WPS Office文字编辑技巧汇总.pdf

目 录目 录.1WPS模板技巧二则 教你快速搞定常用模板设置.2WPS文字并排比较.4WPS文字拼音指南的使用.6WPS文字中表格转换工具技巧二则.9长文档编辑技巧之二：对样式的设置与修改.13长文档编辑技巧之三：对页眉页脚的编辑.19长文档编辑技巧之四：开始写长文档及常用技巧.24长文档编辑技巧之二：对样式的设置与修改.33常用模版的设置.39让“更改图片”更简单、更省事.40个性信笺自己绘制.42活用WPS文字中表格制作联合发文文件头.47利用双行合一制作联合发文红头.56链接文本框，使填表更容易.58另辟蹊径制作传真报头.59巧用WPS的“查找和替换”来提高你的工作效率.61巧用WPS文字快速整理ACSII码表.66巧用WPS文字中表格工具实现稿纸功能.71巧用表格工具实现数据转换.73巧用垂直居中让公式与正文和谐相处.79让“更改图片”更简单、更省事.80认识WPS特殊的文字工具.82如何批量制作员工信息卡.86另辟蹊径制作传真报头.90删除文档历史记录的方法.95手把手做公文二十分钟轻松搞定.97随心所欲，想把拼音放在哪里都行！.101小试牛刀，教你用WPS来造字.108拥有WPS爱词霸版，碰到英语不犯难.112用WPS文字中文本框实现精确套打.115在 WPS文字中巧妙去除来自WORD文档的水印.117怎么样正确的编辑公文内容.119怎样将编辑好的公文在红头纸上打印.124怎样将做好的公文默认保存成DOC格式.128专为办公人士量身打造的WPS办公效率手册政府公文篇.137WPS模板技巧二则教你快速搞定常用模板设置在WPS文字的日常使用过程中，会经常使用到模板。如何添加“常用”模板以及“自定义”模板选项卡-，可能 大家还不是很熟悉，下面我来介绍实现它们的方法。一、添加“常用”模板如果您经常使用一个固定的模板来写文档，但又不想使每个新建的文档都是这种模板的文档，那我们则 可以把它放在“常用”模板下，方便我们的操作。添加方法:1、对一个将要生成模板的文档按要求进行适当的设置后，单击“文件I另存为“，打开“另存为”对话框。2、选择“保存类型”框下的“WPS文字模板文件（*岫仇）”，此时“保存位置”的路径自动跳转到常用“模板”所在的目录（即:C:Documents and Settingsk ingsoftAppl ication DataKingsoftoffice6templ ates）,在文件名”框中输入一个有意义的名字（如“WPS新增功能介绍”），单击“保存”按钮（如图1）图1使用方法：选择“文件I本机上的模板”，打开“模板”对话框，在“常用”选项卡下双击其定义的模板（如“WPS新增功 能介绍”），WPS就会新建一个基于此模板的文档。校帧图2二、自定义“模板”选项卡虽如果你有很多种模板，且类别各异，这就不应该都放在“常用”选项卡下，我们应该新建一个自定义的选 项卡，专门放上此类模板。添加方法：L对一个将要生成模板的文档按要求进行适当的设置后，单击“文件I另存为“，打开“另存为”对话框。2,选择“保存类型”框下的“WPS文字模板文件（*.wpt）”，“保存位置”选择：C:Program Fil esKingsoftWPS Office 20 0 5templ ates20 52wps（此位置是根据WPS安装的位置所定，如果您是安装在D盘，则应该是：C:Program Fil esKingsoftWPS Office 20 0 5templ ates20 52wps,同理类推）。3.点击对话框右上角工具栏上的“新建文件夹”按钮，输入合适的名称（如：我的写作），双击进入“我的写 作”目录，在“文件名”框输入一个有意义的名字（如“WPS技巧文档”），单击“保存”按钮（如图3）。图3使用方法:单击“文件I本机上的模板”，此时就可以看到多了一个“我的写作”（即新文件夹的名字）选项卡，单击“我 的写作”选项卡，再双击“WPS技巧文档”（即新添加的模板名），WPS就会新建一个基于此模板的文档（如图4）。图4看了上面的技巧，我们知道文件夹的名字与选项卡上的名字是一一对应的（如图3）,我们可以修改文件 夹的名字，使其更具有个性化（如图5）。图5WPS文字并排比较本次内容简介：WPS文字并排比较在日常工作中，用户有时需要将两份文档进行内容比较，使用WPS文字提供的并排比较功能，实现同步 滚动比较，迅速分辨文档之间的内容区别。