WPS表格初级教程3_数据处理.pdf

WPS表格初级教程第六章数据处理这里将向你介绍排序、筛选、分类汇总、有效性等几个常用的功能。一、数据排序在用wp s表格2007制作数据表格时，我们可以用其强大的排序功能来实现数据的处理。如学校考试完毕后常需对学生的考试成绩进行排队，也就 是排序。1.简单的排序实例下面我们以实例来介绍wp s表格2007的强大排序功能。ABCDEFGHIJ1宏达双语、学成绩表宏达双语小学成绩表2姓名语文数学总分姓名语文数学总分名次3白天雨9068158鲍振兴929018214班宏伟8592177鲍瑞869518125鲍瑞86/L 95181班宏伟8592 EJ17736鲍振兴92 A 90182白天雨9068 E)15847常二朋6779146陈健747514958陈健7475149常二朋677914669崔颖5455109崔颖54551097图 6-1-1要求：如图6-1-1所示，我们将A表中的成绩表按总分从高到低进行排序，然后加入名次，制作成B表的模样。第一步：选择数据源，即要排序的数据。此例中我们选中A3：D9。选中后界面如图6-1-2所示。图 6-1-2ABCD1宏达双语d、学成绩表2姓名语文数学总分3白天雨90681584班宏伟85921775鲍瑞86951816鲍振兴92901827常二朋70791498陈健74751499崔颖5455109 I第二步：排序。点击菜单数据一 排序，打开排序对话框，界面如图6-1-3所示。1WPS表格初级教程目0801考试名单et A3 白天雨ABCD1宏达双语、学成绩表2姓名语文数学息分3白天雨90681584班宏伟85921775酗瑞86951816鲍振兴92901827常二朋70791498陈健74751499崔颖545510910矍1 C图 6-1-3第三步：选择主要关键字如图6-1-14所示。由于我们想按总分按从高到低的顺序排序，那么总分就是主要关键字了。总分位于D列，所以我们的主要关键字应选择列D。选中后，界面图 6-14第四步：选择排序的升与降方式在主要关键字的右边有升序与降序，由于我们是按分数从高到低排列的，因此这儿应当选择降序。如图6-1-4所示。第五步：点击确定按钮，完成排序操作。完成排序后，界面如图6-1-5所示。图 6-1-5ABCD1宏达双语小学成绩表2姓名语文数学总分3鲍振兴92901824鲍瑞86951815班宏伟85921776白天雨90681587常二朋70791498陈健74751499崔颖5455 109-1至此，我们已按要求完成了排序操作。第六步：填充名次。2WPS表格初级教程在E2中输入“名次”2个字，在E3：E9中填充“1、2、3，对于填充“1、2、3，,各位不要说不会呀，前面已在数据的填充中作为详细介绍。至此，我们已按要求完成排序。最终效果如图6-1-6所示。图 6-1-6ABCDE1宏达双语小学成绩表2姓名语文数学总分名次3鲍振兴929018214鲍瑞869518125班宏伟859217736白天雨906815847常二朋707914958陈健747514969崔颖545510972.改进的排序实例-有标题行下面我们用另一种方法来进行排序。这种方法比刚才介绍的有些改进。第一-步：选择要排序的数据源。此时我们选中A2：D9,即多选了标题行。此步与先前介绍的方法不同。选中后界面如图6-1-7所示。r aABCD1宏达双语小学成绩表2姓名语文数学总分3白天雨90681584班宏伟85921775鲍瑞86951816鲍振兴92901827常二朋70791498陈健74751499崔颖5455_109 i图 6-1-7第二步：打开排序对话框。点击菜单数据一排序，打开排序对话框，界面如图6-1-8所示。A2，笈姓名排序 区ABCD主要关健字1宏达双语小学成绩表型0 V 升序1 C隆庠）2姓名语文数学总分3白天雨9068158v 升序1 O降序4班宏伟85921775鲍瑞8695181第三关健字6鲍振兴9290182v 升序豆）O降序7常二朋70791498陈健74751491列表O有标题行国）无标题行世）9崔颖54551091011t侪1 f 启 1 日n汕 112图 6-1-8注意：排序对话框的下部有列表选项，包括有标题行与无标题行两项内容。如图6-1-8所示。因我们选择数据源时，选择了第2行，即标题行，所以此时，我们选择有标题行。