新编新版公司员工行为规范手册模板.doc

裕 兴 人 手 册总裁箴言机构设置部门职能和岗位描述裕兴文化导言企业理念制度篇职员CI手册 说明：该手册关键强调“裕兴人”，共七部分，配一定图片，制作精美部分，能代表企业形象。裕兴企业职员行为规范手册（职员CI手册）一、 序言 二、日常礼仪和行为规范 1办公场所行为规范（环境行为；个人修养） 2电话礼仪（通常电话；关键电话；电话统计） 3常规接待礼仪（接待客人；引导客人；引见客人；欢迎问候； 递名片） 4正式接待礼仪（正式接待程序；参观游览娱乐活动；会见、会 谈和合影；正式宴会） 5职员着装规范 三、多个常见礼仪程序 1签字仪式 2赠予资料、礼品要求 3出访注意事项 4组织会议程序企业理念导言面对市场经济浪潮，面对新世纪全球性挑战，裕兴企业全体职员应以振兴产业、科技创新为己任，推崇老实敬业、追求完美精神，奉行“发明性工作、回报社会、奉献人生”经营理念，寻求企业高速度、高效益连续发展。做大事先做人，名不争，利不争，踏扎实实做裕兴，裕兴企业是大家选择一个生活方法。这里将造就一大批有眼光、有追求、高素质有为之士，岁月长河将永远引吭高歌着裕兴人艰苦创业、商场征战、默默奉献社会战歌。“今天质量是明天市场、企业信誉是无形市场、用户满意是永恒市场”展示着我们坦诚胸怀。用户利益至高无上，用户满意是最高准则。我们孜孜以求是用精品名牌树立裕兴企业形象。过去、现在、未来，全部将凝固着我们永恒承诺：至诚至信完美服务、百分之百用户满意。 企业理念部分经营理念：发明性工作 追求科技进步 回报社会 奉献人生职员信念：名不争 利不争 踏扎实实作裕兴裕兴企业是大家选择生活方法质量方针：用我们智慧和信念创新高科技营销观念： 今天质量是明天市场企业信誉是无形市场用户满意是永恒市场服务承诺： 至诚至信完美服务 百分之百用户满意一、 序言 社会是人和人组成，只要社会存在，人和人就肯定要交往，企业就是一个浓缩社会断面。生活在企业这个大家庭中，随时随地注意自己言谈举止，随时检讨和纠正自己不正确行为，有利于企业整体形象和个人修养提升，有利于和外界增加亲协力，加强了解，促进合作，树立口碑，也有利于改善我们工作作风，提升工作效率。裕兴CI手册行为规范就是规范企业职员日常待人接物行为一个标准。我们裕兴人来自五湖四海，不管你从那里走来，只要你是裕兴人，你就应该把自己融入裕兴文化，我们衷心期望今天规范能够变为明天每一个职员自觉行动，这么，裕兴CI手册行为规范部分就达成了预期目标。二、日常礼仪和行为规范办公场所行为规范：发明赏心悦目、舒适平静工作环境，有利于职员精神振奋、情绪安定，愈加好地投入到工作中去，提升工作和办事效率。要实现这个目标，除了硬件支持外，还有赖于在这个环境中全部些人员配合。遵守办公场所行为规范，随时注意约束自己，能够提升职员个人文化品位和整体素质，也有利于企业精神文明建设，更有利于企业社会公众形象。1、环境行为通知你来访客人，来访要事先预约，进门时请接待员通知，见面后到公共接待区谈工作，不要在办公室内谈话，在大堂、楼道内高声喧哗。在办公区域，每一位职员也要注意自己谈话声、打电话声、走路声是否影响到周围人，切勿制造人为噪音污染。珍惜和自觉维护公共环境。公共环境中绿色天然植物、接待桌椅、洗手间内开水器、各处标牌和洁净整齐地面、门窗等为每一个人带来了舒畅和便利，需要每一个职员自觉维护，同时有责任阻止其它人损人利己行为。全部会议、办公场所是人群较为集中地方，为了确保空气流通和她人身体健康不受损害，严禁吸烟。整理安排好自己办公桌面，根据方便、整齐、条理标准摆放物品，桌面昼量少放文件，下班或离创办公室时，应将桌上文件、资料、钱物收拾好，要清理洁净，收好锁好关键物品和文件资料，不要满处乱堆，方便标查找，也免于泄密或丢失。