房地产公司文件控制程序模版.doc

xxx 房地产
行政事务部控制准则
文件控制程序
一、目的
对整合型管理体系文件进行控制，确保文件的充分性和适宜性，使各相关场所得到并使用适用文
件的有效版本。
二、适用范围
本程序适用于本公司管理体系文件的控制，包括对适用的外来文件的控制。
本程序采用GB/T19000-2000《质量管理体系 基础和术语》中的术语和定义。
三、批准和解释
★本制度由xxx 房地产开发有限公司行政事务部主管副总批准后生效；
★本制度由xxx 房地产开发有限公司行政事务部负责解释。
四、控制要求
（一）文件的分类
1、管理手册（包括方针和目标）；
2、专业规范；
3、控制准则（包括用于认证的文件）；
4、体系记录（如：表格与报告等）；
5、外来文件（包括来自顾客和供方的文件、图样或标准、适用的国家标准、法律、法规等文件）。
（二）文件的编号，具体见《整合管理体系文件编写导则》。
（三）文件的编制与审批
1、文件发布前应按其分类由不同的责任人进行编制和批准：
a)方针及目标由管理者代表组织制定并审核，最高管理者批准发布；管理手册由管理者代表组
织行政事务部编制，管理者代表审核，最高管理者批准，以行政事务部的名义发布；
b)其它文件由管理者代表组织文件编写小组编制，与文件相关部门的负责人会审，部门负责人
审核，分管副总批准；
2、涉及两个以上部门的文件，发布前先由行政事务部质保员提交相关部门负责人会审，然后送有关
领导批准，批准的原稿由行政事务部保存。
3、文件在编制、审核和批准时，编制人应联系工作实际，确保文件的有效性，审核或会签应审核文
件的适宜性和适用性，审批人要确保文件的充分性。审核、会审和审批人均应在“审查会签表”
上签署意见或者进行签名确认。
（四）文件的评审和更新
1、文件在实施过程中，因内外部环境发生变化，应评审并确定是否需要更新：
a)由行政事务部质保员定期召集有关人员对现行文件进行评审和更新；评审和更新一般每年一
次，通常是在管理评审或改进措施实施后，有文件永久性修订要求时进行。
b)文件评审，主要评审文件与实际工作的适宜程度，对实际的业务、过程或活动的控制是否充
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分有效。
2、文件若更新（主要指换版）时，先由原审批人按本条款（三）条的权限对文件进行再次批准。
（五）文件的发放
1、各部门在实际工作中编制的定稿原件，要在行政事务部备案，定稿后的文件由行政事务部统一控
制发放。
2、文件以“受控文件”和“非受控文件”的形式进行控制发放。
3、受控文件发放时，由管理者代表确定“文件发放范围一览表”，由行政事务部质保员填写“文件
发放回收记录表”，并按其复印相应份数，在文件封面加盖蓝色“受控文件”印章后进行统一发
放，发放时注明发放编号，文件领用人在“文件发放回收记录表”上签收。提供给认证机构的文
件，参照内部受控文件处理。
4、非受控文件的发放：需向顾客、供方或其他相关方提供管理体系文件时，需在文件首页上加盖红
色“非受控文件”标识，由行政事务部质保员填写“文件发放回收记录表”，经管理者代表审批
后进行发放。发放之后的文件不对其控制。
（六）文件的修订
1、文件需修订时，由修订申请者填写“文件修订申请单”，经部门负责人审核、原审批人批准（若
由其他部门进行审批时，需取得原审批部门相关背景资料），并将批准后的“文件修订申请单”
交至行政事务部质保员，由其组织进行修订。
2、文件需修订时，应首先修订体系文件的原件，然后根据原稿的修订情况，对计算机等储存媒体进
行修订，最后对已经发放的文件进行修订，以防止原稿和计算机非适用版本的非预期使用。
3、本公司体系文件的修订可根据需要采用换页或手写修订两种方式：
a)换页修订时，按原文件的发放范围发放新页，同时将作废页收回；
b)手写修订时，修订人需将修订内容以单横线划掉，在其上方填写正确内容。
4、修订后应将修订的基本情况记录在该文件的修订状态控制页上，行政事务部质保员应将更改情况
登录在“文件修订状况一览表”上以表明现行文件的修订状态。
5、体系文件遇下列情况时，应换版：
a)经多次修订影响使用效果的；
b)管理体系发生重大变化，文件已不适用；
c)公司的产品或经营发生重大变化，管理体系文件已不适用。
（七）文件的领用
1、当文件丢失、严重破损或其他情况（如提供给顾客、供应商、认证机构等）需申请领用时，需经
管理者代表批准后方可领用。各部门对本部门领用、接收的文件填写“文件接收记录”，包括受
控的外来文件。
2、因破损而重新领用的新文件，其分发号不变，行政事务部质保员应收回相应旧文件；丢失补发的
文件应给予新的分发号，并注明已丢失的文件及分发号作废；行政事务部质保员作好相应发放签
收记录。
3、各文件发放部门对发放的文件要编制“文件发放范围一览表”，以便于控制。
（八）文件的保存及销毁
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1、所有体系文件（不包括记录）的原稿由行政事务部统一保存；各部门负责保存相关的带有受控标
识的文件，文件应有序地加以保存以便存取和查阅；
2、作废文件的原稿由行政事务部质保员在文件右上方加盖红色“作废文件”标识，防止误用；
3、其余作废文件由行政事务部质保员统一收回并进行销毁，销毁人应填写“文件销毁记录”。
（九）外来文件的控制
1、各职能部门对口收集适用的法律法规、标准、规程等文件的最新版本，交行政事务部质保员统一
编号并加盖蓝色“受控文件”章，依据外来文件的适用范围下发各相关部门执行并做好记录。
2、各职能部门对对口外来文件进行评审和更新，跟踪外来文件的最新修订状态，确保在使用处可获
得适用文件的有效版本。
（十）文件的管理
1、所有文件必须保存在干燥通风的地方，归档后的文件，由各部门按《档案管理制度》进行管理。
2、本公司的文件以书面形式为主，存于电子媒体中的文件作为执行的依据时，应标识文件的修订版
本号并设置修订权限。存于电子媒体中的文件应备份，有修订时也应一同进行修订。
3、任何人不得在受控文件上乱涂乱画乱改，确保文件的清晰、整洁和完好。公司的文件受版权法律
的保护，任何人不经批准不得私自外借、复印或截留。
4、记录是一种特殊的文件，具体按《记录控制程序》执行。
五、本程序运行需提供的记录
1、《审查会签表》
2、《文件发放范围一览表》
3、《文件发放回收记录表》
4、《文件修订申请单》
5、《文件修订状况一览表》
6、《文件接收记录》
7、《文件销毁记录》
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