国有企业会计档案管理办法模版.docx

*工程公司 会计档案管理办法 编号：LH-05 批准： 制订部门： 资产财务部、技术质量部 批准日期： 年4月 1 总 则 1.1 为了加强公司会计档案管理，统一会计档案管理制度，根据中华人民共和国会计法、中华人民共和国档案法和会计档案管理办法的规定，特制订本办法。 1.2 本办法适用于所有会计凭证、会计账簿、会计报表和验资报告、审计报告等会计核算及专业材料，是记录和反映经济业务的重要史料和证据。预算、计划、制度等文件材料，应当执行文书档案管理规定，不适用本办法。 2职 责 2.1 会计档案是单位的重要档案之一，更是国家档案的重要组成部分。会计档案工作由资产财务部负责收集、积累、整理、归档，由技术质量部档案室归口管理。 2.2 会计档案管理应严格执行安全保密制度，公司必须加强对会计档案管理工作的领导，建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅，严防毁损、散失和泄密。 3 会计档案的构成 3.1 会计凭证类：原始凭证，记账凭证，汇总凭证，其他会计凭证。 3.2 会计账簿类：总账，明细账，日记账，固定资产卡片，辅助账簿，其他会计账簿。 3.3 财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告。 3.4 工资类：工资发放清单、奖金发放清单。 3.5 其他类：其他应当保存的会计核算专业资料（包含地税发票存根联、增值税发票作废联及增值税发票抵扣联，银行存款余额调节表，银行对账单、账户开户销户资料、银行印鉴卡等），会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册，会计账簿数据备份光盘。 4 会计档案日常管理 4.1 账册管理 4.1.1月末结账后，须及时打印月度会计报表，并连同报表附注及文字说明等归档； 4.1.2 月末结账后，须将银行存款余额调节表、银行对账单及其他应归档的会计资料及时归档； 4. 1.3年终决算后，须将年度财务报告及时归档。 4.2 磁介质管理 4.2.1 光盘数据备份：每月结账后须将明细账、参数文件（包括科目文件、部门文件、客户文件）用光盘作永久性备份，并将记账凭证作临时性备份； 4.2.2 硬盘数据备份：每年应定期将硬盘数据作一次性全部备份并刻录光盘双重备份存放于不同地点。 4.2.3每年形成的会计档案，按照归档要求，由资产财务部负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。 5 会计档案的装订会计档案的装订主要包括会计凭证、会计账簿、会计报表和其他文字资料的装订。 5.1 会计凭证的装订：一般每月装订一次，装订好的凭证按年分月妥善保管归档。 5.1.1 会计凭证装订前的准备工作： 1） 分类整理，按顺序排列，检查日数、编号是否齐全； 2） 按凭证汇总日期归集（如按上、中、下旬汇总归集）确定装订成册的本数； 3） 摘除凭证内的金属物（如订书钉、大头针、回形针），对大的账页或附件要折叠成同记账凭证大小且要避开装订线，以便翻阅保持数字完整； 4） 整理和检查凭证顺序号，如有颠倒要重新排列，发现缺号要查明原因。要检查附件是否漏缺，领料单、入库单、工资、奖金发放单（工资、奖金明细清单另行装订成册）是否随附齐全； 5） 记账凭证上有关人员（如财务主管、复核、记账、制单等）的印章是否齐全； 5.1.2会计凭证装订时的要求： 1） 用“专用装订机”装订，装订时尽可能缩小所占部位，使记账凭证及附件保持尽可能大的显露面，以便于事后查阅； 2） 凭证外面要加封面，封面纸用尚好的牛皮纸印制，封面规格略大于所附记账凭证； 3） 装订凭证厚度一般2厘米，方可保证装订牢固，美观大方。 5.1.3会计凭证装订后的注意事项： 1） 每本封面上填写完整凭证种类、起止号码、凭证张数、会计主管人员和装订人员； 2） 在封面上编好卷号，按编号顺序入柜，并在显露处表明凭证种类编号，以便调阅。 5.2 会计账簿的装订 各种会计账簿年度结账后,应按时整理立卷。