基于安全保障前提下干部人事档案信息化利用探讨.pdf

132023年 第28期 兰台内外数字档案创新研究干部人事档案是考察和了解干部的重要依据，档案中的“三龄两历”情况更是体现干部“德、能、勤、绩、廉”等方面的直接材料，与干部队伍建设、干部岗位任免等工作具有很大的关联。近些年，随着大数据技术的广泛应用，干部人事档案信息化建设成为档案管理和利用的有效途径。2018年11月，中央办公厅印发的干部人事档案工作条例第二十六条指出，组织人事部门及其干部人事档案工作机构应当按照国家相关标准和要求，加强档案信息资源的规划、建设、开发和管理，提升档案信息采集、处理、传输和利用能力，建立健全安全、便捷、共享及高效的干部人事档案信息化管理体系。一、传统干部人事档案信息化建设的必要性传统干部人事档案管理均采用纸质化管理模式，并非信息化管理模式。一方面，近些年信息化技术才开始应用于干部人事档案材料形成与管理，大量信息材料形成时并不具备信息化的条件；另一方面，相较于纸质化档案真实性核验的传统性与直接性，信息化档案材料鉴真手段尚未有明确的标准。随着社会不断发展，纸质化管理模式的弊端已经逐步显露，不仅体现在因保存不善导致的材料缺失，甚至正本档案丢失现象始终存在，还表现在对干部任免、评鉴考察等数据分析时效率低下等方面。因此，纸质化管理模式已经严重制约了干部人事档案的利用价值与效率，不能对组织考察干部工作产生明显助力。从当代档案管理的发展方向看，大数据的语境与背景对干部人事档案管理工作提出了新的要求，即采用信息化模式管理干部人事档案。信息化模式不仅能够有效汇总并精细化分类各项干部人事档案数据，从中提取具备参考价值的信息，还能根据具体岗位的干部选用具体需求特点，为领导层选人用人决策提供参考，有效弥补了纸质化管理模式的短板。二、干部人事档案信息化建设现状1.干部人事档案信息化建设的背景近几年，干部人事档案信息化已经具备了体系基础，并非各地市“单打独斗”的探索或单一层面的尝试。从制度角度看，中共中央在2021年印发的中国共产党组织工作条例第四十条就明确提出，“组织部门应当聚焦主责主业，健全工作机制，优化工作流程，加强调查研究，注重运用互联网技术、数字技术和信息化手段，提高工作效能”。同年9月起，包括中组部在内的党的各级组织部门陆续提出，应当推动组织系统信息化工作向系统性数字化转型新阶段迈进。这无疑从指导思想上明确了干部人事档案信息化建设的重要性与必要性，确立了干部人事档案管理方式的发展方向；从操作角度看，电子档案的具体管理与技术标准也已经明确，可操作性基础已经具备，如2017年3月1日施行的电子文件归档与管理规范（GB/T18894-2016）就是有效规范电子档案的管理标准，为干部人事档案信息化建设提供了可操作性的标准。2.当前干部人事档案信息化建设的弊端从当前干部人事档案信息化建设现状看，依然存在两方面问题。一方面，现在最为广泛的干部人事档案管理方式依然是纸质档案。这当然是受到了干部人事档案的形成时间在前的影响，同时，也造成了当前所谓的“干部人事档案信息化”基本上等同于“将纸质材料以可视方式电子化”，造成了电子化干部人事档案只是一种“高清照片”意义的存在。例如，“三龄两历”等结构化数据依然是“影像”，尚未形成可精准提取的“数据”；另一方面，干部人事档案信息化建设安全性存疑一直被诟病。电子档案本身具有易被伪造、篡改和删除而不留痕迹等弊端，可能导致关键信息失真失实。同时，由于当前管理体制下档案信息不公开、不透明的管理模式，使档案信息保证真实性和可追溯性难，直接导基于安全保障前提下干部人事档案信息化利用探讨文/徐晓琳摘要：在大数据背景下，干部人事档案信息化是必然趋势，本文主要从干部人事档案信息化建设的必要性、建设现状展开分析，指出当前干部人事档案信息化建设的弊端与实质性冲突，给出基于安全保障前提下的灵活性解决方案，并结合具体案例展开探讨。关键词：干部人事档案；信息化；安全保障作者简介：徐晓琳（1985），女，汉族，山东莱州人，本科，研究方向：干部人事档案管理、电子档案管理。142023年 第28期 兰台内外数字档案创新研究致电子档案信息全流程“防伪难”问题。3.干部人事档案信息化建设实质性冲突上述两方面因素固然有干部人事档案自身特点，但从结论看，其实质是干部人事档案信息化建设灵活性的缺失问题。（1）干部人事档案数据库建设单一且非结构化由于干部人事档案信息化建设在目前依然处于纸质材料“影像化”阶段，这就造成干部人事档案数据库其实是单一的图片信息数据库，干部“三龄两历”等基础信息并未作为“数据”而存在。