国有企业科技档案管理办法模版.docx

*工程公司
科技档案管理办法
编号：JZ--07
批准：
制订部门：
技术质量部
批准年月：
年4月

1 总 则
1.1 为规范公司本部（以下简称：公司）科学技术档案的管理工作，充分发挥科学技术档案在公司各项工作活动中的作用，依据有关法律法规，结合本公司实际，制订本办法。 2 引用标准
2.1《中华人民共和国档案法》
2.2《科学技术档案工作条例》
2.3《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T 11822-2008）
2.4《管理手册》（CUC G01 001―2012）
2.5《记录的控制程序》（CUC G04 008―2012）
3 定 义
3.1 科学技术文件材料——是记录和反映科学研究、生产经营、项目建设活动和设备仪器运行、维护及其管理工作的文字、图表、声像等不同形式文件材料的总称，以下简称科技文件。
3.2 科学技术档案——国家机构、社会组织以及个人从事各项社会活动形成的，对国家、社会、本单位和个人具有保存价值的，应当归档保存的科技文件，以下简称科技档案。
3.3 公司科技档案——是指本公司在工程设计、规划、咨询、监理、总承包以及基本建设和科研业务建设、知识中心项目建设等活动中形成的具有保存和利用价值的图纸、图表、文字材料、计算材料、照片、影片、录像、录音等科技文件材料。
4 职 责
4.1 技术质量部下属的档案室负责公司科技档案的归口管理。具体负责公司科技档案的收集、整理、保管、利用、统计、鉴定及销毁等工作，同时对各部门归档执行情况进行指导、督促、验收和考核。
4.2 各生产部门和有关职能部门负责本部门归口部分的科技档案收集、整理及归档工作，严格执行科技档案管理办法。 5 科技文件材料的收集、整理和归档
5.1 科技文件的收集、整理
5.1.1 收集范围
按公司《科技档案归档范围及保管期限》中有关规定执行。
5.1.2 收集、整理方式
采用平时收集和阶段成果完成集中收集整理相结合的方式。
1） 工程咨询、工程设计、工程承包、建设监理、科研业务建设、知识中心建设等项目文件材料分别按相应的归档范围，由项目负责人（项目设总、项目经理等）在项目开展的同时进行收集积累，阶段完成后汇总整理归档。
2） 重大设备仪器文件材料由设备、仪器使用部门负责，按相应的归档范围分阶段收集、整理、归档。
3） 标准（通用）图和专用设备设计施工图，按照规定程序审核批准后，由绘制部门专业负责人或绘制者收集、积累、整理归档。
4） 档案室负责收集、整理、接收有关部门文件材料的归档。采用接收归档和催收归档相结合，查核寻找与补充收集相结合、正常性收集与动态性收集相结合等方式，及时、系统地做好归档工作。
5.2 科技文件的归档
5.2.1 归档时间
实行阶段成果归档制。
1）工程设计项目的文件材料原则上以前期设计、初步设计、施工图设计至竣工验收三个阶段归档，地质资料必须先归档后借阅。
a） 前期设计阶段和初步设计阶段的文件材料除设计书、图纸在阶段完成后及时归档外，其余文件材料待收到批复文件后一并归档，若确定没有批复文件的，在确定后随即归档。
b） 施工图设计阶段除图纸、计算书在阶段完成后随即归档外，其余材料在竣工验收时一并归档。施工图底图原则上应按母项（或厂项）一次成套归档。
2） 专用设备施工图设计的文件材料，必须在施工图完成后随即归档。
3） 科研、业务建设、知识中心项目的文件材料在完成结题后，填写《科研、业务建设文件材料移交清单》（附录H），经技术质量部或公司分管领导审批后进行归档。 4）标准（通用）图在底图完成经公司主管技术负责人审批后，填写《科研、业务建设文件材料移交清单》，随即归档。
5）公司购置的重要设备、仪器等文件材料，在设备开箱验收时，由固定资产管理部门及时通知档案室有关人员参加，同时负责将有关文件材料收集归档。
5.2.2 归档质量要求
1） 归档的科技文件材料要完整系统，必须全面反映科技工作的过程和结果，归档范围中所列必归的文件不能少。
2） 归档文件材料所使用的专业术语、符号、代号、计量单位符合国家有关标准规定，对尚无标准规定的，应给出定义或加以说明。
3） 引用的标准和法规文件应是现行有效的。