使用方法步骤一：用WPS文字同时打开两个需要比较的文档；步骤二：在主菜单选择“窗口 I与口并排比较”。其中“口”是需要比较的文档名称。如图1选择。窗口世)L新建窗口国)关闭窗口(C)Ctrl+W关闭苴它窗口(Q)与文档1并排比较重排窗口.1文档12文档2图1并排比较此时，两个文档会以垂直平铺的方式并排打开，同时在工具条上会出现并排比较的工具条，如图2,而且 自动默认打开“同步滚动”功能。同关闭并排比较|图2并排比较工具条 第一个按钮：设置同步滚动，默认设置。点击可以在并排比较的时候取消同步滚动的功能；第二个按钮：复位。在阅读的时候，如果挪动了不同文档的窗口位置，点击可以恢复到最初并排打开的 界面；第三个按钮：关闭并排比较。需要退出并排比较，点击关闭此功能。如果WPS文字已经同时打开了超过两个文档，那么在并排比较的窗口和同时打开两个文档时的不同，如 图3所示，可以看到显示的不是第两个文档的名称，而是提供选择的窗口，如图4所示。窗口置新建窗口(S)关闭窗口(C)Ctrl+W 关闭苴它窗口(Q)并排比较也).重排窗口&).1文档1，文档23文档34文档45文档5并排比较并排比较档档 文文图3多文档并排比较确定I取消I2 3 4图4多文档并排比较选择窗口小结1、WPS的并排比较功能，适用于用户对任意两个文档的相互比较。2、使用默认方式并排比较时，两个文档水平并排，自动打开同步滚动；3、同时打开了多于两个文档时，使用“并排比较”功能会弹出文档列表供选择。适用范围：适用于WPS Office 2005(751)以上版本。WPS文字拼音指南的使用本次内容简介：WPS文字拼音指南的使用在WPS Office 2005中，“拼音指南”作为WPS文字的特色功能，通常用于对汉字标注拼音，同时用户还可 以利用WPS文字的“拼音指南”功能实现一些特殊的标注。本文除了介绍拼音指南的一些基本用法以外，还对一些设置技巧进行简单介绍。为文字增加拼音顾名思义，拼音指南就是给汉字注音。选择需要注音的汉字，在WPS文字主菜单选择“格式I中文版式I 拼音指南”菜单项打开“拼音指南”对话框，如图1所示：拼音指南图1拼音指南设置窗口对齐方式一一提供了几种拼音相对文字的对齐方式；偏移量一一自由调整拼音和文字的间隔；字体、字号一一调整拼音的字体和字号；如果需要把所选的文字，统一作为一个整体进行注音，而不是每个字单独注音，选择“组合”按钮进行合并。点击“单字”按钮则取消组合效果。注意：“拼音指南”允许用户一次性最多给29个汉字同时标注拼音。调整拼音的标注设置了拼音之后，如果需要调整上面的标注，例如图1中的的字，标注的时候没有标上音调。选择了“的”之后，再次选择“格式I中文版式I拼音指南”菜单项，打开“拼音指南”对话框，先选择需要更改的韵母，再点 击“声调”按钮，选择需要的声调即可。如图2所示：拼音指南|瞬定全部删除也）图2拼音调整如果是一些多音字的设置，WPS文字提供了下拉框选择。如图3所示:图3下拉选择多音字拼音删除拼音选择需要删除拼音的汉字，选择“格式I中文版式I拼音指南”菜单项，打开“拼音指南”对话框，点击“全 部删除“按钮即可。利用拼音指南输入循环小数在数学中，如果是无限循环的小数,如2.1 33333333,3为无限循环,会在3上面加上一个“”来表示。WPS文字的拼音指南允许用户自由编辑“拼音文字”，利用此功能就可以实现上述无限重复循环的数字，具体步 骤如下：步骤一 在文档中利用主菜单的“插入I符号”输入“”，并且复制它；步骤二输入数字2.1 3,并且选择“2.1 3”；步骤三 选择“格式I中文版式I拼音指南”菜单项，打开“拼音指南”对话框；步骤四 光标放置“3”对应的“拼音文字”，点击鼠标右键“粘贴”或者按下组合键把“”粘贴到“拼音文字”的 窗口中。如图4所示：图4粘贴特殊符号步骤五：设置必要的字体字号，点击“确定”按钮，得到一个表示无限重复循环的数字。利用拼音指南设置上划线从第3点了解到，WPS文字的拼音指南允许用户为文字或者数字标注特殊符号，因此利用该技巧同样可以 实现如：“、一、=、*”之类的特殊符号的标注。小结1、用户使用“拼音指南”工具可以对指定的汉字标注拼音。2、为文字加上注音后，利用对话框中“音调”按钮可以设置拼音的音调；3、由于“拼音文字”文本框允许用户输入（或粘贴）任意字符，因此可以实现对指定的字符进行特殊符号 标注。如：实现无限循环小数的标注和特殊上划线的制作。