企业进货业务流程分析模板.doc

n 目前文文件修改密码：8362839n 更多数据请访问精品数据网(.)进货业务步骤1.1业务说明签署进货协议以后，采购员通知仓库部门准备收货。仓库部门依据进货协议或收货通知单对所收货物进行初步查对，并通知质检部门对货物进行质量检验。质检合格货物由仓库部门选择适宜货位入库，并将收货信息回馈给采购员。假如质检不合格，则选择拒收、退货或是代管等方案进行处理。收货以后，采购员依据库房部门收货信息和和供货商签署协议最终确定这笔进货业务（关键是确定该笔进货价格），然后库房部门和财务部门分别记保管帐和商品帐。1.2名词解释l 首营对象：在历史中没有进行过业务往来供货商、厂家、销售用户、货物等业务对象。l 新供货商：采购员在采购货物时，发觉能降低企业采购成本新供货商。l 新厂家：采购员在采购货物时，发觉某一经营品种有新有质优价廉生产厂家。l 新货物：采购员在采购货物时，发觉新品规和新厂家货物。l 首营相关资料：药品生产批文、质量标准、药检汇报，证书和注册商标复印件、物价数据、药品包装、卷标、说明书、样品、企业证照、法人授权委托书等。假如是进口药品还要提供口岸检验汇报、进口药品注册证等。l 进货协议：协议分为书面协议、电话协议、口头合相同，在应用业务系统后，有二套协议：一套为物理形式存盘用书面协议，一套是计算机中电子形式协议。在计算机系统中实施后协议能够被后续业务进行部分或全部数据引用。l 货先：指货先到，进货发票未到或先不和供货商结算进货业务。l 款先：指对方先开发票，我方付货款后才到货进货业务。l 收货：仓库对来货接收，但不作为入库依据。l 代管：对于质量不合要求来货或是不能确定起源货物，仓库临时代为保管，全部权还不是仓库。l 收货处理方案：库房收货起源有进货、销售退货、误收等，对应对收货处理方法也各不相同：分进货、销退、代管或不确定。这种库房对来货处理方法即为“收货处理方案”。l 暂估入库：在未收到供货商开具正式进货发票前，不能确切确定进货价格（成本），此时以一个估量购进价格入库用为货物入库成本。l 入库记保管帐：仓库保管员依据实际来货和已填写入库单，确定货物仓房货物存放位置，增加保管帐商品库存数量。1.3步骤图1.4步骤图说明根据GSP要求，全部进货业务全部必需始于协议，所以，进货业务步骤从制订进货协议开始。进货协议制订以后（此时，协议状态为“已签”），系统从协议自动生成收货通知单，并在协议中显示已经正确生成了收货通知单。假如因为一些原因要修改协议，含有该权限人员要首先将协议状态改为“未签”，此时，该收货通知单被系统自动作废，当协议修改结束、状态变为“已签”时候，系统依据新协议再自动生成一张“收货通知单”。生成收货通知单能够在系统提供“收货通知单管理”功效中查询出来。当然，采购员也能够在“收货通知单管理”功效中手工录入一张通知单，通知配送中心库房部门保管员准备收货。库房部门收到货物以后，先依据送货人员出具送货单在“收货通知单管理”功效中查询出对应收货通知单，并对货物数量、外观等进行初步查对。以后，收货人员进入系统提供“收货管理”功效，利用“勾兑收货通知单”操作勾兑对应收货通知单，在对其中信息进行合适修改后保留（此时该收货单状态为“临时”），并打印送检单（即临时收货单）交质检部门进行质量检验。质检部门检验合格后，进入“收货管理”功效，依据验收结果对该收货单进行对应修改，并经过“确定”操作将该收货单状态变更为“确定”；若检验不合格，则根据其它收货处理方案来处理。对于确定后收货，库房部门要将货物入库。货位优化功效是依据货物分类和货位分类对本批购进货物存放货位进行自动优化，并将优化以后货位作为缺省货位信息提供给保管人员，保管人员能够依据实际情况对货物实际摆放货位进行调整，并将货物放入调整后货位。同时，采购员得到确定后收货单，即可进入系统提供“进货单管理”功效中，利用“由进货协议生成进货单”、“由收货单生成进货单”或“勾兑进货协议”等操作来填写进货单。