件材料全部属归档范围。（详见档案保管期限表） 4、归档要求：归档文件材料必需搜集齐全，保持文件之间历史联络，便于保管使用，应正确划分保管期限，分年度、分级分类、灵活利用“六个”特征组卷、整理。卷内文件排列系统，编目清楚、完整，案卷标题文字简练，正确揭示卷内文件内容，案卷装订整齐、坚固。 5、归档时间：每十二个月文件材料办理完成后，要在第二年六月底前整理结束，编制好案卷目录和目录说明，立即移交档案室，排列上架保管，并办好交接手续。 第四条 档案统计制度 1、认真落实实施及上级相关统计工作规章，依法统计。 2、档案统计工作，由档案员负责，受本级统计部门和上级档案部门指导和监督。 3、档案统计必需实事求是，杜绝虚报、瞒报和伪造等不良行为。 4、立即进行档案收进、移出、整理、保管、判定、 销毁等数量和情况登记，做到案底清楚，物帐相符。 5、立即、正确上报档案工作统计年报和其它专题统计，科学立即地做好统计分析，为领导决议提供可靠依据。第五条 档案判定销毁制度 1、建立和健全档案判定工作组织机构，立即剔出、销毁已失去保留价值档案。 2、坚持辨证唯物主义和历史唯物主义见解，全方面地、历史地、发展地、实事求是地研究分析，判定档案保留价值。 3、 判定档案必需以党和国家各级部门颁发档案保管期限表为依据，不得随意销毁。 4、需要销毁档案，应编造销毁清册， 报经上级主管部门或分管领导人同意。 5、销毁档案必需有两人以上监销。监销者应依据销毁清册认真查对内容和数量，鉴销后要在清册上注明销毁日期和方法，并签字以示负责。 6、立即做好销毁档案善后工作。第六条 档案库房管理制度1、综合档案室工作人员应严格遵守党和国家安全保密要求，忠于职守，加强库房管理，维护档案完整和安全。2、库房是存放档案要地，非综合档案室工作人员，未经许可，不得私自入内。3、库内严禁烟火，严禁存放易燃、易爆及腐化物品。落实消防方法，严防火灾事故发生。4、进库档案及箱柜，在入库前必需认真清点，仔细检验，确定完整齐全和无虫霉后才准予入库。5、档案库房必需落实防高温、防潮、防光、防火、防盗、防尘、防霉、防虫、防有害气体等防护方法，发明良好保护环境。保持库房通风、干燥、清洁、整齐和适宜温度，定时做好温、湿度统计，库房温湿度基础应控制在14-24，相对湿度基础应控制在4560。6、库房柜架统一编号，并编制档案存放索引，使档案存放条理化，便于查找档案。7、坚持安全检验制度。（1）天天下班前要切断库房电源、关好门窗；（2）节假日、寒暑假前加强安全保密工作检验，催还借出档案材料，并将全部档案柜上锁。（3）每十二个月年底对库内档案进行一次全方面清查，发觉问题，立即处理，确保档案安全。第七条 档案库房消防安全制度 1、档案人员应参与消防安全教育，消防业务技术培训，掌握消防知识，能灵活利用消防灭火器材。 2、配置灭火消防器材，定时检验器材性能情况，立即进行调换和维修。 3、库房内严禁吸烟和堆放其它杂物。 4、定时检验库房电路及设备，立即进行维修保养。 5、必需做到库房随时关灯，立即关闭设备和电源。 6、发觉火患立即汇报，并采取紧急方法，妥善进行处理，保障档案安全。 7、火警电话“”。第八条 档案保密制度 1、库房钥匙由专员负责保管和使用，必需时保密档案实施专员专柜管理。 2、秘密档案要有显著标识，便于区分和限制利用。 3、利用保密档案，应严格审批手续。接待人员必需实施有效监督，不得随意扩大利用范围和摘抄复印。 4、保密档案一律不准外借，不得随意乱放和在库房外过夜。 5、依据相关保密要求，立即调整档案保密范围，实施降密、解密直至向全社会开放。 6、档案管理人员要严格遵守党和国家相关保密工作法律、法规、规章制度，不随意翻看，摘抄保密档案内容，严禁泄露档案秘密。