注意公共卫生道德，不随地吐痰、丢烟蒂、瓜果皮、香口胶，不在桌下、过道、楼道、卫生间随地丢弃垃圾废纸，废弃物应扔进垃圾筒而不是门口。单位部门淘汰办公家俱（指桌椅书柜）和大型包装箱要和后勤部门联络回收，不能只图方便，放到门外一扔了之。要摒弃迟到、早退、中途离创办公室、串办公室聊天不良习惯，提倡提前5分钟抵达办公室做办公准备、打扫卫生，整理好文件。办公室、会议室内严禁放置清扫工具，全部工具使用完立即清洗，以后统一放置洗手间，供她人再次使用。2、个人修养不管见到领导、同事、下级，全部要主动热情打招呼，使用礼貌语言：首次见面或不熟悉人员，要使用“您”表示敬意：对熟人和年纪相仿人则不能称“您”，以免让人感到生疏、虚假。重视仪表衣饰。办公场所，男士通常穿着正式、清洁，全部色调不宜超出3种颜色，表现精神饱满，充满自信；女士服装也要考虑环境协调，努力争取简单得体庄重，不浓妆艳抹、饰物过多（见职员着装规范）言谈举止是一个人修养素质外在表现，是个人形象一部分，在和人交谈中，听对方讲话，注意倾听，让人讲完，不随意粗暴地打断谈话，不左顾右盼、看手表、打哈欠、伸懒腰、显露出漫不经心和不耐烦样子，在谈话中有紧急情况需要离开时应向对方表明歉意；对人讲话，要态度诚恳、坦率，注意观察对方情况，依据对方能够接收程度来利用语言，分寸适当，同时，能够合适作些手势，但不能用手指人，动作不宜过大，不应有剔牙、修指甲、掏鼻子、挠痒脱鞋等不雅观动作。和多个人同时交谈时，应不时和其它几人交谈几句，不要冷落其它人。坐立要端正。坐时不要仰靠椅背伸直两腿，不要乱翘、摇摆两腿，不要把腿搭到桌面或椅子扶手上，手脚不要有节奏地敲打或发出响声，站立时，不要含胸弓背或把身子靠在墙上、柱子上。要注意人个人卫生，改变不修边幅、不拘小节不良习惯。头发要梳理好、胡须要随时剃净，指甲要立即修剪，双手保持洁净。部分因工种、职务、工作性质而占有一些优势职员，要愈加注意自己待人接物态度，做到一视同仁。电话礼仪：电话是办公、快捷传输信息关键工具，第一次打进电话人会对裕兴企业有一个先入为主企业形象概念，所以，进出电话中坚持文明礼貌、态度和蔼十分关键。“通常电话”要注意问题是：1动作快速：铃声一响，立即接听，超出4声仍未接听，就是失礼。拿趣电话后“您好，这里是XXX”，或“您好，我是XXX，请问您找哪位，请稍等”，“她没在，您还要找谁？我能够代为转达吗？，请告诉您联络措施，待她回来后给您回话，谢谢，再见！”之类语言，碰到拨错电话号也要客气地指出，让人感到亲切。切忌冷若冰霜或态度蛮横。2立即进入正题，语言做到简练，不在电话中漫无边际地谈工作，更不得谈私事聊天，利用下班以后时间到办公室打私人长途电话和和好友聊天是不许可。3对话筒保持合适距离（在下巴以下），用正常声调，不要因为是不关键人就无精打采，也不要情绪激动，大喊大叫，注意保持话筒卫生、个人风度。4互道再见后，待对方放下话筒后再放话筒（指主叫电话），用力摔话筒是极不礼貌行为，假如对方较为罗嗦，能够临时说明自己较忙而礼貌地终止通话。5电话忽然中止，打出电话一方应该立即再拨，而接话一方要等候，不能离开；遇忙无暇接听电话时，应向通话人说明，并统计对方号码，空闲后主动挂过去。6指定热线电话机旁边平时要准备电话统计本、笔、电话号码册。7休息时间打电话，务必考虑此时此刻通话是否影响对方休息（如对方是休息日等）。“关键内容电话”应遵照程序：1言简意赅、态度和蔼。2接完电话要立即办理。不能一推了之或放在脑后，在自己职责范围内，立即处理，事后汇报领导，不在自己职责之内或处理、解释不了，必需汇报领导或相关人员作出处理，不能没有回音。