档案管理在应对公共卫生突发事件中的作用思索_孙轶群.pdf

1612023 年第 1 期实践纵横BEST PRACTICE档案管理在应对公共卫生突发事件中的作用思索孙轶群（潍坊医学院附属医院，山东 潍坊 261031）摘要：公共卫生突发事件严重影响公众安全，有较大危害性，需要建立科学的预警与处置机制。档案是公共卫生突发事件处置的组成部分，不仅可以记录事件的全过程，而且有助于回顾和总结相关工作经验，提高防控整体质量。本文主要探索公共卫生突发事件档案管理的内涵、存在的问题和有效的应对措施。关键词：公共卫生突发事件；档案管理；应对措施公共卫生突发事件具有较大的影响，是因群体性突发疾病而产生的危害性公共事件。近年来，在新冠病毒传播的影响下，档案作为直接记录和见证公共卫生突发事件的载体，在相关事件的处置中发挥了不可替代的作用。一、公共卫生突发事件档案管理概述（一）概念阐释公共卫生突发事件指具有一定突发性且对社会公共卫生健康造成严重损害的疾病性事件。进行相关档案信息的收集整理被称为公共卫生突发事件的档案管理。这其中包括了各种纸质档案的整理，也包括信息化环境下的数字档案信息整理。由于公共卫生突发事件有传染性、危害性和范围性，因此需要采用全过程的档案管理思维，根据事态的发展进行档案整理，保持档案工作动态性、持续性和全覆盖性，力争以完善的体系、科学的方法和低风险策略提高档案管理水平。（二）重要意义公共卫生突发事件档案管理具有极大的价值，它可以记录公共卫生突发事件的全过程，增强对公共卫生突发事件的科学认知，强化及提高人民群众的防范意识。公共卫生突发事件的档案管理有利于及时向社会进行信息公开，增强公众对相关风险的认知程度，从而有效减轻公共卫生突发事件对社会的危害。为了完善相关的预警机制，提高处置此类事件有效性，需要加强相关档案工作。（三）主要内容首先，公共卫生突发事件档案主要记录的各种决策和处置信息，包括公共卫生突发事件之前的情况，处置的方案、相关的会议记录以及各种物资的使用情况等。为了反映公共卫生突发事件处置全貌，还要收集当时社会经济活动的状况信息，要保证档案资料来源于处置区域，重点收集包括处置过程中涌现的典型人物、事件的经验教训以及可以反映事件原貌的典型信息资料。此外，相关的医学资料也是收集整理的重点，包括公共卫生部门的报告、疾控部门相关的科研数据资料等。这些档案资料有助于完善相关工作体系，可以为相关事件的处置提供宝贵经验。二、公共卫生突发事件档案管理的特殊性（一）时效性涉及公共卫生突发事件档案管理工作都有一定的时效性，这主要是因为公共卫生事件具有突发性和破坏性，防控部门力争在最短的时间内控制公共卫生事件的规模。由于在处置此类事件时环境瞬息成变，很多与公共卫生突发事件的相关资料如果不能及时收集整理，很有可能被遗忘在事件处置过程中。相关部门必须提高档案收集整理的意识，从公共卫生事件应对的角度加强档案的处置速度，在各部门的紧密配合下提升档案处置水平，及时做好相关工作。（二）复杂性公共卫生突发事件危害较大，对区域内的社会及经济都会造成巨大的影响，涉及的应对处置部门较多，在工作时有一定的复杂性。有些部门分属不同的系统，在沟通时难免存在着障碍。不同的部门在防控处置中都会产生大量的档案资料，这些档案的内容、标准与形式都不统一，增加了档案汇总整理的难度。因此，需要上级部门加强指导和协调，形成良好的合作与分工机制，以统一的标准对相关档案材料进行综合处置，并从全局角度进行相关档案信息的分类汇总，这样才能更好发挥档案信息实用价值，促进相关工作的有序开展。（三）严肃性档案是记录公共卫生突发事件处置过程的重要1622023 年第 1 期实践纵横BEST PRACTICE资料，是分析评估处置情况的主要凭证，不仅要求相关资料及时归档，而且还要保证档案信息的准确性，防止档案数据在处置过程中遗失。相关人员应按照要求严格处置，加强相关数据信息的核对，从而为档案数据信息的编研使用奠定良好的基础。国家法规对相关档案有严格的要求，有必要的监督检查制度，需要保证档案资料的严肃性，体现公共卫生突发事件档案的实用价值。三、公共卫生突发事件档案管理存在的问题（一）档案管理意识不强从我国公共卫生突发事件档案管理的现状来看，存在着部分人员对档案管理重视不足和档案管理方法不当等问题，使得档案管理工作不够顺畅。