WPS文字中表格转换工具技巧二则本次内容简介：WPS文字中表格转换工具技巧二则在WPS文字的新版本中为用户提供了“表格转换工具”，允许用户在表格与文本之间进行相互转换，本文将 对常用的转换技巧进行简单介绍：1、网页资料的保存；2、用户资料的补充或追加。网页资料保存很多时候，用户希望保存互联网上的资料，以便于日后查阅。但由于网页通常按框架结构进行设计或排 版，导致拷贝粘贴的内容经常包含许多嵌套的表格，如从网页上拷贝内容到WPS文字的结果如图1所示:金山”女WYSOOk，*M.hHn Mnaof l coni.1I 工山公公*/亶二“&璃，#*、叩m室6.Htr/.访文aWBU比导出工山通厘耿冗6,Adj 2-Slgg*田tt事何5支电工穿 sprMRit得了外义mr断.暖 耳 M 二汽车0mGif ti itK5te.CE 外又！力工w?5 加 AZF*，_S 用*iBX4公牛.Hi I 争S S E W号而了？金山的*者.gl&WT 三墙产国（工山1眄火*Pi-It）.HT9t9*4*iU*TV1Ea：_d显示：有效样式显示：所有样式I 图6 图7如何修改样式当内置样式无法满足我们文档格式的要求时，就应该考虑修改样式，使其“为我所用”。WPS的“样式和格 式”任务窗格提供了可以方便修改和新建样式的界面。修改样式的方法是：鼠标移到“样式和格式”任务窗格中“请选择要应用的格式”的样式（如“标题1”）上点击右侧的下拉框，在下拉菜单中点击“修改”按钮，弹出“修改 样式”对话框，按需要设置相应的格式（如图8）修改样式;样三和格式_ x|3 8y所选文字的格式I正文缩进属性名称如：样式类型工）：样式基于重）：后续段落样式）:精式_床体Mpv|可|可|中文新样式.洁除格式I格式4）I鲍取消1图8介绍的样式设置：在修改样式对话框中单击“格式”按钮，单击“编号”，在“项目符号和编号”对话框，选择“多级编号”选项卡 的列表编号的最后一种样式，点击“确定”即可，这样标题样式就有了正规的编号。如何自定义样式如果你觉得修改样式不能满足你的要求，又不想破坏系统内置的样式，你需要DIY自己喜欢的样式，那么 就使用自定义样式吧。默认的“正文”样式首行是顶格的，而我们中国人的习惯是首行空二格，所以，这里需要 新建样式。方法：单击“样式和格式”任务窗格的“新样式”按钮，在“新建样式”对话框中“名称”框为新样式起一 个有意义的名字，其它也可作相应的设置。（如图9）图9介绍的设置如图10,即新建一个样式的名称为“首行空二格”的样式，其它的不变。相同的方法，也可 修改或新建其它样式。图10在文档使用多级编号定义好样式以后，就要考虑多级编号的使用了，因为通常在长文档中会经常要描述有“层次感”的知识点,例如像大纲这种层次很清晰的结构，同时多级编号还可以把编号与样式动态链接起来。操作方法：选择“格式I项目符号和编号”，在“多级编号”选项卡中单击“自定义”按钮，打开“自定义多级符号列表”对 话框，单击“高级”按钮，可看到右下方的“将级别链接到样式（标题1）,这个就是把多级编号与样式链接起来 的地方。编号格式：“级别1”对应于“标题1”，“级别2”对应于“标题2”，以此类别，这样编号就跟标题样式链接起来 了（如图11）。图11结合样式编辑文档大纲在“页面设置、样式定义、多级编号”都设置好后，就应该开始为长文档写大纲了，大纲是整个写作过程中 最重要的一步，它好比一棵大树的主杆，主杆粗壮、结实，才能长出茂密的枝叶。通常写作的顺序是先写好 大纲，再在大纲中添加相关的内容。建议一边写大纲，一边设置样式，这样，在文档结构图就会及时显示所对应的大纲级别。（如图12）文卷结构图 二 XWPS Qffl c e 200 5新增功能介军 人.弓摩i二2.功能输介B 2.1公共部分211.自定义工具栏212.输出PDF文档213拼写检查（仅限干专业版）2.1 4图片工具的优化2.1 5“爱词霸翻译工具-22 WPS文字部分221.邮件合并（仅限干专业版）222.文本与表格互相转换223.对RTF文档的读写224.拼音指南225.从左到右的竖排文字226.隐藏/显示页间空白2.2 7即点即输228增强文字工具2.2 9双行合一2.2.1 0.利用文本框实现多行文字2211.字体框列表的记忆重排2212.文档并排比较（仅限干专业版）-23 WPS表格音吩231.单元格多格式设置2.32数据有效性（仅限于专业版）233.数据分列234.选择性粘贴：数值运算235.提供推荐列表236读取HTML格式2.3.7.