而且，由于图片中的主要信息无法以数字化形式提取，自然也无法被“结构化”利用，更无从谈起数据库的建设。这就使得干部人事电子档案的实质变成了浏览权限被严格限制的“电子相册”，对数据利用的灵活性大打折扣。（2）干部人事档案数据化建设客观条件尚未全面具备从技术角度看，虽然当前的OCR等文字自动识别技术相对成熟，但作为必须绝对精准提纯的信息，在大量纸质档案存在手写字体差异、语言表述非结构化等情形下，OCR技术不可能保证对全部人事信息展开准确无误的提取与分类。因此，应全面摒弃图片化的干部人事档案信息存档方式，改为结构化数据存档的信息提取与校准工作，但因工作量庞大且复杂，也不具备一蹴而就的客观条件，使得分析利用干部人事信息的基础支撑不足。（3）干部人事档案信息化建设的安全标准要求严格干部人事档案信息化安全性的要求主要有载体安全性与传输安全性两方面内容。载体安全性是指存储介质对信息安全因素所造成的影响，如电子档案储存形式、防磁条件以及机械损伤等内容；传输安全性则主要指在电子档案管理过程中存在的网络传输安全，具体指专用网络建设、专网与互联网对接及隔离等。比如，电子文件归档与管理规范第5条就是基于电子文件真实性、完整性和有效性保证，对信息系统提出的各项规范性要求，其在第5.2条中，对电子档案管理系统的基本功能等做了指向性规定。该规定实际上为电子文件从形成到输出创造了一个稳定且封闭的环境，目的在于确保电子档案从输入到输出的全过程中，在物理环境与操作环境中可以同时保真，其严格程度高于普通的纸质档案保存标准。但同时，该规定也将管档人员对干部人事数据的运用权限限定在同一个封闭空间，缺乏数据综合研判、数据与结论导出等方面的灵活性支持。（4）结论从这几点不难看出，电子档案的客观条件与安全性其实制约了档案的灵活性，即由于实践中与客观条件制约下的数据库建设受到限制，加之电子档案管理规定中的安全性保障措施，使得当前的干部人事电子档案更类似于只能在专网特定终端浏览影像的图像管理系统，无法充分利用其信息展开结构化分析。对灵活性的制约，实际上就是对干部人事电子档案应用功能的制约，不仅不利于信息化管理模式的推广，还会限制干部人事档案在选人用人、考察干部等方面发挥参谋助手的作用。三、安全保障前提下的灵活性解决方案在讨论如何强化干部人事档案灵活性之前，我们必须意识到，纸质档案和电子档案并非对立关系，而是需要同时处理好二者交互方式的档案管理方式。因此，在强化干部人事档案信息化建设的过程中，要合理处理档案信息的具体应用途径，谋求灵活性与安全性之间的平衡。在安全性得以保障的前提下，着重强化干部人事档案数据意义上的灵活性与运行环境中的灵活性，是当前行之有效的解决途径。1.作为前提保障的安全性要求由于干部人事档案的内容极为丰富，无论基于干部人事档案自身信息的保密要求，还是对干部个人信息与隐私的保护，均需要将安全性作为前置条件。因此，干部人事档案信息可被分为两类，一是符合安全标准的关键性基础信息；二是必须开展封闭式管理的其他信息。前者可以作为强化干部人事档案灵活性的基础数据，提升档案利用价值，后者则必须经过严格保护，不宜突破管理规定的限制。从干部人事档案的形式看，纸质材料图像化的电子档案实际上全部属于必须开展封闭式管理的其他信息。这主要是因为此类信息是纸质材料的完全“复刻版”，本质上除存档形式外，查询与管理模式上依然应当遵循纸质材料模式，故此类档案不应直接作为强化电子档案灵活性的内容，即不能直接对外展示或查阅。从干部人事档案的信息分类看，部分信息实际不涉及秘密。比如，干部的出生年月、民族、学历以及现任职情况等信息，在多数干部任免公示过程中均属于公开信息。此类信息大多属于档案基础信息采集项，属于符合安全标准的关键性基础信息。但是，档案中也会有部分内容涉密或涉及个人隐私内容，此类数据信息必须给予对应级别的安全保护，不能随意查阅、对比或分析，需要以封闭模式管理，故属于必须封闭式管理的其他信息。2.档案数据灵活性强化方式由于纸质档案对应影像化后的图像，缺乏可被分析利用层面的数据化的实质内容，因此，其中的全部信息点究竟是完全符合安全性要求还是同时包含不同安全级别的数据，并不能从单纯形式上甄别。因此，提纯影响数据并实行精准数据化甄别与分析，是强化档案数据灵活性的首要工作。