目前，疾控部门的主要力量用于应付突发卫生事件以及开展防疫宣传上，未能意识到档案管理的重要性，没有加强相关工作的规划，不注重开展档案的收集与整理工作，从而影响了档案管理的整体效能，不利于夯实档案管理的工作基础。（二）档案管理质量不高部分单位及人员对公共卫生突发事件档案工作重视不足，在开展具体工作中存在着档案信息管理质量不高的问题。例如，有些单位缺乏对公共卫生事件档案的处置机制，未能把握相关工作的要点，致使一些档案信息达不到规范要求。还有的档案管理部门及人员的专业性不强，不掌握相关专业及技术方法，无法适应数据类型繁多、流调程序繁琐、数据处理难度大的档案管理工作。长期以来，基层人员仅熟悉传统的档案管理模式，缺乏档案管理的创新意识，降低了档案的质量水平。（三）信息化工作较落后档案信息服务工作贵在及时，相关法规也要求在限定的时间内提供准确详实的档案信息，以满足实际工作需要。但是，许多疾控档案管理部门的档案管理水平不高，信息技术手段不强，存在着档案数字化、信息化与共享化能力水平不足的问题。现有的档案管理技术手段与硬件设备无法保证对繁琐的档案数据进行有效处理，相关工作人员亦缺乏信息技术知识，导致一些档案不能及时交流传递，阻碍了公共卫生突发事件的应对质量，不利于相关防控工作的顺利进行。（四）编研创新能力不足目前，大部分疾控档案管理部门把工作的主要精力放在档案的收集整理上，力求以有效的人力物力资源保证档案的全面性、精准性和安全性，未能高度重视加强档案信息的编研工作，不能利用大数据与智慧化技术进行档案信息的梳理，档案分析的方法陈旧，无法发挥档案资源应有的价值。而且，还有部分档案处于分散存储状态，缺乏统一标准，影响了档案信息的共享。（五）档案实用性不高目前，公共卫生突发事件档案管理的标准要求相对较低，不少基层档案员仅能进行基础的档案收集整理工作，在档案管理实践中存在一些漏洞，难以全面保证档案信息的质量。随着各方面对公共卫生突发事件档案调取与使用频率的增长，越发体现基层档案处置水平有限、档案信息实用价值不高的问题。现有档案信息处置中表现出档案收集整理速度慢、档案信息不够全面、档案加工难度大和档案标准不统一等问题，一些重要档案信息仅供上级行政机关使用，基层群众获得相关档案程序繁琐，未能充分发挥其服务公众的根本职能。四、公共卫生突发事件档案管理的有效措施（一）加强领导，深化档案制度建设首先，全面增强公共卫生突发事件档案管理意识，明确相关工作的重要性，认识到它不仅是简单的档案记录，而且是总结和完善相关工作的重要手段。其次，修订相关工作制度，明确工作细则，细化具体的管理标准，加强具体工作的管控，消除工作中存在的漏洞。在不断优化规章制度的同时，还要加强全员培训，积极开展相关的宣传工作，展示公共卫生突发事件档案管理的成果，形成档案管理工作的共识，取得各方面的配合支持。只有高度重视深化制度建设，明确公共卫生突发事件档案管理的具体要求，保证相关的制度规范得以落实，才能满足特殊情况下的档案使用需求。（二）多措并举，强化档案管理质量首先，从公共卫生突发事件档案管理的现实需要出发，加强档案管理机构的建设，组建档案管理网络，做到公共卫生突发事件档案管理任务及时落地，保证档案有人管、有人抓，既有必要的领导小组协调各方，也要有具体的责任人，实现各项工作有明确的分工安排。其次，加强监督机制建设，定期开展相关档案管理的检查，综合协调和通报相关工作的进展情况，及时梳理调整具体的工作任务，为档案服务做好后勤保障工作，解决档案管理不及时、软硬件设备维护不足等问题。第三，为了进一步提高档案管理质量，做好准备工作，随时提供有效的档案信息。还要经常性开展演练工作，基于典型情境考量档案供给服务水平，找出档案管理工作的漏洞，针对存在的问题针对性研究整改优化措施。（三）夯实基础，优化档案管理环境当代公共卫生突发事件变化形势较快，数据信1632023 年第 1 期实践纵横BEST PRACTICE息需求量大，对档案管理提出更高要求，仅靠传统的人工管理模式不足以满足工作需要。因此，要搭建一个集智慧化、专业化、全覆盖于一体的档案管理平台，建设专门的档案数据信息中心，把云服务与 5G 技术融入其中，支持一线工作人员有效获得相关档案数据信息。