控股集团有限公司内部控制人事管理.docx

人事管理2.5.1. 控制矩阵控制内容风险点编号风险事项风险防控措施编号控制标准相关监管要求主责部门现有制度/流程情况控制证据是否与财务报表认定相关与控制相关的风险评级控制方式控制频率人事管理HR01.01-RP001人力资源缺乏或过剩、或人力资源的数量/技能结构不合理，导致公司发展战略的实现受到影响。管理人才/高技能/专业技术人才匮乏或储备不足，导致业务持续发展能力弱。HR01.01-CP001人力资源规划制定根据发展战略、人力资源现状和未来需求预测，建立人力资源发展目标，制定人力资源总体规划，对未来人力资源数量、结构和素质等进行分析，并根据人力资源总体规划，结合生产经营实际需要，制定年度人力资源需求计划，提交适当管理层审核并保留审核记录。企业内部控制应用指引第3号人力资源第四条第五条组织部/人力资源部北京对外经贸控股集团有限公司人力资源规划管理制度人力资源总体规划人力资源需求计划间接相关中手工控制业务发生时HR01.01-CP002人力资源规划定期评估公司定期（至少每年）对年度人力资源规划执行情况进行评估，形成评估报告，报告中总结人力资源管理经验和分析存在的主要缺陷和不足，并完善人力资源政策。企业内部控制应用指引第3号人力资源第十四条组织部/人力资源部北京对外经贸控股集团有限公司人力资源规划管理制度人力资源规划评估记录间接相关中手工控制每年一次HR01.01-RP002管理制度不健全、不完善，导致干部人员数量不足，引进渠道单一，能力不能满足管理需求，导致部门职能无法充分发挥；制度缺乏，具体工作无章可循。HR01.01-CP003人力资源引进制度建立健全人力资源引进制度，对人力资源需求计划、招聘程序、岗位回避、选聘人员试用期和岗前培训等内容进行规范。企业内部控制应用指引第3号人力资源第五条组织部/人力资源部北京对外经贸控股集团有限公司人力资源招聘管理制度聘任合同间接相关中手工控制业务发生时HR01.01-RP003人员选用不当，导致对整个公司生产经营、持续发展、员工队伍稳定造成影响。HR01.01-CP004人员招聘用人部门或单位编制用人计划，经人力资源部门审查后，报主管领导审批，人力资源部门根据审批意见，与用人部门共同制定用人标准、发布招聘信息、审查应聘材料、考核面试、确定拟聘人选。招聘结果报主管领导审批后，办理聘任手续。公司选聘人员时应实行岗位回避原则。企业内部控制应用指引第3号人力资源第六条组织部/人力资源部北京对外经贸控股集团有限公司人力资源招聘管理制度用人计划聘任材料间接相关中手工控制每年一次HR01.01-RP004录用员工不经过适当的试用期考察，可能导致录用人员质量不符合公司要求。HR01.01-CP005试用期考核建立试用机制，对聘用人员进行考察，并填写试用期鉴定表，经适当管理层审核通过后报人力资源部门办理定岗定级手续，并审核备案；在试用期间被证明不符合录用条件的，应解除劳动关系；在试用期满考核不合格者，劳动者不能胜任工作，经过培训或者调整工作岗位，仍不能胜任工作的，应解除劳动关系。企业内部控制应用指引第3号人力资源第八条组织部/人力资源部北京对外经贸控股集团有限公司职位聘任管理规定试用期鉴定表间接相关中手工控制业务发生时HR01.01-RP005管理制度不健全、不完善，导致相关工作无章可依。HR01.01-CP006关键岗位员工管理制度建立健全关键岗位员工管理制度，对关键岗位员工定义、关键岗位员工定期轮岗范围、周期、方式等内容进行规范。企业内部控制应用指引第3号人力资源第十二条组织部/人力资源部北京对外经贸控股集团有限公司职位聘任管理规定关键岗位员工管理制度间接相关中手工控制业务发生时HR01.01-RP006员工晋升、降级、调动等管理不规范，可能导致劳资纠纷，侵害员工积极性。HR01.01-CP007岗位变动人员晋升、降级、调动等申请严格按照规定的任免、调配程序执行，并下发正式通知。组织部/人力资源部北京对外经贸控股集团有限公司岗位管理制度岗位变动审批文件间接相关中手工控制业务发生时HR01.01-RP007管理制度不健全、不完善，导致相关工作无章可依。HR01.01-CP008离职管理制度建立健全离职管理制度，对员工离职的条件、程序、掌握国家机密或重要商业秘密员工离岗的限制性规定等内容进行规范。