该环节可采取两步走模式：一是采用OCR等技术自动抓取纸质档案信息，实现初步数据化；152023年 第28期 兰台内外数字档案创新研究二是由管档人员人工校准初步数据，并将无法自动提取的数据人工补录，形成基础信息数据库。由于实践中大量干部人事档案基础信息会因统计需要或汇总呈报组织部门，此处的第一步骤也可根据实际情况展开数据抓取。基础信息数据库形成后，就需要筛选与甄别具体信息项。此处至少有两项标准值得参考：一方面，从安全性角度出发，有必要将档案信息的涉密或涉隐私程度作为重要标准，分级评估全部基础信息项是否符合档案管理安全性标准；另一方面，从实用性角度出发，有必要评估档案信息是否能充分发挥干部人事档案价值、辅助组织选人用人决策。只有同时满足了上述两方面标准，才能作为可以使用的信息选项，并形成最终的专项信息数据库。经过上述步骤形成的专项信息数据库，实际上同时具备了一定程度的信息可公开性与实用性，管档部门完全可以用其制作简易干部画像与干部质量横向比较，并可在一定范围内公开。而互联网、大数据分析技术等基于公开渠道与弱保密性的分析手段，也可以直接或间接利用专项信息数据库的信息展开分析，在增强干部人事档案灵活性的同时，充分提升信息利用的技术含量。四、干部人事档案灵活性强化的实践案例本文提出的方案并非仅限于理论层面，事实上已经有单位应用于实践，构建了精准化数据管理模式，强化了干部人事档案基础信息辅助领导决策功能。1.实践案例背景近年来，J单位在所在地市干部人事档案集中管理模式的基础上，结合工作需要，对干部人事档案构建精准化数据管理模式。2.主要做法（1）开展门类数据精准划分及专项管理整合该单位干部的基本信息，区分为原始档案信息与关键性基础信息。对于原始档案信息，依托该市干部人事档案集中管理系统开展原始档案信息查询，保证信息的全面性。通过查阅干部人事档案，“提纯”干部“三龄两历”等关键性基础信息，结合领导干部信息管理系统，建立自有的关键性基础信息专项管理模式。专项管理模式主要为除一般查询功能外，还设有统计分析功能，可以综合分析、横向比较现有干部的年龄、性别、学历等信息，干部信息一目了然，为选人用人提供直观依据。同时，该管理模式确定专人维护，定期更新。（2）强化数据信息安全建设工作一是加强硬件方面的管理。全部数据提取、录入、更新和管理等操作均在专用内网的内部电脑来操作，并对各类移动存储设备的使用直接监控，有效实现物理隔离与电子监控相结合。二是加强权限方面管理。除要求查询终端为保密设备外，还应建立健全信息加密技术和浏览权限设置，针对不同层级与不同管理职责的人员设定不同的查阅与操作权限，降低信息的被泄露风险。三是加强人员方面的管理。终端的数据整合及汇总工作由档案管理部门负责，管理端账户、密码等由专人管理，并不断强化管理人员的安全保密意识，从人员思想意识角度提高干部人事档案的保密性。（3）实现内网数据信息化与移动端信息查询基于领导干部信息管理系统，该单位委托软件公司进一步开发App软件，在确保数据传输与查阅安全性的情况下，切实提升关键性基础信息查阅便捷性与及时性。一是强化查询便利度。查阅人员无须局限在内网台式机电脑终端查询，可以实现在保密手机、单机版平板电脑等其他移动终端查询。二是保障数据安全。App的数据维护方法采用数据包更新模式，由管理人员通过特定途径将数据包导入保密移动终端，实现数据转移全程留痕、全程监控和全程保密。三是增加可查阅信息广度。查阅人员在获得授权后，可以实现基础信息查阅全覆盖，丰富查阅方式，既可以实现点对点单人查询，也可以设置关键信息筛选查询。同时，增设横向对比查询功能，实现同类干部信息横向比较，了解现有干部使用情况。3.实践案例的成效及影响该实践案例采用的精准化数据管理模式不仅可以实现全方位、立体化的干部个人“画像”，还能精准匹配干部队伍建设需求。同时，实现从人工操作到信息化、智能化的转变，为精确掌握干部信息、拓宽选人用人视野、优化干部队伍提供结构性数据参考。参考文献：1余丽娜.干部人事档案信息化安全体系建设研究J.兰台世界，2022（2）：96-99.2刘晓宁.信息化背景下人事档案管理发展路径研究J.黑龙江档案，2022（1）:93-95.3王楠.干部人事档案管理的信息化J.化工管理，2021（12）：9-10.4宇伟光.事业单位人事档案信息化研究J.黑龙江档案，2021（6）：232-233.5黄亚健，赵国平，黄年丰.基于区块链技术的人事电子档案安全性管理模式J.人才资源开发，2021（6）：29-31.（作者单位：济南市纪检监察服务保障中心）