从采购循环看采购成本控制.doc

从采购循环看采购成本控制前几天和朋友分享成本控制的一些话题，就谈到采购成本控制。对于采购部门财务大都感触颇深，我不多说。这里我们集中谈采购成本控制，全周期的成本控制。如图所示，采购周期大体包括：采购申请，采购订单合同，质量检验，订单验收，发票，付款等几个环节。我们逐个看来。1.采购申请。采购申请是否真实合理是最重要的问题。无论是物料还是服务都是成本的起点，需要严格控制。但如前文所示，财务不可能将手伸得太长。那就需要个成本中心，工作中心的责任人承担责任，就需要有费用和绩效的考核，让他们自身成为经营者，至少要有这种意识。从财务控制的角度，财务可以检查这些采购的实际落实情况，比如物料是否已经使用，服务已经完成，有没有不正常的积压或其他跑冒滴漏。抽查发现的问题需要责任人解释说明明。同时对各个成本中心的绩效由责任人定期进行分析说明，加强他们的成本控制意识并加强绩效考核。2.采购订单合同这个阶段是采购成本控制的核心环节。所谓货比三家不吃亏。常用的搜寻，报价工具都是可行的，结构报价，比价采购，招标等等都是常用的询价方案。询价的过程到合同的形成，大家也都是心知肚明的，但不要太过火尤其是核心管理人员。我建议将公司的合规条款，反腐败条款以及公司律师或道德热线电话必须要写进合同或订单，以起到合规和警示的效果。不多说了！对于供应商每年需要进行由采购，财务，技术和业务部门进行的评议或评价活动，做到公开透明，以防采购一家独大的局面。3.质量检验这是非常关键的环节，尤其有时候很多质量标准是人为判断的时候。记得当年一个仓库小姑娘就说，以前她们不时也能收到供应商的红包，生怕不能入库，质量和采购一般会有更大的红包。当时我就想学会计不如干采购，这是玩笑话。同时她还说很多供应商就被这个门槛挡住了。所以需要加强质检部门的合规和透明对于规范经营是十分迫切的。从长期看，这也能能帮助企业有效降低成本。质量和成本的平衡也是个技巧。通常业务说质量低下，采购就说价格太低，质量好的成本又高。两者也难以平衡。质量争议也是个常见的话题，一方面弱势的供应商敢怒不敢言，强势的供应商又让你不得不忍气吞声。4.订单验收。这个看似简单，数量金额型号品类都是极富学问。比如重量就是个问题，过磅的技巧也是很多；数量有些无法计数，估算也是很有意思。总问言之，魔鬼在于细节。5.发票供应商经常不正常给发票，有时还经常出现错误。这都是司空见惯的例子。这都会影响到企业的核算，税款进项和正常的存货管理。6.付款大部分外企还都是按信用付款的。国企民企反正都是差钱，不差钱的不多。不讲信用就拖三拖四。对于企业来说需要做到基本的三单一致（订单，发票，入库单）尽可能做到及时付款。同时企业尽可能延长信用期，用汇票付款等等为企业提高资金效率。7.其他相关事项对于对应的财务环节，需要跟踪长期未达未结项目，以防发生不必要的损失。任何采购争议需要督促采购部门跟进，避免不必要的风险。同时要加强采购的审计监督，加强供应商的管理和合规的引导。一些采购的违规通常都是分账不均被发现的。总而言之，采购作为成本控制的一个重要环节还是需要管理成加强的，不然等采购执行完毕生米做成熟饭到生产环节控制就有些亡羊补牢了。