销售公司财务管理规定.doc

销售公司财务管理规定一、总则1 目的为规范销售公司财务行为，配合公司管理方针、目标和政策的实施，盘活资金，挖掘潜力，落实精细管理工作，加强财务管理和经济核算，保证会计资料真实、完整，发挥财务在公司经营中管理和提高经济效益的作用，特制定本制度。2会计核算原则2.1会计核算工作必须符合国家有关法律、法规和本公司的规章制度。2.2 会计核算工作必须以实际发生的经济业务为依据，做到记录真实，内容完整，符合时限。2.3必须按照会计核算方法进行会计核算工作，会计科目和会计账簿必须符合会计制度设置原则，既能反映经济内容，又能简化核算工作。3、财务管理的基本任务3.1认真贯彻执行国家有关的财务管理制度。3.2建立健全财务管理的各种规章制度，编制财务计划，加强会计核算，编制财务报表，反映和监督销售公司物资流转、资金占用以及财务计划和财经纪律的执行情况，节约费用管理成本，加速资金循环。3.3妥善保管会计凭证、会计账簿、会计报表和其他会计资料。3.4监督检查销售产品购销合同的执行过程。3.5监督物资流转计划，防止物资超储、积压和不足现象，保证物资正常销售和服务的需要。3.6积极为经营管理服务,促进公司取得较好的经济效益。 4、驻外办事处物资管理的职责与责任4.1办事处主任：全面负责办事处财产物资（固定资产、库存物资、各种资金和票据等）的管理、计划、销售、服务、资金回笼等的工作，指导和督促驻外办会计履行会计核算职责。在办事处财产物资的管理上负第一责任。4.2办事处会计：负责办事处的固定资产、库存物资、各种资金和票据等物资财产增减变动的账务处理，以及账目的设置、登记，报表的填制、分析，会计资料的归档管理；当因财务账务管理过失造成公司的财产损失时负第一责任，办事处主任负第二责任，仓管员负第三责任。4.3办事处仓管员：负责办事处物资的收发、领退和保管工作；如因违反公司的有关管理制度，致使物资保管不善造成损失时负第一责任，办事处主任负第二责任，会计负第三责任。 二、记账凭证的填制规定1. 每发生一笔经济业务，都必须取得或填制真实合法的原始凭证。原始凭证必须具备以下基本内容：1.1原始凭证的名称；1.2填制原始凭证的日期；1.3接受原始凭证单位名称；1.4经济业务内容（含数量、单价、金额等）；1.5填制单位签章；1.6有关人员签章；1.7凭证附件；1.8原始凭证不允许涂改、刮察等。 2、财务办、主机仓、三包服务中心、驻外办事处等各有关部门的会计须按本制度要求，认真审核原始凭证，并根据审核无误的原始凭证填制记帐凭证。记账凭证必须具备如下内容：2.1记账凭证的名称；2.2填制记账凭证的日期和记账凭证的编号；2.3经济业务内容的摘要；会计分录，即应借应贷的会计科目（包括一级科目、二级科目和明细科目）的名称和金额；2.4所附原始凭证的张数；2.5主管、填制、审核、记账等有关人员的签章。3. 记账凭证的填制，要求格式统一，内容完整，记录正确，数字准确，编制及时（两日内完成），连续编号。三、账簿设置和记账规定 财务办、主机仓、服务中心、驻外办事处等部门须按本会计制度要求设置日记账、总分类账和明细账三种主要账簿以及各种辅助账簿。严格按照有关规定登记账簿（注：包括手工操作或电脑操作）。当登记过程中出现错误时，应由原记账人员划双红线注销更正，并于更正处盖章证明，不得涂改、挖补，刮擦或用药水涂抹。1. 财务办按主机仓、服务中心、驻外办事处等设置业务对口的总分类账簿。2. 主机仓按机型设置整机实物明细账，同时按计算机管理的要求输入业务数据。3. 服务中心除按计算机管理要求输入业务数据外，还须按机型、型号、规格设置三包回场机实物明细账、三包旧件实物明细账，以及其他辅助性账簿。4各驻外办事处需设置以下帐簿：4.1办事处会计须设置金额账簿如下：4.1.1 产成品总账。用三栏式账页设置。设置“产成品”、“内部中转”、“产成品价差”等一级科目。“产成品”科目下设置“整机库存”、“整机应收”、“整机赔退”等明细科目；“内部中转”科目下设置“整机”明细科目。产成品总账按每月填制的记账凭证逐笔登记，也可按一定时间汇总登记。