会计新手上手必读-简明会计流程及常用会计分录.doc

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1.一个企业至少应该设置几册账？
至少应设置四册账：一册现金日记账；一册银行存款日记账；一册总分类账；一册明细帐（可建活页明细账）。
其中，活页明细账格式主要包括：多栏帐、三栏帐、数量金额帐等
2.什么是建账？建账的基本程序是什么？
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建账的基本程序
1.一个企业至少应该设置几册账？
至少应设置四册账：一册现金日记账；一册银行存款日记账；一册总分类账；一册明细帐（可建活页明细账）。
其中，活页明细账格式主要包括：多栏帐、三栏帐、数量金额帐等
2.什么是建账？建账的基本程序是什么？
新建单位和原有单位在年度开始时，会计人员均应根据核算工作的需要设置应用账簿，即平常所说的“建账”（通俗的讲就是根据企业的业务情况在帐本上设置适用的会计科目）。
建账的基本程序是：
第一步：按照需用的各种账簿的格式要求，预备各种账页，并将活页的账页用账夹装订成册。
第二步：在账簿的“启用表”上，写明单位名称、账簿名称、册数、编号、起止页数、启用日期以及记账人员和会计主管人员姓名，并加盖名章和单位公章。记账人员或会计主管人员在本年度调动工作时，应注明交接日期、接办人员和监交人员姓名，并由交接双方签名或盖章，以明确经济责任。
第三步：按照会计科目表的顺序、名称，在总账账页上建立总账账户；并根据总账账户明细核算的要求，在各个所属明细账户上建立二、三级……明细账户。原有单位在年度开始建立各级账户的同时，应将上年账户余额结转过来。
第四步：启用订本式账簿，应从第一页起到最后一页止顺序编定号码，不得跳页、缺号；使用活页式账簿，应按账户顺序编本户页次号码。各账户编列号码后，应填“账户目录”，将账户名称页次登入目录内，并粘贴索引纸（账户标签），写明账户名称，以利检索。
简明会计流程及常用会计分录
简明会计流程：原始凭证-记帐凭证-汇总记帐凭证-日记帐(出纳)-明细账(会计)-科目汇总表-总账-各种报表等。首先来了解财务流程是非常有必要的。
　　一、大致环节：
　　1、根据原始凭证或原始凭证汇总表填制记账凭证。（原始凭证审核要求）
　　2、根据收付记账凭证登记现金日记账和银行存款日记账。(记帐凭证编制要求)
　　3、根据记账凭证登记明细分类账。(明细帐建帐及登记要求)
　　4、根据记账凭证汇总、编制科目汇总表(科目汇总表编制方法)
　　5、根据科目汇总表登记总账。(总帐登记要求)
　　6、期末，根据总账和明细分类账编制资产负债表和利润表(报表编制要求含现金流量表)
　　如果企业的规模小，业务量不多，可以不设置明细分类账，直接将逐笔业务登记总账。实际会计实务要求会计人员每发生一笔业务就要登记入明细分类账中。而总账中的数额是直接将科目汇总表的数额抄过去。企业可以根据业务量每隔五天，十天，十五天，或是一个月编制一次科目汇总表。如果业务相当大。也可以一天一编的。
　　二、具体内容：
　　1、每个月所要做的第一件事就是根据原始凭证登记记账凭证（做记账凭证时一定要有财务（经理）有签字权的人签字后你在做），然后月末或定期编制科目汇总表登记总账（之所以月末登记就是因为要通过科目汇总表试算平衡，保证记录记算不出错），每发生一笔业务就根据记账凭证登记明细账。
　　2、月末还要注意提取折旧、无形资产摊销、待摊类费用的摊销、国家法定各项保险基金以及经费的提取、相关各税的计算提取等，若是新的企业开办费在第一个月全部转入费用（新准则有变化）.计提折旧的分录是借管理费用或是制造费用贷累计折旧，这个折旧额是根据固定资产原值，净值和使用年限计算出来的。月末还要提取税金及附加，实际是地税这一块。就是提取税金及附加，有城建税，教育费附加等，有税务决定 .
