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高效办公使用技巧及用户关心问题 培训教程金山办公软件金山办公作为金山软件旗下专注于企业业务的子公司，金山办公软件主营WPS系列办公软件、金山安全云存储产品。秉承技术立业的信念，金山办公软件持续加大对国产办公软件的研发投入，实现向互联网化的全面转型。1989年，中文字处理软件WPS研发完成，经过三年发展，迅速占领中国办公软件的大部分市场。在其后几代版本跨越发展中，WPS成为国内最成功的办公软件产品之一，分别在2000年、2007年两次荣膺国家科技进步二等奖。2012年6月，金山WPS Offic e荣获世界知识产权组织版权金奖作品奖，此奖项是目前WIPO在中国颁发的版权最高奖项。2012年，金山WPS Offic e已经成为中国政府普及最为广泛的国产办公软件之一，已成功在国家新闻出版总署、外交部、工业 2 与信息化部、科技部、交通运输部、人力资源与社会保障部、国资委、审计署等70多家部委、办、局级中央政府单位中获得广泛采购和应用。截止2012年6月30日，国内省级政府完成了正版办公软件采购工作，金山WPS在所有省级政府中均有采购和 应用，市场份额占总采购量近三分之二，为国内、外办公软件厂商中最高。近年来，金山WPS Offic e在央企、国企等大型企业的应用也十分广泛。2008年，国家电网公司采购了金山WPS,成为大型 企业成功应用国产办公软件的典范。2009年12月，中央企业正版软件集中采购网正式开通，中国通用集团、中钢集团、航天科 工集团、普天集团、中海油集团等企业在内的十多家大型中央企业与金山软件签订协议，统一采购金山WPS Offic e办公软件产品。目前，在118家国资委直属中央企业（一级企业）中，已有60余家中央企业选择采购和应用WPS。金山WPS在央企中形成了在金融（典型用户：人民银行、农业银行、中信银行）电力（典型用户：国家电网、南方电网、华电集团、中电投集团、华能集团等）、钢铁（鞍钢集团、宝钢集团、武钢集团等）、能源（冶金科工集团、中国化学工程集团、中煤能源）等国家重点和骨干行业中领跑的局面，继续巩固和扩大了在大型企业级正版用户市场上的优势地位。CONTENTS金山大事记-WPS Offic e办公培训教程-上篇-WPS Offic e办公技巧-第一章-WPS Offic e公共功能-L 一切从安装开始-2、灵活的插件使用助你高效办公-3、保持更新，在线升级-4、自由切换界面及皮肤颜色-5、方便的快捷入口导航-6、WPS Offic e文档标签-7、最近文档记录管理-8、安全的保障一备份管理-9、漂亮文档由我创造-WPS特色模板介绍-10,丰富的表格样式-12131616161718181920212123233Edited w ith the demo versio n o f Inf ix Pro PDF EditorTo remo ve this no tic e,visit：ujujuj.ic eni.c om/unlo c k.htm11.方便的自定义符号栏-2312,全模块的繁简转换-2513、细节微创新-2514.带权限输出的PDF-2715、文档加密-284 第二章-WPS Offic e文字简介-29L轻松制作红头文件-292、神奇的文字工具-293、方便的段落布局工具-304、灵活应用项目符号和编号-315、快速设置文档稿纸格式-326、快速添加水印-337、您的文字能随意旋转吗-33&能识别多音字的拼音指南-34CONTENTS9、快速添加行和列-3510、使用真正的斜线表头-3511、快速实现重复标题行-3612、快速计算文档表格中的数据-3713、一目了然的文档结构图-3714、一键设置文档封面-3815、双面打印和反片打印-3816、邮件合并-3917、审阅与修订-4018、审阅与批注-41第三章-WPS Offic e表格简介-431、快速增加工作表-432、录入数据之数据填充-433、教您录入特殊数据-4454、如何制作下拉列表-465、常用函数的使用-466、数据透视表-487、分类汇总-498、高级筛选-516 9、图表-5210、方便快捷的图表配色方案-5411.