3WPS表格初级教程第三步：选择关键字当我们选择了有标题行后，主关键字下拉按钮中的内容发生了变化，主要关键字中有多个选项，它与第2行是相对应的。如图6-1-8所示。图 6-1-8因为我们要按总分排序，所以此处主要关键字，我们选择总分。注：这就是与第一种排序方法的不同之处，这儿显示的是标题，而不是列A、列B之类的。这种方法更直观，更不易出错。剩下的操作与第一种方法相同了，不再赘述。3.排序实例一带次要关键字在按总分排序的时候，有可能有的同学总分是相同的，对于总分相同的，我们可能有另一个条件，即按语文进行排序，语文分高的排在前面，语文 分低的排在后面。那么语文就属于次要关键字。关键性的设置见图6-1-9。设置了次要关键字，与次要关键与的升降序。国0801考试名单.et A2，笈姓名ABCD1宏达双语小学成绩表2姓名语文数学总分3鲍振兴92901824鲍瑞86951815班宏伟85921776白天雨90681587常二朋70791498陈健74751499崔颖545510910角12 I图 6-1-94WPS表格初级教程1 9ABCDEFGHII宏达双语、学成绩表宏达双语d、学成绩表2姓名语文数学总分姓名语文数学总分3鲍振兴9290182鲍振兴92901824鲍瑞8695181鲍瑞86951815班宏伟8592177班宏伟85921776白天雨9068158白天雨90681587陈健7475149常二朋70791498常二朋7079149陈健74751499崔颖5455109翟颖545510910II先按总分降序，再按语文降序先按总分降序，再按语文升序图 6-1-I0图6-20中，有两个人的总分相同，图中两个表分别是按语文的升降序排列的，略有不同。4.排序实例一非数字内容的排序对于数值型的数据，我们可以按升序或降序进行排序，这样很好理解，但对于汉字、英文等非数字内容又如何排序呢？对于英文，我们可以按英文单词在英文词典中出现的顺序进行升降序排列。对于汉字，我们有两种方法可以排序，即按拼音顺序和按笔画顺序。如图6-1-11所示，在排序对话框中点击 选项 按钮，打开 排序选项 对话框。界面如图6-1/2所示。金11序 排O有标题行 无标题行世）A帅红红 超超福福 名帅晓海立倩启建瑞永立 姓张潘梅颉刘史刘鲍侯侯24568lon图 6-1-11121345WPS表格初级教程图 6-1-12这里面有拼音排序与笔画排序两个选项。它们的区别见图6-1-13。123456789101112姓名姓名福福红超红帅超拼音由前向后笔画由少到多按拼音排序按笔画排序13图 6-1-13注：选按第1个字比较，如果第1个字相同，则比较第2个字。5.排序实例一中考时学生考号按姓名的最后一个字的排序方法中考时，同一考场的考生的姓名的最后一个字有很多是相同的，或者发音相似，这是因为安排考号时按姓名的最后一个字排的序，下面我们来模拟实现一下。假如有图6-1-12所示的这些人名名单。图 6-1-12A1姓名2王瑞3史启超4刘建超5文U倩6刘晓倩7张帅8武超9侯永福10侯立福11郭晓瑞12梅海红13颉立红14鲍瑞15潘晓帅下面我们来提取姓名的最后一个字。这里要用到前面介绍过的函数right(),在B2单元格中输入=RIG H T(A2,1)。然后向下拖到鼠标进行填充，那么每名同学的最后一个字就提取出来了。如图6-1-13所示。6WPS表格初级教程B2A=RIG H T(A2,1)I C l I：123456789101112131415超超 倩B帅图 6-1-13F一步就是按B列进行排序了。排序过程略。排序完毕后，界面如图6-1-14所示。123456789101112131415名帅晓海立倩晓启建超瑞晓瑞永立 姓施潘梅颉史刘武王郭鲍侯侯帅红红倩超超瑞福福最帅帅红红倩倩超超超瑞瑞瑞福福AB图 6-1-14现在可以看到最后一个字相同的同学们排到一起了。当然，打印时，将B列删除掉就行了。二、数据的筛选筛选实质上就是查询，它能从众多的数据中找出符合条件的内容来，这一功能在实践中应用还是较多的。下面我们简单的介绍一下筛选的使用方法。1.自动筛选我们还是以实例来介绍。看下面的这个实例。这是一个公司完工入库单明细表导出到wp s表格中的数据，这仅仅是众多数据中的一小部分，见图6-2-1所示。