　　3、月末编制完科目汇总表之后（也可以之后一起编制主要看业务量的大小）编制两个分录。第一个分录：将损益类科目的总发生额转入本年利润，借主营业务收入（投资收益，其他业务收入等）贷本年利润。第二个分录：借本年利润贷主营业务成本（主营业务税金及附加，其他业务成本等）。转入后如果差额在借方则为亏损不需要交所得税，如果在贷方则说明盈利需交所得税，计算方法，所得税=贷方差额*所得税税率，然后做记账凭证，借所得税费用 贷应交税费——应交所得税，借本年利润贷所得税（ 所得税虽然和利润有关，但并不是亏损一定不交纳所得税，主要是看调整后的应纳税所得额是否是正数，如果是正数就要计算所得税。
　　4、最后根据总账的资产（货币资金，固定资产，应收账款，应收票据，短期投资等）负债（应付票据，应附账款等）所有者权益（实收资料，资本公积，未分配利润，盈余公积）科目的余额（是指总账科目上的最后一天上面所登记的数额）编制资产负债表，根据总账或科目汇总表的损益类科目（如管理费用，主营业务成本，投资收益，主营业务附加等）的发生额（发生额是指本月的发生额）编制利润表。
　　（关于主营业务收入及应交税金，应该根据每一个月在国税所抄税的数额来确定。因为税控机会打印一份表格上面会有具体的数字）
　　5、其余的就是装订凭证，写报表附注，分析情况表之类
　　6、注意问题：
　　a、以上除编制记账凭证和登记明细账之外，均在月末进行。
　　b、月末结现金，银行账，一定要账证相符，账实相符。每月月初根据银行对账单调银行账余额调节表，注意分析未达款项。月初报税时注意时间，不要逾期报税。另外，当月开出的发票当月入账。每月分析往来的账龄和金额，包括：应收，应付，其他应收。
　　三、报表问题：
　　企业会计报表包括四个报表，除了资产负债表和利润表之外还利润分配表和现金流量表。而利润分配表只需要在年末编制，因为只有在年末企业才会对所盈利的利润进行分配。而现金流量表只是根据税务部门的要求而进行编制，不同地区不同省要求不同。在四月年检时税务部门会要求对你提出要求的。你要看你在利润表有的东西，只要你的账上有你就结转利润，这样不容易错 ，利润表的本年利润要和资产表的相吻合。
　　细节补充：
　　1、增值税，企业所得税在国税报（2002年1月1日以后注册的企业才在国税办理；个人所得税和其他税在地税报
　　2、月末认证（进项税）；月初抄税（销项税）
　　3、以工资为基数100%，福利费为14%，（新准则发生变化）工会经费2%，职工教育费1.5%，（税法规定：建立工会组织的企业、事业单位、社会团体，按每月全部职工工资总额的2%向工会缴拨的经费，凭工会组织开具的《工会经费拨缴款专用收据》在税前扣除。凡不能出具《工会经费拨缴款专用收据》的，其提取的职工工会经费不得在企业所得税前扣除）。
　　4、三险一金：住房公积金，养老保险金，医疗保险金，失业保险金
　　5、流通企业运输费，装卸费，合理损耗，检验费均计入销售费用（略有变化），工业企业计入成本
　　6、单位无工会组织的，不能计提工会经费，更不必计提后再调整。所得税只须每季提一次就可，不需每月计提。
　　7、现金一般从“基本存款户”中提取，一般规定结算帐户不能提取现金，如有特殊情况方可。
　　8、差旅费的开支范围：交通费，住宿费，伙食补助费，邮电费，行李运费，杂费
　　9、出纳日记账保存25年
　　出纳工作
　　一、办理银行存款和现金领取。
　　二、负责支票、汇票、发票、收据管理。
　　三、做银行账和现金账，并负责保管财务章。
　　四、负责费用报销的工作。
　　1、员工出差分借支和不可借支，若需要借支就必须填写借支单，然后交总经理或授权人审批签名，交由财务审核，确认无误后，由出纳发款。
　　2、员工出差回来后，据实填写支付证明单，并在单后面贴上收据或发票，先交由证明人签名，然后给总经理签名，进行实报实销，再经会计审核后，由出纳给予报销。
　　五、员工工资的发放。
　　A现金收付
　　1、现金收付的，要当面点清金额，并注意票面的真伪。 若收到假币予以没收，由责任人负责。
　　2、现金一经付清，应在原单据上加盖"现金付讫章".多付或少付金额，由责任人负责。
　　3、把每日收到的现金送到银行，不得"坐支".