隐藏公式-5512,灵活运供选择性粘贴-5613、灵活显ZF人民币大写 5714、阅读模式工具-59第四章_ WPS Offic e演示简介-59L利用模板新建演示文稿-592、演示文稿里添加固定公司LOGO60CONTENTS3、在演示文稿中留下时间的脚步-614、演示里漂亮的表格样式-625、插入FLASH动画或视频到演示文档-626、妙用对象对齐参考线-637、让图形随自身形状运动-648、放大镜的妙用-659、双屏演示优化-6510、展台浏览放映-68下篇,常见问题解答-69第一章-WPS Offic e公共部分常见问题解答-691、Q：怎样在2013风格界面与经典风格界面之间更换？-692、Q:多个文档之间如何快速切换?-703、Q:如何默认关闭任务窗格?-714、Q：系统崩溃、机器断电能否找到正在编辑的备份文件？-7275、Q:在WPS中无法直接发送邮件，在文件菜单点击发送邮件没有响应？-726、Q：如何连续使用格式刷？-737、Q：如何修改备份时间？-738、Q：如何设置DOC、XLS、PPT文档与WPS进行文件关联？-739、Q:如何查看当前计算机安装的WPS产品版本号？-748 10、Q:本地如何添加模板？-74第二章-WPS文字部分-75L Q：文档插入文字会删除后面的文字?-752、Q:在WPS文字中设置从右向左输入？-753、Q:为什么WPS文字无法保存？-754、Q:在WPS文字中如何达到类似拆分窗口的功能？-765、Q：WPS文字中表格怎样插入多行?-766、Q：为什么接受所有修订但批注还在？-767、Q：页眉如何添加横线？-77CONTENTS8、Q:如何修改WPS默认字体大小？-779、Q：WPS文字中怎样不自动生成编号？-7810、Q:WPS文字中如何自动插入0001开始往后递增的页码？-78第三章-WPS表格部分-78L Q:在表格中复制内容后，表格为什么没有响应？-782、Q:如何录入身份证号码、银行帐号？-793、Q：怎样在文字粘贴多个身份证号到表格中？-794、Q:表格中的数据无法进行求和，无法求平均值？-795、Q：ET表格如何实现并排比较？-796、Q:ET表格在编辑，复制，粘贴,打印预览，打印过程中假死，报错？-807、Q:在ET表格中如何插入多行?-808、Q:在表格ET中怎样合并多个工作簿？-809、Q：在ET表格中怎样用函数将身份证中生日8位数替换为星号？-80910、Q:WPS表格复制后为什么不能粘贴了？80第四章_ WPS演示部分-811、Q:WPS OFFICE演示插入背景音乐？-812、Q:WPS Offic e演示中的FLASH能在MS Offic e中播放吗？-813、Q:WPS Offic e演示中如何设置链接声音文件？-814、Q:WPS Offic e演示可以另存为图片吗？-8210 5、Q:WPS Offic e演示怎么设置密码保护？-826、Q：WPS Offic e演示如何插入视频？-827、Q:WPS Offic e幻灯片切换的使用方法-838、Q:如何自动播放演示文档-83附录-84第一章-附录1-WPS OFFICE二次开发兼容及特色-841、二次开发的基础知识-84Q)WPS Offic e二次开发的含义-84WPS Offic e二次开发的具体方式-84CONTENTS2、WPS OFFICE V9 简介-84Q)产品概述-84版本分支-85(3)应用场景-863、WPS OFFICE V9 安装-88Q)注册表相关-88(2)二次打包的参数设置-884、WPS OFFICE V9 二次开发-89(1)WPS Offic e程序对象的创建与获取-89(2)二次开发概述与示例-9111第二章-附录2-WPS Offic e及Offic e常用通用快捷键95WPS大事记12金山创始人 求伯君推出 WPS1.0WPS97 支持 windows 平台WPS Office2000WPS Office 2005 个人免费下载在台湾发布 Kingsoft Office 2010 繁体中文版在东京发布 Kingsoft Office 2007 日文版WPS Office2012WPS Office 2013 全新Office1989 年 1997 年 2000 年 2005 年 2006 年 2010 年 2012 年今天WPS Office办公培训教程欢迎您使用WPS Offic e办公软件！自1989年WPS1.0问世以来的二十多年间，WPS Offic e办公软件从单一的文字处理软件逐 渐充实为集文字处理、电子表格、电子演示为一体的信息化办公平台，其中蕴含着无数用户对WPS Offic e产品投入的无限关注 与喜爱。