4.1.2 分别按提货单位和赔退单位设置“整机应收明细账”和“整机赔退明细账”。用三栏式（实物金额式）账页根据每月填制的记账凭证逐笔登记，具体落实到机型编号。4.1.3 原材料总账。用三栏式账页设置。设置“原材料”、“内部中转”、“原材料价差”等一级科目。“原材料”科目下设置“配件（润滑油或其他）库存”、“配件（润滑油或其他）应收”、“配件赔退”等明细科目；“内部中转”科目下设置“配件（润滑油或其他）”明细科目。原材料总账根据每月填制的记账凭证逐笔登记，也可按一定时间汇总登记。4.1.4“配件应收明细账”和“配件赔退明细账”，分别按提货单位和赔退单位设置，账簿用三栏式（实物金额式）账页根据每月填制的记账凭证逐笔登记。4.1.5 固定资产及低值易耗品明细账。用数量金额式账页设置。登记办事处使用的固定资产及低值易耗品。4.1.6 现金、银行日记账(或内部资金日记账)。设置“现金”、“银行存款”科目，根据每月填制的记账凭证按编号顺序逐笔登记。4.1.7 其他辅助性账簿。如应付账款明细账。4.1.8办事处发生物资调拨业务，会计先填写统一格式的“XX机器股份有限公司产品（配件）提货单”除内部核算价栏以外的内容，办好签字手续后把第二联即购买单位联交仓管员发货，然后会计再以计划价填补第三、四、五联内部核算价栏的单价、金额。会计、仓管员各执一联，会计凭记账联填制记账凭证。4.2. 办事处仓管员须设置实物金额式账簿如下：4.2.1 产成品库存明细账。用三栏式账页按机型设置。根据每月发生的物资出入库单据按编号顺序逐笔登记。借方（收入方）登记入库整机的数量、计划单价和金额，贷方（发出方）登记发出整机的数量，期末结余则为库存的整机数量。具体落实到机型编号。4.2.2 三包旧机明细账。用三栏式账页设置。根据每月发生的物资出入库单据按编号顺序逐笔登记。借方登记服务站送回的旧机，同时注明服务站、反馈单号、新旧机编号，贷方登记送回服务中心的旧机数量，如因赔退机型不同产生价差，应做好登记，收到价差及时汇回股司冲账。4.2.3 原材料库存明细账。用三栏式帐页按型号规格设置。根据每月发生的物资出入库单据按编号顺序逐笔登记。借方（收方）登记入库配件（机油或其它）的数量、计划单价和金额，贷方（发出方）登记发出配件（机油或其它）的数量，期末结余则为库存配件（机油或其它）的数量。4.2.4 三包旧件明细账。用三栏式账页设置。根据每月发生的物资出入库单据按编号顺序逐笔登记出入库旧件数量。四、物资出入库的管理规定1. 主机出入库的管理及账务处理。 1.1 发动机入库：主机仓的仓管员凭生产部门传递的“产品缴库单”列具的机型、编号、数量验收，验收合格后签名确认并把单据交数据管理人员输入计算机，财务办凭“产品缴库单”第三联（财务联）填制记账凭证，会计分录： 借：产成品主机仓机型 贷：内部银行1.2 发动机出库：主机仓凭公司统一的“产品（配件）调拨单”或“销售提货单”发货。并同时向收货客户发出“货物收到验收反馈单”，要求客户在收到货的三天内把验收反馈单寄回销售业务办；业务办将做好验收反馈单的台账管理。主机出入库业务，须连机型编号一起转移并相应输入计算机。1.2.1向办事处调拨整机：主机仓凭手续齐全的“产品（配件）调拨单”发机，如为火车集装箱发运，业务办在发运后先传真一份清单和“货物收到验收反馈单”给办事处，以便办事处验收核对、反馈；如为汽运，“XX发运收据”由司机随机送达，办事处验收确认签章后交司机带回业务办；财务办凭“产品（配件）调拨单”第二联（销售公司财务联）填制记账凭证，会计分录： 借：产成品办事处机型 贷：产成品主机仓机型1.2.2 销售出库，主机仓凭手续齐全的“销售提货单”发货。如为按计划向汽车厂发运整机，业务办应填制“货物收到验收反馈单”或“XX货运收据”办理有关托运、汽运手续；财务办凭“增值税专用发票”（第五联）填制记账凭证，会计分录： 借：内部银行 贷：产成品主机仓机型 或产成品办事处机型1.3 办事处退回整机，应先向业务办传真退货计划，取得业务办同意后方可退回。