教育集团公司干部人事档案管理办法-模版.docx

干部人事档案管理办法 HR-02-05 第一章 总 则 第一条 为进一步加强和改进集团公司干部人事档案管理工作，促进干部人事档案管理的科学化、标准化、规范化，有效地保护和利用档案，更好地为组织人事工作服务，依据中华人民共和国档案法、干部档案工作条例和干部人事档案材料收集归档规定的精神，结合集团公司干部人事档案管理的实际，制定本办法。 第二条 干部人事档案是反映干部情况的基本凭证和重要依据，是干部和人才工作的重要信息。干部人事档案管理工作，必须严格贯彻执行国家有关档案、保密的法律、法规和制度，确保人事档案的完整和安全。 第二章 干部人事档案管理体制、范围、机构及职责 第三条 集团公司的干部人事档案按干部管理权限，实行集中统一和分级负责的管理体制，具体管理范围是： (一)凡属国资委管理的干部，其档案按照规定转送国资委有关部门管理。 (二)集团公司总部机关和二级公司领导班子成员的干部人事档案由集团公司人力资源部管理；二级公司本级机关和所属三级企业领导班子成员的干部人事档案由二级公司组织人事部门管理；三级企业领导班子成员以下的干部人事档案由三级企业组织人事部门管理。不具备保管条件或档案很少的单位，其干部人事档案可由上一级组织人事部门代管。四级及以下公司原则上不得保管人事档案。 集团公司所属各级企业可将普通员工的人事档案委托由有关人才服务机构保管。 (三)二、三级企业领导班子成员退休后，其干部人事档案退回原工作单位管理。 (四)干部辞职、退职、自动离职或被开除公职后，其档案转到新就业单位或有关人才服务机构保管，须凭调档函按规定程序转出。 (五)干部在受刑事处分和劳动教养期间，其档案仍由原管理部门保管。刑满释放和解除劳动教养以后，其档案转到新就业单位或有关人才服务机构保管，须凭调档函按规定程序转出。 (六)干部出国(境)不归、失踪、逃亡以后，其档案由原管理部门保管。 (七)干部死亡以后，其档案由原所在单位组织人事部门保存五年后，移交本单位的档案部门保存。 (八)干部人事档案管理人员及其在本单位的直系亲属的档案，由所在单位的组织指定有关部门专人保管。 第四条 集团公司所属各级企业的组织人事部门，应建立相应的干部人事档案管理工作机构，并根据管理干部人事档案数量，配备专兼职档案管理人员，不断加强自身的档案管理工作，同时接受上一级干部人事档案管理部门的业务监督、检查和指导。 第五条 干部人事档案管理部门和工作人员的职责： (一)保管干部人事档案，负责收集、鉴别、整理干部人事档案材料，登记干部职务等变动情况； (二)办理干部人事档案的查阅、借阅和转递等事项； (三)为有关部门提供干部情况； (四)做好干部人事档案的安全、保密、保护工作； (五)调查研究干部人事档案工作情况，制定规章制度，搞好干部人事档案的业务建设和业务指导； (六)办理干部人事档案管理工作的其他事项。 第三章 干部人事档案内容和分类 第六条 各级组织人事部门对所管理的干部都要建立干部人事档案。干部人事档案分为正本和副本，正本的保管按照第三条规定执行，副本根据工作需要建立，由主管或协管干部的部门保管。 第七条 构成干部人事档案正本的材料应历史地、全面地反映干部情况。其内容及分类：第一类 履历材料。包括：履历表和属于履历性质的登记表等材料。 第二类 自传材料；报告个人有关事项的材料。包括：自传和属于自传性质的材料；领导干部个人有关事项发生变化的报告表等材料。 第三类 考察、考核、鉴定材料；审计工作形成的材料。包括：考察材料；在重大政治事件、突发事件和重大任务中的表现材料；定期考核材料，年度考核登记表，援藏、援疆、挂职锻炼等考核材料；工作调动、转业等鉴定材料；后备干部登记表(提拔使用后归档)等材料；经济责任审计结果报告。 第四类 学历学位材料；职业(任职)资格考试材料；评(聘)专业技术职务(职称)材料；反映个人科研学术水平的材料；培训材料。