4） 归档的文件材料必须字迹工整、图样清晰、载体质地优良、格式统一，禁用铅笔或圆珠笔绘写、图纸、图签、编号及签署等符合公司有关规定，装订整齐、符合规范、立卷符合要求，组卷组册正确。
5.2.3 归档数量
1） 工程项目（含公司基建项目）的设计文件（可行性、初步设计）一式二份归档，其余一式一份。
2） 科研业务建设项目的成果一式一份归档。
3） 院购置的重要设备、仪器的文件材料一式一份归档。
6 科技档案的管理
6.1科技档案编号管理
6.1.1 新签工程设计项目后均由项目负责人（项目设总）向档案室索取工程项目代号，然后根据工程项目代号编制出设计文件阶段代号及施工图图号。
6.1.2 科研、业务建设、专用设备设计、公司重大设备仪器的科技档案分类和编号由档案室负责编制。
6.1.3 标准、通用图类的科技档案由绘制部门负责编制分类目录和编号。
6.2 科技档案库房管理
6.2.1 科技档案必须设一定面积的专用库房保管。未经允许，非档案管理人员不准进入库房；非公司人员未经档案室同意，不得进入阅览室。
6.2.2 按照档案保管的要求，配置足够的档案保管装具。
6.2.3 档案装具（柜、橱、架）之间的主要通道一般应有 1~1.2m 的距离，装具间距应有0.8m左右。
6.2.4 科技档案的保护要贯彻“以防为主，防治结合”的方针，努力延长档案寿命，按照上级规定，根据公司实际情况，配备必要的保护档案的设施，如安装铁门窗、防火、防潮（霉）、防尘、防盗、防鼠、防光、防有害生物等保护设施，控制温度
14~24℃，相对湿度45~60%。
6.2.5 严禁携带易燃、易爆及其它危险品入库，下班要关好门窗、关闭电灯和其它电源。
6.2.6 档案库要保持整洁。
6.3 科技档案的保管
6.3.1 归档的底图，原则上应一律平放，要防止散归、错归和损坏。
6.3.2 归档的蓝图按照有关规范，由后勤服务公司文印部负责折叠、装订成册，档案室负责编目排架。
6.3.3 归档的照片、底片分别立册保管。
6.3.4 档案人员须定期检查档案保管情况，发现破损或变质的档案要及时修补和复制，最大限度地延长档案的寿命。
6.4 科技档案的修改
6.4.1图样的修改
1） 归档的底图原则上在指定地点修改、不外借。
2） 对归档的底图要作修改时，由提出修改人填写《工程设计更改申请表》(附录E) 或《设备设计修改/更改底图许可单》(附录F)，经批准后，方能对相应底图进行修改，并在该底图上按规定作出修改记录与标识。
3） 对档案中各类科技文件和技术图样进行修改、补充，必须按相应程序，“填写工程设计更改申请”，并经部门有关负责人签字批准方可修改。更改办法要符合国家或公司有关标准。
4） 对于不需在底图上作修改的局部修改，由修改人填写《施工图设计修改通知单》。
5） 图样修改要采用“杠改”。如需“刮改”，只有保证更改有据可查的情况下才能进行，在被修改的底图上必须作出有关“标识”（即标出修改处数、代号、日期等），修改人必须签字。修改蓝图时，必须与底图同时修改，修改办法与底图相同。
6.4.2 技术文件的修改
1） 技术文件归档后，原则上不许修改，特殊情况确需要修改时，必须填写《技术文件修改申请单》(附录G)，经原主审人审核，技术质量部部长批准。
2） 如修改量小，由提出修改人根据修改审批意见直接在归档文件上修改，档案管理人员验证后加盖“技术档案更正章”。
3） 如修改量大，档案室根据修改审批意见和原归档的份数，可酌情提供一套（卷）原复制本进行修改，并按有关完工处理办法办理归档手续，修改后的文件档案号由档案室重新编制。
4） 如需保存原文件，而修改某部分的内容（如投资估算调整、总概算调整），按有关完工处理办法进行，档案管理人员负责把修改内容插入原文件的有关章节，并在备考表上加以说明。
5） 有关修改通知及修改后的技术文件均由项目负责人负责通知和分发有关单位和个人。
6.5 科技档案的鉴定和销毁。
6.5.1 科技档案的保管期限分为短期(15年以下)、长期(15~50年)和永久(50年以
上)保存，各类科技档案按照划定的保管期限进行管理。
6.5.2 保管期满的档案由技术质量部审阅、提出意见，经公司分管领导批准后，档案室负责办理延长保管期限或造册销毁的具体事宜。