增强图表|显示级别|图12然后就是向大纲中写具体正文的过程，在写作过程中要养成一边写作一边设置对应的样式的习惯。在此过程中可能会使用到的功能有：1.多级编号：对于有的内容是有次层时可以使用，这样层次比较清晰。2.项目编号：对于同层次或一类的内容则可使用。3.格式刷：对于设置相同格式的字符样式或段落样式很好用（尤其是不习惯于用“样式和格式”的人）。提示：如果希望对某段设置指定的样式，最快捷的方法是将光标定位到该段的任何位置，设置段落样式 即可，而不需要全选该段落。利用文档结构图杳看大纲结构制作大纲时，用户往往都希望及时看到大纲的层次，利用“文档结构图”就是最好的选择。“文档结构图”是一个独立的窗格，能够显示文档的大纲级别列表。使用“文档结构图”可以对整个文档进行快速浏览。之所以 我们制作的大纲标题能够显示在文档结构图中，正是因为系统内置的标题样式（标题1标题9）与文档中的大 纲级别相对应。如图13。图13打开文档结构图的方法通常两种方法：1.单击“常用”工具栏上的“文档结构图”回按钮，文档左侧便显示“文档结构图”窗格。2.单击“视图I文档结构图I靠左”菜单项，文档左侧便显示“文档结构图”窗格。这样就可以准确及时的浏览到整个文档的大纲结构，在写作的过程中也可以快速的定位到每一个标题所 在的位置。长文档编辑技巧之三：对页眉页脚的编辑为文档添加页眉和页脚很多长文档都有漂亮的页眉和页脚，有的是书的名称，有的是公司的l ogo,还有页码等等，这些使用“页 眉和页脚”就可以轻松完成。“页眉和页脚”是指文档中每个页面页边距的顶部和底部的区域，在长文档中通常在页眉上放上公司的名称或书 的名字，页脚放上页码。（如图14）1页后和页脚公国三一JJ O i关闭图14操作方法：选择“视图I页眉和页脚”，这时光标定位到页眉，同时“页眉和页脚”工具栏显示出来。其中各 个按钮对应的是：插入页码、插入页数、设置页码格式、插入日期、插入时间、页面设置、同前节、在页眉 和页脚间切换、显示前一项、显示后一项。当光标在第一节的页眉和页脚时.“同前节”按钮为灰色不可选，在长 文档中经常要为某一节设置为不同的页眉和页脚。操作方法：光标定位在页眉和页脚位置，分别单击“同前节”按钮，使其处于非激活状态，这样对本节的页 眉和页脚设置就就只对本节起作用（如图15）图15利用分节符为文档设置不同的页眉和页脚如果长文档每一部分要设置不同的页眉和页脚在使用上面的方法后，就发现这个是不能完成的，难道只 有新建文档能完成这个仅仅是换一个页眉和页脚的事吗？当然答案是否定，利用“节”就可轻松完成每节都有独 立的“页眉和页脚”。“节”是指文档的一部分，可在其中设置某些页面格式选项。如果要更改文档的部分“页面设置”或“页眉和 页脚等就需要创建一个新的“节”。一个文档可以由几个“节”组成，“节”相当于文档中的“子文档”。方法有两种：光标定位到需要重新开始一节的位置，选择“插入I分隔符I下一页分节符”菜单项，此时光标就跳到下一 节的开始（如图16）。分页符0)Ctrl+Enter分栏符(C)换行符第)Sh i ft+Enter下一页分节符00连读分节符(T)偶数页分节符在)奇数页分节符)图16光标定位到需要重新开始一节的位置，选择“文件I页面设置”，对下一节进行相关设置后，选择选项卡下 的“预览”的“应用于”为“插入点之后”，单击“确定”(如图17)。根据实际情况，选择合适的分节符类型。图17相关解释如下:下一页分节符：插入一个分节符，新节从下一页开始，通常就使用这个。连续分节符：插入一个分节符，新节从同一页开始，通常很少用。偶数页分节符：插入一个分节符，新节从下一个偶数页开始，如果光标位置的页码是2,插入分节符后,光标的位置的页码就是4。奇数页分节符：插入一个分节符，新节从下一个奇数页开始，如果光标位置的页码是1,插入分节符后,光标的位置的页码就是3。如一个长文档分为“封面、目录、正文、附录”，则可以分成四节，这样，可以对每一节设置各自独立的页 眉和页脚。如果有一张表格的列数太多，可考虑把那一张横着放，这时就需要在表格前后各插入一节分节符（如图18,文档被分成三节），再把表格所在页的“页面设置的方向设为“横向图18将文档保存为模板在做好上面设置后，很多人一定很困惑，难道每次写这样的长文档都要这么做一次？当然不用，“模板”就是解决这个问题最好的方法：“仅此一次，下不为例”。当所有的设置完成以后（如图19）,我们就可以把其设为模板（.wpt）,这样可以方便以后重用，当需要编写相同 或类似的文档时调用此模板，就会生成基于此模板的新文档。