WPS Offic e 2013是一款开放、高效的套装办公软件。其强大的图文混排功能、优化的计算引擎和强大的数据处理功能、效果专 业使用方便的动画效果设置、PDF格式输出功能等，完全符合现代中文办公的要求。WPS Offic e 2013主要包括WPS文字（WPS）、WPS表格（ET）、WPS演示（WPP）三大模块。用户可根据需要选择安装部分或全部。1.全新的2013界面和2012界面、经典风格界面的自由切换13随着WPS Offic e的功能不断完善，为了帮助用户更加便捷地访问适用的功能，WPS Offic e采用了全新的界面风格一2013界面风格。2013界面采用了扁平化设计风格，提供 了两款主题的皮肤：素雅黑和清新蓝。素雅黑以黑色为主题风格，典雅商务。清新蓝以蓝 色为主题风格，清新静谧。2013界面延续2012风格，以选项卡为单位，将所有功能有组 织地集中存放，从而提供足够的空间存放日益增多的功能。WPS Offic e在采用2013界面 风格和2012界面风格的同时，保留了经典界面风格，确保习惯传统式下拉菜单的用户可 以熟练地使用WPS Offic e,用户可以根据自己的操作习惯，在三套界面中自由切换，选择 适用的界面风格和交互模式，提高办公效率。2.全新三大引擎，引发兼容革命全新打造的文字排版、表格计算、演示动画三大引擎给用户带来革命性的兼容新体验。全新的兼容概念涵盖文件格式兼容、操作 习惯兼容、二次开发兼容三大方面，秉承不丢内容、不丢数据、不破坏数据的全新兼容性三大原则，带来办公软件全新体验！文件格式兼容随着信息化的浪潮、互联网的普及，电子文档在一定程度上代替了传统纸质文档，办公软件所产生的文档能否交流并被对方接受；过去积存的旧文档还能否正常使用，越来越成为用户的关注点。WPS Offic e 2013重新架构、重写引擎，在文字排版、表格计算、演示动画三大核心上做到底层兼容、引擎级兼容，彻底解 决了一批技术难题，成果显著。在读取、写入微软格式文件时，精确细致，效果同原始Offic e的效果非常接近。14 操作习惯兼容尊重用户习惯，兼容Mic ro so ft Offic e的基本操作方式，从选项卡控件命令的摆放位置到热键的定义，都与Mic ro so ft Offic e基 本保持设置一致，让已熟悉Mic ro so ft Offic e的用户无需培训或少量培训即可顺利工作，大大降低软件迁移成本。二次开发兼容为了使目前大量的0A系统能平滑地转移到WPS Offic e上来，WPS Offic e的所有对内、对外接口都将按照通用的API去定义和 实现，符合国家办公软件二次开发接口标准。3.跨越未来的网络化存档格式XML格式XML全称Extensible Markup Language,是一种扩展性标识语言，具有高度的开放性，能够很方便地进行扩展或者集成到不同 的软件中，更为未来实现电子文档数据汇总和管理提供了可能。随着网络时代的来临，国际上制定了 XML标准，我国自定的标准也即将出台，金山软件便是办公软件XML文件格式标准制定的 厂商之一，更值得信赖。WPS Offic e 2013结构化的优势将为政府和企业办公需求提供便利的数据交换和高效的数据检索。4.文寺电子政务平台WPS Offic e被列为国家863“十五期间软件重大专项课题的WPS桌面办公软件完全自主研发，拥有完全自主的知识产权。，广对内、对外接口均按通用的API定义和实现，能够实现0A系统平滑移植，支持电子政务平台，可以满足政府办公需求。155.精致高效，稳定可靠WPS Offic e 2013专业版的安装包70MB,安装完成后仅占据系统硬盘空间230 MB左右，产品对硬件的资源占用非常小，运 行效率非常高。方便用户部署软件，节省成本，运行速度快、效率高，性能可靠、稳定。同时秉承绿色软件概念，和旧版WPS Offic e不产生软件冲突。上篇-WPS Office办公技巧第一章-WPS Office公共功能1.一切从安装开始16拿到WPS Offic e的安装包，双击运行安装文件，与所有软件一样，WPS提供OWPSO20B 了一个简单而快捷的安装环境，简单地按照提示单击下一步按钮，直至安 装完成。由于WPS是深度兼容微软的Offic e,如果原来有大量微软格式的文档，那么 我们可以在安装的过程中，勾选文件关联的选项，这样就可以享受WPS深度 兼容的方便。如右图所示，安装过程中即可勾选关联，简单方便。