总经办工作细则.docx

所属部门：办公室直接上级：总经理直接下级：文秘、档案管理专员、司机本职：掌握企业关键工作进展情况，负责制订、落实办公室工作计划和办公室内部管理,统筹管理企业行政后勤服务工作，统筹负责企业档案文书管理，负责相关会议组织，和会议决议督办事项，负责企业接待工作及政府关系、公共关系建立、维护、及保持关键职责和工作任务：掌握企业关键工作进展情况，负责制订、落实办公室工作计划和办公室内部管理：参与行政领导会议，参与企业重大事项调研工作，确定调研汇报，立即掌握企业关键工作进展情况；制订本部门年度、月度工作目标、工作计划；监督指导工作计划落实；负责本部门职员队伍建设，提出对下属人员调配、培训、考评意见；制订并完善部门工作制度，检验本部门工作实施情况；负责协调下属职员之间、本部门和相关部门之间关系；监督本部门工作目标和经费预算实施情况，立即给指导。1、统筹管理企业行政后勤服务工作：监督后勤工作实施，并提出改善意见；负责企业行政事务上传下达；负责企业印章管理；负责通讯、交通、招待、办公费用审核和标准管理；负责各部门之间和领导之间协调；负责企业总部车辆调度。2、统筹负责档案文书管理：负责制订、完善档案文书管理各项规章制度，并监督实施，做好保密工作。3、负责相关会议组织，和会议决议督办事项：负责会议场所安排和部署；负责会议相关活动安排；负责会议决议督办事项。4、负责企业接待工作及政府关系、公共关系建立、维护及保持：负责公来访人员接待；负责企业相关公共关系建立、维护、保持。5、完成上级交办其它各项工作权力和责任：权力：企业印章使用审核权对重大会议依据需要有现场指挥权权限内财务审批权，对通讯费用审核权对直接下级人员调配、奖惩提议权，任免提名权和考评评价权对所属下级工作监督、检验权和争议裁决权责任：对本部门整体工作绩效负责对印章合理使用负责对所组织会议实施效果负责对下属人员工作负直接领导责任考评指标：部门月度及年度计划完成情况、费用控制情况、下属行为管理部门合作满意度(年度)、职员满意度、后勤支持投诉率办公设施等固定资产管理情况、企业环境卫生情况关键任务完成情况一、基础资料部门名称 办公室 岗位名称 主任直接上级 总经理 所辖人员 本部门职员二、工作说明1、关键职责1、主持办公室全方面工作。2、组织起草企业规章制度、工作计划、工作总结。3、负责企业会议决议督办、计划落实和任务完成情况检验等综合管理工作和部门之间关系协调工作。4、负责组织信息管理工作。5、指导或办理公文处理、会务安排、档案管理、公关接待工作。6、指导企业后勤保障工作、安全保卫工作、房产管理工作。7、负责组织企业企划宣传工作。8、参与子企业管理工作。2、关键工作内容1、帮助总经理室制订企业年度工作计划、企业基础规章制度和管理措施，组织撰写企业工作总结;制订企业行政管理方面各项规章制度、制订本部门工作计划、管理制度，经总经理审批后组织实施。2、立即和各部门沟通、协调，落实总经理室指示，做好上下联络和沟通，做好各部门之间综合协调，负责各项工作计划落实情况、任务完成情况督办和检验。3、组织搜集、整理、沟通企业经营管理信息，掌握企业关键活动情况，依据工作要求对相关信息组织专题调查研究，为领导研究工作和决议提供综合信息资料，做好领导参谋和助手。4、组织起草企业行政管理方面公文、撰写领导讲话稿，指导企业公文处理工作。5、负责组织企业办公例会、经济工作会议和多种专题会议会务准备、资料准备，做好会议统计和整理会议纪要，必需时形成内参后发文，并落实、检验会议精神落实情况。6、督办档案管理工作，加强保密教育，检验保密工作情况。