进货单上进货价格信息是从进货协议上得到，而数量信息是从收货单上得到。采购员保留进货单，意味着这一笔进货业务被最终确定了下来。同时，系统依据该进货单自动生成入库单和进货类传票，作为库房和财务分别记保管帐和商品帐依据。库房部门在得到入库单以后，先要利用系统提供“复核修改入库单”功效来检验入库单上货位和货物实际入库货位是否相同，若不一样则修改入库单，以后，利用系统提供“入库记保管帐”功效将该入库单记账。同时，成本会计在“查询传票分录”中查询到依据该进货单生成传票，并将之记存货帐和采购帐（借记存货、贷记采购）。1.5单听说明1、 收货通知单：从协议自动生成，和协议一样也是总单细目类型；也能够手工填写。总单信息项：制单日期、通知单编号、通知单类型、通知起源、来货单位、运输标志、入库库房、收货地点。细目信息项：货物名称、规格、产地、单位、数量。说明：系统单据，不打印。2、 收货单：勾兑收货通知单生成，也是总单细目类型。总单信息项：制单日期、收货单类型、来货单位、发货时间、收货时间、货运单号、收货员、库房部门、保管帐。细目信息项：货物名称、规格、产地、基础单位、基础单位原发数量、基础单位实收数量、使用单位、使用单位原发数量、使用单位实收数量、批号、使用期、包装名称、包装大小、供方单号。说明：系统单据，不打印。3、 送检单：由收货单中部分信息组成，是收货人员通知质检部门进行检验依据。信息项：送检日期、购进单位、品名及规格、单位、包装规格、实收数量、产地、批号、使用期、备注。说明：系统单据，打印。备注：打印单据具体信息项需要和德仁堂相关人员探讨决定。4、 验收单：质检员依据送检单对货物进行质量检验后，在临时收货单中增加对应信息后单据，也即确定收货单。其信息项除临时收货单中包含之外，还有以下部分。增加细目信息项：基础单位合格数量、基础单位不合格数量、使用单位合格数量、使用单位不合格数量、贮存条件、运输条件、检验单号、检验人员、检验时间。说明：系统单据，不打印。5、 进货单：从收货单和协议勾兑而成，是业务上和财务上确定货物购进依据。也是总单细目类型。同时，由进货单中部分信息组成打印单据。总单信息项：制单日期、供货商、发票类型、发票精度位数、发货日期、收货日期、货运单号、对方凭证号、累计金额、付款币种、汇率。细目信息项：品名、规格、产地、包装、基础单位、基础单位数量、单价、金额、成本单价、成本金额、税率、使用单位、使用单位数量、保管帐、承付方法、付款期限、计划付款日期、计划付款数量、供方单号、批次号。列印表头信息项：进货单号、协议编号、购进单位、总金额、不含税金额、开单日期。打印分栏信息项：协议号、品名及规格、单位、批号、数量、单价、金额、产地、不含税单价、不含税金额。打印累计信息项：税率、不含税累计金额、累计税额、累计金额。列印表尾信息项：录入人员、验收人员、记账人员、采购人员。说明：系统单据，打印。备注：打印单据具体信息项需要和德仁堂相关人员探讨决定。6、 入库单：在生成进货单同时系统自动生成，是库房记保管帐依据。对于此次进货每一个货物生成一张入库单。也是总单细目类型。总单信息项：保管帐、品名、规格、产地、基础单位、基础单位入库数量、使用单位、使用单位入库数量、来货单位、到货日期。细目信息项：批次、批号、货位、状态、数量。说明：系统单据，不打印。1.6报表说明1.7岗位职责1、 采购员：取得确定收货单后勾兑收货单和进货协议生成进货单。2、 收货人员：接收供货商送来货物，依据采购员发送收货通知单初步查对货物，并勾兑收货通知单生成临时收货单，同时打印送检单通知质检部门进行验货。3、 质检员：依据收货人员开具送检单对入库货物进行质检，对应地增加收货单验收信息并确定收货单。4、 保管人员：货位优化并入库；在得到入库单后修改货位信息并记保管帐。5、 成本会计：依据进货单生成进货类传票记采购帐和存货帐。1.8岗位操作规范1.9注意事项1.10配置说明