大数据在物资招标采购管理中的运用研究_王云天.pdf

Y圆桌论坛UAN ZHUO LUN TAN大数据在物资招标采购管理中的运用研究王云天王详宇张锡云(兰州生物技术开发有限公司，甘肃兰州730046)摘要:随着我国的招标投标法律法规体系越来越规范，更多的企业进行物资采购采取招标采购的方式。伴随信息技术的高速发展，软硬件及通信技术越来越先进，大数据在物资招标采购管理中的运用也越来越广泛。文章通过招标采购方式在物资管理及大数据在招标采购中的重要性出发，探讨下大数据在物资招标采购管理中的运用。关键词:大数据;物资招标采购;运用中图分类号:F2532文献标识码:A文章编号:16716728(2023)05015104随着互联网高速发展，网络平台给人们带来了各种便利，大数据给招标采购企业带来了更多的技术改变。通过对大数据的提炼、应用，能够让物资招标采购工作科学化、数字化发展，提升招标采购工作的有效性，为采购决策提供一定的建议，提高采购效率。一、物资管理中采用招标采购方式的重要性(一)保障物资交易安全公平、公正、公开和诚信是招标采购的基本原则，当拥有“三公+诚信”才能让招标采购变得更健康可靠，没有违规违纪现象。其中的诚信主要是讲企业之间的诚信，招标方要对中标方根据招标公示进行相应的商务交往，而中标方也要兑现在投标时所作出的承诺。招标采购有一套严谨的流程，是由不同部门共同参与决策的，有规范的采购行为，就能减少采购过程中的不良行为，减少采购风险，让物资招标采购稳定运营和发展，也能确保招标方和中标方双方的利益，使交易安全得到保障。另外，招标公示的公开透明化也推动了招标采购信息的共享，确保了招标方和中标方的信息对称，进一步确保了信息的真实性，也有利于行政监督部门全流程监督，真正实现公平、公正的交易。(二)降低物资采购成本招标采购方式进行物资采购，往往会促进多家供应商参与投标，形成相互之间的竞争，这样就有利于降低采购价格，节约成本。招标采购的方式一般分为公开招标和邀请招标两种，公开招标以公告的形式邀请不确定的供应商进行投标，只要符合条件的供应商都可以参与竞争，从中择优。公开招标的形式能够促进更多的供应商来投标，给企业更多的供应商信息，也有助于选到综合性价比更高的供应商，达到降低采购成本的目的。企业也可以在以往合作过的供应商中选择综合性价比较高的几家，一般是 35 家，用邀请的方式来让他们参与投标。邀请招标的方式，大多数的供应商已经初步了解了企业的需求，他们给的报价也能符合企业的采购需求，从而达到降低采购成本的目的，而且这种方式的招标采购能够提升采购效率。(三)提升物资性价比物资招标采购的方式已经被越来越多的企业应用，企业将自己的物资采购需求量和种类公布出来，能够吸引多家供应商参与投标，就能扩大采购范围，让采购市场更加活跃。招标采购的方式通过对供应商资质的验证、对物资质量的对比、物资种类的对比、后续服务能力的对比等，择优选出更合适的供应商，让企业采购到价格合适、性价比高的物资。近几年，我国的招标投标法律法规体系在不断完善，通过招标151作者简介:王云天(1981)，男，汉族，甘肃白银人。主要研究方向:物资的采购、储运以及外委服务。Y圆桌论坛UAN ZHUO LUN TAN投标方式进行物资采购能够有效减少不公平、违规行为，促进物资采购交易市场有序开展，进而能够提升企业采购到性价比更高的物资。(四)优化物资供应商能力物资招标采购并不是看谁的价格低就中标，价格是其中一个环节，还要看物资的种类、物资的质量、供应商的信誉、后续的服务能力、可持续的供货能力等。采用招标采购的形式一定程度上能筛选出优秀的供应商，还能够促进供应商不断提升自身服务能力。