7WPS表格初级教程A I B C I D E F G12 34568 9 W单据号WG 20071001-1WG 20071001-1WG 20071001-1WG 20071001-1WG 20071017-2WG 20071017-2WG 20071017-2WG 20071024-21WG 20071024-21品三三三三三三三多多河北佰特橡月疫有限公司入库单明W规格型号产地单位A-790河北佰特条0-650河北佰特条A-700河北佰特条A-829河北佰特条0-685河北佰特条0-645河北佰特条0-700河北佰特条8PK1425河北佰特条8PH-1082河北佰特条数量8001800240015022501350315032500JL3._115161713202122WG 20071024-21WG 20071017-3WG 20071017-5WG 20071017-5WG 20071018-6WG 20071018-6WG 20071018-6WG 20071018-6WG 20071018-6WG 20071018-9WG 20071018-9多三三三三三三三三三三一e4PJ1195河北佰特条300A-680河北佰特条_i8oorIo1640_河北佰特条1350A-700河北佰特条6000-650河北佰特条_900?A-700河北佰特条400A-790河北佰特条600A-620河北佰特条1200A-829河北佰特条1050A-700河北佰特条15000-645河北佰特条2700.触/砥风.一,苏北脸 条y 5rs、cs茶茶茶茶臣臣臣云云云茶臣臣茶茶茶茶茶臣臣 女玉玉玉玉焕焕焕喜喜喜玉焕焕玉玉玉玉玉焕焕2007-10-lf 2OO7-IO-I4 2007-10-1 2007-10-1,2007-10-1;2007-10-1；2007-10-1；-.2007-10-1T2007-10-1 2007-10-1.2007-10-2 2007-10一时 2007-10-3 2007-10-1 I 2007-10-1；2007-10-1 7 2007-10-1,；：-2007-10-1；2007-10-2 1图 6-2-5从弹出的列表中选择“玉茶”。选择后便仅显示出玉茶的数据。界如如图6-2-6所示。A B I C I D I E|F I G I H123456JJL,16LjL1819_2D_25_./；363741_12_53品三三三三三三三三三三A-7900-650A-700A-829A-6800-650A-700A-790A-620A-829产地 河北佰特河北佰特 河北佰特 河北佰特 河北佰特 河北佰特 河北佰特 河北佰特 河北佰特 河北佰特008，A、o o o o8 41 2o o o o o o o5 0 0 0 0 0 518 9 4 6 2 0日期目 2007-10-1J 2007-10-H.2007-10-lf 2007-10-142007-10-2 X 2007-10-3 I 2007-10-31 2007-10-31 2007-10-3*2007-10-3 1三角带 三角带 三角带 三角带 三角带 三角带 三角带 三角带 三角带 三角带 三角带0-660 河北佰特A-660 0-640 0-660 A-700 0-450 0-652 A-680 A-700 0-470 0-460 0-660.-X.河北佰特 河北佰特 河北佰特 河北佰特 河北佰特 河北佰特 河北佰特 河北佰特 河北佰特 河北佰特 河北佰特.一、0800000000 O.-05000000000-3474834426 7X 2 2 1 1 1 2日2007-10-5 2007-10-5：；2007-10-5.2007-10-6；2007-10-6-.；2007-10-6 2007-10-6；-2007-10-6 2QQ7-10-7；2007-10-7-2007-10-8 J 一一冲 7-10巧O图 6-2-6筛选出来后，我们可以对筛选出来的数据进行 计算。从上图中，我们也可以看到，其它的数据wp s表格2007将它们隐藏了。如行号27与33号之间的内容就是被隐藏了。此处的行号间隔线变粗。2.筛选取消再次点击 菜单数据一筛选一自动筛选，那么筛选按钮即可以取消。3.筛选实例3-1：组合筛选卜图为完工员：k茶规格型号：A-790组合筛选出来的效果。A B|C|D|E|F|G|H：-1 _河北佰特檄胶有限公司入库单明细表2单据号 三品名 旧规格型号0 产地三单晅数量引 完工近 日期3 WG 20071001-1 三角带 A-790 河北佰特 条 800 玉茶 2007707、.、h色程,.