WPS知识库标题要摩，.1文虐中日贬泵电用四斤麻R.后照我悻或不能修改.配免口备.耳仲的悔写要承谪熨见-HnQ屋漏后找苑，.2,撵n壬文章，心循南D,作教理，.3,这脸中.标n名林自万题工所有心塘历不能赧酩,可选骑%无。可调取肩.1,简介或引言（必填项）功族安对谓不黠点避万调中介13.”间期，和iJlf c左斤同国介姐.2.具体方法或解决方案（必填项）司正方X.必则罗列为M列俣.2.1.方案1（可选项）211.步费1（可选项）aiLHf cw.7 10 41.WN，面蕊图19操作方法是：选择“文件I保存”菜单项，打开“另存为”对话框，选择“保存类型”为“WPS文字模板文件（*即m）”，给模 板起一个有意义的名字（如图20）。I?.另存为图20以后使用时的方法是：选择“文件I本机上的模板”，弹出“模板”对话框，双击我们定义的模板即可生成基 于此模板的新文档（如图21）。图21模板通常保存在：XrDocuments and Settings用户名 Appl ication DataKingsoftoffice6templ ates 目录下。其中：X：表示用户的操作系统安装的盘符；用户名：是当前操作者的用户名。长文档编辑技巧之四：开始写长文档及常用技巧开始写作在一切设置好，就要正式进入写作的过程中，在此过程中要使用的方法很多，包括快速的添加、删除内 容等等，在此过程也是充分利用WPS文字各种技巧的过程，下面简要介绍在长文档中会经常使用的技巧。巧用文字工具进行快速排版“文字工具”是WPS中最有“中国特色”的、非常人性化的文字处理工具。在写作长文档的过程中，经常会在 其它地方如Internet上复制一些资料，可是从因特网上或别的地方复制过来的内容，通常会有一些空段或空格 等等（如图22）,利用WPS的“文字工具”可轻松处理这些问题。研发专发M目讲髀WPS高手轻易成祓（+=-blip./N0 tal喀sof t com 20080547 19 164。来源r WPS宫脚怔砺犹矍正.J名师指导，按中景宝，知识共享在层互动内4主富，形式活潼,WPS研发图利早蛀理史友正亲自讲筑,勘1系共同体含WP0蜕刀.|十三圈内密S介，.，i 享澳他亦谡室，次次正芝博楼同忤曲8$第WPS表情的星本播作.王强包括迂电子表珞里耳恃进行政据计n.1&杆波定格式赤,搐彩不容借汉本荔列讲座共十七期.僵大求联矢注，.，图22操作方法：选择“工具I文字工具I智能格式整理”菜单项（如图23）,WPS会智能对段落进行整理，非常人性化（如 图24）。其它的如“删除段首空格”等菜单也会经常使用。工具山|表格茵口（WJ帮助出）文字工M化）段落重排OR）啰、-M拚写检查（S）F7中文简繁转换0 0,.字数航计量）.修订（T）Sh i ft+Ctrl+E保护文档中）邮件合并工具栏宏璐）CUM加载项（A）.金山权限管理CR）自定义.选项CE）.智能格式整理加）转为空段分割风格（M）删除空段建）删除段首空格伊）删除空格00删除软回车6）软回车转为回车正）段落首行缩进2字符a）段落首行缩进转为空格门 增加空段GO图23研发专宏亲自海M WPS高手我易应就（十三）.hUp/Avps kmgf of t com 2006-05-17 IP 1640 米南 WPS Wf f l 作稔 次京正.品师增导，技中知日共事.岸层互初r PWXX,彩式活浅，WPS研友f if和里 经理次家正亲自燃第，或1餐共同体会WPS灶力.十三期供后面介.冬期f la小凛堂，在正老师将向忤详细宙翼WPS表珞的基本楼作，主矍包店在泡子哀 咯里E痒避号散却H，后佯设定悟式等懵彩不容强于幺系列讲至共十七期,II大家I#绫关拄I-图24用图片来美化文档使用“文字工具”处理后，再来看看图片的使用技巧，图片可使文档更易于“平民化”。在大多数长文档中大部分都包含图片（少数法律法规与文献除外），图片可以减少读者阅读时的疲劳感，降低 文档的难度，增加文档的活泼性。插入图片的方法：选择“插入I图片I来自图片”菜单项，打开“插入图片”对话框，在其中找到相应的图片双击鼠标来进行添 加（如图25）髓入凰片MyMy g*Of k Rxe t0D*0JopMyDocA/netMtMyCoTTpuirf3*.力 用 DoewnerWiZg，ne 悻式毒格式任务H”Rpen 小3&眄 柄支配片E，pgj peg伊”png*I v Cmctl 图2 5如果在修改文档的时候发现某个图片需要更改，以前常用的办法是删除现有的，再插入新的图片。