　　4、每日做好日常的现金盘存工作，做到账实相符。做好现金结报单，防止现金盈亏。
　　5、一般不办理大面额现金的支付业务，支付用转账或汇兑手续。 特殊情况需审批。
　　6、员工外出借款无论金额多少，都须总经理或授权人签字，批准并用借支单借款。若无批准借款，引起纠纷，由责任人自负。
　　B 银行账处理
　　1、登记银行日记账时先分清账户，避免张冠李戴。开汇兑手续。
　　2、每日结出各账户存款余额，以便总经理及财务会计了解公司资金运作情况，以调度资金。每日下班之前填制资金收支余结报单。
　　3、保管好各种空白支票和发票，不得随意乱放。
　　4、公司账务章平时由出纳保管。
　　C报销审核
　　1、在支付证明单上经办人是否签字，证明人是否签字。 若无，应补。
　　2、附在支付证明单后的原始票据是否有涂改。 若有，问明原因或不予报销。
　　3、正规发票是否与收据混贴，若有，应分开贴（原则上除印有财政监制章的财政票据外，其余收据白条等不得报销，也不得税前扣除）。
　　4、支付证明单上填写的项目是否超过3项。若超过，应重填。
　　5、大、小金额是否相符。 若不相符，应更正重填。
　　6、报销内容是否属合理的报销。若不属，应拒绝报销，有特殊原因，应经审批。
　　7、支付证明单上是否有总经理签字。若无，不予报销
企业注册常识
一、申请公司登记，应遵循下列程序办理：
  １、拟订公司商号，到工商注册分局一楼注册大厅，查询商号与注册公司名称是否相重。取得商号不相重的证明；
  ２、在一楼注册大厅名称核准科申请名称预先核准，领取注册表格；
  ３、准备公司注册的各种资料。其中需由有关部门审批的项目，办理审批。内资公司应向具有法定资格会计师事务所申办验资。
  ４、材料备齐后到一楼注册大厅受理窗口申报：
  中外合资企业、中外合作企业及其分支机构；外资企业、外商承包企业、外商承包工程、外国银行深圳分行、三来一补项目、外地外商投资企业来深设立的分支机构、办事机构、外国（地区）驻深办事机构的由注册大厅外资窗口受理；或到市外商投资服务中心工商室受理。
  ５、按受理回条约定的时间依时到注册大厅发照科查询结果，领取执照。
  二、公司注册资本的有关规定：
  （一）内资有限公司最低注册资本为：
  （１）以生产经营为主：50万元；
  （２）以商品批发为主：50万元；
  （３）以商业零售为主：30万元；
  （４）科技开发、咨询、服务性公司：10万元；
  （５）发起式股份有限公司1000万元；募集式设立：5000万元；其他规定：
  (a) 投资性公司：1000万元；
  (b) 集团有限公司核心企业5000万元，其中固定资产不少于3500万元；
  (c) 建筑房地产业公司500万元；
  (d) 仓储业公司200万元；
  (e) 从事交通运输、邮电、饮食业的公司100万元；
  （二）外商投资企业最低注册资本：
  （１）有限公司注册资本不能低于100万元，其中外方至少占25％；
  （２）股份有限公司不低于3000万元，其中外方至少占25％；
  （３）外资银行深圳分行至少4000万元；
  （４）投资性公司的注册资本为1000万美元。
  三、中外合资经营企业的注册资本与投资总额的比例，应遵守如下规定：
  （一）中外合资经营企业的投资总额在300万美元以下（含300万美元）的，其注册资本至少应占投资总额的7/10。
  （二）中外合资经营企业的投资总额在300美元以上至1000万美元（含1000万美元）的，其注册资本至少占投资总额的1/2，其中投资总额在420万美元以下的，注册资本不得低于210万美元。
  （三）中外合资经营企业的投资总额在1000万美元以上至3000万美元（含3000万美元）的，其注册资本至少应占投资总额的2/5，其投资总额在1250万元美元以上的，注册资本不得低于500万美元。
  （四）中外合资经营企业的投资总额在3000万美元以上的，其注册资本至少应占投资总额的1/3，其中投资总额在3600万美元以上的，注册资本不得低于1200万美元。
  四、各类公司及其分支机构注册收费标准如下：（内、外资相同）
  (a) 公司注册时按注册资本收费，人民币1000万元以下按总额的1‰收取，超过1000万元，超过部分按0.4‰收取，超过一亿元的超过部分不再收费。注册资本增加按注册资本增加额收费，其他变更每次收费100元；
  (b) 分支机构（门店、工厂）设立注册收费300元，变更100元；
  (c) 外商承包工程企业按年承包管理费累计5％收费；
