员工出差及报销管理核心制度.doc

职员出差及报销管理制度审 批： 审 核： 编 制：生效日期： 版 本： 制度修改信息文件名称职员出差及报销管理制度文件编号序号版本修改原因修改人生效日期备注11.0创建蒋伟一相关步骤1.1职员出差管理步骤步骤名称职员出差管理步骤步骤编号所属部门步骤图相关制度/文书/表单职员职员所属部门财务部人事行政部董事长/总经理/分管领导编制出差汇报书考勤统计确定结束审批审批检验查对费用报销办理报销提供相关报销凭证出差办理手续办理手续审批制订职员出差管理制度实施审批审批实施审批出差申请工作交接权限外权限内权限外权限内开始出差管理制度出差申请单工作交接单出差费用报销凭证费用报销管理制度出差汇报书编修日期审核日期生效日期二出差及费用报销制度出差及费用报销制度1目标：1.1为了规范企业人员出差及差旅费报销标准和步骤，保障出差人员能够推行工作职责，完成工作任务和生活需要，结合企业实际情况，特制订本措施。2范围：2.1本制度适适用于XXXXXX企业。3. 出差定义： 3.1本制度所指出差是指因公外出到工作地域域（区、县）外办理公务、培训、考察、参与会议、进行工作指导、检验、考评或其它公务活动。4. 出差标准： 4.1审批标准：通常需要出差事项，必需在OA中提交出差申请，严格按摄影关审批程序审批，特殊情况，经相关领导电话同意后，事后补办审批手续； 4.2任务和人员相适应标准：企业领导或部门责任人在安排出差任务时，应严格控制出差人数，合理安排和完成任务相适应人员出差； 4.3成本控制标准：全部出差人员在住宿、乘坐交通工具、对外接待等方面必需时时控制成本，根据要求标准实施，能够提前估计出差时间尽可能提前申报，便于提前购置机票、车票，降低价格。5. 相关步骤及管理制度： 5.1出差管理内容 5.1.1出差申请程序 5.1.1.1通常职员出差标准上需提前3天申报出差申请单（OA办公平台差假管理模块中申报），并呈相关领导核准后按要求路线出差； 5.1.1.2部门责任人出差标准上需提前2天申报出差申请单（OA办公平台差假管理模块中申报），并呈相关领导核准后按要求路线出差； 5.1.1.3分管领导（总监）出差标准上需提前1天申报出差申请单（OA办公平台差假管理模块中申报），并呈相关领导核准后按要求路线出差； 5.1.1.4因特殊情况需临时派遣出差人员时， 必需在出差前立即申报出差申请单。 5.1.2出差过程中若因工作计划变更，造成出差路线改变，须电话取得有审批权限领导同意后实施。出差结束后，按实际出差路线重新填写出差申请单。 5.1.3出差审批程序、权限 5.1.3.1总经理出差，由董事长审批；出差人填写出差申请单董事长人事行政部立案。 5.1.3.2分管领导出差，由总经理、董事长审批；出差人填写出差申请单总经理董事长人事行政部立案。 5.1.3.3各部门责任人（包含经理级）及以下人员出差，由分管领导、总经理审批，报企业人事行政部立案；出差人填写出差申请单部门责任人分管领导总经理人事行政部立案。 5.1.3.4跨省（市）外出差，和五人（含）以上同时出差需董事长审批；出差人填写出差申请单部门责任人分管领导总经理董事长人事行政部立案； 5.1.3.5出差时间在一周（含）以上，需由企业总经理、董事长审批；出差人填写出差申请单部门责任人分管领导总经理董事长人事行政部立案； 5.1.3.6企业发文组织会议、培训及活动，不需报审。 5.2出差搭乘交通工具、住宿 5.2.1出差到四川和重庆市所辖区域只能乘坐火车、汽车或驾车前往。