炉79n.y-笳I北垣棣氓 C.A0Q.、壬苓，二Q四;V h/图 6-2-73-2：筛选后对数据的排序点击想要排序的关键字右边的筛选按钮，在弹出的菜单中前两项是升序排列和降序排列，点击它们后可以排序。如下面两个图所示。9WPS表格初级教程A I B C I D E F G|H122L单据号 日品名WG 20071017-5 三角带WG 20071023-19 三角带WG 20071022-13 三角带A-700A-690A-690353637WG 20071017-2WG 20071017-5WG 20071022-13三角带 0-645三角带 0-640产地 河北佰特 河北佰特 河北佰特 河北佰特 河北佰特 河北佰特单量引数量工条L 600条600条1200条1350条1350条1357三角带 0-650j*a*、,、/、叼。.-J毋怦、一.关、*完工的 日期团2007-10-3 2007-10-6“2007-10-72007-10-1).2007-10-3.：；2007-10-7 4臣臣臣臣臣Lqr。图 6-2-8图6-2-8完工员：焕臣数量：升序排列。A|B 1cl D E F G|HJL221单据号 品名 规格型号、WG 20071018-9 三角带 0-685WG 20071022-14 三角带 0-645WG 20071017-2 三角带 0-70。产地司 河北佰特 河北佰特单他数量 条 4500条 4500条 3150WG 20071018-9 三角带 0-645 河北佰特36 WG 20071022-13 三角带 0-570 河北佰特37 WG 20071018-9 三角带 V-708 河北佰特皂映23得3凝要旁我.侬源母2700o o o o5 4 2 2完工员三 日期2007-10-5 2007-10-82007-10-12007-10-52007-10-72007-10-5臣臣臣臣臣臣2007-10-6?图 6-2-9图6-2-9完工员：焕臣数量：降序排列。3-3：自定义筛选条件点击下拉列表中的自定义，那么弹出自定义自动筛选方式对话框。图 6-2-10ABCD E F GH1河北佰特橡胶有限公司入库单明细表2单据号 E品名【规格型号后三角带 A-700产地r，单用刊数量H完工MZ日期0 2007-10-3 419WG 20071017-5河北佰特升序排列 降序排列21WG 20071023-19三角带A-690河北佰特2007-10-6,32WG 20071022-13三角带A-6902007-10-7；河北佰特年部）尚in个 135WG 20071017-2三角带0-645河北佰特2007-10-136WG 20071017-5三角带0-640河北佰莒2007-10-3、焕臣37WG 20071022-13三角带0-6502007-10-7河北佰金%uu120013507年工、一、jjy-39WG 20071018-9三角带A-700河北佰特2007-10-543WG 20071023-19三角带0-685河北佰特2007-10-6k 4 d.尸尸八-*a、Y、.S、卜图为自定义自动筛选方式窗口。图 6-2-11我们可以做以下设置，那么便显示出数量在1000到2000的内容。如图6-2-12所示。10WPS表格初级教程自定义自动筵选方式显示行:数量1000与 O 或(Q)，、于或等于2000可用？代表单个字符 用*代表任意多个字符:或等:确定取消图 6-2-12ABCDEFGH1 2 32河北佰特橡胶有限公司入库单明细表单据号 品名 用规格型号 产地单距数量3WG 20071022-13 三角带 A-690 河北佰特 条 1200完工同 焕臣日期国 2007-10-7 135WG 20071017-2三角带0-645河北佰特1350焕臣2007-10-1#36WG 20071017-5三角带0-640河北佰特1350焕臣2007-10-3 137WG 20071022-13三角带0-650河北佰特1357焕臣2007-10-7 139WG 20071018-9三角带A-700河北佰特1500焕臣2007-10-5(坨WG 芟0 71023-19、.一0二、忑1北佰特1800.焕臣=4.、%2007-10-6-；,、.*3图 6-2-13图6-2-13中显示的是数量在1000到2000之间的内容。三、数据的分类汇总分类汇总就是对某一类数据进行统计汇总。