集团有限公司人事档案管理办法.docx

集团有限公司人事档案管理办法第一章总则第一条 为加强集团有限公司（以下称“集团公司”）人事档案管理工作，有效地保护和利用档案，根据中华人民共和国档案法、中华人民共和国保守秘密法、干部档案工作条例等相关规定，结合集团公司的实际情况，特制定本办法。第二条 人事档案是按照相关政策，在聘用、调配、培训、考核、奖惩及晋升等工作中形成的记录，员工经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩以及工作变动等内容的文件材料，是历史地、全面地考察员工的依据。第三条 集团公司人力资源部是人事档案管理工作的归口部门，全面负责集团公司人事档案管理的各项工作，以及对各板块（受权）主体公司人事档案管理工作的指导、培训、监督。第四条 人事档案工作指定专人负责，并由集团公司人力资源部分管领导分管。第二章管理范围与职责第五条 集团公司人力资源部负责直接管理总部员工、香港总部外派员工及各板块领导班子成员（非市管干部）人事档案，并负责建立公司市管干部人事档案副本。第六条 员工在劳动教养期间，其档案暂由集团公司保管；员工受刑事处罚，集团公司已解除劳动合同的，其档案转由其户口所在地的劳动行政部门保管；员工死亡的，其档案由集团公司人力资源部保存5年后移交档案室保存；员工失踪、出国不归的，其档案由集团公司人力资源部保管或转至政府人事部门所属的人才流动服务中心保管。第七条 人事档案管理工作职责包括：（一）保管收集、鉴别和整理人事档案材料；（二）办理人事档案的查阅、借阅和转递；（二）为有关单位、部门提供档案情况；（三）做好人事档案的安全、保密、保护工作；（四）调查研究人事档案工作情况，建立和健全人事档案规章制度，做好人事档案业务建设和指导； （五）其他有关事项。第三章人事档案的内容与分类第八条 根据上级主管部门规定，人事档案材料内容划分十大类：第一类：履历材料；第二类：自传材料； 第三类：鉴定、考核、考察材料、审计材料；第四类：学历学位材料、职业（任职）资格和评（聘）专业技术职务（职称）材料、反映科研学术水平的材料、培训材料；第五类：政审材料；第六类：党团材料；第七类：奖励材料；第八类: 涉纪涉法处分材料；第九类: 招聘、任免、调动、工资、出国等材料；第十类: 参考材料。第四章档案的收集、鉴别、整理与销毁第九条 人事档案材料的收集必须严格按照市委组织部等有关部门规定执行。第十条 立卷归档的材料必须认真鉴别，保证材料真实、文字清楚、手续完备。归档材料须符合以下要求：（一）必须是办理完毕的正式文件材料；（二）材料必须完整齐全、真实、文字清楚、对象明确，写明承办单位及时间等；（三）材料必须完备。凡规定应由组织审查盖章的，须有组织盖章；组织鉴定、审查结论（复查结论）、处分决定、民主评议和组织考核形成的综合材料等，须经本人见面签字，任免审批表（包括上报的考察材料）和录用聘用审批表，必须注明批准机关名称、时间和文号等。第十一条 严格按照市委组织部等有关部门规定使用人事档案材料，未达规格的一定要做好材料的补边工作。归档材料不得使用圆珠笔、铅笔或红色及纯蓝色墨水和复写纸书写。第十二条 不属于规定归档范围的材料，不得擅自归档。凡销毁的材料，必须经过详细的鉴别和登记，并报请人事档案管理工作分管领导审批。第五章档案保护第十三条 根据安全保密、便于查找的原则要求，对人事档案应严密、科学地保管。第十四条 须建立专用档案库房，配置铁质的档案柜，库房内应有“七防”设备（防火、防盗、防光、防潮、防温、防虫、防尘）。对库房的设施应经常检查，要保持库房、铁柜的清洁，使库房力求达到温度14-24、相对湿度45至65的标准。