如何做好组织架构和岗位综合体系的设置.doc

组织架构设计和岗位体系管理
    组织架构设计
    组织架构设计目标是计划组织人员管理，最大程度发挥组织效能，最有效利用组织资源，实现组织经营目标。为实现设计目标，职能部门在进行组织设计时，要引进经营目标、设计参数、设计模式等概念，利用有机组织结构体系，参考程序化模式，尽可能降低经验数据在管理中负面影响，形成目标体系管理模式。
    一、组织架构设计整体思绪：
    组织架构设计，应该是在经营目标基础上，考虑经营环境等设计参数影响，充足利用组织资源，确定组织职能模块，选择适用组织模式，实现岗位合理设置，确定组织架构，利用业务步骤检验完善组织架构。
    二、组织设计各项指标确定
    1、组织经营目标：组织经过实际经营程序所要寻求结果和组织实际上要做什么
    1-1、组织经营目标是组织未来业务组成和前进目标地，对组织经营含有战略指导意义，为使组织经营目标含有一定可测性，将组织经营目标体系化，确定成明确具体业绩指标。
    1-2、组织是连续、延伸模型组合体，所以在明确组织业绩指标时，要将组织放入全局中进行考虑，针对每一个组织内部单元制订具体、可测度、含有实际意义业绩指标。
    1-3、组织业绩指标根据两种业绩标准进行评价：
财务业绩指标标准：收益率、良好资金流、投资回收率、良好企业信任度、企业成本控制率等。
    战略业绩标准：市场份额、产品成本、企业在用户中声誉、市场竞争优势等1-4、组织经营目标应该是近期和远期目标结合。
    2、组织设计参数：指是影响组织架构设计环境原因和管理原因。
组织设计参数选择就是要求组织主动挖掘组织生存发展面临主客观原因，将各项原因指标转换为组织资源，合理有效善用资源。 
    2-1、组织资源获取：从行业中，从职能部门和企业间、职能部门之间、职能部门和分企业之间、职能部门内部关系中寻求组织资源，明确组织经营环境。
获取资源有：
    a、企业环境、企业战略、人员素质、企业生命周期、企业规模、业务步骤重组、技术改善
    b、管理层次和管理幅度、专业化程度、地域分布、分工形式、关键职能、集权程度、规范化、制度化程度、职业化程度、人员结构 
    2-2、组织资源善用：资源整合、借用
    a、资源整合：以完成经营目标为中心，将获取资源联合起来，整体利用资源。
    b、资源借用：和其它组织建立资源互享机制或利用外包、战略联盟等外联形式，将组织资源外延。
    3、组织设计模式：指是组织结构组成形式，根据设计方法不一样，组织设计模式分为职能模式和矩阵模式两类
    3-1、职能模式：按职能来组织部门分工组织形式特点：
    a、有明确任务和职责；
    b、确保了资源充足利用；
    c、有利于强化专业管理，提升工作效率
    d、有利于提升组织稳定性
    e、部门间横向协作性差
    f、管理层负担重
    3-2、矩阵模式：根据职能组织业务活动，和按产品组合业务活动方法结合起来利用一个组织设计形式，即在同一组织内部，既设置含有纵向汇报关系若干职能分支，又建立含有横向汇报关系若干产品项目小组，从而形成纵向和横向管理系统相结合，形如矩阵组织结构形式。
    特点：
    a、职能部门内部协作配合能力强
    b、有利于整体计划项目，提升部门适应性
    c、有利于减轻高层管理人员负担
    d、有利于职能部门内部相互制约，确保部门整体目标完成
    e、组织稳定性欠缺，易造成职责双重性，即1人受2人以上交叉管理
现行组织，在选择设计模式时，会依据组织本身职能特点，采取职能型和矩阵型相结合形式，以矩阵型模式为主，建立各个职能模块，在各个职能模块中注入职能模式管理形式。
    4、职能模块确实定：将组织职能按一定类型划分为若干实施模块，每个模块担负组织一项或多项职能发挥职责。
    职能模块分为基础职能模块、延伸职能模块两类
    4-1、基础模块：职能部门基础工作职责汇总
    4-2、延伸模块：职能部门在确保基础工作职能基础上，为完成本身经营目标，要给予组织其它工作职责。
    5、岗位设置：
    岗位设置目标：确保组织职能发挥全方面性、正确性
    5-1、岗位设置要求：
    a、岗位职责清楚
    b、岗位目标明确
    c、岗位计划性突出
    d、岗位含有流动性（部分岗位设置是适应组织一段时期或部分项目需要）
    5-2、岗位设置步骤：
    a、根据组织职能特点，分职能模块进行完成整体职能模块岗位设置
    b、职能模块内，根据基础业务项目、延伸业务项目进行岗位细分化设置
    c、绘制岗位设置图，检验职能完成路径，寻求岗位设置盲区
    6、组织架构检验：
    组织架构检验就是检验组织架构对经营目标完成推进程度，检验方法有指标达成度、人员精简度、业务步骤等多个方法，其中包含到各项数据指标，如：人员精简度、经营目标完成度、成本控制率等均是用计划性数据对组织架构进行计划实施情况检验，要求评判标准复杂，缺乏操作性。现推荐业务步骤检验方法：
    检验步骤：
    6-1、依据组织架构，划出组织内部业务步骤
    a、业务步骤路线应控制在2-3人线段内
    b、业务步骤路线应尽可能保持为职能一线制形式，即一条业务步骤路线就实现一项职能。
    c、是否存在业务步骤未覆盖到岗位空缺点。
    d、延伸职能模块是否参与了组织业务步骤运作。