处置公共卫生突发事件使用的档案管理系统必须与各行政办公系统保持紧密联系，能够在专门软件的支持下及时获得相关档案数据信息，并有效剔除其中的错误信息，为档案数据的深度编研做准备。在档案管理平台建设中还要以共享作为出发点，不仅要提高数据处理精密性，还要满足各方面对档案的使用需求，尤其要重视视频、图片或其他类型档案资源的收集整理工作。此外，还要加强档案数据运行监控，谨防档案管理平台存在的系统漏洞，有效避免档案非法使用和违规操作带来的风险。公共卫生突发事件档案管理还要有专业的第三方进行技术支持，积极加强相关部门或企业的合作互动，持续进行技术升级，给予必要的软硬件建设支持，促进档案管理平台的持续更新，这样才能更好发挥档案在公共卫生突发事件中的服务作用。（四）拓展延展，细化档案编研工作公共卫生突发事件档案资料通常是在紧急情况下生成的，这些原始资料既是一线工作的重要凭据，也是总结应对公共卫生突发事件基础信息，具有极大的编研价值。为此，相关部门应当加强公共卫生突发事件的档案编研工作力度，构建科学有效的档案编研运转机制，明确编研任务目标，拟定具体的工作计划，按照相关的标准流程推动各方面配合完成相关资料的积累与整理工作。档案管理人员还要从档案全周期理论和动态化编研的角度加强档案资料的整理研究工作，把档案编研与流行病学调查、完善相关应急预案以及统计疫情相关数据信息作为重点，突出编研工作的价值，挖掘相关数据的潜在价值，在必要的对比、类比、梳理中发现规律性认知，从而提高公共卫生突发事件的预警应对能力。新时代档案管理人员还要有超前服务意识，具备挖掘公共卫生突发事件档案重点内容的意识，有针对性开展编研工作，切实提高编研的效率，力争在短时间内提供编研成果。（五）巩固完善，量化档案管理人员的成长档案管理人员的技术水平和履职意识关系到公共卫生突发事中档案信息资源的利用率，关系到档案信息编研的深度与传播的质量，关系到各方面能否及时拿到关键数据资料。为此，要大力提高档案管理人员的专业素养，以强有力的量化考评机制促进其不断成长。一方面，档案管理部门应当从公共卫生突发事件的特殊性出发，促进档案管理人员深刻认识档案管理的重要性，不断提高其责任意识。另一方面，完善考评机制，加强对档案管理人员工作的量化考评，运用一系列的绩效考评数据指出档案管理人员的短板，促进其明确业务的发展方向。档案管理部门还要从应对公共卫生突发事件工作的现实需要出发，优化档案管理人员的培训机制，普及档案技术与医疗管理相关的专业知识。档案管理部门应当提高相关工作的准入要求，加强职业门槛的限制，从而进一步提高团队的整体能力和素养。（六）资政惠民，强化档案开发利用各部门在充分认识档案服务公共卫生突发事件重要性的基础上，还要重新审视档案管理工作流程，主动接入信息化的档案管理环境，着力提升对公共卫生突发事件的服务效能，主动拓展服务范围，实现档案服务方式的创新。为此，档案部门必须以应对多元化的档案需求为出发点，大力建设公共卫生档案信息平台，提升基础数据信息收集与整合的能力，在关注主流群体档案需要的基础上，逐步将档案服务向边缘群体覆盖，从多角度建设信息资源库，以资政惠民视角向各方面提供档案信息资源。还要高度重视档案的增值价值，公共卫生突发事件不仅会造成社会物质层面的损失，也会给广大人民群众的心理带来负面影响。新时代档案服务中应当体现人文关怀价值，及时将反映社会正能量的素材作为档案服务的重要内容，加大有关档案的宣传展示效果，以接地气的方式进行档案展示，增强公众对职能部门的配合意识，体现档案的特殊服务作用。要把大数据、云计算与智能化技术整合起来，进一步实现各部门的互联互通，通过融媒体与各方面保持对接，借助各方面先进的技术经验开展档案管理，在主动作为中提高档案服务效能，为灾后工作提供档案服务。参考文献 1 冯湘君,卜昊昊.突发公共卫生事件档案馆建设模式探析以新冠肺炎疫情档案馆为例 J.档案学通讯,2020(03).2 任越,夏嘉宝.社会突发事件中档案机构职责分析以新冠肺炎疫情防控工作为例 J.山西档案,2020(03).3 田野.新冠肺炎疫情防控下的医院档案管理思考与实践 J.陕西档案,2020(03).4 赵艳兰.公立医院新冠肺炎疫情防控档案管理实践与经验启示 J.山西档案,2020(06).责编：蒋立民