现在只要把鼠标移到图片上单击鼠标右键，在弹出的下拉菜单中选择“更改图片”（如图26）,在弹出的“插 入图片 对话框中插入新的图片即可。这种“更改图片会保持原来图片的大小及相应设置，这个功能在修改同 类图片时非常方便。图26图片对文档的大小有很大的影响，利用WPS的压缩图片功能，可以有效减少含有大量图片的文档体积。操作方法：双击图片，打开“设置对象格式”对话框，单击“图片”选项卡-，单击“压缩”按钮，弹出“压缩图片”对话框,按实际进行合适的设置，然后全部单击“确定”即可（如图27）O图27如何为文档插入题注图片处理好后，现在要给图片加题注，没有题注的图会给人一种在找图的感觉：内容与图片有时难以一 一对应，只有少量的图或表可以不用添加题注。题注是可以添加到表格、图表、公式或其他项目上的编号标签，例如“图1”、“表格2”或者“图表3”等等,应该在长文档中给图片或表格插入题注。操作方法：选择“插入I引用I题注菜单项，打开“题注”对话框，选择合适的“题注”，单击“确定”按钮即可（如图28）。图28为文档自动生成目录长文档的大纲、正文、图片、表格等等内容全部制作完成后，通常就需要为文档添加目录，利用WPS的 插入目录功能就可以自动生成动态的目录。操作方法：步骤1按下组合键，光标定位到文档的开头；步骤2插入一种分隔符（通常是分节符），再把光标定位到文档的开头位置；步骤3选择“插入I引用I目录”菜单项，打开“目录”对话框（如图29）,在此进行相应的设置。步骤4点击“确定”按钮。这时WPS就会为生成了相应的目录。图29如果要使目录的页码从第一页开始，则需要在第二节（即正文节）中选择“插入I页码”，打开“页码”对话 框，设置“起始页码”为“1”，“页码应用范围”为“应用于本节”（如图30）,这样目录的页号就从第一页开始，目录 所占用的页码就不会算在内了（如图31）。图30WPSOFFICE2005篇增动静介绍1.L2.功能型介.2 1公升她分.U2 1 1自定义工具利插 一2 1 2做出PDF又楼2 1 3怫写住童（伐限于专业版）2 1 4图的工具的伏化2 1 6“包适n日工目2 2 WPS文孚电分1221四冲合并,但限于专业版）2 22文不怎友格互相抬龄2.23内RTF文情的造写7 用叵后面.图31长文档编辑技巧之五：长文档写作中使用到的其他技巧其他技巧上面仅仅介绍了写作长文档经常使用的技巧，不可能囊括所有的技巧，下面再列出在写作长文档中可能 会使用到的其他技巧。为文档添加超链接如果长文档要生成电子文档（通常是PDF格式），可以相应的位置放上超链接，这样一方面方便浏览，一 方面方便把文档的内容扩展开来。而且为文档添加超链接是电子文档经常使用的技巧之一。操作方法是：步骤1选中要设为超链接的区域，步骤2选择“插入I超链接”菜单项，弹出“插入超链接”对话框，在“要显示的文字”中输入相应的文字，“地 址框输入地址（如图32）。也可以在“链接至选择链接至IJ“本文档中的位置”或“电子邮件地址”。图32步骤3最后点击“确定”按钮即可为文本添加超链接。插入书签如果要经常浏览或修改一篇长文档，就可以利用“书签”，方便以后打开文档后，利用书签准确定位到以前 留下的书签处，继续浏览或修改。可以通过设置书签来方便我们的定位。书签是以引用为目的在文件中命名的位置或文本选定范围，它相 当于夹在书中的书签。操作方法是：选中要设置为书签的文字或表格等区域，选择“插入I书签”选项卡，然后在“书签名”中输入预定义的名字（如图33）。书签图33以后需要定位到书签时，有如下两种方法：选择“编辑I定位”菜单项，在书签输入对应的书签名，或点击下拉按钮找到对应的书签名，点击“定位”,书签所定义的区域即会被选中。选择“插入I书签”菜单项，选中书签名，单击“定位”按钮（如图34）图34使用字数统计在长文档写作完成后，有时候会想知道长文档一共写了多少字，或者选中一块文字后，想知道有多少字,利用“字数统计”就可以知道这些信息。在写作过程中经常想知道文档中已经写了多少字或选中的区域有多少字等信息。这时，就要用到WPS的“字数统计”功能。操作方法：选择“工具I字数统计”菜单项，在弹出的字数统计对话框就能清楚地看到页数、字数等（如图35）。注意：在不选中任何区域时统计的是文档的所有的内容的字数统计信息，否则就是选中区域的字数统计 信息。