如果在安装过程中没有勾选关联，或者现在需要对文件关联进行设置，那么我 们可以在配置工具中进行设置。操作：w indo w s 开始一WPS Offic e 2013WPS Offic e 工具一配置工具，如下图：安装其庆安装相串曰5正麻成谓“后3a以下啖毋必使用Of f，C 2013育姓府打理hso.oC”文件文件6)/xii 八 文件(D，向1立文件SIX保存为，4e、xl*、”1召harowf t Of f is格W(l)J f itttWS Of f ice 2013寺北熊*if i快技方式(S)a tns Of f iCt 2013有业新自述文件0)、上步如，闰曲壶 wps office ZM，配置工具所有程序征)b 1$1 WPS Offi Ct 专业版 回WPS表格0 WPS文字 回WPS演示0产品更新信息9卸载X修复安装用户设置保存向导在雄升R在配置工具中，首先点击高级按钮进入配置 然后选择文 件关联选项卡，即可对文档关联进行关联设置。如下图：2.灵活的插件使用助你高效办公在WPS Offic e中，为了能够更好的满足大多数用户的使用 需求，在原有的常用功能操作的基础上，增加了插件功能，我们可以通过插件平台来丰富我们的功能操作，在我们安装 WPS Offic e的过程中就可以选择安装常用的插件，如图所 示：3.在线自动升级WPS Offic e 2013提供了在线自动升级服务，如果有新的补 丁程序，我们可以通过在线升级的功能直接在网上进行程序 的更新，具体操假吓:选择开始|所有程序|WPS Offic e专业版|WPS Offic e工具|检查更新”。(2)WPS Offic e提示升级程序即将访问网络，用户需保证网 络连接正常。单击升级按钮，升级程序将自动下载最新的安装包。(4)下载完毕后，WPS Offic e提示新的安装包已经下载完毕,需要用户决定是“立即安装还是稍后安装。(5)选择立即安装，则立即进入新的安装程序；选择稍 后安装，新下载的安装包则会保存在本地，用户需安装时 双击运行即可。界面使用WPS Offic e 的用户，可以通过“切 换界面功能，从默认 的“2013风格切换到 熟悉的“经典风格界面。对于希望尝试新颖用户 界面的WPS Offic e用 户，可以选择使用2013 风格界面。切换到经 典风格界面。下面以WPS文字为例，介绍如何在2013风格界面中自由切换到“经典风格界面。Q)在2013风格”界面中的右上角工具栏上，单击更 改界面钮，打开如上图所示的更改界面对话框：(2)单击“更改按钮。退出WPS文字，并重新启动WPS文字，打开如下图所 示的经典风格界面：4.自由切换界面及皮肤颜色WPS Offic e支持2013风格、2012风格”和经典风格 自由切换，满足不同用户的需求。对于习惯在“经典风格”退出WPS文字，并重新启动WPS文字，打开如下图所 示的2013风格界面：切换到2013风格界面下面以WPS文字为例，介绍 如何在“经典风格界面中自 由切换到2013风格界面。在“经典风格中的右上角 工具栏上，单击更改界面 V,按钮，打开如下图所示的更 j改界面对话框：19(2)单击更改按钮。5.方便的快捷入口导航新建和打开功能除了在主菜单下操作之外，WPS还提供了 更直观更方便的大图标入口导航，当无文档状态时时，会有 新建空白文件和打开文档文件的快捷入口，如下图所示：Edited w ith the demo versio n o f Inf ix Pro PDF EditorTo remo ve this no tic e,visit：ujujuj.ic eni.c om/unlo c k.htmli6.WPS Office文档标签虻 X u X*|十 打开WPS文字，我们发现WPS Offic e的文档方式很特别，如果有使用IE7或者傲游浏览器的习惯，对这种将每个文档 作为一个标签的形式是最熟悉不过了。WPS也不例外，提 供这种潮流式直观的标签方式。对于文档标签，有很多方便的操作方法，如果需要新建一个 空白文档，我们可以用鼠标双击标签栏后面空白处，如下图 所示，或者我们关闭一个文档，同样也可以双击那文档标签 进行关闭，当然如果此文档没有被保存的话，会自动提示是 否保存文档再关闭。除了新建和关闭文档之外，文档标签还可以进行拖动，如文 档3需要放置在文档1之前，那么我们就可以用鼠标左键点 击文档3标签，并且按住鼠标左键不放，然后移动到文档1 之前，放开鼠标，这样文档3就跑到前面去了。