收到退回的整机，主机仓应在三日内验收完毕，并填写“产品（配件）验收情况反馈单”反馈办事处，同时填写“发动机入库验收单”报业务办，业务办据此单开具“产品 （配件）调拨单”，传递主机仓、财会办、驻外办事处作账务处理。财务办凭“产品（配件）调拨单”第二联（销售公司财务联）填制记账凭证，会计分录： 借：产成品主机仓机型 贷：产成品办事处机型1.4 从销售渠道退回整机，必须要求客户退回XX已开出的增值税发票，业务办凭退回的发票和主机仓的“发动机入库验收单”开具负额增值税发票；如双方已作账务处理，业务办应凭主机仓“发动机入库验收单”以及客户当地税局出具的退税证明开具负额增值税发票，并传递财务办、主机仓作账务处理，财务办凭此负额“增值税专用发票”（第五联）填制记账凭证，会计分录： 借：产成品主机仓机型 贷：内部银行1.5 其他部门领用整机，业务办必须填制手续齐全的“产品领用单”，主机仓凭此单的仓库联发货，财务办凭记账联填制记账凭证，会计分录： 借：内部银行 贷：产成品主机仓机型1.6 其他部门退回整机,主机仓应填制“产品领用单（负额）”，并经有关部门签字确认。财务办凭“产品领用单（负额）”记帐联填制记账凭证，会计分录： 借：内部银行（负数） 贷：产成品主机仓机型（负数）1.7 向生产部门退仓，经业务办同意，主机仓须凭手续齐全的“产品退库单”出库联出库，财务办凭“产品退库单”第三联填制记账凭证，会计分录： 借：产成品主机仓机型（负数） 贷：内部银行（负数）1.8服务中心收到办事处寄回的“F-01 产品保修鉴定、信息反馈单”和“F-12 质量保修赔件申请审核表”，审核后传递财会办核对并报股司财务部冲账，同时按账簿要求登记发动机反馈单号码、赔退机型编号、赔退单位等。财会办凭“F-12 质量保修赔件申请审核表”第四联随货同行联填制记账凭证，会计分录： 借：产成品服务中心返修机机型 贷：产成品办事处机型1.9 三包旧机回场，服务中心按办事处退回清单验收，填制“F-05 整机回收验收表”，按反馈单号码、赔退机型、赔退单位冲减原账簿记录，避免重复冲账。1.10 返修机实现销售，业务办开具“增值税专用发票”，财会办凭“增值税专用发票”记账联填制记账凭证，会计分录： 借：内部银行 贷：产成品服务中心返修机机型2.三包服务、整改整机、配件管理及账务处理2.1服务中心凭配件计划填制“材料领用单”从供应仓或生产部门领入配件，财务办凭“材料领用单”记账联填制记账凭证，会计分录： 借：原材料服务中心机型系列 贷：内部银行2.2向办事处调拨整改配件，服务中心根据整改的报告，开出“XX整改件调拨单”；财务办凭“调拨单”填制记账凭证，会计分录： 借：原材料办事处机型系列 贷：原材料服务中心机型系列2.3 服务中心收到办事处寄回“F-12 质量保修赔件申请审核表”，审核后传递财务办核对并报股司财务部冲账，同时按账簿要求登记应回场旧件，办事处赔退、调试部分，财务办凭“F-12 质量保修赔件申请审核表”第四联随货同行联填制记账凭证，服务站、专卖店赔退部分的账务处理按新规定的赔退操作程序、方式执行，会计分录： 借：内部银行 贷：原材料办事处机型系列2.4 三包旧件回场，服务中心按办事处退货清单验收，填制“F-06 旧件回收验收表”，同时冲减原账簿记录。3 办事处物资管理及账务处理3.1 办事处物资核算对内用计划价，对外用服务价、配套价和零售价。成本计价方法用先进先出法。3.2 办事处收到拨入物资，主任或科长、会计、仓管员必须在两日内按随货同行清单清点实物，验收完毕，仓管员填制统一格式“产品（配件）入库单”，并经主任或科长、会计签字。如在验收过程中发现物资型号、规格、数量及编号不符，须做好验收情况记录，填制统一格式“产品（配件）验收情况反馈单”，两日内反馈业务办及有关部门，查明原因，落实处理。逾期不反馈，视为物资相符，必须承担因此而出现的经济损失责任。