  (d) 外国（地区）港、澳、台公司（企业）驻深办事机构注册费为600元，变更费300元；
  (e) 三来一补，注册费24元；
  (f)补发执照收费50元，副本收费10元；
  （除外商独资企业注册费收取港币外，其它均收取人民币，注销不收费
办税流程
序号
办税业务名称
工作流
审批权限
受理资料
办结时限
备注
1
设立登记
纳税人申请→受理审核→审批发证
辖市(区)局审批，审批前移至行政审批中心和办税服务厅窗口
1、营业执照（其它核准执业证件）原件及复印件
2、有关机关、部门批准设立的文件及复印件(无营业执照或其它核准执业证件的)
3、有关合同、章程、协议书及复印件
4、法定代表人（负责人）或业主居民身份证、护照或者其它证明身份的合法证件及复印件
5、组织机构统一代码证书及复印件
6、《税务登记表》
7、《税种认定表》(企业所得税需要附加认定表二)
“个体工商户”只需提供1、4、6、7等资料；“个体加油站”还需提供第5项；
8、生产经营场所租赁协议或房屋产权证明复印件
9、企业财务人员资格证书（会计上岗证），身份证复印件
10、注册资金验资报告
资料齐全、内容完整的，当场办结。
“分支机构”除提供上述资料外，增加总机构工商营业执照复印件、总机构税务登记证副本复印件；“外资企业”还需增加首席代表证书复印件、承包工程建筑许可证和提供劳动服务合同复印件。备案登记的分支机构只需提供营业执照副本原件和复印件、总机构税务登记证副本原件和复印件；负责人居民身份证原件和复印件。
有疑点调查。
2
变更登记
纳税人申请→受理审核→审批办理变更事项
辖市(区)局审批，审批前移至行政审批中心和办税服务厅窗口
1、因工商登记发生变更而变更税务登记内容：
（1）变更后的营业执照及复印件（2）纳税人变更登记内容的有关证明文件（3）法定代表人或业主居民身份证、护照或者其他合法证件及复印件（法定代表人或业主发生变化时报送）（4）国税机关发放的原税务登记证件（《税务登记证》正、副本）（5）《税务登记变更表》（6）《税种认定表》(企业所得税需要附加认定表二)
2、非工商登记变更因素而变更税务登记内容纳税人应提供的资料：（1）纳税人变更登记内容的决议及有关证明文件及复印件（2）国税机关发放的原税务登记证件（《税务登记证》正、副本）（3）《税务登记变更表》
3、登记机关辖管范围内日常管理机构发生变动的，提供《纳税人迁移通知书》
资料齐全、内容完整的，当场办结。

3
停业登记
纳税人申请→受理审核→结清税款、收缴发票、证件→审批
主管税务机关,审批前移至科（股）
1、纳税人《税务登记证》正、副本
2、发票领购簿及未使用的发票
3、《停业登记申请表》
资料齐全、内容完整的，当场办结。

4
注销税务登记
纳税人申请→受理审核→实地清理→审批注销
辖市(区)局审批，
1、视情提供上级主管部门批复文件或董事会决议及复印件
2、《税务登记证》正、副本
3、发票领购簿
4、发票缴销清单及应缴销的发票，结清税款、发票资料
5、《注销税务登记申请审批表》
6、营业执照被吊销的应提交工商行政管理部门发出的吊销决定及复印件
资料齐全、内容完整的，符合注销条件的，实地清理结束后，5日内办结。
税控设备缴销、发票缴销、结清税款的情况要进行核对。
5
税务登记验证、换证
纳税人申请→受理审核→审批验证、换证
辖市（区）局审批，可以将审批前移至办税服务厅窗口
1、《税务登记证》正本、副本
2、《税务登记验（换）证登记表》，如有变更内容应提供相关资料
3、营业执照副本及复印件
4、全部银行账号证明及复印件
5、组织机构统一代码证书及复印件
资料齐全、内容完整的，当场办结。
受理资料实际工作以文件为准

纳税申报
1、纳税人须持《办税卡》至“纳税申报”窗口办理纳税申报。
2、增值税、消费税纳税人应于每月后十日内，向主管税务机关申报纳税，并报送下列纳税申报资料：
①增值税、消费税纳税申报表；
②发票领、用、存月报表；
③增值税专用<普通>发票使用明细表；
④增值税专用发票抵扣明细表；
⑤增值税专用发票抵扣联；
⑥财务会计报表及其他有关资料；
3、所得税纳税人，应于季度终了后十五日内，年度终了后四十五天内（外商投资企业应在年度终了后四个月内），向主管税务机关报送会计报表和所得税申报表。
4、纳税人不能按期办理纳税申报时，应在规定的纳税申报期限内向主管税务机关提出延期申报书面申请，经主管分局批准后，方可在核准的期限内办理纳税申报。如申报期限最后一天是星期日或者其他法定休假日的，以休假日的次日为期限的最后一天。
关于抄税报税的流程
抄税和报税是两个流程,统称为抄报税.