第十五条 档案卷皮、目录和档案袋的样式、规格实行统一的制作标准。第十六条 人事档案管理工作所需设备和经费列入集团公司预算统筹解决。第六章档案提供利用第十七条 因工作需要查阅和借用档案，须遵守以下规定：（一）查阅人原则上是集团公司中层及以上人员及人力资源部相关岗位人员，其他人员查阅人事档案须经本部门负责人、人力资源部负责人共同审批。（二）查阅人须在集团公司OA系统填写“借阅人事档案流程”，经同意后，在指定场合查阅。（三）外单位查阅人事档案的，须持所在单位人力资源（组织）部门开具的介绍信、工作证、身份证等，办理查阅手续后方可查阅。（四）档案原则上不予外借。如确需借出使用时，必须提供书面证明，经人事档案管理分管领导批准后方可借出。借出人事档案须严格履行登记手续，按期归还，不得擅自转借他人之用。（五）因公需要从档案中取证的，必须征得人事档案管理分管领导批准后方能复制和摘抄。第七章档案转递第十八条 员工入职和调离本公司的，应及时转递人事档案，其中：员工入职报到后，必须在60天内提供档案存放地点等信息并协助集团公司人力资源部办理档案转入手续。员工解除劳动合同后，应在60天内将档案转至新工作单位或户籍所在地劳动管理部门。第十九条 如确因特殊原因未能按规定时间内办理档案转入手续或补齐缺失材料的，应即时书面报告原因，否则，集团公司人力资源部不予办理学历、学位、职称等信息审核；不予提供相关个人信息证明等；如在考察、调配、审核等工作中造成的一切损失由本人承担。第二十条 转递档案应遵守下列规定：（一）档案必须通过机要交通或派专人送取，不得邮寄。如交本人自带的，必须密封包装并在封条上盖公章。（二）自接收档案的当天，人事档案管理人员要做好转入档案登记；转出的档案，必须填写人事档案转递通知单登记备查，转出的档案必须完整、齐全，不得无故扣留材料或分批转出。（三）接收档案必须核对无误后，在回执上签名盖章并立即将回执退回。逾期一个月未退回，集团公司应写信或电话催问，以防档案丢失。 第二十一条 对“无头档案”，应认真查对，对确属查不到员工下落的，按照第二章第六条办理。第八章队伍建设第二十二条 档案管理人员，应具有较高的政治素质和业务素质，需做到并履行以下职责：（一）热爱本职工作，忠于职守，刻苦钻研业务，提高业务水平和工作能力。（二）严格遵守档案法律法规，切实保护档案的安全，不得泄露档案内容。坚持原则，严格按照档案管理工作的各项规章制度办事。（三）工作调动时，必须做好档案和档案文件材料及业务文件等交接工作。第二十三条 集团公司人力资源部应每年定期举行人事档案管理工作培训，并组织集团内部人事档案管理人员交流学习。第九章纪律责任第二十四条 人事档案管理人员不得泄露或擅自向外公布档案内容，任何个人不得查阅或借用本人及其亲属的档案。第二十五条 查阅档案，必须严格遵守保密制度和阅档规定，严禁涂改、圈划、抽取、撤换、圈划、污损档案等。第二十六条 对有以下情形之一的，应视情节轻重予以批评直至纪律处分，构成犯罪的，依法追究刑事责任：（一）在查阅档案中涂改、圈划、抽取、撤换、污损档案的；（二）不按规定归档或不按期限转递档案的；（三）管理人员玩忽职守，造成档案损失的。第二十七条 严禁任何个人私自保存他人的档案。对利用档案材料营私舞弊的，应视情节轻重予以处理，构成犯罪的，应依法追究刑事责任。第十章附则 第二十八条 本办法未尽事宜，参照国家、省市有关规定执行。第二十九条 各产业板块（受权）主体公司结合企业实际情况，参照执行。第三十条 本办法由集团公司人力资源部负责解释。第三十一条 本办法自颁布之日起实施。