3.2.1物资拨入办事处时，办事处会计凭“产品（配件）入库单”第二联（会计记账联）及“产品（配件）调拨单”二级库会计联填制记账凭证，会计分录： 借：产成品整机库存机型（计划价） 或原材料配件库存X系列（计划价） 贷：内部中转整机或配件（计划价）3.2.2物资直接拨到服务站时，办事处会计凭“产品（配件）调拨单”二级库会计联和服务站确认收到物资的凭证填制记账凭证，会计分录： 借：产成品整机应收XX（提货单位）（对外价） 或原材料配件应收XX（提货单位）（对外价） 贷：内部中转整机或配件（计划价） 贷：产成品价差或原材料价差（差额）3.3 服务站等客户从办事处提货，会计先填制统一格式的“产品（配件）提货单”，并经办事处主任或科长、仓管员、提货人签字，同时记下提货人的身份证号码及附上有服务站长等单位负责人签字并加盖公章的介绍信(或证明)。办事处会计凭“产品（配件）提货单”的记账联及提货单位介绍信(或证明)，填制记账凭证，会计分录： 借：产成品整机应收XX（提货单位）（对外价） 或原材料配件应收XX（提货单位）（对外价） 贷：产成品整机库存机型（计划价） 或原材料配件库存X系列（计划价） 贷：产成品价差或原材料价差（差额） 3.4对服务站等客户已销售的整机（配件），办事处要及时追收货款，并在接到服务站等客户已向XX股司汇款的通知或汇款底单的传真（复印）件时，对客户的汇款情况进行登记备查，同时向业务办发出开票计划。 3.5业务办收到办事处传真的开票计划，根据办事处报列的机型型号、规格、数量和单位名称、税号、地址开具增值税专用发票或普通发票，办事处会计凭财会办反馈的增值税专用发票的第六联或第七联填制记账凭证，冲减整机应收科目，会计分录： 借：内部中转整机(或配件)（计划价） 借：产成品(或原材料)价差 贷：产成品整机应收（发票单位名称）（对外价） 或原材料配件应收（发票单位名称）（对外价）3.6办事处原则上不允许直接销售货物，如因用户急需而进行的零星销售，收到的货款必须在备查的帐上登记，即借方登记收到的金额，贷方登记汇回股司的金额，余额为应汇未汇回股司的货款。收到的货款必须在一周内汇回股司，并及时通知业务办开出发票。办事处会计暂时按照接收发票的单位冲减“产成品整机库存”科目，记入“产成品整机应收”科目（会计分录与第3.3项相同），同时以“收款收据”作帐务处理：借：暂收货款 贷:应付账款_XX股司(或专卖公司或其他)3.7业务办开出发票后，办事处会计凭财务办反馈的增值税专用发票的第六联或第七联填制记账凭证： 借：内部中转整机（或配件）（计划价） 借：产成品（原材料）价差 贷：产成品整机应收机型（对外价） 或原材料配件库存系列（对外价） 3.8办事处经业务办同意向公司退回物资，仓管员须填制“产品（配件）提货单”交会计审核、领导签字后据以发货。物资托运后，须取得相关托运手续，如为汽车托运，须有承运人姓名、身份证号码、车牌号码以及实物清点意见的凭证。在股司未冲账前，办事处会计凭“产品（配件）提货单”第三联及托运手续填制记账凭证，会计分录： 借：产成品整机应收XX股司（计划价） 或原材料配件应收XX股司（计划价） 贷：产成品整机库存机型（计划价） 或原材料配件库存系列（计划价）3.9业务办收到办事处退回的物资，验收后填制“产品（配件）调拨单”并交财会办冲账，办事处会计凭财会办反馈的“产品（配件）调拨单”（二级库会计联）或其他有关单据填制记账凭证，如财会办冲账金额小于退仓金额，记入“产成品价差”或“原材料价差”的借方；相反，则记入“产成品价差”或“原材料价差”的贷方。会计分录： 借：内部中转整机或配件（计划价） 贷：产成品整机应收XX股司（计划价） 或原材料配件应收XX股司（计划价） 3.10 办事处赔退，或对汽车厂调试领用物资，会计凭“产品（配件）提货单”和服务人员填写的“F-02整机调试信息反馈单”或“F-01产品保修鉴定、信息反馈单”，汇总填列“F-12质量保修赔件申请审核表”后填制记账凭证，会计分录： 借：产成品整机赔退机型（计划价） 或原材料配件赔退系列（计划价） 贷：产成品库存整机机型（计划价） 或原材料库存配件系列（计划价）3.11服务中心审核办事处寄回的“F-12质量保修赔件申请审核表”、 “F-02整机调试信息反馈单”和“F-01产品保修鉴定、信息反馈单”后及时传递财会办报股司财务部冲账。