    6-2、企业业务步骤检验
    a、组织获取资源路径
    b、组织支援资源路径
    c、企业资源分配路径
    岗位体系管理
    一．实施岗位管理意义
    1．对于降低离职率
    ①职员明确了解本岗位职责及她部门（岗位）职责，有利于了解团体整体运作，知道自己工作意义。（角色感）
    ②职员了解任职资格，有利于认知自己和岗位要求差距，明确学习成长方向和目标，对于想成长到岗位也有了较明确认知，深入强化了职业发展目标。（目标感）
    ③技能资格体系建立，使职员有了成长目标，并经过资格等级评定，使能力各异职员有了相对公正评价。（成就感）
    2．对于招聘
    ①对于求职者，能较明确地了解应征岗位关键职责范围和资格要求，有利于吸引适宜候选人，预筛选不胜任人员。
    ②对于企业，能更直观、有效地筛选出合格候选人。
    ③在进行内部招聘时，能给职员更明确指导。
    3．对于业务步骤
    ①能更明确岗位间组织关系和业务关联，强化业务链。
    ②在梳理岗位、明确职责过程中，能不停发觉现有问题，改善业务步骤中不合理点。
    ③规范了岗位新增和删减，避免了管理中随意性，也从而避免了在此过程中造成职责重合和职责疏漏。
    4．对于人才贮备
    ①部门能够据此对现有些人员任职资格进行盘点，系统地、有计划地展开补足性教育，
    ②部门可依据较高阶岗位职责和资格需求，有计划地在部门内部培养后备人才。
    5．对于考评和薪酬
    ①可基于岗位职责展开业绩考评。
    ②可基于任职资格展开能力评定。
    ③可基于岗位价值评定结果建立岗位工资体系。
    二．岗位管理基础阶段
    1．进行岗位盘点，建立岗位列表及职系、职族、职种体系。
    ①部门充足交流，对作业内容和资格要求类似岗位进行合并，对少许辅助性岗位可主动忽略，以尽可能简化企业岗位体系。
    ②可考虑对岗位按关键程度进行简单区分，即：A类（关键岗位），需编制岗位说明书，并明确现在担当者姓名；B类（通常岗位），只需进行基础职责描述，控制在5条之内；C类（辅助岗位），只需列入岗位列表。
    ③确定岗位归属。有些部门组织机构比较复杂，甚至有职能交叉等现象，应尽可能利用和部门沟通机会进行梳理，明确该岗位在组织序列中位置。
    ④确定岗位名称。岗位名称须简练，需和岗位任务、职责匹配，名称十分关键，能反应基础岗位信息。如：“财务部经理”这个岗位名称，反应1、岗上之人在财务部；2、该岗位主管财务工作；3、职务是经理；4、在行政划分上属于中层管理岗位等信息。
    ⑤确定岗位编号。首先要确定编号标准，岗位编号应直观、简练，具唯一性。
    ⑥确定岗位基础职责。此时只是为了对各岗位进行区分和确定，所以只需要用尽可能简练语言进行描述。
    ⑦确定定员人数。部分岗位没法正确定员，可给出模糊性数据（或人数范围），有岗位是依据作业量进行人数浮动，可列出单位标准。
部门岗位编号岗位名称定员人数岗位基础职责备注
    2．建立关键岗位岗位说明书及通常岗位职责描述。
    ①和部门充足交流，甄别关键岗位。关键岗位基础特征是：在业务步骤中起到关键作用或关键辅助作用，对企业业务后果产生较直接、重大影响，岗位相对固定，难以被其它岗位替换，或是专业性较强、难以招募人才性岗位。
    ②确定岗位说明书标准模版和实施步骤。确定模版时可先在一、两个有代表性部门进行试操作，经反复交流后确定既简单又有效模版。
    ③对部门参与说明书编制人员进行培训，并形成《岗位说明书》编写指南之类文件。
    ④在企业展开关键岗位《岗位说明书》编制，同时督促各部门编制通常岗位职责描述。
    3．岗位说明书保管和更新机制。
    ①岗位说明书应采取电子版形式保留在企业服务器上，并在各部门设置查询窗口和权限。
    ②建立岗位管理规范和岗位说明书变更步骤，岗位有变更或职责、任职资格等关键项目有改变时立即更新服务器上岗位说明书。
    ③在招聘、培训、考评等工作开展时，要求遵照岗位说明书基础规范。
    4．实施标杆岗位岗位价值评定
    ①在各个业务领域选出具代表性岗位，作为岗位价值评定标杆岗位。
    ②确定评定工具，成立岗位价值评定委员会，就评定工具使用对委员会组员进行培训。
    ③评定委员会先对一、两个岗位进行试评定，邀请该岗位担当者参与。
    ④依据评定过程中产生问题，深入细化评定标准，形成可操作指导性文件。
    ⑤全方面展开标杆岗位价值评定，并参考最终得分建立基础薪酬曲线。
    ⑥参考标杆岗位情况，将其它岗位对应到薪酬曲线相关位置。
    三．岗位说明书编写注意事项：
    1．应和该岗位实际担任者谈话，了解此工作所要求各项任务，及岗位日常作业特点和范围；
    2．应充足观察直接作业人员日常工作，把相关工作各部分内容、原因、方法、程序、目标等信息统计下来，整理所取得职务信息；
    3．应搜集该岗位经典工作事例，对实际工作中含有代表性工作者工作行为进行描述。比如把文秘人员打字、收发文件等一系列行为搜集起来进行归纳分类，得到相关工作内容职责等方面信息。
    4．资格要求要精炼，切合岗位实际，通常性素质要求（如敬业、有责任心等）不需列入。
    5．注意以下要素：
    对事不对人
    尽可能具体，可操作
    表述正确
    剔除废话
    任职资格和岗位责任对应
    建立工作系统，完善任务和岗位关系