6.5.3 科技档案的鉴定和销毁是档案建设的重要内容，因此，必须认真做好此项工作。由技术质量部归口负责，定期组建“科技档案鉴定小组”，并组织开展鉴定工作。
6.5.4 科技档案的鉴定工作应根据档案利用情况、保管期限及历史凭证作用等因素进行，对已失去价值、超过保管期限、又无历史凭证作用的档案，在鉴定后及时销毁。
6.5.5 经过鉴定确定销毁的科技档案，由鉴定人填写“科技档案鉴定销毁清单”，报请公司主管领导批准，由档案室按照保密规定销毁。
6.5.6 其他
1） 初步设计（包括可行性研究）底稿保管三年后一律予以销毁处理。
2） 经正式审批程序批准的业务建设项目的文件材料，一律以正式文印本归档，归档时注明保管期限。
3） 未经正式审批程序批准的个人学术论文或交流资料（如技术通讯）等作为资料，保管三年后销毁处理。
7 科技档案的利用
7.1 科技档案的借阅
7.1.1 一般性档案的借阅
1） 公司在职职工均可根据工号在档案室办理借阅手续，建立借阅户头卡。
2） 退休职工返聘，经聘用部门领导批准、人事处备案后，办理借阅注册手续，按本办法借阅科技档案。
3） 外单位人员只限于借阅一般性科技档案（资料），借阅时必须持有所在单位的正式介绍信(函)或聘用部门的批准文(函)，经技术质量部领导同意后方可借阅，但只限于在阅览室参阅，如需摘录可先经档案室同意，并摘录在《科技档案摘录表》(附录C)，由档案室检查、盖章认可。
4） 除蓝图外，独本资料一般只可在档案阅览室查阅，不得借出。
5） 借阅人要爱护所借的图纸、文件，保证所借图纸、文件的完整，不得私自将案卷拆散或损坏，不得涂改、圈划、撤换。
7.1.2 涉密档案的借阅
1） 本单位职工借阅密级档案时，须填写公司OA流程“FL1543-档案借阅单”，经所在部门领导同意，技术质量部及公司分管领导批准后，方可借阅。
2） 密级档案原则上不对外单位借阅，如特殊需要查阅时，须持正式介绍信，经技术质量部批准，方可借阅，但禁止摘抄、复制。
3） 对于密级档案，任何人都不得擅自转借或复制。
4） 借阅人使用密级档案必须遵守有关保密规章制度，严守秘密。
7.1.3 专有技术档案的借阅
1） 借阅人须按照公司《专有技术申报及管理办法》中的有关规定，填写《借阅专有技术档案申请单》(附录 B)，经所在部门领导签署，形成档案部门领导同意，技术质量部核准后方可借阅，每份申请表只能借阅一项专有技术的有关档案。
2） 专有技术档案原则上不对外借阅，如有特殊需要时，经技术质量部批准，签订技术转让合同后方可提供。
3） 借阅人不得私自复制专有技术档案，如有违反，一经发现，查证属实后报请主管领导视情节给予处理，后果严重的，依法追究责任。
7.1.4借阅期限
1） 借阅人使用的科技档案用毕后应及时归还，一般档案借期不超过六个月；涉密档案借期最长不得超过15日。期满尚须继续使用者，应办理续借手续。
2） 借阅者长期出差、出国、探亲、病事假等离公司半年以上者，必须到档案室办理图纸、文件清退手续。
7.2 科技档案的赔偿
7.2.1 借阅科技档案发生遗失、缺少、损坏时，借阅人应填写《科技档案遗失报告书》(附录D)，经所在部门领导签署意见后，档案室核准，按遗失档案成本价的5~20 倍予以赔偿。
7.2.2 如属密级档案必须报送公司保密委员会提出处理意见。
7.2.3 如属专利档案须报送技术质量部提出处理意见。
7.3 科技档案的供应（复制）
7.3.1 科技档案的对外供应与复制均由档案室统一归口办理，其他任何部门和个人都不得对外提供。
7.3.2 底图、底片及竣工验收后重新整理的档案原则上不出借，需复制时，办理好有关手续，由档案室按要求办理。
7.3.3 科技档案原则上不对外供应复制，特殊需要时须经业务归口部门审核同意，报请技术质量部部长同意，档案室方能提供服务。
7. 3.4建设单位需增晒其本单位图纸时，必须持有该单位的正式介绍信(函)或凭“代办增晒图证明”，档案室方能予以办理。
7.4 科技档案资源的开发
档案室要主动开展档案服务利用工作，加强科技档案的咨询、编研等工作，充分发挥科技档案的有效作用。
8 归档考核
8.1 档案室按照公司考核计奖办法，对公司各部门执行档案管理制度情况进行严格考核，充分体现档案管理的严肃性、法规性。
9 附 则
9.1本办法由技术质量部编制并负责解释，经董事长批准后自印发之日起执行。