3打出电话：目标明确，打好腹稿，降低时间；自我介绍，不得直接问对方；需要统计，应将统计内容向对方反复一遍；4接听电话：热情和蔼、问对方、报己方；不了解或决定不了事情不随便许愿，经过请示后立即回话，不能失信、问清并统计对方电话号码和相关信息情况：如时间、地点、行车路线。来电统计5要素：来电时间、来电单位姓名职务电话号码、接电统计人、通话内容、处理意见。见下表（XXXX单位部门） 电话统计（样式）统计人：来电单位来话人（职务）来电时间对方电话号码通话内容处理意见电话通知5要素：自报单位姓名、通知内容、被通知单位、接电话人姓名、通知时间。见下表（XXXX单位部门） 电话通知（样式）通知人：通知内容：（时间、地点、召集人、乘车地点、路线等）被通知单位接电话人/时间被通知单位接电话人/时间 常规接待礼仪： 通常部分、临时来访来宾，如上级检验指导工作、下级来办事、平行单位，外部单位人员来联络工作，和代理商、经销商、用户来企业办事均要全部给以热情接待，不能见了上级一个样，见了通常办事人员一个样，见了经销商或用户又是一个样，给人形成“门难进、脸难看、话难听、事难办”机关印象。裕兴可不是衙门，不要让人骂我们裕兴人素质差。接待客人：接待客人必需有一个良好精神状态，主动热情，落落大方，不卑不亢。对于首次相见来访客人要注意以下多个方面：（1）热情接待：当客人进门时，应立即停止手中工作，从座位上站起来，有礼貌地说声“请进！”然后问明来意。（2）办公室人数较多时请主动引导客人到接待室；人数较少时直接带到大堂接待椅处交谈。一时难以脱身时，应请其它人代为接待，并说明情况，表示歉意。切忌不可让客人处于长久等候、无人过问尴尬境地。（3）需要请领导或其它人员和客人交谈时，应请客人到事先安排好地方，倒好茶水、向客人致意后再离开。（4）养成在日志式笔记本上统计来客名目标习惯，方便以后查找。引导客人：引导来方客人到接待室或会议室时，应注意以下多个方面：（1）在走廊上应走在客人左前方5步远信置，转弯或上楼梯时，要有礼貌地说“请这边走”，并回头伸手示意。乘电梯时，如电梯有服务员，应先让客人优异去，抵达时，也请客人先出来；如电梯无人服务，应自己优异去，用手扶住电梯门，再让客人进去，抵达时让客人先出来。（2）假如引导客人去地方较远，走时间较长，不能闷头各走各路，应设法寻求部分得体话题，活跃一下气氛。（3）当把客人引导到某领导办公室外时，应对客人说，“这就是XXX办公室。”然后敲一下门，等房间有回声时再推门：引至接待室时，应说“请稍等”，再去通知领导客人已至。注意：门向里开要自己优异去，按住门再请客人进来；假如门往外开时，应拉开门，请客人优异去。引见客人：客人和领导首次相见时，通常由接待人员介绍（或由双方认识人员相互介绍），也能够自我介绍（自我介绍要简明、谦虚）。（1）具体介绍时，手心向上礼貌示意，不要直接用手指指点点，应简明说明被介绍人情况，次序是：“这位就是XX单位、XXX（职务）”；另外在介绍时，除女性、年长者外，通常全部要起立，在会谈桌上则无须起立，被介绍者只要微笑点头即可。（2）介绍时，假如双方地位不一样，通常先将身份低一方介绍给身份高一方；地位相同时，把男性介绍给女性、把主人介绍给客人、年纪轻介绍给年长；双方最高职务领导介绍后，相互依次（按职务）介绍各自陪同人员。握手问候：握手是最简单而常见礼节。（1）同性之间握手应该有力，以示热情友好，有气无力会产生冷淡疏远感觉。（2）异性之间握手勿须用力。（3）和领导和身份较高人握手，要视情况而论，假如她有意和你握手，就应该主动伸手过去，她无意和你握手，则不要勉强。（4）问候：和不太熟悉和首次见面客人之间通常问候“您好！”“一路辛劳了！”