办公室环境及安全管理制度.docx

办公室环境及安全管理制度公司致力提供舒适安全的办公环境，使员工在良好的环境下工作。舒适的工作环境，有利于为员工营造发挥创意空间及尽展所长，间接地推动员工提高生产力，从而增强企业的竞争能力。本制度旨在为各位员工提供保护办公环境，保障公司财产的指引，以便各位员工共同参与管理，提升企业形象。但创造良好的工作环境还需要各位员工的共同配合，请各位员工自觉遵守本制度。一. 办公室环境(一) 植物(1) 办公室内按照环境整体布局需要，栽种植物及花卉，行政部会按照植物的生长特性及季节性要求，定期养护，使办公室常存绿化以净化空气。(2) 员工可自行栽种绿色小植物摆放桌面，但需要配合办公室整体环境，并小心护理免滋生昆虫。(二) 海报架(1) 公司在不同区域墙面配有海报，前台配有书报架，用于展示公司的文化及各部门业务宣传。(2) 如各部门需要透过海报或书报架展示最新的活动内容、公司文化、理念，可联系行政部协调此事。与此同时，人力资源及行政部也会根据公司倡导的企业文化不定期更换。(三) 文明及礼貌(1) 员工之间及与客户间建立和谐的气氛，见面微笑及主动打招呼。(2) 使用文明的语言。(3) 不在办公室内大声喧哗及吵闹。(四) 雨具摆放(1) 办公楼前台设有伞架。(2) 雨伞必须放于伞架内，所有淋湿的雨具不得带入办公区域，以免弄湿地面。(五) 公共通道及杂物摆放(1) 公共走廊及通道必须保持畅通。(2) 废纸篓必须放于办公桌底下，以保持办公室通道畅顺及整齐。(3) 杂物、纸箱等存放于储藏室或仓库，不可随处摆放。(4) 复印纸存放于复印机柜内待用。(5) 清洁用洁具存放于工作间内，不得随处摆放。(6) 公共区域内的桌椅使用完毕必须恢复原状，摆放整齐。(六) 个人办公桌摆设(1) 个人办公桌上只可放计算机、常用办公文具、适当的植物，适量的个人小摆设以保持工作环境整齐。(2) 小摆设不可防碍工作环境及对其他同事带来不便。(3) 食物，一切发声音、发光及带有味道的物品均不可放置于桌面。(4) 下班后，员工必须收拾桌面文件，公司重要文件必须锁于安全的文件柜内，不可堆放于桌面。(七) 计算机屏幕显示(1) 屏幕保护程序由IT部门统一设置。(2) 非因工作直接需要，计算机不得发出音乐或响声影响其它同事。(八) 用餐(1) 非用餐时间不能在办公区域内随意进食。(2) 公司食堂为统一用餐地点，员工统一在食堂内用餐。(3) 存放在冰箱内的饭盒及食物须保持清洁及新鲜，以免对其他同事带来不便。(九) 空气及环境卫生(1) 注重个人卫生，不乱丢垃圾。(2) 注重公德，洗手间不慎弄脏，须立即通知清洁员清洗。(3) 合理使用洗手间纸张，不随意浪费。(4) 爱护环境及周边同事健康，办公室内所有区域(包括洗手间)禁止吸烟。(5) 桌面不摆放食物。(6) 办公室内的每位员工都有责任在下班或放假期间将自己座位或附近的门、窗、空调、照明及计算机电源开关等及时关闭，以确保安全及节约能源。保持空调温度适中。（建议夏季空调温度调节为25度，冬季空调温度为22度）（7）私人贵重物品请随身携带，请勿放于桌面。二. 创建绿色环保办公室（一）照明员工在下班时关灯，关空调。当室内有充足的阳光时，建议关闭过多的照明电源。（二）电脑若员工长期间外出，应关闭显示器。当不再使用时，应当关闭主机。除非电脑必须24小时启动，否则下班后应该切断电源。（三）电子邮件电子邮件是有效的交流工具，不仅加快了信息传输，且减少了纸张消耗，建议更多的进行无纸化办公。（四）办公设备最后离开办公室的员工应关闭办公设备，以节约能源。（五）纸张公司鼓励循环使用纸张。内部传阅的文件应尽量使用循环纸。三、办公室安全（一）员工进出(1) 办公室安装门禁系统，所有员工进入需要使用门禁卡进入,员工进入办公室后必须随手关上大门。