前面的例子中，我们想看看各位完工员的入库数量汇总表，除了可以用自动筛选的方法逐个计算外，还可 以用分类汇总了。注：如果要使用分类汇总，请必须先对希望汇总的关键字进行排序，否则汇总出来的数据我们将不知所云。具体操作步骤：第1步：对数据按完工员进行排序。效果图如图6-3-1所示。A.B 1cl D|E|F 1Gl H 匚名 品12单据号3WG 20071018-94WG 20071018-95WG 20071023-196WG 20071023-197WG 20071023-198WG 20071022-139WG 20071022-1310WG 20071022-1311WG 20071022-1412WG 20071023-2013WG 20071023-2014WG 20071023-2015WG 20071023-2016WG 20071023-2017WG 20071023-2018WG 20071024-22JL9_WG 20071024-2220WG 20071024-2221WG 20071024-2222WG 20071024-22河北佰特橡胶有限公司入库数量明细表规格型号 0-685V-708 0-468 0-685A-690 0-650 A-690 0-5700-645 0-8250-690 0-1352 0-11000-1200 0-1245V 13-680XPZ-672 4PJ-1270 8PH-1082 4PJ-1270产地 河北佰特 河北佰特 河北佰特 河北佰特 河北佰特 河北佰特 河北佰特 河北佰特 河北佰特 河北佰特 河北佰特 河北佰特 河北佰特 河北佰特 河北佰特 河北佰特 河北佰特 河北佰特 河北佰特 河北佰特 一 完单位数量450024002400180060013571200250045001200120060040040060030040070010003003、一、臣臣臣臣臣臣臣臣臣 焕焕焕焕焕焕焕焕焕金金金金金金昌吕吕吕吕吕一B-B IB IB-n-nu-fl _R_m日期 2007-10-5.2007-10-5:2007-10-6 2007-10-6?.2007-10-6：2007-10-7:2007-10-7 1 2007-10-7 彳 2007-10-8,；2007-10-7：2007-10-7:2007-10-7:2007-10-7；2007-10-7:：2007-10-7 f 2007-10-5 J 2007-10-5；2007-10-5/2007-10-5 1 2007-10-5 X员环环环环环环图 6-3-1第2步：将光标置于数据表任-单元格中，点击菜单数据一分类汇总，打开“分类汇总”对话框。第3步：分别在分类字段中选择按“列G”，在汇总方式下选择“求和”，最后勾选需要汇总的数值字段，如图6-3-2所示。11WPS表格初级教程A I E，|匚 I 口|R I F IG I H11I分类汇总 区敛2L22去2125.单据号WG 20071WG 20071WG 2007KWG 2007KWG 2007KWG 20071IWG 2007KWG 2007KWG 2007KWG 2007KWG 2007KWG 2007KWG 2007KWG 2007KWG 20071IWG 2007KWG 2007KWG 20071IWG 2007KWG 2007KWG 20071IWG 2007K WG 20071024-21分类字段）-网 G V汇总方式也）：求和选定汇总项迥北佰特橡胶百限公司入库数量明迎表回替换当前分类汇总位）每组数据分页也）回汇总结果显示在数据下方）|全部删除也）确定 取消|带带 楔塌 多抬战臣臣臣臣臣臣臣臣臣御河御尚御御丽丽丽丽丽丽丽云工 完焕焕焕焕焕焕焕焕青生出比山丹口魏魏魏魏魏魏魏喜有 0000700000000000000202 0 00005000000000000006030*44863255226446347 0 322 5 0 1*1*1A 1*1A 1*日期2007-10-52007-10-52007-10-62007-10-62007-10-62007-10-72007-10-72007-10-72007-10-82007-10-72007-10-72007-10-72007-10-72007-10-72007-10-72007-10-52007-10-52007-10-52007-10-52007-10-52007-10-82007-10-82007-10-1名 品地 产量.