第九条 档案保管制度 1、档案是党和国家宝贵财富，档案库房是保管档案重地。 2、库房要牢靠，装有防盗设施。 3、非管理人员不得私自进入库房，库房钥匙要专员保管，做到人走、灯熄、随手关门。 4、库房内应配置“八防”设备，立即存放药品，使用和维修防尘、通风、去湿设备，有效控制库房内温湿度。 5、档案装具排列有序，接收档案要立即排列编目上架，做到整齐、有序，便于查找利用。 6、进库档案要立即进行登记入帐，定时检验清点，破损档案立即修复，发觉遗失档案要立即汇报，立即组织人员进行查找，确保库房档案资料无破损无遗失。7、档案员调离岗位时，要立即办好档案资料、检索工具、编研资料交接手续。第十条 档案资料查、借阅制度 1、本室档案、资料关键供本单位领导和相关人员使用。 2、查阅档案、资料须首先填写，未推行登记手续者，档案室拒绝提供档案、资料。 3、查阅档案应在档案室，因特殊情况需要借出时，须经分管领导人同意，办理好借阅手续，方可出借。档案、资料借出时间不得超出七天。确需继续借阅，要办理续借手续。 4、查阅时严禁吸烟，要珍惜档案、资料，严禁在档案资料上划线、打勾、作记号、折角；严禁涂改和拆撕档案、资料。违者视情节轻重追究责任。 5、外单位人员查阅档案，必需持有单位介绍信（注明身份、查阅内容和用途），并经领导同意，才可查阅。阅档后，介绍信留本室备查。 6、查阅档案、资料者有义务将利用效果反馈档案室。以利总结档案利用工作规律，愈加好地为各项工作服务。 7、凡借阅会议统计及保密档案，必需经主管领导审查同意才能借阅。 第十一条 档案科技文件材料修改、补充制度 1、修改、补充科技文件、底图，必需填写修改、补充申请书，并经领导审批后，方可修改。任何单位、部门和个人不得私自改动。 2、修改底图时，必需在底图上加填修改栏， 注明承接部门、修改内容、日期、 并需修改人和同意人签字。 3、底图修改后，必需对相关蓝图作对应修改，正确反应科技活动演变过程。 4、底图修改内容较少时， 可直接在图面上“扛改”或“刮改”。并在修改处注明“修改标识”。 修改内容较多时，应另制新图，原来图纸作废。 新图列入原图纸目录，并注明所替换原图图号。 5、科技文件、底图修改、补充， 必需做到正确、完整、统一、清楚。第十二条 声像档案管理制度 1、声像档案是企业档案关键组成部分， 必需由档案室集中统一管理。 2、归档范围 （）上级领导来局视察工作或从事其它活动所形成声像材料； （）本局多种关键会议所形成声像材料； （）各项工程建设中形成声像材料； （）多种生产、科技、科研、技改、 产品推广应用等活动中形成声像材料； （）重大（经典）事件、事故、灾难所形成声像材料； （）本局荣获上级领导机关授予奖状、奖杯、 证书照片； （）多种宣传、教育等活动中形成声像材料。 3、归档要求 （）声像文件材料由各承接单位或经办人负责搜集、整理。需注明背景、时间、地点、人物、内容、 摄影者等六要素。在办理完成后30天内向档案室移交； （）档案室整理后应单独组卷、编目，便于查阅利用。 4、保管要求， 专用箱、柜单独存放保管，定时进行检验、倒带、严格控制温湿度，确保声像档案安全。第十三条 档案人员职业道德要求 1、忠于职守：坚持四项基础标准， 模范遵守和实施及其规章，热爱档案工作，忠于党和人民档案事业，精通档案业务，恪守尽职。 2、维护史实：据实归档，用档， 杜绝涂改和伪造档案；尊重史实，维护历史面貌， 保障档案完整和安全。 3、埋头苦干:发扬刻苦学习，开拓创新， 勇于进取，艰苦奋斗精神，树立无私奉献、默默无闻、甘当无名英雄工作态度，勤奋工作， 为党和人民鞠躬尽粹。 