OA办公自动化系统运行管理办法[1].doc

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内蒙古兰太实业股份有限公司企业标准
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OA办公自动化系统
运行管理办法
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OA办公自动化系统
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OA办公自动化系统
运行管理办法
1　 目的
中盐吉兰泰盐化集团及各所属单位协同办公自动化系统（以下简称OA系统）是通过信息化手段实现工作实时管理，提升单位内部及单位之间协同工作效率，系统推进管理制度化、标准化和规范化的管理软件。为保障OA系统正常、规范、稳定运行，保障各类文件和信息快捷传递、查阅，提高工作效率，根据实际，制定本办法。
2　 适用范围
本办法适用于可登录OA系统的中盐吉兰泰盐化集团、兰太公司各部室、分公司、子公司。
3　 工作流程及职责
3.1　 用户帐号注册
各单位用户帐号统一报兰太企管中心设置。
3.2　 个人表单流程设置
3.2.1　 按照现行管理要求，兰太企管中心将部分管理流程制作成表单流程。
3.2.2　 员工带薪休假须填写带薪休假表单流程，提交本单位负责人审批，人力资源中心审核备案。
3.2.3　 年度目标卡、双向沟通卡、月度目标卡、业绩考核得分表等的填写，须按时通过OA系统表单流程提交直接上级审定。
3.2.4　 各单位人员提交计算机耗材、办公用品计划、合同审批、档案借阅等应通过OA系统表单流程进行审批。
3.3　 公文流程设置
3.3.1　 发文流程
3.3.1.1　 公司内部发文模板、电子印章、套红模板和发文流程等由各单位提交兰太企管中心制作，各单位使用。
3.3.1.2　 各单位发布公文时，由拟稿人员按发文模板拟稿，按已设置的流程提交单位负责人核稿、总经理办公室主任审稿、公司分管领导签发（会签）、总经理办公室文档管理人员套红盖章封发。拟稿部门的公文收发员按照主送、抄送范围发送传阅，分类归档。
3.3.2　 收文流程
3.3.2.1　 公司内部各单位收文，由单位公文收发人员签收登记，调取文件传阅单，建立传阅流程提交单位负责人批示后，公文收发人员按批示意见转具体承办人传阅、办理后归档。
3.3.2.2　 公司外来文件，由总经理办公室扫描后进入OA收文登记，调取文件阅处单，建立传阅流程提交总经理办公室负责人拟办、公司领导批示，收文员办理，按领导批示意见传相关部门承办，然分类后归档。
3.3.3　 归档公文借阅流程
3.3.3.1　 归档公文可供全体人员借阅。借阅时需调用档案借阅模板，按流程审批后方可借阅。
3.3.3.2　 档案借阅流程：本人填写《档案借阅单》，经单位负责人签字确认后，总经理办公室负责人批准，由总经理办公室文档管理人员办理借阅。
3.4　 新闻发布流程
3.4.1　 新闻的发布范围是全体OA系统用户。
3.4.2　 各单位应指定新闻发布人，报兰太企管中心备案后进行设置。
3.4.3　 新闻发布人起草新闻后，应提交本单位负责人审核后方可发布。
3.5　 公告发布流程
3.5.1　 对于需要在指定范围内发布的时效性强的告知性文件和通知，可采用公告形式进行发布。
3.5.2　 各单位须指定公告发布人，报兰太企管中心备案后进行设置。
3.5.3　 各单位公告发布人起草公告后，须提交本单位领导审核后方可发布。
3.6　 文档管理授权
3.6.1　 OA系统的单位文档管理员由兰太企业管理中心指定系统管理员担任。
3.6.2　 各单位指定一名文档管理员，由系统管理员按单位划分文档，分别授权给各单位的文档管理员，由各单位的文档管理员再划分下一级目录，再分别授权给相关部门的职能人员，指定相关职能人员负责发布各类信息。
4　 系统管理要求
4.1　 用户帐号信息管理
4.1.1　 各单位用户注册、注销、岗位信息变动、权限调整，须及时发送协同通知兰太企管中心做出相应调整。
4.1.2　 用户需及时更新完善个人信息，包括办公室电话、手机号码、邮箱地址等信息，确保OA上的员工通讯录保持最新状态（完善个人信息方法：OA界面上端的菜单栏―个人设置―个人信息设置）。
4.2　 协同管理