IC卡是购发票、开发票和抄税用的。
1、购发票时，持IC卡和发票准购证去税务局办理，购买回来后，将IC卡插入读卡器中，读入到防伪税控开票软件中，用以开具发票时所用。
2、开发票时，首先将IC卡插入读卡器，然后进入开票系统中进行开具发票的操作（怎样开发票，你一定会吧？就不详细说明了），需要注意的是，电子版的发票与打印的发票用纸必须是同一张发票。
3、进项发票的认证，如果你单位购货时取得了增值税发票，月末前持发票的抵扣联去税务局进行认证。
4、抄税，月末终了，根据当地税务规定的抄税时限（一般是次月的1-5日），将本月已经开具使用的发票信息抄入到IC卡中，然后打印出纸质报表并加盖公章，持IC卡和报表去税务局大厅进行抄税。
5、报税，待财务决算做完后，进行纳税申报表的填写、审核、报税的操作（具体的操作你一定会吧，这里就不说了），报完税后，进行申报表的打印，包括主表和附表。 此项的操作，都是在你的机器中“增值税一般纳税人纳税申报电子信息采集系统”软件中完成的，关于进销项发票的填写可以网上下载，既快又准确。季度末，将本季度的申报表主表报送到税务局。
用户常见业务操作流程
发行-→更改纳税号和企业名称―→更改信息-→获得授权-→更换两卡-→修改分机数量-→领购专用发票-→退回专用发票-→报税-→抵扣联认证-→存根联补录
注意：
1、 发行应带物品：金税卡和IC卡
2、更改纳税号和企业名称应带物品：金税卡和IC卡
3、更改信息应带物品：IC卡
4、获得授权应带物品：IC卡
5、更换两卡应带物品：金税卡和IC卡
6、修改分机数量应带物品：主机IC卡
7、领购专用发票应带物品：主机IC卡
8、退回专用发票应带物品：主机IC卡
9、报税应带物品：抄税后的IC卡和打印的各种销项报表
10、抵扣联认证应带物品：所取得的专用发票抵扣联
11、存根联补录应带物品：需要补录的专用发票存根联
开票子系统基本操作流程
注册-→登录-→系统初始化-→结束初始化-→登记企业税务信息-→编码设置
-→从IC卡读入新发票-→发票填开与作废-→抄税处理-→报税
开票前的准备工作
初次安装后的准备工作
注册-→登录-→系统初始化-→结束初始化-→登记企业税务信息-→编码设置
注意：
初始化操作只有在初次安装使用时才必须进行，一旦用户已经正常使用后就不需再做，否则会造成数据丢失；登记企业税务信息的操作一般也是在初次登录时进行，正常使用后如果本企业税务信息不发生变更就无需再登记。
日常使用中的准备工作：
登录-→编码维护
发票填开操作
一、购买并读入发要
二、开具发票
A、开具正数专用发票：
进入系统-→发票管理-→发票开具管理-→发票填开-→发票号码确认-→进入“专用发票填开”界面-→填写购货方信息-→填写商品信息-→打印发票
B、开具带销货清单的专用发票：
进入系统-→发票管理-→发票开具管理-→发票填开-→发票号码确认-→进入“专用发票填开”界面-→填写购货方信息-→点击“清单”按钮-→ 进入销货清单填开界面-→填写各条商品信息-→点击“退出”返回发票界面-→打印发票-→在“"已开发票查询”中打印销货清单
C、开具带折扣的专用发票：
进入系统-→发票管理-→发票开具管理-→发票填开／销货清单填开-→选择相应商
品行-→设置折扣行数-→设置“折扣率”或“折扣金额”-→打印发票
D、开具负数专用发票：
进入系统-→发票管理-→发票开具管理-→发票填开-→发票号码确认-→进入“专用发票填开”界面-→点击“负数”按钮-→填写相应的正数发票的号码和代码 -→系统弹出相应的正数发票的信息，确定-→系统自动生成负数发票-→打印发票
三、作废专用发票
A、已开发票作废：
进入系统-→发票管理-→发票开具管理-→已开发票作废-→选择欲作废的发票号
码-→点击“作废”按钮-→系统弹出“作废确认”提示框-→确定-→作废成功