基本要求是： 5.2.1 账簿装订前 首先按账簿启用表的使用页数核对各个账户是否相符，账页数是否齐全，序号排列是否连续；然后按会计账簿封面、账簿启用表、账户目录、该账簿按页数顺序排列的账页、会计账簿装订封底的顺序装订； 5.2.2会计账簿装订时的要求： 1） 保留已用过的账页，将账页数填写齐全，去除空白页和撤掉账夹，用质量好的牛皮纸做封面、封底，装订成册； 2） 多栏式活页账、三栏式活页账、数量金额式活页账等不得混装，应按同类业务、同类账页装订在一起； 3） 在账本的封面上填写好账目的种类，编好卷号，会计主管人员和装订人（经办人）签章。 5.2.3 账簿装订后的其他要求： 1） 会计账簿应牢固、平整，不得有折角、缺角、错页、调页、加空白纸的现象； 2） 会计账簿封口要严密，封口处要加盖有关印章； 3） 封面应齐全、平整，并注明所属年度及账簿名称、编号，编号为一年一编，编号顺序为总账、现金日记账、银行存（借）款日记账、分户明细账； 4） 会计账簿按保管期限分别编制卷号，如现金日记账全年按顺序编制卷号；总账、各类明细账、辅助账全年按顺序编制卷号。 5.3 会计报表的装订 5.3.1 会计报表编制完成及时报送后，留存的报表按月装订成册谨防丢失； 5.3.2 会计报表装订前要按编报目录核对是否齐全，整理报表页数，上边和左边对齐压平，防止折角，如有损坏部位修补后，完整无缺的装订； 5.3.3 会计报表装订顺序为：会计报表封面、会计报表编制说明、各种会计报表按会计报表的编号顺序排列、会计报表的封底； 5.3.4会计报表需按保管期限编制卷号。 6 会计档案的整理立卷 会计资料在年度终了后进行整理立卷。会计档案的整理一般采用“三统一”的办法，即分类标准统一、档案形成统一、管理要求统一，并分门别类按各卷顺序编号。 6.1 分类标准统一：按年度形式（名称）分类法，即将同一年度内形成的会计档案分为凭证、账簿、报表、工资册和其他五类； 6.2 档案形成统一：案册封面、档案卡夹、存放柜和存放序列统一； 6.3 管理要求统一：建立财务会计资料档案簿、会计资料档案目录；会计资料装订成册，报表和文字资料分类立卷，其他零星资料按年度排序汇编装订成册。 7 会计档案的归档 7.1 每年形成的会计档案由资产财务部按上述要求负责整理立卷并装订成册，按照会计档案立卷归档标准程序表（见附录 A）的要求进行归档；当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由资产财务部保管一年，期满之后，应当由资产财务部编制移交清册，移交公司技术质量部档案室统一保管。 7.2 移交公司技术质量部档案室保管的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的，档案室应当会同资产财务部和经办人员共同拆封整理，以分清责任。 7.3资产财务部在会计档案移交技术质量部档案室时，应按下列程序进行： 7.3.1 开列清册，填写交接清单； 7.3.2 在账簿使用日期栏填写移交日期； 7.3.3 交接人员按移交清册和交接清单项目核查无误后签章。 7.4归档会计档案，需要填写会计档案案卷目录（见附录B） 8 会计档案的编目类目设置及编号 8.1 会计档案的一级类目设置与编号为KJ。 8.2 二级类目及编号设置如下： 二级类目名称 二级类目号会计凭证 1 会计账薄 2 会计报表 3 工 资 册 4 其他材料 5 8.3 编制档案号形成如下： 9.2 会计档案的保管期限 KJ 例： KJ 1 2017 01 01 9会计档案的保管与借阅利用 9.1会计档案的保管要求 9.1.1会计档案室应选择在干燥防水的地方,并远离易燃品堆放地,周围应备有适应的防火器材； 9.1.2会计档案室内应经常保持清洁卫生，以防虫蛀； 9.1.3 会计档案室内保持通风透光，并有适当的空间、通道和查阅地方，以利查阅，并防止潮湿； 9.1.4 设置归档登记簿、档案目录登记簿、档案借阅登记簿，严防毁坏损失、散失和泄密； 9.1.5 会计电算化档案保管要注意防盗、防磁等安全措施。 案卷顺序号 月份 年度号 二级类目号 一级类目号 第一卷 1月份 2017年 凭证 会计档案 9.2.1 会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限一般分为 10年和30 年（见附表C）。 