4.2.1　 待办事项管理：待办事项增多，造成系统运行速度减慢。为保证系统高效运作，各用户需及时处理提交待办事项，待办事项一周内必须提交处理。（操作步骤：双击待办事项，点击处理，点击继续并提交。）
4.2.2　 已办事项、已发事项管理：为节省服务器空间，所有用户必须对已办事项和已发事项于每月15日前进行定期删除清理。对于需保存的事项附件应另存到本地计算机硬盘后，再将协同事项删除；无需保存的事项应及时删除。（删除方法：已发事项、已办事项中不需要保存的流程打勾，点删除。）
4.2.3　 各用户已经归档到个人文档的事项必须删除，不得在OA个人文档中上传保存个人文档资料，不得把OA当作个人网盘使用。
4.3　 目标卡归档
各单位指定人员对本单位目标卡进行归档。
4.4　 公文归档
4.4.1　 各单位电子公文要求每月30日进行分类归档。
4.4.2　 总经理办公室要把所有公文打印一份纸质文件归档，电子公文每月30日整理归档一次，年底刻录成光盘，存入档案室。
4.5　 新闻发布要求
4.5.1　 新闻格式要求：标题为宋体三号，正文为宋体小四号，上传图片清晰、美观，字节数控制在300K以内。（为便于排版，新闻正文可以提前在word里编辑好，进行复制，再用Ctrl+V快捷键粘贴到新闻发布栏，图片提前用QQ截图软件进行裁剪压缩，另存在桌面备用，再插入到新闻发布栏，发布前请先预览，版面合适后再正式发布。）
4.5.2　 各单位必须严格按照新闻格式要求发布。凡不符合新闻格式要求发布的新闻，系统管理员有权从后台删除。
4.5.3　 所有新闻由兰太企管中心每三个月从后台清理删除一次。
4.6　 公告发布要求
4.6.1　 公告必须指定发布范围，禁止直接选全单位发布。
4.6.2　 公告格式要求：标题为宋体三号，正文为宋体小四号。（为便于排版，公告正文可以提前在word里编辑好，进行复制，再用Ctrl+V快捷键粘贴到公告发布栏，发布前请先预览，版面合适后再正式发布。）
4.6.3　 各单位必须按照公告格式要求发布。凡不按格式要求发布的公告，系统管理员将从后台删除。
4.6.4　 所有公告由兰太企管中心每三个月从后台清理删除一次。
4.7　 讨论管理
4.7.1　 讨论是员工畅所欲言的空间，应保证讨论话题活泼健康，体现企业员工积极向上的风采风貌。
4.7.2　 禁止发布不良言论和与企业、工作无关的言论。否则系统管理员有权从后台删除。
4.7.3　 所有讨论由兰太企管中心每三个月从后台清理删除一次。
4.8　 系统日常维护
兰太企业管理中心负责OA系统的日常维护，定期对OA整个系统数据进行备份，建立数据备份档案，详细记录数据备份的时间、内容，在系统发生问题时恢复数据，并定期对网络系统进行杀毒，建立防火墙，防止黑客入侵，确保系统安全。
4.9　 安全及保密管理
4.9.1　 OA系统通过用户名和密码进行身份管理和认证。用户名是每位用户的唯一标识，个人密码是安全的保证。OA系统提供了用户更改密码的功能，用户应自行更改密码，不得泄露给他人，防止他人盗用。
4.9.2　 任何人员不得盗用他人帐号和密码登陆OA窃密，也不得盗用他人帐号和密码登陆OA发表不良言论。
4.9.3　 各单位指定的信息发布人员必须按要求发布信息，对所发布信息确保内容完整准确，安全无病毒，并对所发布的信息进行严格授权，确保信息不泄密。
4.9.4　 凡涉密内容未经单位负责人许可不得在OA上发布。OA系统中的信息未经单位负责人批准不得由外部人员查看，不得下载受控信息。如发生泄密的情况，将追究相关人员责任。
4.10　 登陆管理
4.10.1　 OA系统同步在线人数为500人，每位用户处理完工作后应立即下线，以保障其他用户顺利登陆。
4.10.2　 为保障用户都能顺利登陆正常工作，严禁用户自行安装A6精灵，已经安装A6精灵的用户必须卸载。
5　 检查考核
OA服务器存储空间有限，为确保OA系统稳定运行， OA系统运行列入基础管理考核内容之一。各单位要按照本办法要求定期组织检查考核，重点检查用户待办事项、已办事项和已发事项是否及时清理、公告和新闻发布是否规范，上传图片是否符合要求等。其中各部室由负责人负责，各单位由综合管理部负责进行检查考核，考核结果纳入各单位基础管理考核内容。兰太企管中心定期对各单位OA系统使用情况进行监督考核。
6　 附则
6.1　 本办法由兰太企业管理中心归口和起草。
6.2　 本办法自发布之日起执行。
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