之类话即可，较为熟悉客人，能够问候对方工作身体情况，但全部要避免会使对方产生不快话题。递名片：当介绍人做介绍或自我介绍后，如有名片，应以立正姿势，双手将名片递给对方，文字朝向对方；接名片时要双手，接过后应仔细阅读一遍，然后郑重收好，切不可放置一边或放在手中把玩。正式接待礼仪：接待任何等级中国、国际上正式前来访问代表团、访问小组，全部要遵照多个关键标准：（1）热情大方，不失礼节，平等相待，内外有别；（2）尊重对方国家、民族、地方风俗习惯；（3）维护国家主权、民族尊严；（4）迎送、会见、陪同、宴请均应表现对等；（5）了解对方需求，事先计划并严格实施计划；（6）客人抵达时，通常安排署名、摄影留念；客人离开时，应请其题词、留下意见或评价。接待外宾：要有组织观念，做到口径一致，要有针对性，重礼仪、讲实效、不过分铺张，注意细节处理。正式接待程序：了解意图：首先了解来访者目标、人数（职务等级）、交通工具、抵离时间、停留时间、生活习惯饮食爱好、风俗禁忌、对方国旗（企业旗帜或标志）、停留时间、和我方是否首次接触、此行是专程来访还是另有其它访问（如有时怎样衔接）等，方便安排接待程序。制订接待计划：内容包含：迎送车辆、陪同人员（对等）、宴会、会见会谈（确定每一轮谈判内容和主谈人）、仪式、参观游览、访问外地分支机构、交通方法、下榻宾馆，委托我们办理事情，双方负责接待人员联络措施。确定并打印后先传真给以方联络人（国外来访应成该国语言）。和此同时，通知相关一上级、相关接待人员、宣传部门、迎接参观单位（工地）、接待部门（如餐饮等）作好各项准备。作好抵达前准备：安排下榻宾馆时，假如是费用自理客人，能够征求对方意见，安排到所期望饭店；依据贵宾人数和关键程度，安排轿车或旅行车接送。迎接前检验车辆情况，对司机进行礼仪教育和车内卫生清理，统一着装、带白手套。在确定迎送、陪同人选时我方人员业务和职位尽可能和对方对口、对等，人数不宜过多，职位差距不宜太大，只要有差距，不管有何理由均要有所解释，切勿发生直接派司机接送不礼貌行为。贵宾抵达后，由接待人员主动上前问候并做自我介绍，引导双方身份最高人员相识人，以后主人先向客人一一介绍迎宾随员，以后由贵宾介绍随员并相互握手寒暄。抵达后会见会谈时则由关键陪同人员向我方领导介绍。随立即接待计划人手一份，发到每一个贵宾手中。陪车：在整个贵宾访问和接送过程中，关键活动由主人陪同，通常是主人在左，客人在右，译员或秘书在司机侧，口诀是“右为上、左为下、后为上、前为下”。上车时，先请客人从右侧上车，主人从左侧上车，主人不要从右侧上车穿过座位，假如客人已经坐错位置，就无须计较 。客人全部坐稳后，再开车，同时做部分简单交谈，增加熟悉程度。假如是我方安排住宿，接待人员应把客人带到饭店，在总台代客人领取房间钥匙，安排休息并通知餐饮时间地点和饭店设施，要注意依据客人等级安排客房档次，主宾通常要配给单人套间，方便开会。欢迎卡：事先和贵宾下榻饭店联络好，在客房内事先摆上鲜花、企业问候卡（或总经理名片）或水果蓝，让贵宾一进房间就能感受到我方盛情,表现在很多细节上，有宾至如归感觉。此时双方联络人员开始约定正式访问议程。有时还要安排企业关键领导前往饭店探望贵宾，此时参与人员、等级应体对等标准，会见前，应通知客人作好准备。代贵宾准备返程机、车、船票。贵宾返回之前，要诚恳听取意见，完成需要接待人员代办事项：安排送客车辆和送客人员，通知贵宾单位准备迎接。参观游览娱乐活动参观企业：通常由企业主管部门出面接待，设计好参观行走路线和要参观部门，事前要按排好，客人到时工作人员应起立致意问好。参观企业产品：主陪人员（关键客人经企业高层领导陪同）中必需要有熟悉产品人向客人介绍，事先要有安排。