7、组织企业关键活动，做好企业接待工作，处理好企业公共关系。8、组织企业企业形象设计和对外宣传工作。9、组织做好企业办公设备购置、维护和办公智能化建设，规范办公用具、劳保用具、其它工作用具及礼品供给、采购和管理，统一标志、信笺印制、管理。10、检验指导后勤管-理-员做好固定资产、房产管理、车辆租赁和调度工作和完成卫生、绿化、午餐供给等日常工作。11、组织做好安全教育工作，落实企业内部治安保卫、消防安全工作。12、帮助总经理审定和完善子企业章程;并立即向总经理汇报子企业经营管理信息;落实总经理办公会决议，并检验子企业决议实施情况。13、组织编写企业大事记、情况交流等企业内部刊物。14、指导文员做好企业往来信件、邮件、包裹收发、登记、传输、清退和机关订阅报刊审定工作。15、做 好行政信访接待工作。16、负责企业行政印鉴管理、使用。17、负责企业办公费用使用和控制。18、搞好部门建设，不停改善内部管理工作，检验职员各项工作完成情况，做好部门工作总结，指导、培训、考评本部门职员，提升职员综合素质和部门工作绩效。19、完成企业领导交给其它任务。3、关键工作要求1、工作计划、总结1.1正确了解总经理对年度工作计划、工作总结制订目标和要求，为制订年度工作计划、总结准备必需资料供领导参考，依据领导要求组织编写工作计划和总结，报总经理审阅修改后，行文实施。1.2 在每个月第一个工作日、每三个月首月第三个工作日内，每十二个月1月15日前，制订出本部门工作计划，组织实施、检验。年度计划上报总经理，经审批后组织实施;工作计划制订要立即、客观，要含有全方面性、科学性和可操作性;按计划开展各项工作，要立即跟踪计划实施情况，发觉问题立即处理;要依据实际工作需要立即修改工作计划，并做修改统计。2、制订制度2.1全方面了解企业经营情况，依据企业总体管理要求，组织制订企业基础规章制度和管理措施，经相关部门会签后，报领导审批，行文下发、组织实施并跟踪检验落实情况。2.2依据企业实际，立即制订、修改企业行政办公制度、文件收发制度、档案管理制度、办公用具管理制度、清洁卫生管理制度、安全保卫管理制度等行政管理方面相关制度，经总经理审批后组织实施，并跟踪检验落实情况。3、综合管理和协调3.1保持和各部门之间协调沟通，立即了解各部门工作任务完成情况，并将相关情况和问题向总经理室汇报。3.2帮助总经理室处理部门工作中所反应问题，针对要处理问题进行深入调查、了解，和相关部门或人员交流、协商，必需时组织召开协调会，寻求最好处理方案，对于超出职能范围情况，如实向总经理汇报，并提出参考意见请总经理室裁定。4、信息管理4.1审核副主任组织制订信息管理制度，提出修改意见和提议，修改后报总经理室审批，检验制度实施情况。4.2检验、督促副主任和信息管-理-员按时做好系统维护工作。4.3督促、考评计算机应用知识培训工作。4.4组织部门专职人员搜集、整理相关政策法规、行业信息等综合信息，立即掌握企业相关经营、管理信息，每个月向总经理室汇报一次;遇相关键信息，立即汇报。4.5组织部门专职人员，为企业重大决议事项提供信息支撑和专题研究汇报：依据领导交办工作或企业管理中需要处理关键问题，广泛搜集相关信息，必需时确定调研项目，做好调研前基础工作，明确调研目标和任务，制订调研计划，联络调研单位和相关人员，做好调研统计，认真整理、分析资料，撰写出书面汇报呈送领导。5、公文处理5.1建立公文处理规范，指导秘书和文员根据正确、快速、安全标准和公文处理要求完成公文收发、处理。5.2依据领导要求，帮助领导起草或安排秘书起草会议讲话稿等相关文件，控制文稿质量和定稿时间，做到工作立即，文稿质量符合领导要求。