数多K图 6-3-2第4步：设置完成后，点击确定按钮，完成数据的分类汇总。如图6-3-3所示。山|3|A I B I c Id e F I G|H1河北佰特橡胶有限公司入库数量明细表单据号品名规格型号产地11WG 20071018-9WG 20071018-9WG 20071023-1SWG 20071023-19WG 20071023-19WG 20071022-13WG 20071022-13WG 20071022-13WG 20071022-14纥了tfc.T 苧 4rH 4rH 4rHfct-fcT 七丁 寺存存有科科有存有 角角角角角角角角角 三三三三三三三三三0-685V-7080-4680-685A-6900-650A-6900-5700-645河北佰特 河北佰特 河北佰特 河北佰特 河北佰特 河北佰特 河北佰特 河北佰特 河北佰特、QQ_.5领07 人 r/费、.ucr、门门加.L k等、.1314WG 20071023-20三角带0-825河北佰特15WG 20071023-20三角带0-690河北佰特16WG 20071023-20三角带0-1352河北佰特17WG 20071023-20三角带0-1100河北佰特18WG 20071023-20三角带0-1200河北佰特19WG 20071023-20三角带0-1245河北佰特2021WG 20071024-22齿形带V 13-680河北佰特条条条条条条条条条 条条条条条条 条为数量0 4500 2400 2400 1800600 1357 1200 2500 450021257 1200 1200600 400 400 6004400 300日期：,2007-10-52007-10-5 2007-10-6)2007-10-6：；2007-10-6 52007-10-7 12007-10-7；2007-10-7；2007-10-川2007-10-7 J2007-10-7 I2007-10-7;2007-10-7 12007-10-7 f2007-10-7：；2007-10-5：图 6-3-3第5步：如果仅想显示汇总内容，可以点击左边的“一”，点击后将仅显示汇总数据。如图6-3-4所示。1 2|3ABCDEFGHr*i+i+1+1+1-11河北佰特橡胶有限公司入库数量明细表2单据号品名规格型号产地单位数量完工员日期1321257焕臣汇总加4400吕金环汇总血3162魏丽汇总32832喜云汇总5630308玉茶汇总5759959总计图 6-3-5复杂些的分类汇总注意：有些时候，当我们需要对多个字段进行分类汇总时，则必须根据关键字的级别进行先后汇总，即最主要的最先汇总，次要的后汇总，否则达不 到预期效果。多个字段分类汇总时，不要勾选替换当前分类汇总选项12WPS表格初级教程如图6-3-6所示，这是对多个字段进行了分类汇总。讨2|3|AB 1cl D E I F I G I H河北佰特橡胶有限公司入库数量明细表单据号 品名 规格型号V 13-680XPZ-672WG 20071024-22WG 20071024-22齿形带 齿形带产地 河北佰特 河北佰特WG 20071024-22WG 20071024-22WG 20071024-22WG 20071024-234PJ-1270 8PH-1082 4PJ-1270 0-8851112121415WG 20071024-236PJ1107河北佰特 河北佰特 河北佰特 河北佰特 河北佰特量数犍条条 条条条条条30040070070070010003002622002462日期 2007-10-5 2007-10-5汇总2007-10-52007-10-52007-10-52007-10-82007-10-8汇总WG 20071024-21 多楔带 8PK1425 河北佰特WG 20071024-21 多楔带 8PH-1082 河花佰特WG 20071024-21 多楔带 4PJ1195 河北佰特多楔带汇总条条条2007-10-1 12007-10-1 12007-10-1 1汇总_/匚-B-B r-i-R-B完魏魏员图 6-3-6四数据的有效性设置输入条件在很多情况下，设置好输入条件后，能增加数据的有效性，避免非法数据的录入。如年龄为负数等。那么有没有办法来避免这种情况呢？有，就是 设置数据的有效性。设置好数据的有效性后，可以避免非法数据的录入。