办事处会计凭财会办反馈的“F-12质量保修赔件申请审核表”第七联（指办事处赔退、调试部分）填制记账凭证，如财会办冲账金额小于赔退金额，记入“产成品价差”或“原材料价差”的借方；相反，则记入贷方。会计分录： 借：内部中转整机或配件（计划价） 贷：产成品整机赔退机型（计划价） 或 贷：原材料配件赔退系列（计划价）3.12服务站经请示办事处同意以库存整机赔退用户，填写“F-01产品保修鉴定、信息反馈单”，服务科长审核后会计填写“F-12质量保修赔件申请审核表”并据以填制记账凭证，会计分录： 借：产成品整机赔退单位（对外价） 贷：产成品整机应收单位（对外价）3.13服务中心审核办事处寄回“F-12质量保修赔件申请审核表”和“F-01产品保修鉴定、信息反馈单”后传递财务办报股司财务部冲账，办事处会计凭财务办反馈的“F-12质量保修赔件申请审核表”第七联填制记账凭证，会计分录： 借：内部中转整机（计划价） 借：产成品价差 贷：产成品整机赔退单位（对外价）3.14办事处之间互相调拨物资，应取得调入办事处的签收确认手续后传业务办、财务办进行调整。会计分录：调出时： 借：产成品整机应收办事处（计划价） 贷：产成品整机库存机型（计划价）收到财务办调帐手续后： 借：内部中转整机或配件（计划价） 贷：产成品整机应收办事处（计划价）3.15 对于不经过办事处周转而又属于办事处的业务范围，如由业务办按合同计划发货至汽车厂直接开票挂账业务，办事处收到股司寄达的发票后应根据合同跟踪货款的回笼。 3.16办事处物资须按仓储保管制度进行保管。仓管员对配件要按机型、图号、规格摆放货架，排列整齐，贴上标签并易于存取。整机要做好出入库编号记录，保证整机无缺件、无损伤；保管好整机合格证。 3.17办事处对服务站退回的旧机、旧件，也要进行验收入库管理，并另设帐簿进行登记。3.18 物资必须定期盘点或按公司要求临时盘点，每季度末固定盘点一次。办事处的盘点工作须做好以下三项。3.18.1 每次盘点办事处主任或科长须落实盘点人员，人数不得少于二人，且会计必须到现场参与监盘。3.18.2 实物盘点须按物资的型号规格、编号进行实地盘点，盘点范围包括库存的所有物资（即整机、配件、旧件、机油等）。盘点完毕，仓管员按机型、图号、型号规格等汇总盘点数量，填写统一格式的盘点单和汇总表交会计审核，并加盖盘点人员和监盘人员印章。3.18.3 会计按计划价格汇总合计出盘点金额，把盘点金额与会计账存数对比，如不相符，须找出原因，予以调整。五、对帐、结账和编制报表1. 对账是为保证账证相符、账实相符、账账相符，保证财务报表所反映的各项内容的准确性和完整性。要求月末各物资业务部门的会计、仓管员须在记账后结账前做好对账工作。1.1 账证核对是指各种账簿（总账、明细分类账以及现金和银行存款日记账等）的记录与会计凭证（记账凭证及其所附的原始凭证）的核对，这种核对主要是在日常编制凭证和记账过程中进行。月末须把当月的帐簿记录与凭证汇总进行核对，确保账证相符。1.2账账核对每月一次，主要是总分类账各账户本期发生额和期未余额与各明细分类账发生额及账面余额相核对，现金、银行存款日记账的核对。 1.3账实核对分二类：第一类是现金日记账账面余额与现金实际库存数额相核对、银行存款日记账账面余额与开户银行对账单相核对，要求每月核对一次；第二类是各种财产物资明细分类账账面余额与财产物资实有数额相核对，各种往来账款明细账账面余额与有关债权债务单位的账目相核对等，要求每季度核对一次。1.4主机仓仓库管理人员应按机型、型号对计算机生成的主机账存数量与主机出入库凭证、各种有关记录以及仓库的实物数量进行核对；与生产部门的成品缴库数量和退仓数量核对；与财务办核对各种型号的产成品的出入库数量,结存数量。1.5 服务中心须与主机仓、专卖公司、财务办核对物资(主机、返修机、配件)领入和发出的数量是否相符。1.6 月末，办事处会计、仓管员须做好以下对账工作：1.6.1 办事处会计根据当月填制的记账凭证和出入库单据逐笔与仓管员核对产成品总账、原材料总账以及各种明细账，检查是否有漏记、错记或重复记账的现象，发现问题，及时更正。