字数统讨统计信息页数 28字数 7374字符数中计空格）7598字符数（计空格J 7688段落数 236非中文单词 145中文字符 7229口包括脚注和尾注趣）|关闭|图35使用查找和替换协助编辑在长文档编辑过程中“查找和替换”是经常使用的，如在写作的早期使用了“电脑”一词，交稿或审阅时感觉 改为“计算机”可能在这本书更准确，使用WPS“查找和替换”能轻松完成这种功能。操作方法如下：步骤1选择“编辑I替换”菜单项，或者按下组合键，打开“查找I替换”对话框。步骤2在“查找内容”框中输入：“电脑”，步骤3在“替换为”框中输入：“计算机”。点击“高级”按钮（图36的截图是在点击“高级”按钮后展开的效果），选择“搜索选项”下的“搜索”范围为“全 部”；步骤4单击“全部替换”即可。图36小结长文档的写作大体步骤是：1.修改模板（如果有类似的模板）；2.设置页面大小、设置样式和格式、多级编号；3.一边写大纲，一边应用样式，设置合适的页眉和页脚；4.保存模板（如果想以后重用）；5.文字工具的使用，插入、修改图片，题注的使用、自动生成动态的目录；6.其他常用的技巧（超链接、书签、字数统计、查找和替换）；当然写作长文档不是一定要遵照以上的一步一步来做，上面的方法只是推荐相对比较好的方法，你也可 以寻找属于你自己的快速、高效的方法。其实在写作长文档中要使用的方法及技巧还有很多很多，一篇文章 不可能囊括所有的技巧，只有在日常使用中经常整理收集，用时自然就能做到“得心应手”。长文档编辑技巧之二：对样式的设置与修改什么是长文档？长文档通常是指一篇页数在10页以上的文档，当然这个“长”也没有准确的定义。也有人把长文档称为“大 文档”，意思是一样的。如果严格区分的话，以“长文档来表示则相对比较准确（因为“长”表示内容多、篇幅 长，如50页的文档；而“大”表示文件大小，如50 M的文档，可能只有两三页，只不过有几个超大的图而已）。因此，长文档通常提指那些文字内容较多，篇幅相对较长，文档层次结构相对复杂的文档。例如一本科技图书，一篇正规的商业报告，一份软件使用说明书等等都是典型的长文档。通常一篇正规的长文档是由封面、目录、正文、附录组成的（至少要有目录与正文）。如果要撰写一本书,则还会包括扉页、序言、参考文献等等部分。谁应该学，为什么要学？经常对长文档进行编辑或排版的人应该学习长文档的操作技巧。其中主要包括：经常自己用WPS写书或写商业报告人（自己一边写、一边完成排版）；经常用WPS排版长文档的人（将已写好后的文档进行合理的排版）。学习长文档排版的理由：1.学会长文档编辑会使自己的写作重点放在写作的内容上，形式上交给WPS文字来处理。2.学会长文档编辑会使自己从简单、重复的劳动中解脱出来。如果您经常发现文档的编号不能“随心而动”时；如果你在文档中改了一处后，其它地方也需要手工再修改 时；如果你每次写一篇长文档都感到非常痛苦时；如果你想从原始劳动力中解脱时这就是学习长文档操作技巧的最佳时机了。写作前的准备我们知道做任何重要的事前都要做好准备，写长文档也是一样，在写长文档前一定要对长文档的写作过 程及最后的效果有大致的了解。写作长文档的大体操作步骤如下：1.确定模板，定义页面大小，定义相关的样式等；2.一边写大纲一边应用样式，再充分利用WPS提供的丰富功能来方便和美化我们的文档等；3.自动生成目录等；下面以WPS Office 2005新增功能介绍（以下简称介绍）的写作为例详细说明一下长文档的写作过 程及各步骤的知识点，大体的效果如图1。ZKWGSOFT FWPS Office 2005增动危外钻T,引囱vbP%Cmco 心。f b公St主*If*一代办公产品.“2CW&牵，B俞正口 而乂叫 叫了二5初芽朝2。用产的 方至即户的Poomce xca 02。”403，断出值*期尸处，力Fl鼻骨寸淳去，中通子就吵即，通.2.功能简介2.1.公共品分2.11 Orxlf tFM申占为9,相aBUWSwVS三*M0中，已切：王给的卒片”工 atiKrt-mrm*,M:%na*.图1选择合适的模板在WPS文字中，提供了大量的文档模板供用户使用。我们在写作开始之前，通常会看看系统中是否有合 适的“模板”可以套用，如果有相同或类似的模板，就可以直接调用或稍加修改即可使用。操作方法：选择“文件I本机上的模板”菜单项，打开“模板”对话框，查看相应的选项卡下的模板是否有所需要的模板。如果有，双击打开它，WPS就自动新建一个基于此模板的文档（如图2）。图2进行页面设置在确定模板之后，就需要设置正确的页面，防止做好后不必要的返工。