公司采购流程.docx

采购流程 （初 稿）二O一三年二月编主 要 内 容1.采购流程图12.采购工作流程（5个阶段）2-3 需求提交阶段 申请认可阶段询价搜索阶段采购跟踪阶段入库保管阶段采购流程图需求部门领取并填写采购申请单（生产由班长以上人员填写一、需求提交对应部门负责人审核不同意二、申请认可上报公司主管采购的副总审核上报总经理或授权的副总审批交采购经办人具体执行找供应商、询价、比价三、询价定价不理想提交询价对比单主管采购的副总审核 总经理或有授权的副总审批签订采购会同财务部核算四、采购跟踪采购、跟踪不合格进货五、入库保管验收入库保管采购工作流程一、需求提交阶段第一步：需求部门领取并填写采购申请单。(生产由班长以上人员填写)第二步：需求部门负责人审批1、物资请购部门需将各类物资采购需求按缓急程度分类及时报至采购部；其中办公类：先向行政人事部提交采购需求，非特急采购，行政人事部需提前7天向采购部提交采购需求。 2、需求部门负责人审批：需各部门的负责人签字（或授权签字）确认采购申请单，方为有效，使用OA系统以后亦必须有纸质申请采购单。二、申请认可阶段第一步：仓库先确认库存情况第二步：采购部经办人第三步：上报采购部主管核实，主管采购副总审核。第四步：上报总经理或授权副总审批请购部门上交申请采购单经采购部经办人确认（除办公用品类报行政部外），报采购部主管核实；公司主管采购副总审核，最后要经总经理或有授权的副总审批同意后，进入询价阶段。三、询价搜索阶段第一步：找供应商、询价第二步：主管采购的公司副总审核第三步：总经理或有授权的副总审批第四步：签订合同 采购部经办人收到采购申请单后，需比较询价。大宗原材料采购至少寻找3家或3家以上供应商询价，对比供应商报价并制作对比表（采购询价需使用录音电话，供应商的报价需传真到指定传真机，否则视为无效）。报主管采购的公司副总审核后，呈报总经理或有授权的副总审定，再与供应商签订合同，进入下一步采购阶段；四、采购跟踪阶段第一步：采购、跟踪第二步：进货1采购员与供应商签合同及合同备案，一式三份（采购部、供应商、财务部各执一份），采购人员填写供应商资料表和新品录入资料表。2 采购部门随时跟踪采购物资的发货、到货时间、数量、种类、地点等信息，凡出现情况变化时应与有关各方及时沟通告知。五、入库保管阶段第一步：验收第二步：入库 1、按公司规定在采购到货单上由有相关资质的人员签字验收。具体：对于合金材料需抽样送检，选样时质检人员牵头，生产与采购参与，样品封存，由其中两人送样并领取结果；旧轴的检验：由质检部检验；刀具等消耗件，因入库时无法进行检验，需由请购部门对其使用出具评价报告，该评价报告作为采购部下次采购同类材料的依据。 2、凭入库单与发票到财务部报账。入库单一式三份，第一联保管单位留存，第二联财务部，第三联采购部；第三步：跟踪 由采购部对采购回司的物料建立使用情况跟踪表，长期跟踪其质量，判断该品牌产品质量及该物料供应商的优劣，建立供应商评价体系和合格供方名录。 湖南三泰新材料股份有限公司采购申请单 编号（印刷） 年 月 日 第一联：采购 第二联：财务申请部门申请人仓库确认人采购经办人货物名称规格/型号库存数量申购数量 批准数量要求到货时间备注（用途）部门负责人签字公司主管领导签字注：请详细填写需采购物品的规格、数量、型号附件二：湖南三泰新材料股份有限公司询价单急件 重要 一般 编号：发件单位全称：湖南三泰新材料股份有限公司公司地址：娄底市经济技术开发区群乐街1号联系人：贾宗锦联系电话：[phone]传真：[phone]邮箱：785384340收件单位全称：公司地址：联系人： 联系电话：传真： 邮箱： 盖章 主题：询价单质量要求及注意事项：物资名称规 格 型号数量单位现金单价（元）承兑单价（元）总金额（元）备注合计￥：大写：备注：1. 本询价截止时间 年 月 日。 附件三：询价结果对比单需求部门: 产品名称： 规格： 时间 ： 供应商名称联系人电话传真地址所出单价备注 询价人： 附件四：原料进厂检验记录表 年 月 日 编号产品名称规 格生产数量项次物料名称编号数量采购单号验收日期供应商抽样数及 格备注表号：QR-05-02附件五：三 泰 供 方 评 价 表编号： 供方名称：供应物资名称：企业概况地 址法定代表人联系电话联 系 人评价项目标准分得分(或意见)产品要求供货能力10产品质量状况60进货验收（是否提供质量证书）10售后服务市场信誉及相关资质完备性10本公司使用其产品的历史情况10（综合得分85分以上的可列为合格供方） 综合得分：评审签字生产部采购部质检部评审结论：同意列为合格供方 不同意列为合格供方 主管签字： 日期： 审批结论： 同意 不同意 领导签字： 日期：附件六： 合 格 供 方 名 录表格编号编号供方名称合作项目税号开户行银行账号联系人电话/传真地址列入日期备注123456789101112编制审核审批