档案综合管理系统使用说明.doc

档案管理系统使用说明系统运行环境：显示器分分辨率在1024x768以上；windows 9x；windows xp；windows ；提议使用windows xp效果最好。excel.97及以上版本；word.97以上版本；提议使用word及excel系统使用：只需将档案管理系统直接复制到硬盘上D盘根目录下（不能在其它位置，若在其它位置将犯错）即可使用尤其注意：不能更改档案管理系统内任何文件夹内文件结构，任何表格只能增减、修改统计。一、系统登录：打开D:文书档案管理系统，将快捷图标复制到桌面上，双击打开。初始用户名：123；密码：123首次使用，将提醒软件还未注册，点击“是”打开注册界面，出现下图界面时请电话联络索取注册码。二、系统使用方法：注册成功后，再次登录出现图主界面：本系统可录入文书档案、教学档案、科技档案、声像档案、会计档案几类档案，请参摄影关说明操作。其汉字书档案、教学档案、科技档案、声像档案操作方法完全相同，现以文书档案为例进行操作方法介绍。点击“文书档案”按钮，出现以下界面：文书档案分为文书档案收文簿、文书档案整理、文书档案归档案、文书档案管理四个模块。完整规范搜集档案应按这四个模块次序进行，但也可直接在“文书档案管”理块中直接录入档案目录。（一） 文书档案收文簿1. 新增点击“新增”按钮后在左边输入框内输入对应内容录入相关内容后将在表格中自动增加一条新统计并自动保留。注意：（1）收文号和年度自动生成，通常不需改动。但年度发生改变时，请改动。 （2）收文月和收文日自动和上次输入内容一致（避免同一天收文时反复输入收文月和收文日），若收文月和收文日和目前日期不一致，请修改。 2文件处理单打印：填写文件处理单时，最好是在新增信息录入完成后，点击文件处理单按钮，即可实现对目前新增统计文件处理单打印。若不是目前统计，需将要处理文件设置为目前统计（用鼠标点击表格中对应统计，在表格最左边将出现一个黑色三角形标志，以下图，该统计为目前统计），并依次点击左边输入框收文号、年度、收文月、收文日、文号、题名、密级等项目，该统计信息将自动进入到输入框内，再点击文件处理单按钮，实现该统计处理单打印。目前统计标志3. 文件链接点击该按钮后将自动打开已搜集电子档案（word文档或excel表格）或扫描文件图片文件夹。注意：请将电子档案按年度分别存放在 档案管理系统电子档案. 对应类别内。电子档案能够按文号或文件名命名保留，而且电子档案标题必需和档案系统内文号或题名完全一致，扫描文件存放在以文号或题名命名文件夹内。3年度打印：在输入框内输入年度后按提醒操作。提醒: 年度打印导出时可能会因为excel版本兼容、计算机性能等问题出现错误，点击“忽略”后会正常进行。4年度删除：按提醒操作注意：年度删除只能在归档处理和年度打印后实施。5返回：返回到主界面(二) 归档处理点击“文书归档处理”按纽后出现下图界面，初始界面中输入框不可用，表格数据只能读取，不可更改。1. 点击查询按钮：在输入框内输入文号或题名：输入部分即可提醒：输入文号或题名时可只输部分内容：如要查询文号为：梁平人发24号，在输入框内只需输入24即可，输入内容越准备，查找出来文件越少。2再次点击查询，出现查询统计内容：3定位输入：1)系统默认第一条统计为目前统计，若需操作统计不是第一条统计，必需点击需存档统计进行定位（指定目前统计）；目前统计标志2) 点击定位输入，在输入框内输入相关内容：4. 修改，定位输入后必需点击“修改”才能将输入框内内容保留到表格中。此时表格可修改，若有错误可直接在表格内更改。如此反复查询定位输入修改，直至把一个年度需归档文件整理完。(三)文书档案归档按提醒操作。尤其注意：只有当一个年度需归档文件整理完后才能进行。且一个年度只能实施一次。（四）文书档案管理1查询 经过文号或题名（只输入文号或题名部分内容即可）查找文件在档案室位置，方便提取文件。2新增录入和添加到库这两个按钮共同实现直接向档案库中添加统计，点击新增录入按钮，在输入框内输入新增档案；输入完成后点击添加到库，输入框内内容保留到档案库。若发觉错误，点击档案订正按钮可用时直接在表格内修改。3删除：按提醒操作；4打印：按提醒操作。（五）系统维护1导入进行此操作前请进行以下导入数据整理工作：(1) 打开D:文书档案管理系统导入数据导入数据到*.exl 并修改表格内容：标题不可更改红色方框内内容不可更改 尤其注意：不能更改该电子表格结构及标题，只能修改统计内容。进行了如上准备工作后，就可进入本系统进行导入数据操作了。操作时按提醒操作即可。每次可导入5000条统计。2导出数据：按提醒操作即可（导出数据保留在D:文书档案管理系统导出数据 文件夹内）；3数据备份：将收文库和档案库数据进行备份，按提醒操作即可；4数据恢复：替换收文库和档案库数据，按提醒操作即可；5用户管理：修改用户名及密码，按提醒操作即可。（六）综合查询经过此表可直接查询档案库中多种类别档案，只需输入文号或文件编号（科技档案）或题名部分内容即可实现，和各类档案管理中“查询”按钮功效相同。最终要提醒您是在系统各项操作过程中，一定要慎重，在不熟悉本系统情况下，严格按本帮助操作，从而尽可能地避免错误和麻烦。真心祝福您在本系统帮助下，事半功倍，工作愉快！(七) 退出系统：只能点击此按钮方可正确退出本系统！本系统由重庆市梁平县文化镇初级中学杨照平编制。联络电话： （短号：647205）感谢您对本系统支持和使用！请使用原版，翻版必究！盗版必究！ 1218