档案综合管理系统使用说明.doc

档案管理系统使用说明

系统运行环境：
显示器分分辨率在1024x768以上；
windows 9x；windows xp；windows ；提议使用windows xp效果最好。
excel.97及以上版本；word.97以上版本；提议使用word及excel

系统使用：
只需将档案管理系统直接复制到硬盘上D盘根目录下（不能在其它位置，若在其它位置将犯错）即可使用
尤其注意：不能更改档案管理系统内任何文件夹内文件结构，任何表格只能增减、修改统计。
一、系统登录：
打开D:\文书档案管理系统，将快捷图标复制到桌面上，双击打开。
初始用户名：123；密码：123

首次使用，将提醒软件还未注册，点击“是”打开注册界面，出现下图界面时请电话联络索取注册码。

二、系统使用方法：
注册成功后，再次登录出现图主界面：

本系统可录入文书档案、教学档案、科技档案、声像档案、会计档案几类档案，请参摄影关说明操作。
其汉字书档案、教学档案、科技档案、声像档案操作方法完全相同，现以文书档案为例进行操作方法介绍。
点击“文书档案”按钮，出现以下界面：

文书档案分为文书档案收文簿、文书档案整理、文书档案归档案、文书档案管理四个模块。完整规范搜集档案应按这四个模块次序进行，但也可直接在“文书档案管”理块中直接录入档案目录。
（一） 文书档案收文簿
1. 新增
点击“新增”按钮后在左边输入框内输入对应内容

录入相关内容后将在表格中自动增加一条新统计并自动保留。
注意：
（1）收文号和年度自动生成，通常不需改动。但年度发生改变时，请改动。
（2）收文月和收文日自动和上次输入内容一致（避免同一天收文时反复输入收文月和收文日），若收文月和收文日和目前日期不一致，请修改。

2．文件处理单打印：
填写文件处理单时，最好是在新增信息录入完成后，点击文件处理单按钮，即可实现对目前新增统计文件处理单打印。
若不是目前统计，需将要处理文件设置为目前统计（用鼠标点击表格中对应统计，在表格最左边将出现一个黑色三角形标志，以下图，该统计为目前统计），并依次点击左边输入框收文号、年度、收文月、收文日、文号、题名、密级等项目，该统计信息将自动进入到输入框内，再点击文件处理单按钮，实现该统计处理单打印。

目前统计标志
3. 文件链接
点击该按钮后将自动打开已搜集电子档案（word文档或excel表格）或扫描文件图片文件夹。
注意：请将电子档案按年度分别存放在 档案管理系统\电子档案\..\ 对应类别内。电子档案能够按文号或文件名命名保留，而且电子档案标题必需和档案系统内文号或题名完全一致，扫描文件存放在以文号或题名命名文件夹内。

3．年度打印：在输入框内输入年度后按提醒操作。

提醒: 年度打印导出时可能会因为excel版本兼容、计算机性能等问题出现错误，点击“忽略”后会正常进行。
4．年度删除：按提醒操作

注意：年度删除只能在归档处理和年度打印后实施。
5．返回：返回到主界面
(二) 归档处理
点击“文书归档处理”按纽后出现下图界面，初始界面中输入框不可用，表格数据只能读取，不可更改。

1. 点击查询按钮：在输入框内输入文号或题名：
输入部分即可

提醒：输入文号或题名时可只输部分内容：如要查询文号为：梁平人发[]24号，在输入框内只需输入24即可，输入内容越准备，查找出来文件越少。
2．再次点击查询，出现查询统计内容：

3．定位输入：
1)系统默认第一条统计为目前统计，若需操作统计不是第一条统计，必需点击需存档统计进行定位（指定目前统计）；
目前统计标志

2) 点击定位输入，在输入框内输入相关内容：

4. 修改，定位输入后必需点击“修改”才能将输入框内内容保留到表格中。此时表格可修改，若有错误可直接在表格内更改。

如此反复查询——定位输入——修改，直至把一个年度需归档文件整理完。
(三)文书档案归档
按提醒操作。

尤其注意：只有当一个年度需归档文件整理完后才能进行。且一个年度只能实施一次。
（四）文书档案管理

1．查询
经过文号或题名（只输入文号或题名部分内容即可）查找文件在档案室位置，方便提取文件。
2．新增录入和添加到库
这两个按钮共同实现直接向档案库中添加统计，点击新增录入按钮，在输入框内输入新增档案；输入完成后点击添加到库，输入框内内容保留到档案库。
若发觉错误，点击档案订正按钮可用时直接在表格内修改。
3．删除：按提醒操作；
4．打印：按提醒操作。
（五）系统维护

1．导入
进行此操作前请进行以下导入数据整理工作：
(1) 打开D:\文书档案管理系统\导入数据\导入数据到*.exl 并修改表格内容：
标题不可更改
红色方框内内容不可更改

尤其注意：
．不能更改该电子表格结构及标题，只能修改统计内容。
进行了如上准备工作后，就可进入本系统进行导入数据操作了。操作时按提醒操作即可。
．每次可导入5000条统计。
2．导出数据：按提醒操作即可（导出数据保留在D:\文书档案管理系统\导出数据 文件夹内）；
3．数据备份：将收文库和档案库数据进行备份，按提醒操作即可；
4．数据恢复：替换收文库和档案库数据，按提醒操作即可；
5．用户管理：修改用户名及密码，按提醒操作即可。
（六）综合查询

经过此表可直接查询档案库中多种类别档案，只需输入文号或文件编号（科技档案）或题名部分内容即可实现，和各类档案管理中“查询”按钮功效相同。

最终要提醒您是在系统各项操作过程中，一定要慎重，在不熟悉本系统情况下，严格按本帮助操作，从而尽可能地避免错误和麻烦。
真心祝福您在本系统帮助下，事半功倍，工作愉快！
(七) 退出系统：
只能点击此按钮方可正确退出本系统！
本系统由重庆市梁平县文化镇初级中学杨照平编制。
联络电话： （短号：647205）
感谢您对本系统支持和使用！
请使用原版，翻版必究！盗版必究！！
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