B、未开发票作废：
进入系统-→发票管理-→发票开具管理-→未开发票作废-→系统弹出“未开发票
作废号码确认”提示框-→确定-→作废成功
抄报税操作
一、用户抄报税流程
抄税写IC卡-→打印各种报表-→报税
A、抄税起始日正常抄税处理；
进入系统-→报税处理-→抄报税管理-→抄税处理-→系统弹出“确认对话框”-→插入IC卡，确认-→正常抄写IC卡成功
B、重复抄上月旧税：
进入系统-→报税处理-→抄报税管理-→抄税处理-→系统弹出“确认对话框”-→插入IC卡，确认-→抄上月旧税成功
C、金税卡状态查询
进入系统-→报税处理-→金税卡管理-→金税卡状态查询-→系统弹出详细的信息
主分机结构
一、主分机购票及读入流程
主开票机购买发票-→主开票机读入新购发票-→主开票机向分机IC卡分配发票-→
分开系机读入新领购发票
二、主分机抄报税流程
A、分开票机抄报税流程：
分开票机抄税处理-→分开票机发票资料查询打印-→分开票机报税
B、主开票机抄报税流程：
主开票机抄税处理-→主开票机发票资料查询打印-→主开票机报税
注意：
对于主分机结构的用户，主开票机、分开票机分别独立抄税，随后必须持本企业所有开票机抄税后的IC卡进行报税。
系统注册与登录
一、注册内容
企业名称、税号、开票机号及税控金税卡模式、注册版本方式选择、产品序列号、特
征码等。
二、注册要求
注册方式必须选择“已用金税卡”
三、注册操作步骤：
启动系统-→系统管理-→输入口令-→系统注册-→输入各项信息-→单击“下一步”，弹出“录入注册码”对话框-→完成
四、系统登录操作步骤：
启动系统-→进入系统-→选择操作员-→输入口令-→确定-→进入开票系统
注意：
企业第一次进入系统时必须先设置企业税务信息。
系统设置
一、系统初始化
A、开始初始化
进入系统-→系统设置-→系统初始化-→开始初始化-→输入提示信息-→确认 -→初始化成功
注意：
l、执行本功能将清空所有的用户开票数据，但原有的编码数据将保留。
2、初次安装本软件时，必须使用本功能；而使用本软件进行了一定时间的业务处理之后，切勿轻易使用本功能。只有当原来的业务数据有误且无法通过备份数据恢复时才能使用本功能。
3、系统进入“初始设置”状态后，只能进行初始设置及系统维护工作，不能进行开票等业务处理。当初始化数据设置完毕，可以通过“结束初始化”菜单功能使系统进入“正常处理”状态。
4、发票导入操作只能在开始初始化后、结束初始化前进行。
5、因本功能涉及到数据安全性问题，建议只有系统主管操作。
B、企业税务信息：
进入系统-→系统设置-→系统初始化-→企业税务信息-→输入提示信息-→确认
C、结束初始化：
进入系统-→系统设置-→系统初始化-→结束初始化-→确认-→结束初始化成功
注意：
l、本功能只在"初始设置"状态下才能使用。
2、功能不可逆转，一旦使用，系统便进入“正常处理”状态，无法进行某些初始设置工作。因此，应在初始数据录入工作全部完成后且正确无误后才使用本功能。
3、可以在执行本功能前做一次数据备份。这样，若需要重新初始化，则可以利用“系统维护-→数据备份／数据恢复”功能将其恢复使用，避免数据丢失。
二、编码设置
A、客户编码：
进入系统-→系统设置-→编码设置-→客户编码-→数据录入
注意：
l、点击工具栏中“＋”，增加一条记录。“×”放弃操作，“√”确认操作。
2、选中一条记录，点击工具栏中“—”，删除记录。
3、用户可以在要修改的框中通过双击进行修改记录，也可以按右健选择“属性”进行修改。
B、商品编码：
进入系统-→系统设置-→编码设置-→商品编码-→数据录入
C、增值税税目编码：
进入系统-→系统设置-→编码设置-→税目编码-→增值税-→数据录入
D、发票类别编码