选乘坐火车或汽车，交通费用按实际发生额给予报销；乘坐火车三个小时以上能够购置硬卧票，分管领导级以上领导出差需搭乘长途火车，可购软卧票；乘车期间不予报销住宿费（特殊情况除外，如当日5:00以前达成）。到其它城市出差需乘坐飞机，应尽可能提前预定机票并享受折扣价，尤其紧急事项除外； 5.2.2重庆企业各部门出差人员应主动和前往城市异地企业（指重庆主城以外所属企业）联络，落实企业签约协议酒店；但所签约酒店住宿标准均不得突破企业制度要求，同时所签约协议酒店应实施就近标准。若所到城市没有所属企业，则由出差人员依据所要求住宿标准自行处理； 5.2.3职员随同分管领导级以上领导出差，可选择和领导相同交通工具及接待用餐。 5.3出差预约 5.3.1出差步骤审批完成，出差人应最少提前3天订机票（特殊情况除外），机票预订由各企业人事行政部负责购置； 5.3.2火车票、大巴车票由出差人自行购置。 5.4出差人员考勤 5.4.1人事行政部每个月底依据出差人员出差申请单上所注明时间在OA系统里对出差人员进行考勤，按正常出勤视之。若实际出差时间超出了申请时间，出差人员应经过电话取得上级领导同意后，再通知所在企业人事行政部考勤管理人员，返回企业后需在1个工作日内补办超出时间出差申请单。凡未办理补办手续，所超出时间一律按旷工处理。 5.5出差费用标准 5.5.1为了有效控制成本，企业将出差住宿费、伙食补助等费用实施包干，以天数进行核实，交通费据实报实销。具体标准以下： 5.5.2住宿费标准为：项目职级出差费用标准一线城市二线城市三、四线城市乡镇分管领导（含）以上600500250150经理级500400200150其它人员400300200150 5.5.3伙食补助费标准为：项目职级出差费用标准一线城市二线城市三、四线城市乡镇分管领导（含）以上20015010050经理级20015010050其它人员20015010050注：标准上要求在所在地企业食堂用餐，凡在企业食堂用餐不享受上述补助。因出差需要在外用午、晚餐，按一天标准报销；只需用其中一餐，按半天标准报销。如需招待用户或接收用户招待，不予报销伙食补助费。出差报销伙食补助，企业不再支付误餐补助； 5.5.4一线城市：指直辖市及经济发达城市。如北京、天津、上海、深圳、南京、杭州、珠海、广州、厦门、福州、海口等； 5.5.5二线城市：除一线城市外其它省会城市及经济较发达城市。如成全部、青岛、连云港、宁波、温州、湛江、北海、苏州、无锡、江阴、长沙、贵阳、昆明、秦皇岛等； 5.5.6三、四线城市：除一、二线城市外地级市、区县城市。如永川、阆中、璧山、云南红河等地域；5.5.7重庆企业所属人员出差，必需按上述报销标准严格实施，确因特殊原所以超标，超标部分必需经董事长审批后方能报销；5.5.8重庆企业人员因公到异地企业临时出差，由异地企业安排出差人员住宿，费用标准按本措施标准实施； 5.5.9重庆企业人员因公出差，若出差事项和异地企业业务经营无关，则相关费用出差人在财务部按要求报销，但异地企业应帮助安排食宿等； 5.5.10相关部门陪同尤其关键客人住宿时，可选择主陪人一名陪客人住宿，其它人员应严格按本标准实施； 5.5.11因公到本人家庭所在地出差，不予报销差旅费； 5.5.12住宿费标准指天天每间，除分管领导级以上人员外，若为同性二人同时出差，按一个房间标准报销。