在文档标签空白处，我们还可以用鼠标右键来点击，还可以 实现丰富的功能，包括保存所有文档、关闭所有文档、新建空白文档”等的操作。在直观方面，如果我们的文档一直在编辑状态，而没有被保 存过，WPS Offic e体贴的在文档名字后面打上了一个,以作提醒，如上图所示中的“文档1.7.最近文档记录管理不知道我们在打开问题的时候，有没有留意到其实我们打开 的文档记录会自动的被软件给记录下来。虽然我们可以通过 菜单一选项中的常规与保存”来设置这个软件是否记 录最近打开的文档名称，如下图所示，不过为了便于管理，WPS Offic e提供了一个最近文档记录管理功能，更加 方便简单去删除文档记录及了解文档的保存路径。操作：打开文字主菜单，右边会显示最近文档记录，如下图 所示位置。口*a(N *初(1260.处 201 环M 组合键，从任务窗格”下拉 菜单中,醇备份管理如 右图所示所示。*份吉超乐樱震露萨2011 年 10 月 13 日 1,d试用修况*11S a上次保同词2011年10月12日1第一次保存时生成备份文件：表示打开文档进行编辑后，第 一次保存的时候，会在系统的备份目录中生成备份，文件扩 展名为bako定时备份：如上图所设置，在进行文档编辑时，系统会自动 每10分钟备份一次，备份文件夹的备份文件会自动更新到 最后一次自动备份所产生的备份文件，文件扩展名为w pso日备份文件提示）瞌馥普葬尸要文档可以I全一瞬匚备份管理X新建文档r剪贴画自选图形样式和格式 表格样式备份告理对象图层;二在备份管理窗口中，列出在编辑状 态下未手动保存而由系统自动备份 形成的自动备份文档列表信息。如 下图所示。如果需要删除某个备份 文档，点击需要该文档右侧的下拉 按钮，在下拉菜单中选择删除 菜单项来删掉备份文档；如果要删 除全部的备份文档，直接点击左图 下方的“全部删除按钮即可。，主意：如果进行了手动保存，如上图的“文档3通过主菜 文件|保存手工保存后，再次打开备份管理，文档3 就不在备份列表中。意外情况（如断电、死机）造成的中断 编辑，可以通过备份管理找回自动备份的编辑文档。9.漂亮文档由我创造一WPS特色模板 介绍10.丰富的表格样式在WPS Offic e中，提供了大量的文档模板供用户使用。我 们在写作开始之前，通常会看看系统中是否有合适的模板 可以套用，如果有相同或类似的模板，就可以直接调用或稍 加修改即可使用。不管是在使用文字、表格还是演示的时候，大家经常都要用 到表格来使数据看起来更加清晰，但平时用的表格，颜色和 样式单一不美观，w ps o ffic e提供了 74中表格样式可供选 择，使文档看起来更美观更有特色。操作方法：选择主菜单一新建一从本机上的模板新建菜 单项，打开模板”对话框，直看相应的选项卡下的模板是 否有所需要的模板。如果有，双击打开它，WPS就自动新 建一个基于此模板的文档，如下图所示：基三三三函WaiBB -7F1 岁三立上上+l器勺a费 E霜5球52铲i*nf 2-7面11.方便的自定义符号栏23平时我们如果经常使用一个符号，如在单位中的直径符号：，按照原来的方法只能在插入中选择插入-符号，然后选择。不过在WPS Offic e中，提供了对符号栏进行高 级设置，将需要使用的符号全部增加到符号栏中，如下图所 示：24符号6)特殊字苻。)符号自定义符号)：快建m K-MMQOaAPG-画阴胡同画融胡胡面胡阳阴胡冏(1下入期号栏前|缺a)11 关闭 如果我们不断地往符号栏里面增加符号，那么符号栏的符号 越来越多，这个时候需要我们进行整理，如下图所示上的符 号栏”选择卡，就提供一个编辑和整理的工具来实现调整。除了对符号栏进行位置调整，同时也可以根据需要删除已经 不常用的符号。如果我们某个符号用的频率更多，甚至可以 对它设置快捷方式，不过需要记住的是，设置了快捷键，必 须要点击一下下面的指定快捷键按钮，看到在左边的快 捷键菜单中出现了，才算是真正被系统接受。如果我们经常调整，发现符号栏已经很乱了，重新调整太过 于繁琐，这个时候点击”重设符号栏”直接恢复到WPS刚 安装完时候的状态。12.全模块的繁简转换在WPS Offic e中，不但WPS文字提供了繁简转换的功能，而且WPS表格、WPS演示同样提供了繁简转换。不过在繁 体中，由于某些词汇的不同，可能会出现同一个字存在两种 字形，如我们简体中的头发与发财这两个发其 实都是一样的，在繁体中文中呢，就完全不一样的字体：81 鬟、如果我们需要实现按照词汇的方法去转换繁体中文，我们必 须去设置一下。