(2) 员工在办公室内必须佩带员工证以便识别，员工证应佩带于胸前。(3) 非因工作关系，员工请勿在办公室长时间逗留。除加班员工外，员工周六、周日确有需要进入办公室，由保安负责登记。(4) 工作人员离开座位应确保终端计算机退出登录状态和桌面上没有包含敏感信息的纸档文件。(5) 工作人员调离办公室应立即交还该办公室钥匙。(二) 访客进出(1) 访客应于前台登记，并佩戴访客证。访客必须由公司被访人员引领进入办公区。(2) 一般情况下，接见访客必须于会客室内进行。确需进入办公室的，被访人员应全程陪同。(3) 送餐接待时间为早上11： 3012： ，晚上17:17:30其他时间恕不接待。送餐由前台打电话通知员工到前台领取，送餐人员不得进入办公区域。(4) 工作时间内，谢绝私人探访。(5) 未经许可，员工不得携带亲属、朋友及其他非本公司员工进入公司。(6) 不在办公区接待来访人员。(7) 外部人员访问受控区域前先提出书面申请，批准后由专人全程陪同或监督，并登记备案。(三) 物品进出(1) 员工携带公司物品外出，实行保安查验制度。凭放行条放行。(2) 放行条由携出人填写，由所属部门经理(主管)及行政部主管签批。放行条由保安员或前台收取后交行政部存档。(3) 保安及前台有权在需要时检查员工携带外出的个人物品。(四) 员工外出工作(1) 工作时间内员工出外办事，需在OA内填写“外出登记表”。(2) 人力资源部核对考勤，未登记而又缺席者，将作旷工记录。(五) 员工证(1) 员工证为员工出入公司、考勤刷卡及在公司内身份识别的用途。(2) 员工因故未带员工证或员工证遗失，应到人力资源部进行登记，考勤签到，由人力资源部补发新的员工证。(3) 员工证不得转借他人使用，离职时时必须交还人力资源。(六) 公司消防管理(1) 公司消防通道禁止员工随意出入。公司消防门不得上锁，消防通道禁止摆放物品。(2) 行政部负责定期检查消防设备，保证消防物品的配备充足及处于可使用状态。发现隐情，立即消除。(3) 公司各楼层张贴逃生路线线图供员工参考。(4) 行政部每6个月定期安排火警预演让员工熟识逃生路线。所有员工必须参加火警预演，以保障个人安全及防火意识。(七) 文件及计算机安全(1) 计算机使用过程中，不打开来历不明的软件或邮件，不浏览与工作无关的网站，防止计算机病毒传播。(2) 长时间离开座位，应注销在用的操作系统，设置成屏幕保护、待机或关机状态。(3) 重要档及有保密要求的文件应加安全密码保护。(4) 公司网络系统的登陆密码只限本人使用，不得对外泄漏。(5) 重要的公司文件应存放于文件柜或保险柜内，并上锁。(八) 突发事件的预防及处置(1) 部门经理以上员工手机必须保持24小时开机状态，并在部门内部及紧急事项联络人名单上预留手机以外的后备联络方式。(2) 发生突发、紧急事件，员工应该在30分钟内向所属部门经理(主管)报告。(3) 部门经理(主管)接到事件报告后应立即通知行政部，行政部门根据事件的性质及类别进行补救措施或临时处理，并在1小时之内将处理情况报告公司高层。(4) 处理紧急事项时各位员工需要行政部指挥及调配，保证现场有专人负责，直至事件处理完毕。四、检查与处罚人力资源部，行政部将根据相关制度进行定期或不定期检查。也可请其它部门主管，公司高层一同参与检查在检查中如发现员工在上班时间吃零食，玩网络游戏，下班时没有对桌面整理干净等违反本制度规定的，人力资源部将对个人扣除5分。被计分的员工该分值将在年终奖的分数评定中做相应扣除。如计分满15分（含）的，年终奖的评定等级自动降为最低等级。计分满25分及以上的，取消年终奖的评定。公司创造优质安全的办公环境，但是，成功有赖于每个员工的支持。员工参与度是关键因素。请每位员工都贡献自己的力量并履行责任，共同创建良好的办公室环境。