通常在写一篇长文档前应该确定这个文档做好后需要如何输出是打卬成纸质品，还是输出为电子文档（通 常为PDF格式）。纸张大小是设为A4,还是B5,或是别的自定义大小。这些设置都应该在准备写文档前就确定下来的，虽然说这个不是必须的，但建议读者这样做，尤其对于 有很多图片的文档。如果在由很多图片组成的一篇很美观的文档中，改变一下页面设置后常变得“不堪入目 所以，最好在写作前设置好纸张的大小（如图3）。方法：选择“文件I页面设置”，打开“页面设置”对话框，进行适当的设置。本例介绍中的纸张大小使 用了默认大小：A4纸张。页面设置图3了解样式和格式通常情况下，很多读者不习惯使用样式来进行编辑，但如果需要多次对部分段落或者文字设置相同的格 式时，大家都喜欢使用格式刷工具，但是如果在几十页甚至上百页的长文档中进行这样的操作，工作量可想 而知。这时候，如果使用样式进行编辑就可以减少过多重复的人为劳动，从而提高编辑长文档的工作效率。因此，在进行页面设置以后，读者最好先定义好长文档中要使用的样式。其中使用修改现有的样式或添 加新样式都是一个不错的选择。那么到底什么是样式呢？样式是字体、字号和缩进等格式设置特性的组合并 作为集合加以命名和存储。应用样式时，将同时应用该样式中所有的格式设置。在WPS文字中，样式分为“段落样式”和“字符样式”。段落样式是存储整个段落定义的样式，包含字体、段落、制表位、边框、编号等的样式。单击“样式和格 式”任务窗格中的“新样式”按钮，打开“新建样式”对话框（如图4）。新建样式图4字符样式是仅仅存储字符的样式，包含字体、边框的样式，打开方法同上，把“样式类型”框的“段落”改为“字符”即可（如图5）。新建样式图5注意：在WPS的日常使用中比较常用的是段落样式，尤其是对于长文档编辑，字符样式只有在对个别字 符需要强调、突出时才使用，本技巧以段落样式为主进行介绍。常用模版的设置系统中的公文模板真的很好用，但是如何才能一键就调出呢？只要设置默认模板就能满足你的需求了。设置默认模版1.选中本机中的最常用公文模板；（操作同上）2.勾选【设为默认模板】，点击确定；如图1：图1从默认模版中新建设置好了默认模板后，就可以点击工具栏【常用】中的【新建】按钮旁的工，在下拉菜单中选择【从默认 模板新建】；如图2:J新建空白文档）即从默认模板新建工）图2让“更改图片”更简单、更省事由于电子文档信息的复制与传播非常简单，随着互联网的飞速发展，使得文字信息非法传播的盗版现象 出现泛溢的趋式。而现有的文本编辑软件所自带的加密机制大都十分表浅，获得读取密码的人同时也获取了 对于该文档的全部控制权限。KRM的出台正是用于解决这一现状。KRM（KingsoftRigh t Management）是由金山软件股份有限公司自主研发的一套内容数字版权加密保护技 术，用于保证WPS Office文档传播的安全性与合法性。以上文字来自金山公司官网，今天我们要做的事情就是验证WPS Office2005的KRM加密方式。测试一：加密要给WPS Office 2005的文档加密，首先必须拥有一个金山通行证。如果没有，到金山网站上去注册一个 即可，注册网址为:h ttp:pass.k ingso仕.com/k sgweb/jsp/l ogin/Register.jsp注册成功后，用WPS文字2005新建一新文档或打开一旧文档，然后点击“（自由访问）的权限”按钮（即常 用工栏上左数第4个，见图1）切，ps文字-e sse 3 切文件9翁辑9视图9图1调出“登录金山通行证对话框（图2）:山金山，行WPS Office图2在此输入你刚刚申请的金山通行证的用户名、密码和验证码，确定后提示“您已经成功登录“，再确定后出 现“权限”对话框，在输入框中输入你要授权的金山通行证用户，如果要授权给多个用户则在多个用户名之间用 半角分号（；）隔开，完成后点确定，记得在设置权限后要至少将文档存盘一次哦（支持保存为.wps格式和.d oc 格式）！至此，加密过程完成，怎么样，是不是很简单呢？测试二：用WPS 2005打开加密文档第WPS文字2005打开刚才生成的文档，出现“金山权限管理”对话框（图4）,确定后输入金山通行证的用 户名、密码和验证码，点击“登录”后，出现“您已经成功登录”提示，点“确定”后，如果你的通行证在文件加密 时设置的列表中，则会顺利打开文件，如果不幸没有在列表中，则会提示“您没有允许打开文档的凭据，是否 选择其他用户来