操作：审阅一中文简繁转换，设置为按词转换，如 下图所示13.细节微创新ef更大的编辑可视区域 在编辑文档的时候，为了使大家有更大的编辑可视区域，w ps提供了操作区域的快速隐藏和显示功能，见下图效果：Edited uuith the demo versio n o f Inf ix Pro PDF editorTo remo ve this no tic e,visit：ujujujJc eni.c om/unlo c k.him26双界面共存有了“更改界面”功能的同时，为了更方便大家熟悉新界面，w ps在新界面上增加了一个小 小的下拉按钮，这样就可以同 时使用“2013风格”和“经 典风格”，实现双界面共存。mu5*开始 Q文岬)a所。b h a,山：,女将2U WPS A g!B匕X更切Times New RomaCut*jB/M AB-X；，l a召 开:相关功能的选项卡提醒当我们在对文档进行操作的时候，w ps针对光标所在位置的 不同，会有不同可操作功能选项卡的高亮提醒。MAH)bc(o)IBTD 表喇A)(W)0 珈 H)H触形)保存所有文档(E)Q另苻为g)_心皿红(U)小 HEDH(V)*HED(Pk.R 硝力POH时如一因星性(I)国文件Cld+NCtHf OClrl+SFUClrl+P可视化的快捷键显示在我们对文档进行操作的时候，使用快捷键会节省很多时间，但是如何记住那么多对应功能的快捷键呢？WPS o ffic e提供了方便的快捷键显示，让各个功能的快捷 键一目了然。只需在文档中，点击alt键，见下图：B*Times New Rom-五号 A*AG B/U-AB-X*X,-A A a1-全言 HU 白：呈士日 X 口；档？X+14.带权限输出的PDFE；出Adobe POF 文件 权限设用PDF作为与平台无关的文本格式，是Internet上进行电子 文档发行和数字化信息传播的理想文档格式。WPS Offic e 支拽将文字、表格、演示的文稿转换为PDF格式，方便大 家交流。操作：主菜单一另存为T俞出为PDF格式，点击高级”按钮，可以对PDF的权限进行高级设置，如下图所示：99.叫文a*保存到a)u-、Word 2007/2010 XU()忠 n09uuy)霍a方*H|OM Qils：28由上图所示，我们可以看到WPS Offic e输出的PDF,可以 对阅读PDF的权限进行设置，例如我们让阅读者，不能复 制文档内容，那么就把允许复制”的勾去掉。同样的设置 可以对更改、添加批注、打印等进行权限设置。对于权限设置有个需要注意的，我们在更改了权限之后，必 须设置权限设置的密码，这样阅读者在不知道密码的情况下,不能将不允许复制更改为允许复制权限。15.文档加密在对一些特殊文档处理的过程中，我们可能需要用到文档加 密的功能。操作方法：点击应用程序主菜U WPS文字S WPSf S 单文件信息文件加密，会弹出文件加密功能框，如下图，可针对打开和修改文件来设置密码，以限制别人打开或修改第二章-WPS Office文字简介1.轻松制作红头文件当需要制作红头文件时，可直接调用w ps本机模板上的标 准公文模板，这些模板都是按照政府标准格式设计的。如果我们希望快速地调整这样的文档，可能需要耗费相当长 的时间，但是WPS文字除了在粘贴时提供“智能标签让 用户直接粘贴纯文本以外，还提供了一个“文字工具的功 能，使用户单击几项菜单命令，就可以快速完成文档排版了。2.神奇的文字工具具体操作步骤如下：选择需要调整的文本范围，如果不选择范围，则系统默认 为对全文操作；如果粘贴的内容存在很多手工换行符，则可选择开 始一段落-文字工具-软回车转换为回车命令来转换；在很多时候，我们都会从互联网上把一些精彩的文章保存成 文档，但是通常情况下直接从网页上复制的文字都会带有很 多其他字符，如表格线、隐藏对象或控件对象，如果直接粘 贴到WPS文字中，效果可能不太理想。如下图所示。如果粘贴的内容存在很多空白段落，则可选择开始一段 落-文字工具-删除空段命令；若希望直接将文档调整为符合普通中文规范”的文档排 版，建议选择开始一段落-文字工具-智能格式整理命令来进行调整；30faT；=1=-3 3 A-r-J 义,.AaBbCcDd rtBIT-B 2 3 W：*金文字产 正文 t-9 1t MO ai皿一+EKE，ew9Z.）AvSttIi举行芹力日军ri_ 蝮海El才用（X）_段落行川力殳将）注意：四葭落布局快捷方式没有出现时，可以点击以下按钮选择显示或隐藏段落布局。