地产股份有限公司公文处理办法模版.docx

地产股份有限公司公文处理办法第一章 总则第一条 为使地产股份有限公司（以下简称”公司”）的公文处理工作规范化、制度化、科学化，提高公文处理工作的效率和质量，根据有关规定并结合公司的实际情况特制定本办法。 第二条 本办法适用于公司总部。所属全资、控股(及有实际控制权)公司（以下简称“所属企业”）参照本办法执行。第三条 公司的公文，是公司在经营管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是传达贯彻上级单位指示、政策法令、部署工作、发布管理规章、施行行政措施、报告、请示、商洽和指导工作、交流经验、密切各方面联系的重要工具。第四条 公文处理是指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。 第五条 公司总部综合管理部是公司公文处理的管理机构，主管公司总部并负责指导所属企业的公文处理工作。第六条 公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。 第七条 公司的公文处理工作贯彻“党政分开”的原则，综合管理部配备专职人员负责行政公文处理工作，党务公文的处理按党组织的有关规定办理。除党政联合的公文和党务部门外，公司和公司内各部室的公文，均不得对党的组织作指示、交任务。第八条 在公文处理工作中，必须严格执行国家关于保密工作的法律、法规和其他有关规定，确保国家和公司秘密的安全。各部室及所属公司主要负责人应当高度重视公文处理工作，模范遵守本办法并加强对本部门、本单位公文处理的检查。第二章 公文种类第九条 公司的公文种类主要包括： （一）决定 、决议对重要事项或重大行动做出决策和安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销所属公司不适当的决定事项时，用“决定”。经过会议讨论通过，要求贯彻执行的事项，用“决议”。（二）通知 批转下级单位的公文，转发上级单位和不相隶属单位的公文；发布规章；传达要求下级单位办理和需要有关单位周知或者共同执行的事项；任免或聘用干部用“通知”。 （三）通报 表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况用“通报”。 （四）报告 向上级单位汇报工作、反映情况、提出意见或建议，回复上级单位询问或交办事项、上报有关材料用“报告”。（五）情况说明对上级单位指出的疑问、问题或要求说明的情况，作出具体的解释或情况说明，用“情况说明” （六）请示、请示件公司向上级单位,或公司所属企业向公司请求指示或批准用“请示”；公司内部下级(部室)向上级(公司或公司领导)请求指示用“请示件”。 （七）批复 答复下级单位请示事项用“批复”。 （八）意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。（十）公告、通告向国内外宣布重大事件，用“公告”；在一定范围内公布应当遵守或周知的事件，用“通告”。（十一）函 不相隶属单位之间相互商洽工作、通报情况、征询意见、询问或答复问题，请求批准和答复审批事项用“函”。 （十二）会议纪要 记载、传达会议情况和议定事项用“会议纪要”。 （十三）简报反映情况、汇报工作、沟通信息、交流经验，帮助领导和有关人员掌握情况用“简报”。第三章 公文格式第十条 公文一般由发文单位、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、成文日期、印章、附注、主题词、抄送单位、印发单位和印发日期等部分组成。 （一）发文单位标识应当使用发文单位全称或者规范化简称；联合行文，主办单位排列在前。 （二）秘密公文应当根据密级程度分别标明“绝密”、“机密”、“秘密”。（三）紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。 （四）发文字号包括公司代字、年份、序号。公司发文字号由综合管理部负责编排，联合行文，只标明主办单位发文字号。公司和部室的发文代字，由综合管理部统一编制系列表(详见附表)，各部室均按此系列表编写部室发文字号，公司内部部室调整时，综合综合管理部可以相应调整部室发文字号。（五）上报的公文，一般应当在首页注明签发人姓名。 （六）公文标题，应当准确简要地概括公文的主要内容，并标明公文种类。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。公文标题采用前置介词结构形式，通常使用的介词是“关于”，标题字体为小二号宋体。（七）主送单位指公文的主要受理单位，应当使用全称或者规范化简称、统称。 （八）公文正文字号一般应统一使用三号仿宋体，如有附件，应当在正文之后，成文时间之前注明附件顺序和名称。 （九）公文成文日期，以负责人签发的日期为准；经过会议讨论通过的文件，以通过日期为准；联合行文，以最后签发单位负责人的签发日期为准。 （十）公文除会议纪要、简报以外，应当按照规定加盖印章或签名。公司的公文盖公司印，各部室的公文经批准盖部室印。上报的公文由综合管理部加盖公司印章。经过批准，以部门名义联合下发的公文，发文单位都应加盖印章。印章要端正、清晰、骑年盖月。（十一）公文如有附注（需要说明的其他事项），应当加括号标注。 （十二）公司的公文应当标注主题词，主题词由综合管理部统一标注。 （十三）抄送单位指除主送单位外，需要执行或知晓公文的其他单位，应当使用全称或者规范化简称、统称。 （十四）文字从左至右横写、横排。 第十一条 公文用纸一般采用国际标准A4型（210mm297mm），左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。 第四章 行文规则第十二条 根据隶属关系和职权范围，确定公司行文关系如下：（一）公司可以向上级主管单位行文、报告工作、说明情况、请求指示；可以向所属企业发出业务指导性的公文。（二）公司与公司党委可以联合行文。 （三）公司对所属企业可以行文。（四）公司对公司内各部室一般不行文，但如属于部室机构的合并与分设、职责分工的确定与改变，干部的任免奖惩等事项有特殊需要的，也可以行文。公司的下行公文，公司内有关部室也需按照执行或必须知道的，可一并主送或抄送。第十三条 公司各部室向公司或公司领导报告工作、请求指示，由该部室经理、副经理,以请示件、呈阅件直接向公司董事长、总经理、分管领导签报，不必集中行文，相关领导审阅批示后，应转于综合管理部备案，由综合管理部印送相关部门。第十四条 公司及各部室、各所属公司一般不得越级请示，应按隶属关系逐级上报或下达。因特殊情况必须越级请示时，应当抄送被越过的上级单位。第十五条 向上级请示的公文应当一文一事，一般只写一个主送单位，如需同时送其他单位，应当用抄送形式，但不得同时抄送下级单位；除领导直接交办的事项外，主送单位不能是领导本人,也不得直接送领导者个人；向下级单位的重要行文，可以抄报直接上级单位。第十六条 向上级的报告中一般不得夹带请示事项。第五章 收文及其处理程序第十七条 公文处理程序分为收文处理和发文处理。收文处理主要包括签收、登记、分发、拟办、批办、承办、催办、清退、归卷等程序。第十八条 上级发来的公文及注有密级的简报、电传、资料和平级、下级发来的公文，均由公司综合管理部专人负责统一签收、开拆、登记、分发并按不同类别进行分类处理。其中对下级单位报送的来文,综合管理部应当进行审核，审核的重点包括：是否符合行文规则；内容是否符合国家政策法规和有关规定；文种使用、公文格式是否规范等。第十九条 根据文件规定的传阅范围，综合管理部安排传阅和办理。不应直接横向传递，以免积压和丢失。第二十条 需要办理的公文，包括公司内部请示件、呈阅件统一由综合管理部登记、传递或由综合管理部负责人签批意见，再根据部门职责和内部权限分工分送有关部门办理或送公司主管领导批示后办理。综合管理部负责人认为无须送领导阅批的一般性公文，可根据公文内容和性质直接批有关部门或人员阅办。有关部门或人员接到紧急公文时，应在3日内答复并退回原件，特别紧急的，应在24小时内答复并退回原件；一般要办理的文件，7个工作日内应办理并退出原件，最迟不得超过15个工作日。需要研究而不能马上处理的，也要先书面或口头简要回复。第二十一条 公司领导批办文件，主批人应当明确签署意见，并写上姓名和审批时间，其他审批人圈阅，即视为同意。第二十二条 根据领导批示或各部门的职责范围，综合管理部确定办理公文的主办单位。需办理的公文涉及多个部门的，根据领导批示或公文主旨的主要性程度，由综合管理部确定主办单位和协办单位。公文办理过程中，主办单位负责公文相关事务的协调和处理，协办单位有义务配合做好工作。各部门接到批示的公文应当抓紧承办，不得延误、推诿。除领导批示外，对不属于本单位职权范围或者不适宜由本单位办理的，应当在收文当日，最迟在次日退回综合管理部并说明理由。第二十三条 公司领导批示或者交有关部门承办的公文，综合管理部要根据公文处理的时限要求，负责催办、督办，重要公文重点催办，一般公文定期催办，并及时了解和反馈执行情况。第二十四条 公文办理完毕，承办单位应及时将文件清退综合管理部，做好平时归卷工作。个人不得私自保存应立卷归档的文件。第六章 发文及其处理程序第二十五条 发文处理主要包括拟稿、会签、审核、签发、打印、校对、用印、登记、分发、归卷等程序。第二十六条 拟写公文首页使用“地产股份有限公司发文”稿纸，并逐项填写主办单位、拟稿人、拟稿日期、核稿人和份数，第二页以后用红色双线格纸或其他标准用纸，文字从左至右横写、横排、左侧装订。第二十七条 草拟公文应当做到： （一）符合国家的法律、法规、上市公司规则及主管单位有关规定。（二）情况确实，重点突出，主旨鲜明，条理清楚，结构严谨，文字精炼，书写工整，标点准确，篇幅力求简短。