档案管理统一标准化新规制度.docx

二十二、档案管理标准化制度
（一）档案借阅管理
1、档案借阅步骤

2、步骤权限配置及步骤说明
2.1步骤权限配置图
权限
事项
提议
参与
审核
审批
立案
档案借阅
借阅人
产业集团企划人力行政中心行政部
产业集团企划人力行政中心副总监
产业集团企划人力行政中心分管副总
产业集团企划人力行政中心行政部

2.2工作步骤说明
工作行为关键步骤
行为标准
行为奖罚准则
工作模板表单
申请借阅档案
借阅部门提出口头或书面申请。
关键档案（如关键意义获奖证书，各类协议，证照等）须书面申请，并报主管领导审批；一般档案只须档案所属部门责任人同意即可。
详见档案管理奖罚要求
借阅审批单、
档案借阅记录表

领导审批
档案所属部门分管领导审批借阅申请。
假如所借档案是本部门，则只要本部门责任人同意，即可到档案室借阅。涉密或特殊档案需总裁同意。
借阅登记、提供借阅
档案管理员提供借阅档案，并做好登记（同时，借阅者应注明归还时间。若有特殊需要，需延长，应向档案管理员立即说明。）
档案归还
借阅部门用完档案后立即完整地归还档案到档案室，不应归还至自己所属产业集团相关部门。（若有她人需要借，应先由原借阅者向档案管理员说明，后转至她人。同时，档案管理员应做好转借登记。）
验收
档案管理员验收归还档案无误后在借阅记录表上作注销登记。
重整理入库
档案管理员将验收登记好档案整理入库。

（二）档案销毁管理
1、档案销毁步骤

2、步骤权限配置及步骤说明
2.1步骤权限配置图
权限
事项
提议
参与
审核
审批
立案
档案销毁
产业集团企划人力行政中心行政部
监督小组
产业集团企划人力行政中心副总监
产业集团企划人力行政中心分管副总
产业集团企划人力行政中心行政部

2.2工作步骤说明
工作行为关键步骤
行为标准
行为奖罚准则
工作模板表单
组织判定小组
负责组织专业人员1-2名和档案管理员组成档案销毁判定小组。
详见档案管理奖罚要求

判定销毁档案
判定小组依据档案销毁标准对应档案进行销毁判定

建立销毁档案清单
判定小组对判定后属应销毁档案建立销毁清单。
档案销毁清单
审批
行政部分管领导对销毁清单进行审批。
档案销毁审批单
销毁
在档案管理员、行政部责任人实施下，和监销人监督负责下，对档案进行销毁。

销毁清清单永久归档
档案销毁清单由档案室归档永久保留，必需时报相关部门立案。

3、档案管理奖罚准则
序号
奖罚关键点
奖罚金额
奖罚权行使人
备注
1
各子、分企业、产业集团行政部门未能依据档案搜集标准搜集档案并立即上交
当事人罚款100元；两次犯一样错误，加倍处罚；连续三次犯一样错误，扣除0.1-0.25分。
行政部

2
档案搜集中出现档案遗失
当事人罚款100元；两次犯一样错误，加倍处罚；连续三次犯一样错误，扣除0.1-0.25分。
行政部分管领导

3
档案管理员未做好接收清单登记，随便许可不合格档案入库，和未做好档案借阅登记
当事人罚款100元；两次犯一样错误，加倍处罚；连续三次犯一样错误，扣除0.1-0.25分。
行政部责任人

4
借阅部门未能立即归还借阅档案或档案造成损毁
当事人罚款100元；两次犯一样错误，加倍处罚；连续三次犯一样错误，扣除0.1-0.25分。
行政部责任人
损毁档案处罚视档案关键性和损毁程度决定
5
私自销毁档案
当事人罚款100元；两次犯一样错误，加倍处罚；连续三次犯一样错误，扣除0.1-0.25分。
总裁
私自销毁档案处罚视档案关键性决定
4、档案管理工作模板
（1）档案借阅审批单
（2）档案借阅记录表
（3）档案销毁审批单
（4）档案销毁清单
附件1
中南建筑产业集团有限责任企业
档案借阅审批单
部门(单位)

借阅人姓名

外借/查阅档案内容：
拟归还日期：
借阅人：
年 月 日
部门意见：
部门经理：
年 月 日
主管副总意见：
审批人：
年 月 日
档案主管意见：
审批人：
年 月 日
行政部意见：
总监：
年 月 日
附件2
中南建筑产业集团有限责任企业
档案借阅记录表
日期
档案内容
同意人
查阅人 （签字）
外借人
(签字)
备注
归还日期

附件3

中南建筑产业集团有限责任企业
档案销毁审批单
销毁档案内容介绍、数量：
销毁理由：
档案室：
年 月 日
行政部意
行政部：
年 月 日
主管副总意见：
审批人：
年 月 日
相关部门意见：
相关部门责任人：
年 月 日
实施董事同意：
实施董事签字：
年 月 日
判定小组签字：
监销人签字：

附件4
中南建筑产业集团有限责任企业
档案销毁清单
日期
销毁档案内容
数量
销毁人
监销人
备注