_ _3.方便的段落布局工具S3 X-f画I W：=*一 口 段落wps文字中提供了方便的段落调整工具，。二二：通过拖动段落调整框上的上下左右小箭 头，即可轻松调整段前间距、段后间距、一左缩进以及右缩进；还可通过移动段落前 两行行首的小竖线来调整首行缩进、悬挂 缩进。4.灵活应用项目符号和编号进行文档排版时，可以自动给段落创建项目符号或编号从而 提高文档的条理性，避免由于手工输入而带来的修改编号顺 序问题。具体操作步骤如下：选择开始一段落一项目符号其他项目符号”对话框。选择项目符号或编号选项卡，出现项目符号或 编号列表，如下图所示。单击所需项目符号或编号式样，单击确定按钮完成 设置。在插入了项目符号或编号后，按回车键会自动插入下一个项 目符号或编号。如需结束列表时，按Bac k Spac e键删除列 表中的最后一个项目符号或编号即可。如需重新开始编号或 继续原有编号，可单击鼠标右键，在快捷菜单中选择。另外，在常用的文档模板的编辑过程中，我们还经常使用多 级编号与标题样式相结合，来生成文章标题，就像本书的章 节编号一样，我们可以通过在“多级编号”选项卡中进行设 置即可。如下图所示：5.快速设置文档稿纸格式最终利用标题样式结合多级编号生成文档模板如下图所示：32wps文字具有独特的稿纸版式功能，它能够把文档中的一 个个字符放入稿纸方格中并打印出来。而且WPS文字中添 加稿纸格式非常简单快捷，毋须使用复杂的“稿纸向导”来进行设置，只需要一个菜单命令即可实现。具体操作方法如下：启动WPS文字，新建Offic e文档，选择页面布局T稿 纸设置，打开稿纸设置”对话框。单击使用稿纸方式复选框，在“规格下拉列表框 中选择稿纸格线的规格，如20 x20;在“网格下拉列表 框中选择“网格样式；在颜色下拉列表框中选择稿纸 格线的颜色，如绿色。单击确定按钮，文档以稿纸方式显示，如下图所示：f vxanwRVWii ZtR*auvc同kiwbibi i i i i i i i i i i i i i ii 二？1?3*卡+上例PR Q S 生*友*jFFT).I1归,恒阿加他用曲纲用岬语画审的川制.-kEiT12回W0*。岂田灵入佃可，西和一闾叫卜 I!(4由 I I I I I I I II I I I|1画I*,传同府S，的2幺，人懂11电电她通BZirsri6.快速添加水印7.您的文字可随意旋转吗在编辑一些文档的过程中，大家可能需要对文档添加固定的 水印。操作方法：,击插入水印，可选择系统内预设水印或自定义水印，当选择水印后，文档的每一页都会自动显示该水印。通常情况下，在编辑介绍类文档时我们常会添加一些“图片 结合文字标注来代替那些单纯的、繁杂的文字描述，这样 可以使我们的文档更加生动、形象地做好介绍。而在图片的文字标注中，我们又会经常使用自选图形和 文本框”这些对象，它能够更加形象地注解图示，更清晰地说明问题。例如对下面这个“立方体进行标注说明，如果文字不能够 随对象的长宽高的边角度进行倾斜，那标注的效果可能就会 受到影响。首先看看下面两幅图片的对比情况：做为WPS文字的特色功能，我们可以将文字随自选图形 和“文本框进行旋转，以保持相应的角度，具体设置如下：选择需要旋转的文本框或图片框；34单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择设置对象格式，打开“对象格式对话框；在对话框中选择“文本框选项卡，勾选允许文字随对 象旋转的复选框，如下图所示；单击“确定按钮，完成设置。长IS.一8.能识别多音字的拼音指南在 w p s Offic e 中，拼 音指南作为 WPS文字的 特色功能，通 常用于对汉字 标注拼音，同 时我们还可以 利用拼音 指南”功能实 现一些特殊的 标注。顾名思义，拼音指南就是给汉字注音。首先选择需要注音的 汉字，在WPS文字主菜单选择开始-字体-拼音指南 菜单项，打开“拼音指南”对话框。对齐方式-提供了几种拼音相对文字的对齐方式。偏移量-自由调整拼音和文字的间隔。字体、字号-调整拼音的字体和字号。如果需要把所选的文字，统一作为一个整体，而不是每个字 单独的，选择组合按钮进行合并。点击单字按钮则 是取消组合。;主意拼音指南允许用户为文字或者数字标注特殊符号，因此 利用该技巧同样可以轻松实现如：=、*以及音标 之类的特殊符号的标注。_9.