参观游览：因为参观游览全部是利用访问空暇时间进行，所以在较短时间内怎样将参观游览内容安排错落有致、搭配适当，是策划者首要考虑内容。通常在时间地点上是先远后近、先紧后松，节奏上，户外活动和室内活动相呼应，关键接待，还要事先将设计好路线进行摸底，提前处理好可能发生问题。每到一地，主人应主动提前购好门票，在门口等候，并向客人赠予该风景区介绍。观看演出比赛：假如客人停留时间较长，通常应依据客人喜好，安排观看文艺演出或体育比赛。事前要了解当地现在上演或正在进行最引人注目标文化娱乐活动，方便给客人留下难忘记忆。组织者要常常注意搜集当地常规演出活动资料，尤其是有特色文化场所地点，方便安排。会见会谈和合影企业会见会谈会为礼节造访性和正式商务会谈两种。能够依据不一样目标安排。会见座位排序：通常主左客右，译员在后力，宾主双方随员分别在宾主双方一侧就坐，位置不够时在后面加座，会见通常使用沙发茶几式低家俱，不用加设国旗。图： 译员 客方陪同人员， 主方陪同人员 主人 客人 以身份大小排列 以身份大小排列 左 1 1 右 2 2 3 3 会谈座位排序：双边会谈、谈判通常使用有桌子专门谈判室，宾主相对而坐，主人背对正门，客人面向正门，主谈人居中，译员在主谈人右侧其它人按职位大小左右排列。图：主宾 译员 会谈桌 两国国旗 译员主人 门 门会谈桌 国旗司旗 谈 客方（门右侧） 主方（门左侧） 正式会谈桌上要放置鲜花和双方国旗（桌旗），和成套茶具、小毛巾、纯净水。会见、会谈需要合影时，应根据以下模式排列：1为客人，2为主人，0为随意穿插排列。通常安排在会谈后客人离开前进行，通常主人居中，主人右边为上（主宾），主宾双方间隔排列，但两端均由主方人员把边。 2 0 0 0 0 0 0 2 2 0 0 1 2 1 0 0 2 摄影师会见、会谈合影应事先安排好位置，应以座签为准，客人抵达时工作人员（译员）在大楼门口迎候，引入会议室，主人在会议室门口迎接，会谈会见结束后，主人应送至车前或门口，目送车辆离去。正式会见谈话开始前，假如是第一次见面关键客人，我方主人应起立致书面欢迎词。谈话过程中，其它人员不要随意走动、进出、说话，短时间谈话能够准备纯净水和饮料，长时间谈话能够合适上茶或咖啡。会见会谈谈话关键点：事先要对对方情况背景目标有所了解；开场白努力争取气氛融洽，可结合所处环境（天气、饮食习惯、运动）就地取材，轻松自如地引出话题，切忌谈年纪、收入、婚姻、个人物品价值、宗教、隐私等；善于倾听，作出主动反应，耐心等对方说完，再发表自己见解，如对对方话题不感爱好，能够巧妙地转移话题；提问是引导话题好措施，经过提问能够了解自己不熟悉不清楚问题，但要注意对对方答不上来问题不要穷追不舍，使对方陷入尴尬；先思后言，说话忌讳脱口而出，无放矢，对谈话中失言和助手失言要立即补救，方法是表示歉意，立即转移话题；保持幽默，谈笑有节制，切忌信口开河喋喋不休、买弄吹嘘、旁若无人，也要预防一言不发，缄默枯坐，给对方造成误解。会谈统计：全部正式会谈和业务谈判全部要有专员负责统计。会见谈判统计要立即整理，并将整理好统计打印，以备忘形式送交对方。正式宴会礼仪宴会分为工作餐和正式宴请、自助餐。工作餐比较随意、简便，通常安排在企业职员餐厅，准备含有本企业特色和习惯口味饮食，让贵宾感受企业饮食文化。注意中午一律不得饮白酒，晚上提倡饮用果酒（如红葡萄酒）、啤酒等。正式审请，通常要依据目标和贵宾情况进行安排。确定时间地点：时间要对双方全部适宜，不要安排在节假日和对方禁忌日、相关键活动日，最好同主宾约好时间，征求对方对宴会地点意见，对方参与人员和我方对等作陪人员。联络人员约好宴会地点后，通知对方抵达时间和地点（必需时，派车迎接客人）。贵宾来自各单位（非同一团组）宴请要发出书面请柬，这是一个礼貌凭据。