参与投标的供应商们相互之间竞争，也能促进供应商市场良性竞争，促进供应商更好地提升服务品质及供货能力，从而优化供应商的综合服务水平。中标的供应商，通过对他们后续工作的跟踪式考察就能有效制约他们后期行为，保障了中标供应商长期提供好品质的物资。另外，对供应商的评价、打分行为，为后续采购提供一定的参考意见，如果有违规行为的供应商就不允许参与投标，一定程度上净化了采购市场，促进市场良性、健康发展。二、大数据应用于物资招标采购管理的体现(一)大数据提炼大数据应用于物资招标采购管理需要先进行大数据提炼，通过招标采购各环节进行数据搜集、归类、汇总。为了确保大数据能够被招标企业应用，需要与大数据提炼相关的开发人员沟通，确保提炼的数据是企业所需的。大数据可以通过申报采购、管理等业务环节进行，并且提炼业务环节中所涉及的各项行为，通过对采购、报价、比价、公示等各项行为的数据提炼，促进大数据应用实现。(二)大数据的实现大数据的实现是应用于物资招标采购管理的具体体现，一般在采购前和采购后两个阶段进行大数据分析，给予采购决策建议，改进评标方式。例如，对供应商的评价管理、专家评标管理等分析，可以改进招标评选。三、大数据在物资招标采购管理中的具体运用在物资招标采购管理中，新时期每一个人都需要关注到数据技术的作用，尝试着通过大数据先进技术赋予物资招标采购管理工作一定先进性与有效性，完善大数据技术的效用发挥。在具体招标采购管理中，应关注采购之前的准备环节中运用大数据、采购之后环节中运用大数据、历史数据研究中运用大数据，促进物资采购管理工作顺利进展，取得良好的物资招标采购管理效果。(一)采购前准备分析大数据在物资招标采购前可分析之处非常多，也很有必要，通过物资需求的分析能够优化物资分类方法，分析出物资的稀缺，预估市场价格范围，就能确定采用的招标方式，比如是采用公开招标还是邀请招标的方式，能够制订价格上限。通过对供应商评分的分析，对供应商商业行为的分析，就能够快速匹配到最优选择的供应商，为采购评选专家提供一定的参考依据。大数据的多样化、海量的特点，能够给物资采购方提供不同的参考意见，采购方企业根据实际需要，进行采购前准备分析，为择优选择供应商提供一定的决策意见。(二)采购后总结分析物资招标采购结束后，也需要给大数据进行总结分析，通过各供应商报价规律，能够了解市场上物资价格信息，总结对重点物资的投标报价规律就能够不断优化招标采购平台的价格评分公式，促进招标采购平台的优化，提升采购效率。通过对供应商的投标行为分析，能够分析出他们的投标行为是否存在违规现象，是否存在串标、围标、伪造标书等行为，并且为后续的招标采购提供预警预判。(三)历史数据分析在实际的物资采购管理中，历史数据是占据重要地位的，借助历史数据明确物资招标采购的先进思路，使得招标采购方案更加具备说服力和影响力，增强物资采购管理的综合水平。相关人员要通过招标采购平台大数据，为招标采购提供更多的数据信息。通过对历史数据的分析，一方面能够优化采购平台，提升招标流程的效率，另一方面能够给予采购企业提供更多的参考意见，筛选更优的供应商，降低采购成本，提升物资性价比。四、大数据应用于物资招标采购管理的策略公司在采购过程中充分调研市场，进行技术交流251Y圆桌论坛UAN ZHUO LUN TAN并审核用户需求，并与设备需求部门和项目组织部分协同进行物资采购以及询价采购，以公平化的竞争挑选了最佳了采购产品，明确高信誉的供应商家。按照调查资料，在20192021 年的三年中公司采购多样化设备大约为 120 台，其中利用大数据分析招标可行性以及咨询问价有 20 余次，节约资源率达到 78%。