企业内部控制应用指引第3号人力资源第十三条组织部/人力资源部北京对外经贸控股集团有限公司岗位管理制度离职管理制度间接相关中手工控制业务发生时HR01.01-RP008人力资源退出机制不当，可能导致公司业务受到影响、法律诉讼或公司声誉受损。HR01.01-CP009辞职员工辞职申请须经适当管理层审核同意后，办理离职手续。人力资源部门和员工所在部门及时分析员工离职原因并形成书面记录，连同辞职申请进行备案。必要时，采取相应的改进措施，如以前劳动合同规定保密和竞业限制的，应提醒和进行必要的跟进。企业内部控制应用指引第3号人力资源第十三条组织部/人力资源部北京对外经贸控股集团有限公司岗位管理制度辞职申请离职原因分析记录间接相关中手工控制业务发生时HR01.01-CP010辞退因考核结果不称职、违纪、决策失误等原因需辞退员工时，需征求法律部门或外部法律专家意见，并与员工充分沟通后，经适当管理层审核后办理辞退手续。企业内部控制应用指引第3号人力资源第十三条组织部/人力资源部北京对外经贸控股集团有限公司岗位管理制度辞退记录间接相关中手工控制业务发生时HR01.01-RP009岗位变动没有进行必要的业务交接，导致日常工作受影响。HR01.01-CP011工作交接员工离职应当提前一定时间发出通知，并在此期间内履行工作交接手续，如：完成交接报告、办理移交清单等。员工离职前办理的事项应至少包括： 业务事项； 公司预借款结清； 信息系统账户注销； 公司财产如钥匙、电脑、手机等退还等。企业内部控制应用指引第3号人力资源第十三条组织部/人力资源部北京对外经贸控股集团有限公司岗位管理制度移交清单间接相关中手工控制业务发生时HR01.01-RP010未按照公司制度规定聘用领导人员，可能导致干部选任公信度不高、领导人员不能满足工作岗位的要求。HR01.01-CP012干部及后备人员制度建设建立健全干部及后备人员管理办法，对干部及后备人员的选拔、培养和任用管理等内容进行规范。组织部/人力资源部北京对外经贸控股集团有限公司职业发展管理规定干部选拔审批记录非相关中手工控制业务发生时HR01.01-RP011员工信息文档的变更不准确，导致依据信息文档数据所计算的工资错误。未经授权人员变更或查阅主文档，导致员工信息非法变更，或泄露工资保密信息。HR01.01-CP013员工信息文档管理建立涵盖全部员工的员工信息文档，包括员工姓名、岗位、职称级别、工资构成和基数、福利、奖惩记录等信息。指定专人根据新入职员工劳动合同、离职通知、岗位变动通知、工资变动通知、员工绩效考核结果等对员工信息文档进行新增、删减和变更，其他人员不应当拥有对员工信息文档的修改权限。组织部/人力资源部北京对外经贸控股集团有限公司员工档案管理制度员工信息文档授权文件员工信息文档新增、删减和变更原始依据间接相关中手工控制业务发生时HR01.01-CP014员工信息文档定期审核根据员工及薪酬的变动信息，员工信息文档应当定期（至少每年一次）经过人力资源部门适当管理层审核。组织部/人力资源部北京对外经贸控股集团有限公司员工档案管理制度员工信息文档审核记录间接相关中手工控制每年一次绩效管理HR01.02-RP001管理制度不健全、不完善，导致相关工作无章可依。HR01.02-CP001绩效考评制度建立健全绩效考评制度，对绩效考核原则、范围、程序、绩效考核结果应用、申诉等内容进行规范。企业内部控制应用指引第3号人力资源第十条组织部/人力资源部北京对外经贸控股集团有限公司绩效管理制度绩效考评制度间接相关中手工控制每季一次HR01.02-CP002绩效考核指标设定与调整将全部员工纳入绩效考核范围，并设定不同的考核指标。中层管理人员考核指标应包括工作业绩、工作态度、知识与能力、团队协作等；员工考核指标包括履行日常职责、完成关键任务等。如公司业务发展计划、组织结构、市场外部环境等发生重大变化，绩效考核指标应上报适当管理层审批后进行调整。企业内部控制应用指引第3号人力资源第十条组织部/人力资源部北京对外经贸控股集团有限公司绩效管理制度绩效考核指标间接相关中手工控制每季一次HR01.02-CP004考核结果沟通与申诉绩效考核结果确定后，考核人通过面谈形式与被考评者进行双向沟通。绩效考评结果的查询严格按照规定执行。被考核人如对绩效考核结果存有异议，有权按规定的程序进行申诉，如被考核人的申诉被确定成立，应修改申诉人的绩效考核结果。企业内部控制应用指引第3号人力资源第十条组织部/人力资源部北京对外经贸控股集团有限公司绩效管理制度绩效面谈记录申诉结果间接相关中手工控制每季一次HR01.02-RP003绩效考核的结果不能及时、正确的应用，导致员工的积极性受挫或人才流失。