请柬内容包含：宴会目标、主办单位全名、被邀请人全名（信封上）、时间、地点，尤其要注意是，请柬右下角要注明“席次号，客人能否如约，应保持联络（如在合适位置留下主办单位联络人电话）。能够根据通例在请柬上注明R、S、V、P（请回复）或注明“Regrets only ”（不能出席请回复）注明“从XXXX门进入”或画好示意图。席次排列：标准是，桌次高低以离主桌位置远近而定，同距离桌次右高左低，同一桌上席位高低一离主人远近而定。另外为了便于对口交谈，常规做法，还要把身份、业务相关人员对等安排在一起；两桌以上宴会，其它各桌第一主人位置能够和主桌主人位置同向，也能够面对主桌位置为主位。 1 2 3 4 2 1 3 5 4 5 6 7 8 9 9 7 6 8 10 10 11 12为了不致于混乱，有时能够提前写好桌卡（汉字在上英文在下）。注：1为主人，2为主宾，4为译员（通常在说宾右侧），其它人员穿插排列，但客人不能排在末端，必需由主方人员把边。 1 4 2 3 2 5 5 4 6 1 8 7 9 6 7 3注：本图为桌次摆向。宴会程序：宴会开始前，主人及主方人员应提前抵达（一样，我方出席对方宴请时出于尊重，均不得迟到早退、或短暂逗留，假如确需退席，要向主人说明），在饭店门口迎接，稍事休息寒暄以后，同主宾一起进入宴会厅，全体人员就坐后，能够上菜，宴会开始。如有即席讲话，能够由主人先讲（致辞），再由贵宾讲话（答谢）。最终一道水果吃完后，主宾起立，意味着宴会结束，相互告辞，主人送至门口，主方人员根据次序依次和客人握别。宴会期间，和第一次见面客人不要饮白酒，过分地劝酒。主人和主宾在祝酒致辞时，应该暂停交谈、进餐和抽烟，要注意倾听。碰杯时，主人和主宾先碰杯，句后其它人员再相互举相杯示意，无须一一矿业杯。不要过量以免失言失态。自助餐：冷餐会和自助餐上不要抢着取菜，要依次取菜，一次只取一盘，周围人没有拿到第一盘时，不要抢着取第二般，更不得同时取两盘，不要围在桌前反复挑拣，取完后应立即离开，不要取食过多以免剩下。职员着装规范职员着装规范是否，表现着企业整齐划一精神风貌，统一要求以下：裕兴企业总部管理人员：日常工作时间着装：工作时间内一律不得着休闲装、长短袖T恤衫、运动服装、牛仔裤、沙滩裤、运动鞋、拖鞋等过于随意装束；也不得衣冠不整、奇装异服。女职员不得穿过于暴露服装和超短裙、超高跟随鞋和浓妆艳抹。关键活动、会见着装：相关职员参与关键活动、会议、会见贵宾、宴请和赴宴、参与仪式等通常较为正式活动时，应增加两项：一是穿深色西服套装，打好领带；二是衣服整齐、皮鞋擦亮。不管室内还是室外，全部正式活动一律不得戴帽、戴墨镜。平时提倡穿着基础内容一览表春秋季冬季夏季男西装或素色夹克衫、白色或浅色衬衣、西裤、深色丝袜、深色皮鞋（钮扣、鞋带一律扣齐，长衬裤不要露出裤脚）室内：西装或素色夹克衫、衬衣、素色羊毛衫、西裤、深色棉袜、黑色皮鞋（钮扣、鞋带一律扣齐）长袖衬衣、短袖率领衬衣、西裤、皮鞋或凉皮鞋；注意：长袖不得挽起，应扣紧袖扣，领扣能够松开一粒。不得赤脚穿凉鞋，挽裤腿。三、多个常见仪式程序全部仪式均要依据已经确定内容事优异行策划。签字仪式*作好签字文本准备工作，提前定稿、翻译、印刷、装订等。*准备签字笔、国旗司旗、印章、横幅、鲜花、长城干白（或香槟）和酒启、酒杯、托盘、签到簿、摄影、摄像器材。*确定双方参与仪式人员，通常是参与会谈双方全体组员，人数保持大致相等，有时为了表示重视，能够有更高领导人出席仪式，签字前，请贵宾署名和留言。