XXX实业发展有限公司费用报销管理规定(DOC-3).doc

杭州XXX实业发展有限公司费用报销管理规定第一部分、基本规定一、 责任归属：1、 最终审批权为本公司总经理；2、 总经理对报销的单据的合法性、合理性负责；3、 部门经理对本部门人员报销的费用的合法、合理性负责；4、 财务部依照有关会计法规，会计准则及本公司有关规定对报销单据中数据的合法性、准确性负责；5、 报销过程必须由报销人本人传递；6、 报销过程中在取得发票后原则上五天内签批完成，一周内报销完毕。二、 支出及报销手续1、 所有费用报销、支出申请和借款必须首先按照公司规定填写相应单据、粘贴发票、填写发生事由；所报费用必须与公司业务直接相关，严格制止利用职务之便和私费公报。2、 费用报销单、贷款单、支出申请等在提交财务部前，需要经过部门经理审核，会计审单，财务部负责人核准，经总经理审核签字后方可报销。3、 总经理的费用报销在5000元以上需由执行董事审批。4、 报销时间定为每周三，需要报销的员工将准备好的报销单据送交财务部，财务部审核后通告报销人。第二部分、费用报销标准一、现金报销需填制报销凭证，按凭证内容要求在“摘要”处填写报销内容及金额，由部门经理、审核人员、副总经理、总经理审批签字后交财务核报。转帐支票的使用，根据需要使用转帐支票的需先填制支票领用申请单，由部门及总经理签批，到财务领用，票据到后按正常程序申报。二、申购物品严格按照计划申购。事先填制物品申购单，经部门经理、综合管理部签字递交总经理签批，并在报销时随发发票一起递交财务部报销，否则财务部不给报销。日常办公耗材，物品价格在500元以下（不含500元）由综合管理部经理签批申购单即可。未经申购审批，擅自购买者不得报销，超支购买部分扣减下月度报销额度。财务人员审核时应对照存档的申购单。购买物品原则上由综合管理部办理，凭发票经各主管部门签字后到财务室报销。三、客户招待费1、除销售部门外，其他部门一般不报销招待费。如果其他部门发生的招待费是因销售部门发生的，则需要有关销售人员确认后作为该销售人员的费用报销。如有其他情况，则需要该部门分管总经理和财务经理共同确认后方可报销。2、在差旅期间发生的招待费，报销时需要特别注明事项、日期和时间。以上费用在报销时，必须填写清楚招待事项、日期、客户名称。3、午餐招待客户原则上是工作餐，标准是15元/人次，凭当餐就餐小票经部门经理签字后方可报销，确需外出报招待的需口头征得总经理批准方可报销。四、差旅费1、 目的：为控制差旅费开支，规范出差管理程序，严格财务监督，使公司所属员工因工出差办理及差旅费核销有所遵循，特制定本试行制度。2、 范围：本试行制度适用于公司员工因公出差的差旅费开支管理。3、 职责31市场营销部门权限范围负责本部门人员出差期限审核、日期核实确认和差旅费预借款及报销初审；32财务部负责出差人员差旅费预借和报销归口管理；4、差旅费标准（此标准适用后勤人员，包括后勤管理人员、营销人员）41差旅费分为交通费、食宿费、伙食补贴、通讯费、其它费用（因公需要的交际费用），其给付标准（特指长途出差）如下：类别一般员工部门经理副总经理总经理备注长途交通费实报实报实报实报市内交通费20元/天30元/天50元/天80元/天带自备车不予报销住宿费120元/天150元/天200元/天300元/天伙食补贴20元/天30元/天40元/天60元/天42除飞机、火车票、轮船票按票价报销外，住宿费、交通补贴、伙食补助三项严格控制支出标准，超出部分由出差人员自负。43员工出差前，需填写出差申请单，经批准后方可出差；44员工出差前，需填写差旅费预借单，经批准后，到财务部门领取费用，出差完毕后及时报销差旅费。45出差人员回公司后5天内，应填写差旅费报销单，送部门领导初审，递交财务部审核，总经理核准后，出纳方可予以报销，并结清预借差旅费。46部门负责人按本程序及标准严格把好审核关，对于未结清预借差旅费的人员负责督促其结清，否则下次出差不得再预借差旅费，财务部应对未结清预借差旅费的人员按月从工资中扣除，直到扣完为止。47员工出差报销时，必须附上本次出差的内容报告及及结论，否则财务拒绝审核。48出差人员乘飞机应从严控制（机票原价折扣在4折以下适当放宽），但必须事先填报特批单，经总经理签字后交财务部备案。财务人员审核报销时须对照已收到的特批单，但不允许坐头等舱及公务舱。49出差人员除特殊情况外，一律不准购高价票，否则按票面价格报销。410出差人员乘座轮船票不超过三等舱位。411对于购买卧铺车位的出差人员住宿补贴不再另行发放（限于在火车上过夜的）。4、12对于休息天在外出差的暂不算加班考虑，不做调休或计算加班工资。5、交通费及车辆使用报销制度。51公司的各种车辆维修保养、养路、保险等费及所耗用的燃料费本着节约开支的原则，事先由综合管理部制定年度预算，经总经理签批，燃油、保险费由总经办按时统一购买，维修、维护由专人负责，所取票据先由财务部审核，按现金报销流程实施。52公司鼓励在不影响事情办理和耽误时间的前提下搭乘公交车。外出联系工作，应乘坐公交车辆，若有特殊情况，经部门经理事先同意方可乘坐出租车辆，报销时须在发票上写明事由及出发地、目的地。53员工每月交通补贴在工资中一并发放。（每人每月50元）54对于部分使用公司车辆者不发放交通补贴，对于公司员工使用自备车辆外出办理公事，每月汽油费的报销上限，报销汽油费后不再发放交通补贴报销。55使用公司车辆外出办事时，将按照综合管理部的用车规定办理。56所有报销单据上都需要填写起始和到达地点及因何事外出。57如有特殊情况，需部门经理确认，按现金报销流程实施。6、通讯费61员工每月通讯费补贴在工资中一并发放，不另行报销。具体标准如下：岗位标准(元/月)总经理400元副总经理、总经理助理300元部门经理200元副经理、区域主管、门店经理100元一般员工50元62销售人员、采购人员的手机费报销暂按此执行，根据公司业务发展可以适当提高，具体另定。63如有特殊情况，需总经理批准，按报销流程实行报销。7、其他情况费用报销：71资料、书籍购买：公司根据工作需要购入各类科技、工具、学习资料籍，报销时均先交到综合管理部办理验收登记手续，凭入库单再进行报帐。72员工参加有关本职工作的进修需执行董事和总经理同意，并至财务部登记备案，所发生培训费用按公司制定有关规定予以报销。73员工因病就诊发生的费用按公司有关医疗费用报销规定执行，员工因探病发生的费用除受公司领导委派外，均不得报销。8、本办法经公司批准发文之日起执行。9、本办法由公司财务部负责解释。杭州XXX实业发展有限公司2007年11月16日