HR01.02-CP005考核结果运用考核结果与薪酬、奖励、晋升、降级、调动等挂钩，调薪、奖励、晋升等申请经适当管理层审批后正式通知被考核人。对考核不合格者，必要时可予以调整职位或解除劳动合同。企业内部控制应用指引第3号人力资源第十条组织部/人力资源部北京对外经贸控股集团有限公司绩效管理制度考核结果文件间接相关中手工控制每季一次薪酬管理HR01.03-RP001管理制度不健全、不完善，导致相关工作无章可依。HR01.03-CP001薪酬管理制度建立健全薪酬管理制度，对薪酬结构、薪酬计算方法、薪酬发放程序等内容进行规范。企业内部控制应用指引第3号人力资源第十一条 组织部/人力资源部北京对外经贸控股集团有限公司员工薪酬管理制度薪酬管理规定间接相关中手工控制每月一次HR01.03-RP002薪酬总额控制不当，导致公司人力成本增加，不利于公司发展。HR01.03-CP002工资总额控制对所属二级公司及本级工资总额进行控制，严格按照上级管理部门核定的工资总额提取并发放，具体按照工资总额管理有关规定执行。企业内部控制应用指引第3号人力资源第十一条组织部/人力资源部北京对外经贸控股集团有限公司薪酬总额管理制度工资总额审批表间接相关高手工控制每月一次HR01.03-RP003员工的工作时间记录或处理有误，导致工资金额不正确。未按规定安排员工休假，可能导致员工权益不能得到保障。HR01.03-CP003考勤管理指定专人负责考勤工作，统计员工正常出勤、迟到、早退、旷工、加班以及请休假等情况，填写部门月度考勤表并定期（如每月）提交人力资源部门，人力资源部门根据请休假等原始单据复核无误后作为薪酬福利计算的依据。企业内部控制应用指引第3号人力资源第十一条 组织部/人力资源部职工考勤管理规定考勤表直接相关高手工控制每月一次HR01.03-CP004休假与加班管理员工休假、加班等应符合劳动法等相关规定，确因工作需要加班的，所在部门需将加班事由、人员、时间等报送人力资源部门审核，经适当管理层批准后，安排同等时间补休或支付加班工资。员工请假需填写员工请假销假审批表，按照请假审批权限提交适当管理层审核。请假期满应按时上班并于规定时间内办理销假手续，销假需由直接上级签字确认，并送人力资源部门备案。企业内部控制应用指引第3号人力资源第十一条组织部/人力资源部职工考勤管理规定休假加班审批表直接相关高手工控制每月一次HR01.03-RP004工资计算不准确及账务处理错误，导致财务报告的准确性受到影响。国家相关薪酬福利政策执行不当，导致公司遭到相关机构处罚或起诉。HR01.03-CP005工资明细表编制及审核依据员工岗位变动、员工新增/减少、考勤加班信息、职称变化（部分单位适用）、考核结果、工资变动信息等编制月度工资明细表，提交人力资源部门负责人及相关管理层对其准确性进行审核。企业内部控制应用指引第3号人力资源第十一条组织部/人力资源部会计制度工资明细表直接相关高手工控制每月一次HR01.03-RP005员工工资发放错误、虚发冒领等，导致员工不满或公司利益受损。HR01.03-CP006工资支付工资支付申请经人力资源部门、财务部门等适当管理层审核后支付，不得以现金形式发放工资，如特殊情况需支付现金，应当经过适当管理层审核，并取得员工的签收记录。财务部门根据银行支付回单及时进行账务处理。企业内部控制应用指引第3号人力资源第十一条组织部/人力资源部会计制度工资支付会计凭证直接相关高手工控制每月一次HR01.03-RP006奖金计算不准确及账务处理错误，导致员工积极性或公司利益受损，并影响财务报告准确性。HR01.03-CP007奖金发放与账务处理奖金计算明细及发放申请应当经过适当管理层审核后进行发放，财务人员及时进行账务处理，并经过独立人员复核。不得私自发放限额规定以外的奖金、福利。企业内部控制应用指引第3号人力资源第十一条组织部/人力资源部会计制度奖金计算明细及发放申请会计凭证直接相关高手工控制每月一次福利与社保HR01.04-RP001未依照规定为员工参加各项社会保险，导致公司受到相关监管机构的处罚。HR01.04-CP001社会保险各生产经营单位必须依法参加各项社会保险，确保劳动者依法享受各项社会保险待遇。可为全体人员购买意外伤害保险。