*签字厅设长方桌一张，作为签字桌，覆盖深绿色台呢，围上桌裙，桌后并排放两把椅子，主左客右，坐前摆放各自将要保留文本，签字笔放在上端，旗架摆放中间，和主客对应*双方人员进入签字厅后，签字人员入坐（通常由双方身份相同人员担任）其它人员分主客各一方按身份次序排列在各自签字人员座位后面*宣告开始签字时，双方助签人员分别在签字人外侧，帮助翻揭文本，指明签字处*在本方保留文本上签毕后，由助签人员相互传输文本，再在对方保留文本上签字*最终双方签字人亲自交换文本，相互握手（此时是留影最好时机），此时服务人员送上倒好长城干白（半杯），双方举杯祝贺。赠予资料、礼品要求：*对外交往和宣传中，有时需要赠予介绍企业情况画册和录像带和小礼品（购置）、纪念品（统一制作）。赠予时，要利用一切机会关键介绍画册内容，引发客人注意力*纪念品（印有企业司名、司微）是企业领导和市场营销在通常首次交往中随手赠予，起画龙点睛作用小物品，用以增加客人对企业印象*礼品则是针对性极强、需要专门购置物品，在设定价位时，应对赠予对象有一个基础了解，不一定珍贵就是好，赠予国外客人时，宜选择价廉物美，含有一定纪念意义，有民族地方特色，同时又有一定艺术价值和文化品位物品，如小工艺品、地方食品、书籍、国画、丝绸、包装很好瓷器、玉器，但切记要小型化，便于携带。赠予时，最好结合当初情景，介绍礼品含义，表示美好祝福；中国客人礼品应避免赠予穿着用具、烟酒和对方忌讳物品以免产生无须要麻烦，丧失礼品作用；重视包装。关键礼品（即使本身有包装）全部要使用统一企业形象包装纸进行精心包装，假如不是本人亲自前往赠予，则应在包装上写明受礼人名（不写地址），内部附上赠予人名片出访注意事项*出访前应首先明确目标或设定好课题，安排好大致时间表，和被访问单位一一联络，约好对方关键人物，最终打印确定日程表并抄送各相关方面。*安排好往返车船票、机票、到目标地下榻住所（宜安排在被访单位就近地方或交通方便地方）和接送事宜。*到被访问单位造访、做客，就按主人提议或同意时间抵达，在主人同意情况下方可参观相关内容，在预先没有约定情况下，谈话时间尽可能不要过长，不习惯饮、食尽可能品尝，不要一味拒绝或面露难色。*若主人亲自驾车接送，则我方团体责任人坐在驾驶席侧面。出访返回后，应逐一向造访单位或个人致函答谢，感谢在访问期间得到友好热情接待，祝福双方愈加好合作和交往。*整理收到名片和资料，写出考察汇报。组织会议关键点：会议是机关工作关键方法和手段，和会人员要有强烈时间观念和效率观念，这是提升会议质量前提。企业会议要制度化、规范化，降低临时突击召集会议做法，坚持例会制度。*通常会议会议议题：程序、日程；准备会议文件（汇编）；会议规模和会者名单；会议编组：会议通知和签到会场部署：座次排列；会议统计和纪要；会议报道；会场服务；会议决定催办；*外部会议会议预算；会场联络；会议居住；会议参观；会议文体活动；会议合影；*会议科学：1会议必需性，会议专题必需明确专一，不能变成一揽子会议2会期和实效，会议时间内部通常在1-2小时，每人讲话有5-10分钟（专题讲话除外），超出两小时人注意力了解力就会急剧下降。外部会议通常安排1-1.5天,每隔2小时安排休会一次。3会议定性：决定型（由领导部署工作，和会人员不得各抒己见）和务虚型（和会人员全部要讲话拿出见解，充足表现集思广益，找出最好处理措施），预防会而不议、议而不决。4提倡良好会风，和会者要重视自己在会场中角色，杜绝迟到早退开小会，要用心致志、精神集中、踊跃讲话、说明见解，虚心接收正确意见，不固执己见。5主持艺术：主持人要驾御会场必需掌握组织艺术和熟知会议议程，了解会议议题基础背景情况分析和会人员心理，随时注意引导她们紧紧围绕会议议题进行讲话，注意调动会场气氛，维持会场秩序，协调争论双方关系，尊重少数人讲话权，让她们充足发表意见。切忌不能先入为主、轻易表态，最终要综合大家意见，作出会议决定。