下面我们还是以实例来说明如何设置数据的有效性。I.设置学生成绩介于。一 100分之间。ABCD1宏达双语小学成绩表2姓名语文数学总分3白天雨4班宏伟5鲍瑞6鲍振兴7常二朋8陈健9崔颖_图 6-4-1假设试卷的满分100分，因此学生的成绩应当介于0-100分之间的。我们可以通过以下几步使我们录入成绩时保证是0-100分之间，其它的数据 输入不能输入。第1步：选择成绩录入区域。此时我们选中B3：C9 o第2步：点击菜单数据一有效性，弹出数据有效性对话框。界面如图6-4-2所示。13WPS表格初级教程图 6-4-2在图6-4-2中的默认的是允许任何值输入的，见图中红色区域所示。第3步：点击允许下拉按钮，从弹出的选项中选择小数。（如果分数值是整，此处可以选择整数）有效性条件忽略空值也）选择后界面如图6-4-4所示。在图6-4-4中，数据中选择介于，最小值：0,最大值：100。图 6-4-4第4步：点击确定按钮，完成数据有效性设置。下面我们来看一下，输入数据时有何变化。见图6-4-5所示。14WPS表格初级教程图 6-4-5从图中可以看出，我们输入80是可以的，因为80介于0-100之间。而输入566是不可以的，因为它不在0-100之间。此时，点击重试按钮，重新输入，点击取消按钮，输入的数据将被清除。第5步：设置输入信息在数据有效性对话框中，点击输入信息页，打开输入信息界面。如图6-4-6所示。图 6-4-6设置好输入信息后，我们再来看输入数据时，界面有何变化。如图6-4-7所示。A B I C|D1 宏达双语小学成绩表姓名3白天雨 班宏伟5鲍瑞 鲍振兴 入常二朋 与_陈健 崔颖语文 数学 总分_80|给入学生谒箜学生成绩应当 介于0100图 6-4-7从图中可见，输入时多了人性化的提示，而这个提示信息就是我们刚刚设置的内容。第6步：设置出错警告在数据有效性对话框中，点击出错警告页，在出错警告页我们可以设置警告信息。如图6-4-8所示。15WPS表格初级教程数据有效性置设置输入信息出偌警告回输入无效数据时显示出错警告)输入无效数据时显示下列出错警告：样式9：标题Q)：输入成绩出错错误信息国)：分数值不在0-100范围之内全部清除()|确定|取消|图 6-4-8设置好后，我们来看一下输入错误时，有何提示。如图6-4-9所示。图 6-4-9从图中，我们可以看出出错警告也可以人性化设置。2.设置性别只能输入“男，女，未知”详细的设置略，关键地方见图6-4-10所示。B3，A B数据有效性男，女,未知|全部清除()口对有同样设置的耳他所有单元格应用这些更改建)图 6-4-10说明：1.允许：序列。2.来源：输入“男，女，未知”，标点要求是英文半角状态。16WPS表格初级教程设置好后，不仅能限制输入内容,而且右边还多了一个下拉按钮，下拉列表为这3项。如图6-4-11 所示。6 7 8 9兴腓 振二 鲍常嚣知 男女未图 6-4-11另外，我们除了可以直接在“数据来源”中输入选中选项数据外，还可以直接引用当前工作表的连续单元格区域作为数据源，其操作方法相同，不再 赘述。3.控制产品编号的输入如果用户为了统一产品编号的输入，要求录入者只能输入8位的字母“A开头的编号，同样也可以通过“数据有效性”来进行控制，设置步骤如下;第1步：选择数据源：A3：A8。如图6-4-12所示。AB C D E F G H1河北佰特橡胶有限公司入库数量明细表345678图 6-4-12单据号 品名规格型号产地齿形带V 13-680河北佰特齿形带XPZ-672河北佰特多楔带4PJ-1270河北佰特多楔带8PH-1082河北佰特多楔带4PJ-1270河北佰特多楔带0-885河北佰特位 旦o O o O3 4量 数日期 2007-10-5 2007-10-52007-10-52007-10-52007-10-52007-10-80 0 0 20 0 0 6员第2步：打开有效性对话框，并按下图进行设置。图6-4-13所示。B品名A12单据号3|4567火数据有效性齿齿多多多多形形楔楔楔楔士丁fcTfcTfcT 上丁 七丁SfZl输入信息出错警告有效性条件允许：自定义 v|回忽略空值）数据也）：|介于 7|公式但）：Ranh（le ft（A3,而ale n（a3）=8）g|对有同样设置的苴他所有单元格应用这些更改（D全部清除|图 6-4-13经过上述设置后，用户在A3：A8区域中输入数据时，只能是“A”开头，并且必须是8位，否则不能完成输入。