6、会务工作6.1组织安排会务，有秩序地做好会前准备、会中管理和服务、会后办结事宜。掌握会议时间、地点、内容、出席人员、议程，指导部署会尝安排食宿、调度车辆等工作，做到有条有序，能够承上起下、联络左右、内外照应，妥善应对随时交办事项。6.2安排专职人员做好会议录音、摄像、统计及会议统计整理、纪要拟写;认真审核、修改统计和纪要，控制质量，做到格式规范、内容和用语正确;必需时形成内参后发文。6.3落实会议精神、决议，检验落实情况。7、档案管理7.1组织制订企业档案管理要求，明确企业资料、文件归档范围、归档时间、保管期限、归档案卷质量要求。7.2立即检验、指导档案管-理-员工作，确保档案管理妥善、井然有序。8、接待和公共关系8.1内宾接待：指导部门职员热情接待来访客人，亲自接待比较关键客人，关键客人来访前要立即向领导汇报，约定接待方案，落实相关人员参与接待并准备相关资料，必需时安排食宿。8.2外事活动：了解外事活动基础要求，按外事礼仪确定接待规格，制订日程，落实接待细则(接送、住宿、陪同、洽谈、会尝宴会、票务、车辆、时间、路线等)。严格掌握抵达、离开时间，落实专员负责迎送和相关人员参与接待，提供相关资料;遵照外事纪律，应对突发情况，做好接待小结。8.3领导公务活动：提前做好准备工作，落实时间、地点、人员，准备相关资料，必需时落实专员负责全程服务。8.4企业商务活动：事先和相关部门约定计划，确定时间、地点、出席人员，安排活动场地，发出请柬，落实迎送、接待人员，准备相关资料。8.5上述活动要做到组织有序，接待诚恳、热情、周到、细致，符合礼仪规范，表现企业形象。8.6妥善协调、处理企业对外事务和公共关系;立即安排人员或亲自造访相关单位和人员，妥善办理相关事宜;立即安排合适人员参与外部相关会议和活动。8.7组织承接企业企业形象设计事项，联络CIS设计单位，审核设计结果，组织导入CIS系统，努力争取CIS方案达成含有系统性、可行性，符合企业经营理念和文化，能够塑造企业形象要求。8.8组织职员做好企业形象新闻宣传，企业相关键活动时要联络相关新闻单位参与，并做好接待和资料准备工作;要立即督促秘书、文员和档案管-理-员做好相关公关资料、图片、录音、录像、题词等搜集、整理、记载存档工作，方便在需要时展示。8.9督促副主任和信息管-理-员建设、维护企业网站，立即更新网页、公布信息，对拟公布信息内容进行审核，提出修改意见。8.10注意搜集影响本企业形象、声誉、关系原因和事件信息，分析其后果，快速做出有效应对处理，关键事件要提出处理意见报总经理室决议。9、后勤保障9.1检验、督促后勤管-理-员做好卫生、绿化工作，保持办公场所整齐洁净，绿化、美化办公环境，办公场所公共部位做到整齐、清洁、明亮、无异味。9.2定时审核午餐伙食标准、就餐人员，确定供给商，确保卫生、营养合理。9.3审定办公用具、劳保用具、礼品采购计划，检验采购质量，审批账单，控制费用，指导制订办公用具管理制度。做到采购立即、质量优良、费用节省、管理有序。9.4确定租车数量、规格，审核车辆租赁费用;指导做好车辆租赁、费用结算和调度工作。10、固定资产管理制订固定资产和房产管理细则，明确工作程序和要求，指导检验后勤管-理-员按规范管理，建立台账，做到资料清楚、完整，管理井然有序。11、安全保卫组织开展安全教育工作，以“预防为主”为中心，经过宣传教育增强职员法制观念和安全意识;定时检验安全工作落实情况，立即、妥善协调处理安全工作中存在问题，杜绝安全隐患，确保陆上单位安全生产无事故。检验、督促安保人员做好证件办理等工作。