可见在采购过程中灵活运用了大数据技术，采购相应的物资促进企业发展，最终满足了公司长久化经营的需要。物资招标采购管理，可通过以下几点进行。(一)充分调研大数据需求物资招标采购涉及多个环节，需要制订能够控制采购质量的程序，以此确保各供应商所提供的产品质量符合要求;需要能够让供应商准确理解采购商品的要求;需要能够保证所采购的供应商符合要求，有提供合格产品的能力;需要和供应商达成质量保证协议，并且有明确的验证方法;需要供应商有售后保障能力，有解决质量问题的方法等。这些采购程序包括了:采购计划，能够评估订单需求、计算订单容量、制订订单计划;进行供应商评估，在质量、成本、供应能力、服务上能够满足采购要求，能对供应商准确评估、筛选、试验、确定;以及后续的采购流程、合同签订、付款等。物资招标采购的环节比较多，工作人员应该结合以往的数据分析，通过对大数据的可行性进行分析，以确保工作效率。比如对供应商的信用资质进行分类并分析，并在这基础上生成可行性报告，可快速筛掉不符合要求的供应商。因此，在物资招标采购管理中工作人员要重视对招标采购各环节的数据，充分调研大数据需求并合理的分类整理和分析，进行专业化的研究，才能提升大数据的应用效率。(二)完善系统流程制度建设大数据具有海量、高增长、多样化、价值化的特点，进行大数据处理的时候需要有较强的洞察能力、流程优化能力才能满足海量级别的数据处理。企业要完善系统流程制度建设，落实管理流程，确保大数据系统相关人员积极、准确的进行数据采集工作。企业在构建物资招标采购大数据系统就必须进行系统化的管理，建立相关制度。一方面，要落实到人，通过对人员的管理，让数据负责人对自己所负责的数据有质量意识;另一方面，要不断完善能更新大数据系统的联动机制。物资招标采购数据主要来源于两大类，一类是资源信息数据，主要是供应商的基本信息，供应商通过主动记录、提供或系统主动抓取网络数据来体现的相关信息;另一类是资源记录数据，主要是针对物资招标采购过程中所必然牵动的数据，比如报价数据、交易数据等。物资招标采购企业要根据自身的实际情况来完善系统流程制度建设，通过大数据平台为媒介基础，让大数据流动于招标采购全流程中，并能给予各个环节建设性的分析建议。(三)完善招标采购业务流程进行物资招标采购的相关工作人员要从物资管理、招标分析、采购审核、专业分析四个阶段来进行数据挖掘。为了规范招标行为，提升招标采购的有效性，减少成本，就要完善招标采购业务流程。在招标采购相关流程制度的基础上，要做好高标准决策采购立项，按照“统一管理、管办分离、协调监督”的原则，采用规范统一的管理化模式，明确采购部门和业务部门的职责，相互监督、相互管理的方式，确保招标采购工作公开、透明、公平。在实施招标采购过程中，要加强可行性、合理性的比选方式，利用大数据信息化手段来规范招标采购工作的规范性，加强采购工作的质效管理。企业要对采购流程全方位管控，实时检查招标采购工作合规性，并经常梳理招标采购活动中出现的问题，不断探索创新方法。此外，还要进行内控管理，通过招标采购管理委员会、内部审计监察部门等构建风险防范机制，验收采购方式、程序、支付流程等是否符合相关规定。招标结束后要对物资采购情况进行分析研究，总结报价规律，并能对投标行为进行有效的评价，减少恶意投标、围标等情况，做到市场竞争到位、平台实施到位、监督审计到位、流程公开透明，确保物资招标采购高质量发展。(四)招标采购应用大数据的评估物资招标采购大数据是海量的数据，通过大量的数据可以挖掘潜在信息和价值。大数据的种类比较多样化，包括了文件资料、音频、视频、图片影像等不同的数据，因此对数据的总结、归类、分析处理的要求非常高。