附录A：科技档案借阅申请单
附录B：借阅专有技术档案申请单附录C：科技档案摘录表附录D：科技档案遗失报告书附录E：工程设计更改申请表
附录F：设备设计修改/更改底图许可单附录G：技术文件修改申请单
附录H：科研、业务建设文件材料移交清单

A：
借用部门

借用人姓名

借阅日期

借阅档案种类

档案号
档 案 名 称
借阅期限
部门领导签 字
技术质量部意 见

用 途

科技档案借阅申请单
B：
借阅日期
姓 名
借阅档案的名称
借阅期限
形成档案部门意见
技术质量部意 见

档案室经办人

日期

借阅专有技术档案申请单
C：
科 技 档 案 摘 录 表
单位名称地 址

介绍信编号
姓 名

摘录资料名 称

摘录时间
年 月 日
摘录内容

D：
科技档案遗失报告书
姓名

所 属 部门

遗失档案密级

遗失档案名称

专利档案
是 否
档 案 号

遗失

原因

本人态度

所在部门领导意见

档案室核定的赔 偿 意 见

填表日期

完成处理意见日期

E：
工程设计更改申请表
工程底图名称

更改图号

更改原因

更改内容及附图名称、图号

生产部门质量负责人

年

月

日

原图处理意见：
项目设总

年 月 日
设计负责人

年 月 日
经办说明：
1. 蓝图档案已更换
2. 蓝图档案中已作相应更改档案经办人：
年 月 日
修 改 人

年 月 日
原设计人

年 月 日

说明：1. 设计底图归档后除特殊情况经领导批准外，一律不外借。
2. 工程设计图如需更改需填写本申请单，并经各级领导批准，总平面图的更改需经原审定人批准。
3. 此表在ftp://
F：
设备设计修改/更改底图许可单
工程底图名称

张数
修改/更改底图图号

修改/更改原因

修改/更改内容及附图名称、图 号

生产部门技术质量部门负责人或项目主审人

年 月 日
经办说明：
1. 借出日期：年 月 日归还日期
年 月 日
2. 蓝图档案已更换
3. 蓝图档案中已作相应修改/更改

档案经办人：
年 月 日
原底图设计所所 长

年

月

日

项目设总

年 月 日
设计负责人

年 月 日
修 改 人

年 月 日
原设计人

年 月 日

说明：1. 设备设计底图归档后除特殊情况经领导批准外，一律不外借。
2. 设备设计已归档底图如需修改/更改需填写本申请单，并经各级领导批准，总图也应一并修改/更改。
3. 此表在ftp://
G：
技术文件修改申请单
项目名称

修改原因及内容：

技术质量部意见：
日期

原主审人意见：
日期

总设计师(或项目负责人)意见：
日期

申请修改者：
日期

今收到档案室提供 复制本 套(卷)，图号为 领取人 日期

档案室事后记录：

档案员 日期

H:
科研、业务建设文件材料移交清单
序号
项目名称及内容
页 数
备 注

项目负责人

技术质量部

接收人