9. 2.2会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。 9.2.3 本规定的会计档案保管期限为最低保管期限，各类会计档案的保管原则上应当按照本办法附表所列期限执行。 9.3 会计档案的借阅与利用 9.3.1 财务人员因工作需要查阅会计档案时，必须按规定顺序及时归还原处，若要查阅入库档案，必须办理档案室有关手续后方可借阅。 9.3.2 公司内部各部门若因公需要查阅会计档案时，需填写会计档案及调用审批表，经部门负责人批准，报财务部门负责人同意后，方能由档案管理人员接待查阅。 9.3.3 单位外部人员需要查阅会计档案时，持单位正式介绍信，经公司分管财务领导同意，财务部负责人会签后，方能由档案管理人员接待查阅；借阅人应认真填写档案借阅登记簿，详细登记借阅人的姓名、工作单位、查阅理由、查阅日期、会计档案名称、数量、内容、归还期等情况登记清楚。 9.3.4 会计档案一般不得带出室外，如有特殊情况需要，财务人员必须经财务部门负责人批准；其他人员必须经公司分管财务领导批准后，方可办理登记手续，限期归还。 查阅或者复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换；不得转借会计档案的复印件。 9.3.5 公司应当建立健全会计档案查阅、复制登记制度和会计档案查阅登记簿，详细记载有关内容。 10 会计档案的销毁 10.1 会计档案保管期满，但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。 10.2 正在项目建设期间的建设单位，其保管期满的会计档案不得销毁。 10.3 保管期满的会计档案，除上述情形外，可以按照以下程序销毁： 10.3.1 由本单位档案机构会同会计机构提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。 10.3.2公司分管财务领导在会计档案销毁清册上签署意见。 10.3.3 销毁会计档案时，应当由档案部门、财务部门和审计部门共同派员参加监销。 10.3.4 监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案；销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告本单位负责人。 11 附则 11.1 本办法由资产财务部、技术质量部负责解释，经公司董事长批准后自发布之日起实施。 附录A：会计档案立卷归档标准程序表附录B：会计档案案卷目录附录C：会计档案保管期限表附录 A：会 计 档 案 立 卷 归 档 标 准 程 序 表 清点检查：按办法 6.1.1 要求 入柜排列： 1、永久类：按年度凭证、账簿、报表进行排列；2、定期类：按年度凭证、账簿、报表其他进行排列。 附录 B：会计档案案卷目录 案卷顺序号 案卷题名 起止日期 卷内张数 附件张数 凭证号码 保管期限 备 注 起 讫 附表 C： 会计档案保管期限表 顺序号 档 案 名 称 保管期限 备 注 一、会计凭证类 1 原始凭证 30 年 2 记账凭证 30 年 3 汇总凭证 30 年 4 涉及外事的会计凭证 永久 5 超过一般保管期限的其他原始凭证 永久 二、会计账簿类 6 日记账 30 年 其中：现金和银行存款日记账 30 年 7 明细账 30 年 8 总账 30 年 包括日记总账 9 固定资产卡片 固定资产报废清理后保存 5 年 10 辅助账簿 30 年 三、会计报表类 包括各级主管部门的汇总会计报表 11 主要财务指标快报 10 年 包括文字分析 12 月、季度会计报表 10 年 包括文字分析 13 年度会计报表（决算） 永久 包括文字分析 四、工资类 14 工资清单、奖金清单 30 年 五、其他类 15 会计移交清册 30 年 16 永久 17 会计档案销毁清册 永久 18 银行余额调节表 10 年 19 银行对账单 10 年 20 地税发票存根联、发票作废联及增值税发票抵扣联 10 年