企业内部控制应用指引第4号社会责任第十八条组织部/人力资源部北京对外经贸控股集团有限公司职工福利管理规定北京对外经贸控股集团有限公司福利管理制度社保缴纳单据直接相关中手工控制每月一次HR01.04-RP002未对从事接触职业病危害作业的劳动者组织定期体检，导致员工患职业病时不能得到及时的发现和治疗。HR01.04-CP002职业病危害作业劳动者体检对从事接触职业病危害作业的劳动者，用人单位按照国务院卫生行政部门的规定组织员工上岗前、在岗期间和离岗时的职业健康检查，并将检查结果如实告知劳动者。企业内部控制应用指引第4号社会责任第十八条组织部/人力资源部职工福利管理规定职业健康检查结果非相关中手工控制每年一次人才开发 HR01.05-RP001管理制度不健全、不完善，导致相关工作无章可依。HR01.05-CP001培训管理制度建立健全培训管理制度，对培训计划、培训经费、培训实施、培训效果评估等内容进行规范。企业内部控制应用指引第3号人力资源第九条组织部/人力资源部北京对外经贸控股集团有限公司职工教育培训管理规定培训管理制度间接相关中手工控制业务发生时HR01.05-RP002中长期培训规划及年度培训计划与公司发展战略及人力资源规划不匹配，导致人才缺乏进而影响发展战略的如期实现。HR01.05-CP002年度培训计划制定人力资源部门根据公司年度工作计划和各部门、所属公司提出的培训计划，制定年度培训计划，内容包括培训对象、培训内容、培训形式、培训地点、培训组织、培训经费预算等，按审批权限提交适当管理层审批后执行。企业内部控制应用指引第4号人力资源第九条组织部/人力资源部北京对外经贸控股集团有限公司职工教育培训管理规定年度培训计划间接相关中手工控制每年一次HR01.05-RP003企业对员工学习和培训经费管理不当，导致培训针对性不强，影响企业业务发展的人才需要。HR01.05-CP003培训经费管理人力资源部门根据管理层审批的年度培训经费和年度培训计划，核定各部门、子公司的培训经费安排。企业内部控制应用指引第3号人力资源第九条 组织部/人力资源部北京对外经贸控股集团有限公司职工教育培训管理规定培训经费预算间接相关中手工控制每年一次HR01.05-RP004员工培训计划不够完善或未得到有效执行、人员培训时间/内容与业务需求不相匹配，导致员工胜任能力不足，无法满足公司业务发展的需求。HR01.05-CP004年度培训计划实施与评估各部门、所属公司根据审批后的培训计划在组织培训前制定具体实施计划，并提交人力资源部门审核。如属计划外培训或与原计划差别较大，需由人力资源部门报分管领导审批通过后开展培训。人力资源部门通过课堂听课、学习情况调查、学员意见反馈等方式对培训效果进行书面评价。企业内部控制应用指引第3号人力资源第九条组织部/人力资源部北京对外经贸控股集团有限公司职工教育培训管理规定培训评估记录间接相关中手工控制业务发生时HR01.05-RP005岗前培训不足，导致工作质量较低，影响企业人力资源成本。HR01.05-CP005岗前培训新员工/老员工转岗的上岗前培训，由各用人单位负责组织，经考试、考核合格者，由单位申报并颁发上岗证，未取得合格证者，不准上岗。新员工还应当接受企业文化、组织机构、涉及业务、管理制度、工作流程、岗位安全知识、应知应会等方面的培训。企业内部控制应用指引第3号人力资源第九条组织部/人力资源部北京对外经贸控股集团有限公司职工教育培训管理规定岗前培训记录间接相关中手工控制业务发生时劳动用工管理HR01.06-RP001人员编制不合理，导致人员编制不能反映业务发展需要或者超出编制配备人员。HR01.06-CP001人员编制管理各用人单位每年末根据人才规划和业务发展实际需求合理规划次年人员编制，并将人员编制方案、部门负责人/中层管理人员职数方案按照相应权限报上级单位审批/备案。企业内部控制应用指引第3号人力资源第五条组织部/人力资源部北京对外经贸控股集团有限公司定岗定编方案人员编制方案部门负责人/中层管理人员职数方案非相关中手工控制每年一次HR01.06-RP002未按照国家相关法律签订劳动合同，导致不必要的人事劳务纠纷。关键员工未签订保密协议，可能导致公司机密泄露。HR01.06-CP002签订劳动合同依法与所有员工签订正式劳动合同，对于有竞业限制和保密义务的岗位，在劳动合同中规定满足相应法律法规要求的保密期限和竞业限制条款。企业内部控制应用指引第3号人力资源第七条组织部/人力资源部北京对外经贸控股集团有限公司劳动合同制度实施细则劳动合同间接相关中手工控制业务发生时