进入系统-→系统设置-→编码设置-→发票类别编码-→数据录入
E、行政区编码：
进入系统-→系统设置-→编码设置-→行政区编码-→数据录入
三、数据导入
A、编码导入：
进入系统-→数据导入-→编码导入-→选择导入方式-→选定导入文件-→开始导入
说明：
l、本功能只导入客户编码、商品编码和发票类别码，不导入税目编码和行政区编码。
2、若从文本文件导入编码，则必须满足本系统所要求的文件格式
B、发票导入：
进入系统-→数据导入-→发票导入-→选择导入方式-→选定导入文件-→开始导入
C、税目更新：
进入系统-→数据导入-→税目更新-→填入更新信息-→退出保存
发票管理
一、发票领用管理
A、从IC卡读入新购发票：
持主机IC卡到税局购票-→进入系统-→发票管理-→发票领用管理-→发票领用管理-→从IC卡读入新购发票
说明：
I、用户第一次领购发票时，需到税务机关的发行子系统进行“购买发票授权”， 然后再到发票发售子系统购买发票。
2、如下情况将不能成功读入发票：
a、未插入IC卡或插入的不是本机IC卡。
b、IC卡中无领购或分配的发票，或发票流水号已读走
c、金税卡已到锁死期，不能读入发票
3、读入的发票在金税卡中根据读入顺序给出一个卷号。金税卡中最多可装39卷发票。
B、已购发明退回IC卡：
进入系统-→发票管理-→发票领用管理-→已购发票退回IC卡-→选择发票卷-→确认
说明：
1、以下情况退回发票将失败：
a、金税卡中无剩余发票；
b、在读卡器中插入本机IC卡；
c、IC卡中已有尚未读走的退票信息；
d、因过期没有抄税使金税卡锁死，不能执行退回发票的功能
2、分开票机IC卡上退回到主开票机；而主开票机IC卡上的退回到当地税务部门发票发售子系统
C、发票库存查询：
进入系统-→发票管理-→发票领用管理-→发票库存查询
专用发票库存查询窗口结构说明：
工具条：具有通用功能按钮和数据编辑键
发票类别页面：显示专用发票类别信息。以供用户按类别查询发票库存信息
状态条：显示当前被激活表格的记录指针位置及记录总数。
说明：
1、当系统处于"正常处理"状态时，所查询的发票库存为金税卡中发票库存状况当系统处于“备份查询”状态时，所查询的是备份目录中所属账务月份的发票库存状况。
2、上面介绍的“从IC卡上读入新购发票”、“已购发票退回IC卡”和“发票库存查询”三项菜单是单开票机、主分机结构中的主机、分均具有的菜单。
A、向分机分配发票：
进入系统-→发票管理-→发票领用管理-→向分机分配发票-→选择发票卷-→选择下一步，系统弹出“向分机分配发票”窗口-→填入分配信息-→分配
说明：
1、只有带有分开票机的主开票机才具有本菜单功能。
2、在本项操作过程中，请注意按照系统提示正确插入分机IC卡和换回本IC。
3、分开票机IC卡中不能有未读走的发票。
4、金税卡被锁死后，不能使用本功能。
B、收回分机退回发票：
进入系统-→发票管理-→发票领用管理-→收回分机退回发票-→插入分机IC卡
-→提示成功。
说明：
l、只有带有分开发票机的主开票机才具有本功能。
2、在本项操作过程中，请注意按照系统提示正确插入分机IC卡和换回本机IC卡。
3、分机已退到IC卡上的退票应在本会计月内退到主机，如果未在本会计区间退回到主机，就会影响主机本会计月内发票领用存统计。
4、所收回的发票作为独立的一卷，可由本机使用也可以再分配。
5、金税卡被锁死后，不能使用本功能。
C、主机接收分机领用存数据。
进入系统-→发票管理-→发票领用管-→接收分机领用存数据-→弹出浏览窗口-→选择文件-→确认接收
说明：
1、只有带有分开票机的主开票机才具有本菜单功能
2、只有主分机结构的企业需要打印本企业发票领用存月报表时才需先做此操作，若无此需求时则不需进行此操作。
D、分机传出发票领用存数据：