在进行招标采购工作的时候，相关工作人员351Y圆桌论坛UAN ZHUO LUN TAN要加强大数据在招标采购流程各环节的应用评估，对大量的数据进行分类，根据大数据的价值和优先等级进行测评，挖掘大数据的应用价值。比如在开标前，主要进行数据收集工作，这时候这些数据都是有价值且需要进行分析处理的。一般来说，物资招标采购的数据可以划分为较高应用价值、应用价值一般但可行性高的、应用价值高但是可行性一般的、应用价值不高可行性也一般这四类。在招标采购各环节中，数据的划分会发生变化，比如在招标之前的数据是应用价值高但是可行性一般的，可能在招标采购之后就变成了应用价值不高但是可行性较高了。因此物资招标采购中大数据要能够进行分类归总，能够在各阶段对数据进行评估分析，利用数据的不同层次等级，进行有效分析，才能提升物资招标采购工作的效率，为各阶段的决定提出科学的依据，给予合理的决策。(五)培养专业化的采购及系统运维人员随着科技的进步、互联网的快速发展，物资招标采购系统也在不断完善，很多招标采购传统流程进入系统化的招标采购方式。依托网络平台的招标采购系统会产生各种不同类型、庞大的数据，因此需要专业的系统运维人员来对系统进行维护和调整。企业要配备专业的系统运维人员，能够熟练掌握系统平台的各项功能，当系统平台出现 BUG 的时候能够快速找到问题所在，精准定位、及时解决。当系统平台开发出新的功能时，系统运维人员也能很快掌握，有必要的时候还可以对其他部门人员进行系统使用培训。除了系统运维人员外，还应该对相关采购人员进行专业化的培训，一方面加强他们的专业能力和职业素养，能够严格遵守招标采购相关制度进行公平、公正、透明的执行;另一方面也要加强系统平台使用培训，保证他们能顺利进行系统操作，并且利用系统平台大数据进行分析，给予他们一定的决策建议。企业在进行人员培养的时候，要建立相应的评价体系，通过对员工绩效的评价，激励优秀的员工，对能力不足的员工可以有针对性的培养以提升他们的综合素质。通过培养专业化的采购及系统运维人员，能够促进物资招标采购工作的有效开展，为企业降低采购成本，让招标采购市场稳定开展。(六)优化大数据运用的方案物资招标采购中运用大数据来分析，帮助提供可信性建议，是目前很多招标采购企业的做法。大数据的信息多样化，一方面来自供应商提供，另一方面来自网络信息自动抓取，比如抓取国家企业信用信息公示平台的数据来评估供应商的信用等级;通过以往该供应商的评价信息来识别该供应商是否存在串标、围标、伪造标书等违法行为。因此在进行大数据优化方案的时候，需要对大数据进行针对性的优化，通过数据的紧急程度来进行优化。比如短期的目标，紧急程度就比较高，需要优先进行优化;而长期的目标则紧急程度没有这么高，就可以将优化的优先程度往后排。五、结语大数据时代，物资招标采购管理中的运用占比也越来越重，招标企业要根据自身发展需要充分调研大数据需求，完善系统流程建设，完善招标采购流程，培养专业化的采购人员及系统运维人员，不断优化大数据运用方案，让物资招标采购工作顺利开展。大数据的应用促进了行业的良性竞争，为社会创造更多的价值，促进了招标采购业务管理水平。(通讯作者:张锡云)参考文献:1 张慧大数据在物资招标采购管理中的运用 J 经济技术协作信息，2020(12):28 2 陈亮大数据在物资招标采购管理中的应用探讨 J 企业管理，2021(10):80 3 赵耀探讨大数据在物资招标采购管理中的应用 J 经济管理，2018(36):115 4 黄伟，张娜大数据在物资招标采购管理中的应用探究 J 现代经济信息，2018(7):114451