快速添加行和列在文档的编辑中，大家会经常用到表格，w ps提供了方便的 表格行列追加按钮，实现快速增加一行、一列，当需要增加 多行和多列的时候，只需要用鼠标拉住追加符号向下或向右，即可快速增加多行多列。10.使用真正的斜线表头在文字编辑中，为了更明确地表 达文档的意途，我们常常会涉及 到制作一些复杂 表头的表格，如：多行复合表头、斜线表头等等，利用WPS文字提 供的“斜线表头 功能，就可以轻 松地制作这类表 格了。35具体操作步骤如下：添加一个表格，并将光标定位到需要绘制斜线表头的单 元格中，如第1个单元格。选择表格样式-绘制斜线表头，打开绘制斜线表头 对话框。选择其中的一种表头样式，单击“确定按钮。效果如 右上图所示：至此，WPS文字直接在单元格中添加斜线，将单元格直接 分成3部分，我们只需要将表头字段直接添加即可。同时，结合WPS文字的表格样式，我们就可以绘制出漂亮的表格 了。耨骷；髀，主办 2008年11月3日11.快速实现重复标题行在查看或打印一些表格的时候，大家可能需要设置每一页都 有同样的标题行，这样就需要花费很多时间来操作，w ps提 供了标题行重复功能，不管文档是100页还是1000页，大 家都可以一键设置所有页重复的标题行。操作方法：点击表格工具数据标题行重复。如下 图所示：I实习就业36为了进一步拓展实习柒道,学院将在11月16日邀许多家珠三角企业前来我院进行校龈 习的位招聘,具体时间及她点安拉如下,谪灌爸好个人简历参加应履.公司名离地点斯 BA212酝花B加财酝羲B3(Bima08：00-10：00HllllllllllMnnHiiin10：20-12：00mmuimnnuiinminiiB13：3045：00niiimni mBimimiammiiH15：00-17：00llllllUllfllllMHUUllmnmm12.快速计算文档表格中的数据13.一目了然的文档结构图在对文档中的表格数据进行处理时，往往会遇到求和、求平 均值等简单计算，如果将数据复制到表格模块中计算会比较 麻烦，现在我们可以采用文字模块中的快速计算工具来完成。具体操作步骤如下：选中需要计算的数据表格工具-快速计算求和、平均值等。除了目录，w ps还提供了文档结构图的功能，实现在文档不 同内容间快速跳转，能按需求显示文章级别，如果添加了书 签还能显示书签位置。具体操作方法：点击视图显示文档结构图。如下 图所示：3714.一键设置文档封面目前简单的办公已经不能满足广大用户的需要，在制作文档 的同时.大家有没有想过如何让文档能够脱颖而出？w ps 文字提供了一键设置封面页的功能，让你的文档更具有吸引 力。操作方法：点击章节封面页，按照需求选择不同风格的 封面页。15.双面打印和反片打印为了满足一些特殊用户的需求，方便用户打印文档和装订，提高办公效率，wps文字中提供了双面打印及反片打印的 功能。操作方法：点击U WPS文字主菜单一HEP，在弹出的打印设置后选择双面打印或反片打印，如下图3816.邮件合并在实际工作中，我们 常常需要编辑大量格 式一致、数据字段相 同、但内容不同且每 条记录需单独成文的 文件，如邮件、工资 单、批量制作标签等 等。利用wps文字 提供的“邮件合并 功能，可以快速处理 这一类特殊的文档，大大提高工作效率。同时，利用该功能还可以批量制作选项 卡、工资条、成绩单等 选择需要插入的数据域。单击插入按钮，邮件 合并完成。在“开始邮件合并组，单击收件人”。在打开的 对话框中选择要发送的收件 人，此时就可以把合并好的 邮件发送了。地地域S)二据底/S)愧9捕 AM缺操作方法：创建一个用于邮件合并的文件，如et表格、txt格式的 文本文件以及Ac c ess数据库文件等。在“邮件合并选项卡上的开始邮件合并组中，单击打 开数据源，选择要打开的数据源，如上图所示。在“编写和插入域组中，单击”插入合并域，打开 如下图所示的“插入域对话框：注意：WPS文字的邮件合并功能取的是默认邮件客户端，因此 在使用邮件合并功能发送邮件之前，要先设置默认的邮件处 理程序在邮彳牛合并中使用到的数据源是要先创建完成的。该数 据源支持ODBC数据源导入，并支持数据源内容的部分选 择、全选、全部清除选择、刷新等。数据库的导入也支持在 Exc el和ET表格中直接导入的情况。邮件合并使用到的数据 可由文字处理成合并域，导入到文字可识别的列表中，进行 编辑与修改操作。邮库合并功展的具体操作中还有很多项目可以设置，比 如：数据源的导入、域映射关系、数据的匹配，包括自动匹 配和用户自定义匹配等诸