伙食补助按个人计算； 5.6交通费要求 5.6.1职员出差，企业应进行统筹安排，尽可能降低出差频率，在不影响工作前提下，合理选择交通工具（如火车和大巴车等经济型交通工具），并有效整合和控制出差人数； 5.6.2自驾车出差 5.6.2.1自驾车出差标准：重庆主城区内不得自驾车，主城区内在企业无车辆安排情况下（企业用车以紧急事件、财务优先标准），选择公共交通出行，事情紧急经部门责任人同意后可选择出租车前往；周围区县出差必需在OA中填写自驾车出差申请单，并填写驾驶车辆信息及驾车人信息，经同意后方可自驾车出差。 5.6.2.2自驾车出差条件： 5.6.2.2.1需要自驾车出差，先由申请自驾车出差前驾车人必需将自驾车辆当年度车险原件提供给人事行政部核实，报总经理审批后，方能作为自驾车，并收取复印件立案； 5.6.2.2.2若需自驾车出差，必需每次填写自驾车出差申请单，经人事行政部审核同意后，方可作为此次自驾车； 5.6.2.2.3人事行政部同意作为自驾车辆，其出行时间、线路和搭乘人员，必需由人事行政部统一安排和调度； 5.6.2.2.4若未经人事行政部审核、总经理审批同意作为自驾车辆；若此次出差未经人事行政部同意作为出差自驾车辆；若不按人事行政部统一调出车辆；若不在出差要求路线内，全部不视为出差自驾车辆，其全部费用和安全问题，由该车自行负担； 5.6.2.3自驾车用车标准：标准上三人以上同时出差方可选择自驾车，如有2人或以上人员同时申请分别自驾车到同一地点出差，则由人事行政部统一安排车辆自驾，在不超载情况下同一车辆内可安排不一样部门人员乘坐；严禁企业以外人员搭车，假如发生交通事故后，一切责任由驾驶员负担，企业不负担任何责任； 5.6.3经同意自驾车到重庆主城区域外出差职员，除根据要求报销过途经桥费、停车费外，另每公里按0.8元费用报销油费，里程数以市区外行驶里程计算（重庆周围区域里程数据详见附件一）。 5.6.4车辆自驾出差途中，假如此次交通事故关键责任由对方驾驶员，出现交通事故由保险企业理赔后，出现差额部分金额由企业给予负担；假如此次交通事故关键责任由本企业自驾车驾驶员，出现交通事故由保险企业理赔后，出现差额部分金额由企业和驾驶员一起负担；如在车辆自驾出差期间因非工作原因或自驾路线不在出差申请路线中产生交通事故企业不予负担任何责任。 5.7出差费用报销 5.7.1出差人员报销差旅费时，由财务稽核人员进行审核，报销时间依据财务报销要求实施； 5.7.2差旅费报销时，均需提供发票（需提供出差地发票，不能找票替换），经同意出差申请单或自驾车出差申请单。三相关表单3.1 重庆周围区域里程官方数据表 重庆周围区域里程官方数据表序号起始地达成地距离（公里）备注1重庆涪陵1172重庆开县3163重庆永川704重庆荣昌1105重庆大足756重庆黔江2807重庆丰全部1648重庆合川699重庆万州27210重庆璧山5011重庆梁平19512重庆潼南12013重庆成全部32014重庆江津8015重庆南川8916重庆綦江7017重庆武隆17018重庆阆中240备注：其它周围城市距离重庆主城里程数以国家地图中标明官网数据为准3.2 出差申请单 出差申请单 填表时间：姓名部门岗位/职务出差事由出差时间从： 到：出差路线同行人员审批意见部门主管分管领导总经理董事长注：存人事行政部存档3.2自驾车出差申请单 自驾车出差申请单 填表时间：姓名部门岗位/职务申请事由出差时间从： 到：出差路线同行人员审批意见部门主管分管领导人事行政部总经理注：存人事行政部存档3.3费用报销单费用报销单年 月 日报销事项及说明报销方法报销事项累计报销人姓名或名称单据金额报销人卡号或账号实报金额报销人开户银行累计金额大写经办人部门责任人意见分管领导意见总经理意见董事长意见报销单位或部门：财务责任人： 会计审核： 出纳： 报销领款人：