（三）人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。日期应当写具体的年、月、日。（四）结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“(一)”第三层为“1”，第四层为“(1)”。（五）必须使用国家法定计量单位。（六）用词用字准确、规范。文内使用简称，一般应当先用全称，并注明简称。第二十八条 公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数码。第二十九条 公文涉及两个以上部门的实行会签制度。（一）按正常行文，所拟公文凡是涉及其它部室共同协办的，发文前主办单位需请有关部门进行会签。（二）涉及改革改制、项目开发、投资融资、对外担保等重大事项需公司行文的，发文前，综合管理部会同主办单位对其是否对公司履行了相应义务商请其他部门会签。第三十条 各部室负责承办报送上级单位的公文，应按照公司行文规范草拟，统一交综合管理部登记、运转。拟好的公文送公司领导签发之前，应当先由综合管理部进行审核。审核的重点是：是否需要行文；是否符合国家的法律、法规和方针、政策及有关规定；提出的要求和措施是否明确具体、切实可行；是否符合行文关系，主送、抄送单位名称是否准确；同已有的规定和过去的发文是否矛盾；是否需要有关单位会签；文字表述、文种使用、公文格式是否符合本办法的有关规定。综合管理部对不合规定的文稿应退回拟文单位重拟。第三十一条 经过审核的公司公文按照文件类别和重要程度分别由公司董事长、总经理或分管领导签发。公司各部室可以内部行文，由部室主任、经理（或负责人）签发。签发人应当签注核准发文的批示意见、姓名与日期。第三十二条 草拟、修改和签批公文，要用兰黑或碳素等符合存档规定的笔墨书写。文字不得写在装订线之外。第三十三条 经过公司或公司领导签发的公文送综合管理部打印。打印公文要准确、迅速、清晰、整洁、符合公文格式。第三十四条 公文校对由承办单位或拟稿人负责。校对必须认真地逐字逐句地进行，对人名、地名、单位名称、数字、日期、否定词、同音字更要特别仔细，重要文件校对三遍以上，切实做到准确无误。第三十五条 签发手续不完备的公文，不得盖印。公文必须按照确定的份数盖印。公司印和部室印分别由综合管理部和各部室指定专人负责保管和使用。第三十六条 介绍信和其它需要用印的文件、报表，承办单位应在登记本上登记，由公司总经理或分管领导签字后才能盖印。不得在空白介绍信上盖印。第三十七条 公司发文，在用印后，由综合管理部将公文底稿、正本(和所带附件、一式两份)一并归卷。第七章 公文归档第三十八条 公文办理完毕，应根据公司档案管理制度的规定，由综合管理部负责档案工作的专职人员（以下简称档案专职人员）将正本(所带附件)和有关文件材料整理立卷，并保证归档公文的齐全、完整，便于保管和利用。 第三十九条 联合办理的公文，原件由档案专职人员负责整理（立卷）、归档，其他单位保存复制件或其他形式的公文副本。 第四十条 案卷应确定保管期限，由档案专职人员系统整理立卷、定期归档。各部门或经办人不得越期自行留存应当归档的公文。第八章 其他有关管理规定第四十一条 除综合管理部外，公司内部部室不得以部门名义对外行文，其他部室需要对外行文的，一律提供文字材料后由综合管理部代行。第四十二条 上级单位的公文，除绝密级和注明不准翻印的以外，公司内各部室及所属公司经公司主管领导或综合管理部经理批准，可以翻印。翻印时，应当注明翻印的机关、日期、份数和印发范围。 第四十三条 公文复印件作为正式公文使用时，应该加盖复印单位的证明章。 第四十四条 公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。 第四十五条 没有归档和保存价值的公文，经过鉴别和主管领导人批准，可以按规定定期销毁。第四十六条 销毁秘密公文应当到指定场所由二人以上监销，保证不丢失、不漏销。其中，销毁绝密公文应当进行登记。 第四十七条 公司部室合并时，全部公文应当随之合并管理。部室撤销时，需要归档的公文整理（立卷）后移交公司综合管理部，由档案专职人员进行集中统一管理。 第四十八条 公司职工调离工作时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。 第九章 附则第四十九条 公文处理中涉及电子公文的有关规定，按上级单位有关要求并结合公司未来实际，另行制定。第五十条 本办法由公司综合管理部负责解释，自公司总经理办公会审议批准并正式颁布之日起生效。附件：发文代字系列表（暂定）部室名称 公司发文代字 公司公函发文代字 部室发文代字综合管理部 重实综字 重实综函字 综办字人力资源部 重实人字 重实人函字 人事字资金财务部 重实财字 重实财函字 资财字规划发展部 重实规字 重实规函字 规发字风险控制部 重实控字 重实控函字 风控字证券部 重实证字 重实证函字 证券字董事会办公室 重实董字 重实董函字 董办字