1.6.2 把办事处的明细账记录与汽车厂、服务站核对整机和配件的提货、付款、开票情况，检查相互间账面记录是否相符，如有出入，及时找出原因，予以更正，并做好对账确认。1.6.3 根据财务办提供的存货对账单，核对物资的调拨、销售、赔退、退仓等业务，检查是否有在途物资、汇款未开票、赔退未冲账等事项，如有不符，找出原因，及时更正。 1.6.4 根据设置的总分类账户余额，编制总分类账户借贷方余额试算平衡表，试算平衡后方可结账。2. 结账是指结算各种账簿记录，它是在一定时期内所发生的经济业务全部登记入账的基础上进行的，具体内容是：在结账时，首先应将本月内所发生的经济业务记入有关账簿；其次将本月内所有的转账业务，必须编成记账凭证记入有关账簿；再次是在全部业务登记入账的基础上，结算所有的账簿，月末各物资业务部门的会计、仓管员必须按会计制度的要求将各种账簿记录计算出本期发生额和期末余额。3. 报表的编制和报送。财务办须在每月的10日前编制并向股司财务部报送产品成本结转表；办事处会计须在每月8日前编制并向财务办报送整机调整表、整机分布表、配件调节表。3.1 每月末，仓管员根据产成品库存明细账记录，向会计汇总报送仓库实存的机型数量和编号表。3.2 会计根据仓管员报送的实存机型数量表和整机应收、整机赔退等明细账的借方结存数量、金额汇总填写实存机型汇总表、回款未开票机型汇总表和赔退未冲账机型汇总表。3.3 根据整机库存、整机应收、整机赔退、产成品价差等明细账的借方结存的数量、金额编制整机调整表，贷方出现余额以负数表示。3.4 根据汇总填写的实存机型汇总表、回款未开票机型汇总表、赔退未冲账机型汇总表和产成品价差明细帐编制整机调整表。3.5 根据整机销售和配件销售明细账的借方发生额编制资金回笼表。3.6 根据配件库存、配件应收、配件赔退、原材料价差等明细账的借方结存的数量、金额编制配件调节表，贷方出现余额以负数表示。3.7 根据整机库存、整机应收、整机赔退等明细账的借方发生额、期末余额分析填写存货分布表。六、货款回收及应收账款管理规定1.各有关职能部门要加强货款的回收。随时掌握所辖各配套厂、服务站、经销单位的经营状况，及时催收货款，降低收账风险，防止呆账、坏账的产生。2. 物资销售的控制和监督、管理。2.1对配套厂的产品销售业务必须建立合同订货制度，订货合同由专人负责登记管理并建立台帐，同时跟踪、记录每份购销合同的执行过程情况。2.2所有对配套厂的销售要根据合同、协议条款进行，经主管业务的副经理审批，并由业务办填制“销售提货单”，业务办主管及经办人签字，财务部审核无误盖章确认后，主机仓仓管员凭“销售提货单”发货。2.3 主机仓发货，如以火车运输，业务办须在货物到达目的地后的三天内向收货单位索取有收货人签字、收货单位盖章的确认收到货物的有关凭证；如以汽车运输，则须登记司机姓名、身份证号码、汽车牌号，并在发货后二十天内向司机索取“货运收据”。2.4 办事处对服务站发货，必须掌握服务站的经营状况，了解应收账款还款程度及有否已销未付款的情况，凡有欠款一个月以上，或者有已销未付款，且经营状况较差的，在欠款未付清之前（未对清账的尾数除外），不得再向其发货。2.5 办事处发货，须凭提货人所属服务站的证明、委托书或介绍信开出提货单,同时提货单上必须有办事处主任或由其委托的负责人审批、会计审核、仓管员发货后的签字，以及提货人签字和提货人的身份证号码。2.6严禁对无合同协议的客户（经销单位或经销商）予以赊销XX的产品。2.7 各办事处要充分发挥会计的监督作用，重视会计信息，防止盲目发货。3. 应收帐款的管理3.1各办事处须按规定对已销未开票、未收款的物资，按各服务站设置整机（配件）应收明细账，登记服务站等客户提货、付款、开票情况以及帐龄的长短。借方登记提货业务，贷方登记开出发票的情况。3.2 办事处会计要根据各服务站的提货、付款情况，把开票的内容传真到业务办，业务办根据办事处的传真开出发票。3.3对于服务站，原则上款到发货，如存放于服务站，时间达2个月，服务站未能实现销售、亦未付款的整机，办事处须采取措施，根据实际情况进行调整或调回办事处。3.4办事处的整机(配件)应收明细账，每季度至少与服务站核对一次，并且必须有双方经办人签字并盖上财务专用章的对帐确认书。