产权交易中心报刊邮件收发管理办法模版.docx

产权交易中心报刊邮件收发管理办法

为了加强收发工作的管理，保证公司收发报刊、邮件及时、高效、安全、规范，特制定本管理办法。
第一条 公司所有报刊的征订与收发、邮件的收发统一由办公室负责管理。
第二条 报刊征订
公司每半年定期征订报刊。
需要订购报刊的部门，应填写《报刊征订表》（见附件1），标明需订购的报刊名称、出版日期、单价、订购份数等，交部门领导签字确认，报分管领导审批后交办公室汇总。公司领导报刊征订由办公室负责。办公室将报刊征订汇总情况报公司董事长批准后，到邮局办理订购手续。
临时需征订报刊的，按照前款程序办理。
第三条 报刊收发
报刊收发工作由前台当天值班人员负责。节假日的报刊由上班后当值人员负责分发。
办公室根据报刊征订汇总情况制作《报刊分发清单》（见附件2），分别写明各种报刊分发到的具体部门或个人。前台值班人员每天应对照《报刊分发清单》分类清点收到的报刊，若有差错，应及时登记，尽快补齐。
前台电话通知后，各部门应安排专人到前台领取本部门报刊。领取时，要对照《报刊分发清单》清点核实签名，若发现差错，应当面要求前台值班人员增补退换，并进行差错登记。若未当面指出差错，则视为分发无差错。
公司领导的报刊，由前台值班人员装订好后及时送至秘书室分发，不得耽搁延误。
第四条 邮件收发
外来邮件统一由公司前台值班人员签收分发。前台值班人员对所有来信来件应随到随清，及时分发，不得丢失损坏，搁置延误。前台值班人员应对收到的挂号信件、汇款单、包裹单、包裹等邮件实行逐件清点、登记（见附件3），并电话通知收件人，收件人在收件登记薄上签收后领取，公司领导的邮件由秘书室签收。
公司对外邮件统一由办公室专人负责邮寄。因公事需要寄送邮件的，应到办公室进行登记（见附件4），写明寄件日期、寄件部门、寄件人、收件地址、收件人、邮寄原因等，交办公室统一邮寄。公司领导邮件由秘书室负责登记。
第五条 本办法从公布之日起开始实施。具体内容由办公室负责解释。

附件：1. 报刊征订表
2. 报刊分发清单
3. 收件登记表
4. 邮件寄送登记表

附件1：
报刊征订表
填写部门：
序号
报刊名称
份数
备注
1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

部门负责人：

分管领导：

附件2：
报刊分发清单

日期：

分发人：

报纸
杂志部门　
**
报纸
**
报纸
**
报纸
**
报纸
**
报纸
**
杂志
**
杂志
**
杂志
**
杂志
签收

附件3：
收件登记表
收件日期
收件部门（人）
邮件类型
签收
备注

6

附件4：
邮件寄送登记表
寄件日期
寄件部门
寄件人
寄件内容
收件地址
收件人
邮寄原因
办公室签收
邮局签收
备注