4、优质服务:坚守岗位，坚持标准， 严格实施各项制度，热情和蔼、耐心细致接待利用者， 主动主动地提供各类档案为各项工作服务。第十四条 档案员岗位责任制 1、认真实施及档案工作各项规章制度，坚持集中统一管理标准，遵守保密纪律。 2、负责本单位形成多种门类、载体档案资料搜集和平时立卷，并立即完成每十二个月度档案立卷归档和档案接收工作。 3、负责本单位系统档案工作业务检验指导和监督。 4、负责管理好本单位多种门类、载体档案和图书资料并主动提供利用。 5、帮助其它岗位完成突击性工作和领导交办其它任务。 6、有权处理本职范围具体工作问题。 7、有权向领导提出做好本单位档案工作提议。 8、有权纠正和阻止违反档案保密法规制度行为，帮助查处违法行为。第十五条 设备开箱验收管理制度1、依据国家相关要求，结合本单位实际情况制订本制度。2、本制度适适用于本单位设备开箱验收管理工作。3、设备开箱验收工作是科技档案搜集工作一个关键步骤。4、档案室要会同相关单位做好设备开箱验收工作。5、随设备装箱技术文件（包含图纸、说明书、测试统计、合格证等），是本厂公共财产，是设备运行、检修时关键依据，由档案室集中统一管理。各单位或个人拿到应立即移交档案室保管，不得私存。工作需要时由档案室负责复印后分发到各相关分场、班组使用。6、设备开箱各生产部门应立即通知档案室人员参与，方便于搜集技术文件归档和复印分发，为安全生产服务。7、设备开箱时如不通知档案室相关人员参与，凡发生技术文件滞留在部门、个人手中，要立即填写移交目录交档案室；如有丢失，视情节轻重，并按经济责任制追究相关人员责任。8、参与设备开箱验收单位要以设备装箱单中所附装箱文件目录为依据，共同检验设备到货多种技术文件，由参与开箱技术人员会同档案室人员共同清点、登记并归档。9、对引进设备及关键设备开箱验收，要把协议协议列入开箱验收内容，并按协议内容验收。10、设备开箱要填写设备开箱验收单，参与验收单位人员要在验收单上签字，并各执一份以备查。11、开箱后如发觉有缺乏技术文件，由设备购进单位负责追查补齐。12、设备开箱前生产厂家寄来技术文件要立即按要求归档，其它按主管部门意见分发。13、设备在安装过程中所产生技术文件，相关单位要按归档标准向档案室移交，以确保科技档案齐全、完整。14、如发觉设备开箱验收相关单位没按此制度实施，按绩效考评扣发其奖金。第十六条 档案工作责任追究制度 1、未依法建立档案机构或配置档案人员，依据相关法律、法规，追究单位关键责任人责任，并接收同级或上级档案行政管理部门处罚。2、未依法对多种门类、多种载体档案实施集中统一管理，依据相关法律、法规，追究分管档案工作领导人责任，并接收同级或上级档案行政管理部门处罚。3、将公务活动中应该归档文件资料，据为已用或拒绝向档案部门移交，追究主管人员直接责任，并限期更正，对限期内不更正者，给行政处分视情况给经济处罚。4、所保留档案存在安全隐患，知情而不采取有效保护方法，追究主管责任人和直接责任人责任，并责令快速采取有效挽救方法；造成档案损毁，视情节给行政处分和经济处罚。5、玩忽职守造成档案丢失、失密，追究相关人员责任，给行政处分，并依据档案价值，责令赔偿损失。6、私自提供、抄录、公布、销毁属于国家全部档案，追究直接负责主管人员或其它直接责任人责任，给行政处分。7、涂改、伪造档案，追究直接责任和相关人员行政责任或经济责任。8、私自出卖或转让档案，给警告、罚款，并没收非法所得。9、不按要求办理档案登记，或不向省档案行政管理部门报送档案统计报表，追究主管责任人和直接责任人责任，责令限期更正。10、上述所列各条内容中，如有组成犯罪，依法追究刑事责任。本措施由企业综合办公室负责解释。公文管理措施第6章 为规范企业公文管理，特制订本措施。 第