3.5对客户已销未付款的物资，会计须及时提供信息，要求有关人员尽快催款；对于货款已付到办事处的，办事处在收到货款的一个星期内，必须把款汇回公司（股司、专卖公司、润滑油公司等）并及时把开票资料传真业务办开出发票。3.6财务办负责对每月应收账款帐龄进行分析，并按办事处打印应收账款月报表及一式两份的明细帐寄各办事处。办事处把明细账与当月的物资应收、收款和开发票情况等会计记录进行核对，发现问题，及时向有关部门反映，以便查实更正，同时把其中的一份明细账寄给服务站。3.7财务办负责接待办事处或客户关于应收账款的来电来函查询、对账，对办事处或客户的来电来函查询，须在5个工作日内予以答复。3.8客户的应收账款，汽车厂家每年须有一次对账确认，服务站须有二次对账确认，并填制对账确认书，确认书上须盖上双方的财务专用章，并有经办人签字；对账确认工作主要由各办事处会计负责，销售公司财务办与股司财务部协助；销售公司财务办负责对各办事处反馈的对账确认书进行统计和跟踪，督促对账的进展情况，查实确认书中须调整的项目并交股司财务部审核、调整；年终，财务办负责对统计结果进行评审和考核。3.9 各办事处要重视客户经营状况的调查，对欠款较大、时间较长、经济效益较差的客户，必须在诉讼期内争取与客户进行对账确认，并与清欠办、股司法顾处联系，采取法律措施，如因无对账确认书而使起诉资料不充分，从而使公司财产受到损失的，经查实属办事处行为，将按照股司的应收账款追责规定执行。4 应收账款账龄的控制：根据客户的信用程度、实力、配套量等，把客户分类进行控制。4.1 对与公司有战略性合作伙伴关系的汽车厂，在制定并确保年末应收账款占用额目标完成的前提下，可在全年内视市场情况变化进行控制。4.2 信用程度较高、配套量较大、实力较好的汽车厂，确定年末应收账款占用额目标，并按此目标严格控制，逐月降欠。对当年发生的应收账款，应按三个月账龄控制。4.3 配套量较大，但业绩不好，欠款较大的汽车厂，重点应在于应收账款占用的控制，应确保款到才能发货，避免产生新的呆账。否则，除要求有关责任人负责追款外，还要按股司的有关规定追究责任，直到把货款全部追回。4.4 新配套的、信用度把握不准的汽车厂，包括一些农用车厂，应坚持款到发货的原则，否则，造成公司经济的损失，将按照股司的应收账款追责规定执行。4.5 对新配套的或者配套量大幅度提增的、较具实力的汽车厂，可按三个月内的账龄进行控制。4.6 对各服务站，账龄应控制在两个月以内。5办事处要重视清呆降欠工作，除保证新增应收账款全部收回外，还要加强对以前遗留应收账款的追收工作。具体的操作按清呆工作方案。七、资金管理规定1资金是指属于XX的暂时经过销售公司或办事处的款项。XX驻外办事处机构在驻地不能进行经营的活动，不能开具发票。（已成立驻外配件专卖子公司或分公司的除外）2办事处要建立内部资金管理制度，会计不能兼职临时收款员（出纳员），不能保管办事处的各项（费用性开支）资金，必须做到经管现金收支、保管的人员不得进行会计记账。办事处临时收款员（由办事处主任指定）要设置现金日记账，登记临时收到的资金和办事处的各项费用性的资金收支、结存情况，做到日清月结，账账相符。每项收支业务，必须经办事处主任签字，会计的审核，临时收款员方可办理。3办事处收到的临时货款，不得任意截留、挪用，必须在一周内把款项汇回公司。（同时附上要求开发票的证明）否则，一经查出视同截留、挪用资金行为追究责任。 4各办事处在公司预借的费用款不足而工作又急需的情况下确需使用暂收货款的，必须要报告公司财务主管领导批准后才能使用，同时要确定归还时间，否则仍按截留、挪用货款处理，同时也要追究所在办事处主任的同等责任。5为记录临时资金的收支，办事处会计应设置暂收货款账和应付账款会计科目。在收到货款时，须填制统一格式的“收款收据”，在“收款收据”备注栏上写明原提货单据编号及发动机编号，并根据“收款收据”编制会计分录： 借： 暂收货款 贷：应付账款XX机器股份有限公司6把货款付回股司时，再作相反的分录。