XXX实业发展有限公司费用报销管理规定(DOC-3).doc

杭州XXX实业发展有限公司
费用报销管理规定
第一部分、基本规定
一、 责任归属：
1、 最终审批权为本公司总经理；
2、 总经理对报销的单据的合法性、合理性负责；
3、 部门经理对本部门人员报销的费用的合法、合理性负责；
4、 财务部依照有关会计法规，会计准则及本公司有关规定对报销单据中数据的合法性、准确性负责；
5、 报销过程必须由报销人本人传递；
6、 报销过程中在取得发票后原则上五天内签批完成，一周内报销完毕。
二、 支出及报销手续
1、 所有费用报销、支出申请和借款必须首先按照公司规定填写相应单据、粘贴发票、填写发生事由；所报费用必须与公司业务直接相关，严格制止利用职务之便和私费公报。
2、 费用报销单、贷款单、支出申请等在提交财务部前，需要经过部门经理审核，会计审单，财务部负责人核准，经总经理审核签字后方可报销。
3、 总经理的费用报销在5000元以上需由执行董事审批。
4、 报销时间定为每周三，需要报销的员工将准备好的报销单据送交财务部，财务部审核后通告报销人。
第二部分、费用报销标准
一、现金报销需填制报销凭证，按凭证内容要求在“摘要”处填写报销内容及金额，由部门经理、审核人员、副总经理、总经理审批签字后交财务核报。转帐支票的使用，根据需要使用转帐支票的需先填制支票领用申请单，由部门及总经理签批，到财务领用，票据到后按正常程序申报。

二、申购物品严格按照计划申购。事先填制物品申购单，经部门经理、综合管理部签字递交总经理签批，并在报销时随发发票一起递交财务部报销，否则财务部不给报销。日常办公耗材，物品价格在500元以下（不含500元）由综合管理部经理签批申购单即可。未经申购审批，擅自购买者不得报销，超支购买部分扣减下月度报销额度。财务人员审核时应对照存档的申购单。购买物品原则上由综合管理部办理，凭发票经各主管部门签字后到财务室报销。
三、客户招待费
1、除销售部门外，其他部门一般不报销招待费。如果其他部门发生的招待费是因销售部门发生的，则需要有关销售人员确认后作为该销售人员的费用报销。如有其他情况，则需要该部门分管总经理和财务经理共同确认后方可报销。
2、在差旅期间发生的招待费，报销时需要特别注明事项、日期和时间。以上费用在报销时，必须填写清楚招待事项、日期、客户名称。
3、午餐招待客户原则上是工作餐，标准是15元/人次，凭当餐就餐小票经部门经理签字后方可报销，确需外出报招待的需口头征得总经理批准方可报销。
四、差旅费
1、 目的：为控制差旅费开支，规范出差管理程序，严格财务监督，使公司所属员工因工出差办理及差旅费核销有所遵循，特制定本试行制度。
2、 范围：本试行制度适用于公司员工因公出差的差旅费开支管理。
3、 职责
3．1市场营销部门权限范围负责本部门人员出差期限审核、日期核实确认和差旅费预借款及报销初审；
3．2财务部负责出差人员差旅费预借和报销归口管理；
4、差旅费标准（此标准适用后勤人员，包括后勤管理人员、营销人员）
4．1差旅费分为交通费、食宿费、伙食补贴、通讯费、其它费用（因公需要的交际费用），其给付标准（特指长途出差）如下：
类别
一般员工
部门经理
副总经理
总经理
备注
长途交通费
实报
实报
实报
实报

市内交通费
20元/天
30元/天
50元/天
80元/天
带自备车不予报销
住宿费
120元/天
150元/天
200元/天
300元/天

伙食补贴
20元/天
30元/天
40元/天
60元/天

4．2除飞机、火车票、轮船票按票价报销外，住宿费、交通补贴、伙食补助三项严格控制支出标准，超出部分由出差人员自负。
4．3员工出差前，需填写出差申请单，经批准后方可出差；
4．4员工出差前，需填写差旅费预借单，经批准后，到财务部门领取费用，出差完毕后及时报销差旅费。
4．5出差人员回公司后5天内，应填写《差旅费报销单》，送部门领导初审，递交财务部审核，总经理核准后，出纳方可予以报销，并结清预借差旅费。
4．6部门负责人按本程序及标准严格把好审核关，对于未结清预借差旅费的人员负责督促其结清，否则下次出差不得再预借差旅费，财务部应对未结清预借差旅费的人员按月从工资中扣除，直到扣完为止。
4．7员工出差报销时，必须附上本次出差的内容报告及及结论，否则财务拒绝审核。
4．8出差人员乘飞机应从严控制（机票原价折扣在4折以下适当放宽），但必须事先填报特批单，经总经理签字后交财务部备案。财务人员审核报销时须对照已收到的特批单，但不允许坐头等舱及公务舱。
4．9出差人员除特殊情况外，一律不准购高价票，否则按票面价格报销。
4．10出差人员乘座轮船票不超过三等舱位。
4．11对于购买卧铺车位的出差人员住宿补贴不再另行发放（限于在火车上过夜的）。
4、12对于休息天在外出差的暂不算加班考虑，不做调休或计算加班工资。
5、交通费及车辆使用报销制度。
5．1公司的各种车辆维修保养、养路、保险等费及所耗用的燃料费本着节约开支的原则，事先由综合管理部制定年度预算，经总经理签批，燃油、保险费由总经办按时统一购买，维修、维护由专人负责，所取票据先由财务部审核，按现金报销流程实施。
5．2公司鼓励在不影响事情办理和耽误时间的前提下搭乘公交车。外出联系工作，应乘坐公交车辆，若有特殊情况，经部门经理事先同意方可乘坐出租车辆，报销时须在发票上写明事由及出发地、目的地。
5．3员工每月交通补贴在工资中一并发放。（每人每月50元）
5．4对于部分使用公司车辆者不发放交通补贴，对于公司员工使用自备车辆外出办理公事，每月汽油费的报销上限，报销汽油费后不再发放交通补贴报销。
5．5使用公司车辆外出办事时，将按照综合管理部的用车规定办理。
5．6所有报销单据上都需要填写起始和到达地点及因何事外出。
5．7如有特殊情况，需部门经理确认，按现金报销流程实施。
6、通讯费
6．1员工每月通讯费补贴在工资中一并发放，不另行报销。具体标准如下：

岗位
标准(元/月)
　总经理
400元　
副总经理、总经理助理
300元
　部门经理
200元　
副经理、区域主管、门店经理
100元
一般员工
50元
6．2销售人员、采购人员的手机费报销暂按此执行，根据公司业务发展可以适当提高，具体另定。
6．3如有特殊情况，需总经理批准，按报销流程实行报销。
7、其他情况费用报销：
7．1．资料、书籍购买：公司根据工作需要购入各类科技、工具、学习资料籍，报销时均先交到综合管理部办理验收登记手续，凭入库单再进行报帐。
7．2．员工参加有关本职工作的进修需执行董事和总经理同意，并至财务部登记备案，所发生培训费用按公司制定有关规定予以报销。
7．3．员工因病就诊发生的费用按公司有关医疗费用报销规定执行，员工因探病发生的费用除受公司领导委派外，均不得报销。
8、本办法经公司批准发文之日起执行。
9、本办法由公司财务部负责解释。

杭州XXX实业发展有限公司
2007年11月16日