12、子企业管理12.1参与对子企业经济目标责任确实定和考评，提出合理意见和提议。12.2每十二个月5月中旬至6月下旬，参与对子企业工作检验，关键了解、检验子企业经营管理活动完成情况、实施企业章程和法律要求情况等。12.3定时搜集、整理子企业经营管理信息，并立即向总经理汇报。12.4立即办理总经理办公会决议中相关子企业运行管理方面事项，并检验子企业实施会议决议情况。13、其它13.1确保企业关键事项立即编入大事记;组织编辑情况交流，确保质量。13.2立即检验企业往来信件、邮件、包裹收发、登记、传输、清退情况和机关订阅报刊情况，确保工作立即性。13.3做好行政信访接待工作，深入调查了解实际情况，立即处理回复。13.4管理企业印鉴，制订印鉴使用要求，严格掌握用印范围，了解用印用途，遇有疑问立即向总经理或分管领导请示，用印后立即做好登记。13.5统一企业各类信笺、标志印制，制订印制规格，规范印制标准，合理控制费用，检验管理、领用、发放情况。13.6搞好部门职员队伍建设，组织部门职员学习、培训，不停提升职员业务素质。13.7依据领导要求牵头组织或参与企业企业文化建设，做到组织有序、工作有效。13.8根据工作要求组织部门内考评，在要求时间内完成评分工作，做好被考人面谈沟通工作;每十二个月要编制本部门培训计划、用人计划，递交人力资源部;对职员奖惩要公正、合适，要能够充足地调动职员工作主动性，形成良好团体气氛，提升部门工作绩效。13.9定时检验本部门计划完成和规章制度实施情况，立即调整不适应工作步骤，做好工作总结，形成书面汇报，按要求汇报。13.10按时、按量、按质完成企业下达各项考评指标和总经理室交给其它任务。三、任职资格原因 细分原因 等级 限定资料知识 学历 B 经济管理类或航运类专业本科以上学历或相当程度。行业知识 B 熟悉航运行业知识，对行业发展趋势把握基础正确。专业知识 B 熟悉企业安全管理体系;熟悉企业生产经营管理情况;熟悉党和政府相关改革开放、经济建设、交通运输等方面方针政策;掌握行政管理知识;掌握多种应用文书写作知识，熟悉礼仪知识。能力 领导能力 B 能够掌握管理技巧，合理分配、控制、检验、评定所负责管理各项工作，立即指导、检验下属工作，严格管理，公平客观地对待下属，保持所领导团体协调性。组织协调能力 A 能够正确组织下属开展本部工作，协调本部门内部和部门之间关系，能够妥善处理多种人际关系。事务处理能力 B 能够合理安排工作计划，立即、正确完成各项工作，能够处理突发事件。了解能力 A 能够正确把握本身职务定位、工作内容;正确、快速了解上级指示、意图和所部署工作;对于所学知识和技能能够快速了解和掌握，反应机敏，能够举一反三。决议能力 B 能够科学地进行估计和分析，全方面权衡利弊关系，立即选择出切实可行方案。判定能力 B 能快速、正确判定多种问题，掌握其实质，能较为正确判定从未碰到问题，找四处理措施。开拓创新能力 B 能够较快速地接收新事物，含有较强创新意识，能够在工作中提出切实可行新思绪、新见解、新方法。表示能力 B 表示内容准备较充足、专题较明确、构思较清楚;表示能够达成特定预期效果，含有较强感染力、说服力和鼓动性。经验 行业工作经验 D 在航运类企业工作3年以上。相关工作经验 C 从事企业行政管理相关工作5年以上并从事本企业行政管理工作3年以上，或担任同级副职2年以上。其它条件 身体条件 身体健康，精力充沛，能够胜任本职员作。职业素质 含有较强事业心和高度责任感，组织纪律观念强，擅长人际沟通和组织、协调、公关，了解企业整体经营情况，含有整体经营意识。