八、固定资产及低值易耗品的管理规定1加强固定资产的管理，充分发挥固定资产的效能，保证固定资产的安全完整。2固定资产指使用期限在一年以上的房屋、建筑物、机器、设备、器具、工具等资产，以及单位价值在2,000元以上，并且使用期限超过两年的不属于生产经营主要设备的物品。办事处的固定资产，如汽车、铲车、电脑、投影机、打印机、传真机、冰箱、彩电、空调机、广告牌等（具体的固定资产以财务办的备案为准）。低值易耗品指不作为固定资产核算的各种物品用具，办事处的低值易耗品，如办公桌、沙发、床及自行车等。3财务办负责销售公司固定资产的管理，并按办事处分股司固定资产和销售公司自购固定资产设置明细账，记录各线办固定资产的购买、报废的情况；负责年末做好固定资产的盘点工作布置及盘点结果的汇总、分析。4各驻外办事处必须按照股司固定资产、销售公司固定资产和办事处固定资产设置办事处的固定资产明细账及低值易耗品明细账。5固定资产的购置，须先打预算、申请报告，待批准后方可购买，严禁先斩后奏。6股司固定资产应按规定贴上财务部统一发放的固定资产编号标签。7固定资产平时应定期盘点，做到账物核对，年未做好年终的盘点，编制盘点单、盘点汇总表和分析报告，如发现有报废、毁损、丢失现象，应及时查明原因，反馈财务办。8固定资产的丢失、损坏，经查实属个人故意的行为，其经济责任由个人承担。九、会计档案管理规定 1按照中华人民共和国会计法的规定，建立会计档案，做好会计档案的管理工作，是企业、单位会计工作的一个不可或缺的组成部分。 2会计档案包括取得和填制的原始凭证和记账凭证、各类会计账簿、会计报表等有关会计资料。如发票、产品缴库单、产品退库单、产品（配件）调拨单、销售提货单、产品保修鉴定、信息反馈单、质量保修赔件审核申请表、配件计划单、产品入库验收单、产品提货单、审计报告、应收账款对帐调整确认表（书）、合同、章程、制度以及各类报告等。3.电脑生成的以上各类会计资料也相应的要进行存档保管。4.会计凭证在登记入账后,必须按照编号顺序将记账凭证连同原始凭证和记帐凭证汇总表装订成册,每月的15日前须把上月的凭证装订并归档保管。装订成册的会计凭证应当加具封面，注明单位名称，凭证的所属时期、种类、张数和起讫号数等。5.各种账簿在更换新账以后，应将旧账归入会计档案。活页账和卡片账在归档时必须加以装订，编定页码，并要像订本账一样加具扉页，注明单位名称、所属时期、共计页数和记账人员姓名等，并且要加盖公章。6.会计档案的保管期为永久保存和定期保存两类，具体分类如下：档案名称保存期限会计凭证类1、原始凭证、记账凭证 其中：涉及外来和对私改造的会计凭证2、银行存款余额调节表会计账簿类1、日记账 其中：现金和银行存款日记账2、明细账、总账、辅助账3、涉及外来对私改造的会计账簿会计报表类1、主要财务指标快报2、月、季度会计报表3、年度会计报表其它类1、会计档案保管清册及销毁清册2、主要的财务会计文件、合同、协议15年永久5年15年25年15年永久3年15年永久25年永久7.由于会计人员的变动或会计机构的改变等，会计档案资料必须按规定移交，并且办理移交手续。由监交人、移交人、接收人签字或盖章。任何人离任或调职，不准带走会计档案。十、票据管理规定（一） 银行票据管理在对外结算业务中，经常会收到业务单位开出的银行汇票、银行承兑汇票、支票等票据，收取票据应注意如下事项：1票据必须记载下列事项：表明票据的字样；无条件支付的承诺；出票日期、出票人签章、出票金额、付款人名称、账号、开户银行；收款人名称、帐号、到期日；欠缺记载上列事项之一的，票据无效。2.票面上必须字体工整、字迹清晰、不潦草、数字正确、不错漏、不涂改；大小写金额必须相符。3.票据分为可转让和不可转让，收到票据时必须看清是否可背书转让，背书人是否有签名或盖章（公章和法人代表章）。支票的出票人和银行承兑汇票的承兑人在票据上的签章，应是其预留在银行的（印鉴）签章。（注：出票人在票据上的签章不符合票据法及其实施办法和支付结算办法规定的，票据无效；承兑人、保证人在票据上的签章不符合票据法及其实施办法和支付结算办法规定的，其签章无效，但不影响其他符合规定签章的效力；背书人在票据上的签章不符