进入系统-→发票管理-→发票领用管理-→分机传出发票领用存数据-→选择保存目录-→确认
说明；
1、只有主分机结构中的分开票机才具有本菜单功能。
2、如果主分机结构的企业需要打印本企业发票领用存月报表时才打印。
3、如果IC卡上有购票信息则系统提示：“IC卡有领购发票信息，请先读入发票再执行该操作”。
二、发票开具管理
A、发票填开：
进入系统-→发票管理-→发票开具管理-→发票填开-→发票号码确认-→进入“专用发票填开”窗口-→填写购方信息-→填写商品信息-→填写销方信息-→打印发票
注意：
1、填写购方信息时，可以从客户资料编码中选取，也可以直接录入。
2、在填写商品信息时，只能从商品编码库中选取。
3、发票填开有三种，正数发票、负数发票和销货清单。可以从工具条中选取。
4、一张发票只能存在一种税率。所填开的发票一经保存即记入金税卡，无法更改，所以，填写数据时应尽量避免错误，如果出错，只能作废重开。
5、在填开发票时，只打印发票，不打印清单，清单可以在查询中打印。
6、若当前发票已经填写，则复制后，所填内容将被覆盖。发票复制后，其内容仍可以修改。
7、负数发票不可以复制。
8、复制发票时，如果所复制发票的行数大于当前使用时发票允许行数，提示不能复制。
9、当某一行商品加折扣之后，便不允许修改。若需要修改，应先将折扣行删除。待修改完毕再加折扣，商品行与它的折扣行之间不允许插入其它记录。
10、每一个商品行都可以加折扣，也可以对多行商品统一加折扣。
11、如果是对多行商品统一加折扣，商品名称处将标识统一加折扣的行数，折扣行也算在商品总行数之内。
12、对于开具税率为17%、13%、6％和4％的专用发票，打印出来的发票单价为不含税单价。而对于开具税率为5％的海洋石油版发票，打印出来发票单价为含税单价。
说明：
1、销项负数发票不允许附带销货清单，也不能再添加折扣。
2、正数发票可以多次红冲，但所开全部负数发票的总金额、总税额必须小于等于对应的正数发票。
3、开具负数发要时，如果对应正数发票的行数大于当前使用的发票允许行数时，相应的负数发票只汇总金额和税额，不转换明细。
4，每一张发票只允许带一张销货清单。
5、如果开带销货清单的发票，则只能有销货清单，发票上不能开具其它商品。
6、可对清单中多行商品进行折扣。
7、若当前发票已经填写。则复制后，所填内容将被覆盖。发票复制后，其内容仍可以修改。
8、负数发票不可以复制。
9、复制发票时，如果所复制发票的行数大于当前使用时发票允许行数，提示不能复制。
B、已开发票查询：
进入系统-→发票管理-→发票开具管理-→已开发票查询-→选择月份-→选择发票号码-→查看明细，查看内容
说明：
1、若要连续打印发票或销货清单，可以用Ctrl十鼠标左健选择不连续的发票行或Shift +鼠标左键选择连续的发票，再进行打印即可。
2、查询过程的各个操作界面，发票及其清单数据都不能修改。
3、打印销货清单或连续打印多张发票，只能在“选择发票号码查询”窗口中进行。
C、已开发票作废：
进入系统-→发票管理-→发票开具管理-→已开发票作废-→选择发票号码-→点击作废
说明：
1、已报税的发票不能作废，只能填开负数发票冲销
2、发票作废状态将记入金税卡，己作废的发票无法取消其作废标志，因此要慎重使用本功能。
3、对已开发票进行作废时，通常情况下要遵守“谁开具，谁作废”的原则。只有以管理员身份进入系统后可以作废其他操作员开具的发票。
D、未开发票作废：
进入系统-→发票管理-→发票开具管理-→未开发票作废-→在弹出的“号码确认”
框中点击确认
E、发票修复：
进入系统-→发票管理-→发票开具管理-→发票修复-→在“修复报告”框中单击关闭。进入“进入修复发票编辑”-→修改完毕，退出存盘
三、票据打印格式设计
A、发票打印格