公司库存商品管理办法.doc

库存商品管理办法（试行）

第一条 为确保公司库存商品的安全、完整，保证帐实相符，制订本办法。
第二条 公司的业务部门、财务综合处、配送中心是库存商品管理的主要职能部门。
第三条 业务部门的主要职责：控制库存商品的数量和结构，正确反映公司库存商品的实际数量和质量，为提高业务质量提供信息。
1、设置业务台帐。业务部门应设置记录库存商品详细信息的业务台帐，包括：商品名称、商品编码、计量单位、重量、体积、生产日期、保质要求等和库存商品的数量、金额，包括：进价金额、售价金额等。
2、月末余额报告。根据进仓单、出库单及港口到货通知，正确记载当期公司库存商品的收入，以及业务部门的实际业务数量。 月末余额应反映公司库存的实际数量。
3、月末帐帐核对。业务部门的业务台帐须与财务综合部的商品明细帐进行核对，必须做到帐帐相符。
⑴ 当购货发票未到的原因造成业务台帐与商品明细帐不符，业务部门须列出发票未到物的清单，注明发票未到原因，及时做出处理，并把处理结果知会财务综合部和公司分管领导（副总经理）。
⑵ 当业务部门未开具销货发票而造成业务台帐与商品明细帐不符，业务部门须列明原因。其中属于月末结账时间差的，应列出客户清单。
⑶ 赊销商品要严格按照公司的审批权限来确定。列明赊销原因、赊销客户、赊销商品、赊销数量及预计赊销时间。属于赊销的库存商品应视同“应收账款”进行管理，并在考核部门利润时加以控制。
4、月末帐实核对。业务部门的业务台帐须与仓库、港区的实物数量核对，必须做到账实相符。如账实不符，应及时查明盘盈、盘亏原因，提出书面处理意见并知会财务综合部。书面处理意见由财务综合部报公司分管领导（副总经理）签署审批意见。处理意见和审批意见实施前，须经公司党政班子（总经理室）确认。
5、货损报告。对库存商品帐帐、帐实核查后，如确有货损发生，须及时查明原因，提出书面处理意见并知会财务综合部。书面处理意见由业务、财务综合部会签后报公司分管领导（副总经理）签署审批意见。处理意见和审批意见实施前，须经公司党政班子（总经理室）确认。
6、库存商品质量检测。
 ⑴ 对购进三个月以上仍未业务完毕的商品（个别农药品种除外）列出清单。清单中除须列明购进日期、商品本身的保质期外，还应说明该商品业务前景的预测及包括该商品超保质期等在内可能的不利因素。
⑵ 每季度末，各业务部门对库存商品的账面成本与其当期市场价格的差异，须即时列出清单和书面处理意见。清单列明商品名称、数量、期末账面成本及市场业务价格，预计当前库存可能的利润或潜在的亏损并知会财务综合部。书面处理意见由业务、财务部门会签后报公司分管领导（副总经理）签署审批意见。处理意见和审批意见实施前，须经公司党政班子（总经理室）确认。
第四条 财务部的主要职责：查实库存商品的真实性，定期反映
库存商品的盈亏情况，组织对库存商品实施每年至少两次的实地盘点。
1、帐帐核对。每月月末，库存商品明细账须与业务部门的业务台帐进行核对，必须做到帐帐相符。
2、实地盘查。财务部门负责组织对库存商品进行实地盘点清查。可采用年末盘点和日常抽查相结合的办法，准确反映真实的商品存量。对盘溢、盘损的库存商品及时查明原因，由财务综合部提出书面处理意见经本办法第二条的主要职能部门、涉及的相关部门会签后，报公司分管领导（副总经理）签署审批意见。处理和审批意见实施前，须经公司党政班子（总经理室）确认。
第五条 配送中心的主要职责：商品入库把关，即查验品种、数量的准确性，确保商品存放期间的安全、完好无损。
1、保证入库、出库、库存的数量准确无误，达到三相符，一是库存保管帐和财务帐相符；二是帐表相符，每月报公司主要职能部门的购销存统计表和保管帐相符；三是帐实相符，月末、年末盘点时要达到帐实相符。
2、库存台帐和入库把关。配送中心与业务部门应签订《仓储保管责任书》，并根据商品入库信息，建立商品库存台帐。查验入库商品与入库信息单的一致性，把好商品入库关。
3、遵循“先进先出”。商品出库原则是“先进先出”。配送中心要负责对库存仓位进行编码管理，每单商品的仓位信息要准确，方便出库时的提货作业。
4、到期商品预警。配送中心有对到期商品的预警责任。配送中心要每月对存储商品进行期限检查，对存放期较长的商品临近期限的商品应提前三个月书面通知业务部门及时处理。
5、商品在仓库存储期间，应严格按照《仓储保管责任书》和《农资仓库管理办法》的相关要求做好商品的管理工作，实行计算机网络化管理。
第六条 库存商品的保险和理赔：由公司业务部门为主，本办法第二条中的主要职能部门，涉及的相关部门协助实施。
第七条 本管理办法内容如有与公司原有相关规定内容相悖的，按本办法执行。未尽事宜从国家法律、法规。
第八条 本管理办法自下发之日试行。