注：数据有效性只对用户直接输入的数据有效，而对于复制粘贴、查找替换的数据是无法控制的，因此大家在使用时一定要注意。17WPS表格初级教程第七章插入图表Wp s表格2007除了具有强大的数据统计和处理功能外，还有着强大的图表制作功能。图表可以用来表现数据间的相对关系，在常规状态下我们一般情 况运用柱形图表比较数据间的多少关系；用饼形图表显示数据间的比例关系；用拆线图表表反映数据间的趋势关系。下面我们还是以实例来说明如何 用wp s表格2007来制作图表。一、制作柱形图表现在成绩表如图7T-1所示:第1步：选中数据源：A2：B6 o如图7-1-2所示。图 7-1-2AB1一年级各班成绩表2班级成绩31班8942班9353班8664班84图 7-1-1AB1一年级各班成绩表2班级成绩31班8942班9353班8664班84第2步：然后点击菜单插入一 图表，弹出插入图表向导。如图7T-3所示。我们选择柱形图，柱形图中有3个，我们选择第1个，当然也可以选择后面的那两个。右边区域有示例图表。18WPS表格初级教程图表类型图 7-1-2第3步：点击 完成按钮，生成图表。如图7-1-3所示。A B 1cl D-T E|F 1G 1Hli1 一年级各班成绩表2 班级 成绩3 1 班 89934 2班5 3 班 866 4 班 847891011图 7-1-3通过以上简单操作，我们即可生成一个非常美观的图表。如果读者想进行更加详细的设置。第4步：在第2步中，点击卜-一步按钮，进入源数据设置，如图7-1-4所示。19WPS表格初级教程图 7-1-3在图7-1-3中，我们可以修改数据区域和选择系列产生的位置。注：此处一般不用修改。第5步：点击下一步，进入图表选项对话框，界面如图7-1-4所示。在图表选项对话框中，我们可以设置标题、坐标轴、网格线、图例、数据标志、数据表儿项。下面我们-介绍。标题:具体要求见图7-1-5所示。图 7-1-5坐标轴:20WPS表格初级教程图表选项图 7-1-6如果取消选中，那么右边的区域将不显示。网格线:勾选后，将显示网格线，反之将不显示。图例，可设置图例的有无及图例出现的位置。见图7-1-7所示。图 7-1-7数据标志：有多个选项，其中的值这一个常用。读者可以看看图7-1-8所7-1-7的区别。21WPS表格初级教程图表选项图 7-1-8数据表：可以设置数据表的有无等。如图7-1-9所示。图 7-1-9第6步：点击完成按钮，生成图表。界面如图7-1-10所示。图 7-1-10至此，一个美观的图表已经生成。注：图表生成后，我们还可以进行多种调整，如大小、位置、颜色等等。读者可以摸索一下，此处不在赘述。22WPS表格初级教程此图表可以被复制粘贴到其它文字编辑工具如wp s文字2007中使用。见图7-1-11所示。图 7-1-11二、制作饼形图表现有2007年四个季度销售金额，如图7-2-1所示。我们根据此数据来制作销售金额饼形图表。A B1234I季度二三四金额100120150140图 7-2-1第一步：选择数据源，此处选择A2：B6o第二步：插入图表，选择饼图。如图7-2-2所示。23WPS表格初级教程图表类型图722第3步：设置标题为“2007年各季度销售金额图表”第4步：点击完成按钮。最终效果如图7-2-3所示。ABCDEFGH2007年各季度销售金额图表图723三、制作拆线形图表对于拆线图表，它可以明显的显示数值的连续变化情况，它的生成方法与前面介绍的类似，只要在选择图表类型时选择折线的就可以了。下面看一个简单的示例，具体制作过程略。如图7-3-1所示。24WPS表格初级教程123456789101112A B鸡蛋价格变化表 月份 价格7月 28 月 2.49月 310 月 2.711 月 2.912 月 2.6图 7-3-1前面我们简单的介绍了在wp s表格2007中插入图表的方法，这里面还有众多的选项与设置，它们可以使用图表更美观，这里我们不再一一赘述，更 多的知识可由读者摸索，一试便知。第八章其它常用操作一、工具栏的设置1.工具栏的显示与隐藏Wp s表格2007的窗口中有多个工具栏，有的工具栏我们用不到，我们可以将其隐藏，当我们用到它时，再将其显示，这就是工具栏的显示与隐藏。下 面我们以格式工具栏来介绍。假如现在窗口中显示着格式工具栏，如图8-1-1所示。=文件编辑但）视图9 插入）格式）TMd）数据也）窗口也）帮助姐）M宋体-2，B/辽 叠鎏更回国义仁尊.，4 工