包括： (一)学历学位材料：高中、中专、高等院校毕业生登记表；普通高等教育、自学考试、党校、军队院校报考登记表，入学考试各科成绩表，研究生推免生登记表，研究生专家推荐表；学生(学员、学籍)登记表，学习成绩表、毕业生登记表，授予学位的材料，论文评审材料，毕业证书、学位证书复印件，党校学历证明；选拔留学生审查登记表等参加出国(境)学习和中外合作办学学习的有关材料；国务院学位委员会、教育部授权单位出具的国内外学历学位认证材料等。 (二)职(执)业资格考试材料和评(聘)专业技术职务(职称)材料：职(执)业资格考试合格人员登记表或职(执)业资格证书复印件；教师资格认定申请表等材料；专业技术职务任职资格评审表、申(呈)报表，聘任专业技术职务审批表等材料。 (三)反映个人科研学术水平的材料：当选为中国科学院院士、中国工程院院士的通知；遴选博士生导师简况表；博士后工作期满登记表；被评选为三级企业以上的专业拔尖人才的材料；科研工作及个人表现评定材料，业务考绩材料；创造发明、科研成果鉴定材料，著作、译著和有重大影响的论文目录。 (四)培训材料：为期两个月以上的学员培训(学习、进修)登记表、考核登记表、结业登记(鉴定)表等材料。 第五类 政治历史情况审查材料；更改(认定)姓名、民族、籍贯、国籍、入党、入团时间、参加工作时间等材料。包括： (一)政审材料：入党、入团、参军、出国、招工、招生的政审材料；上级批复、审查(复查、甄别)结论，调查报告及主要依据与证明材料；本人对结论的意见、检查交待或情况说明材料；撤消原审查结论的材料。 (二)更改(认定)姓名、民族、籍贯、国籍、入党、入团时间、参加工作时间的个人申请、组织审查报告及主要依据与证明材料、上级批复；计算连续工龄审批材料等。 第六类 党、团组织建设工作中形成的材料。包括：中国共产党入党志愿书、入党申请书、转正申请书；整党工作、党员重新登记工作中民主评议党员组织意见，党员登记表，党支部不予登记或缓期登记的决定、上级组织意见；不合格党员被劝退或除名的组织审批意见及主要依据材料；取消预备党员资格的材料；退党、自行脱党材料；恢复组织生活(党籍)的有关审批材料；中国共产主义青年团入团志愿书；加入或退出民主党派的材料。 第七类 表彰奖励材料：包括：三级企业及以上予以表彰、嘉奖、记功和授予荣誉称号的审批(呈报)表、先进人物登记(推荐、审批)表、先进事迹材料；撤消奖励的有关材料等。 第八类 涉纪涉法材料。包括：处分决定、免予处分的意见、上级批复，核实(调查、复查)报告及主要依据与证明材料，本人对处分决定的意见、检查、交待及情况说明材料；解除(变更、撤消)处分的材料；检察院不起诉决定书；法院刑事判决书、裁定书；公安机关作出行政拘留、限制人身自由、没收违法所得、收缴非法财物、追缴违法所得等的行政处理决定等。 第九类 工资、任免、出国(境)、会议代表材料。包括： (一)工资、待遇材料：新增人员工资审批表、转正定级审批表，工资变动(套改)表、提职晋级和奖励工资审批表或工资变动登记表，工资停发(恢复)通知单；享受政府特殊津贴的材料；解决待遇问题的审批材料。 (二)任免材料：录(聘)用审批(备案)表；选调生登记表及审批材料，选聘到村任职高校毕业生登记表；应征入伍、退伍军人登记表，招工审批表；取消录用、解聘材料；干部任免审批表及相应考察材料；干部试用期满审批表；公务员登记表，参照公务员法管理机关(单位)工作人员登记表；公务员调任审批(备案)表，干部调动审批材料；援藏、援疆、挂职锻炼登记(推荐)表；授予(晋升)军(警)衔、海关关衔、法官和检察官等级审批表；军人转业(复员)审批表；退(离)休审批表等材料。自愿辞职、引咎辞职的个人申请、同意辞职决定等材料，责令辞职的决定，对责令辞职决定不服的申诉材料、复议决定；辞退公务员审批表、辞退决定材料；罢免材料。 (三)出国、出境材料：首次因公出国(境)人员审查表，在国(境)外表现情况或鉴定等材料；外国永久居留证、港澳居民身份证等的复印件。 (四)党代会，人代会，政协会议，人民团体和群众团体代表会议，民主党派代表会议形成的材料。包括：委员当选通知或证明材料，委员简历；代表登记表等。 第十类 有保存价值的材料。包括： (一)健康检查和处理工伤事故材料：录用体检表，反映严重慢性病、身体残疾的体检表；工伤致残诊断书，确定致残等级材料。 (二)治丧材料：生平，非正常死亡的调查报告等材料。 (三)干部人事档案报送、审核工作材料：干部人事档案报送单；干部人事档案有关情况说明等材料。 (四)其他材料：毕业生就业报到证(派遣证)，人事争议仲裁裁决书(调解书)，公务员申诉处理决定书(再申诉处理决定书、复核决定)，再生育子女申请审批表等有参考价值的材料，劳动合同、解除劳动合同书。 第八条 干部人事档案副本。副本的内容由干部人事档案正本主要材料的复制件(或重复材料)构成。内容及其分类：第一类的近期履历材料； 第三类的主要鉴定、干部考核材料； 第四类的学历学位材料；职业(任职)资格考试材料；评(聘)专业技术职务(职称)材料；第五类的政治历史情况的审查结论材料；第七类的奖励材料； 第八类的处分决定材料； 第九类的招录、聘用材料；任免、调动材料；其他类别有重复的材料也可归入副本。 第四章 干部人事档案材料的收集、审核与归档 第九条 档案材料的收集归档，必须严格按照中组部干部人事档案材料收集归档规定(中组发200912号)认真执行。 第十条 形成干部人事档案材料的部门，必须按照有关规定规范制作干部人事档案材料，建立主动送交干部人事档案材料归档工作制度，在材料形成之日起一个月内按要求送交干部人事档案管理部门归档并履行移交手续。 第十一条 干部人事档案管理部门要与形成干部人事档案材料的有关部门建立联系制度，及时掌握形成干部人事档案材料的信息，主动向干部人事档案形成部门、干部本人和其他有关方面收集干部人事档案材料。 第十二条 干部人事档案管理部门必须严格审核归档材料，重点审核： (一)归档材料是否对象明确、齐全完整。归档材料必须对象明确，来源清楚，办理完毕，材料齐全。成套材料必须头尾完整，缺少的档案材料应当进行登记并及时收集补充。对不属于干部人事档案材料收集归档规定所列归档范围或重复多余的材料，应进行清理。对头尾不清，来源不明的材料，要查清注明后再归档，凡是查不清楚或对象不明确的材料，不能归档。对清理出来的有保存价值的材料，可转有关部门保存；组织不需要保存的，可退给本人；不宜退回本人的，必须进行登记，并报主管领导审批后销毁。 (二)归档材料是否文字清楚、真实准确。归档材料必须字迹清楚，易于辨认，内容真实，客观准确。填写制作材料时因笔误造成的更改或经组织批准对档案内容进行的更改，应加盖组织审核确认章或有相应的组织说明。归档材料上的姓名、出生时间、参加工作时间和入党时间等自然情况应当与档案记载一致，与档案记载不一致的，材料形成部门应当重新制作，补办手续，或者由具有干部管理权限的组织人事部门审改(或出具组织说明)并加盖公章。 (三)归档材料是否填写规范，手续完备。归档材料一般应当为原件，证书、证件等特殊情况需要复印件存档的，必须注明复制时间，并加盖材料制作单位公章或干部人事关系所在单位组织人事部门公章。审(复)查结论、处分决定等材料应当与本人见面并由本人签字，本人见面后未签字的应由组织注明。干部任免审批表、考察材料、录用、聘用审批表等归档材料必须注明批准机关名称、时间和文号，然后方能归入档案。不符合归档要求的，应退回材料形成单位整改后再归档。 第十三条 干部人事档案材料和目录的裁体统一使用国际标准 A4 纸型 (29.7cm21cm)的公文用纸，材料左边应当留有 2.5cm 装订边，字迹材料应当符合档案保护的要求。 第十四条 符合归档要求的材料，必须在接收之日起五个工作日内审核登记完毕，一个月内归入本人档案，一年内整理归档。 第五章 干部人事档案材料的整理 第十五条 干部人事档案整理工作，应严格按照中组部干部档案整理工作细则(组通字199111号)的规定进行。干部人事档案整理工作的基本任务是将收集起来的每个干部的档案材料，进行审核、分类、排序、编目、技术加工和装订成卷，并在此基础上，不断对档案内容进行补充。档案整理工作的要求是：严格审核、准确分类、排列有序、目录清楚、装订整齐。 第十六条 每类干部人事档案材料，都要根据材料之间的内在联系或材料的形成时间排列顺序。每类档案材料排序后，应用铅笔在每份材料首页的右上角编写类号和顺序号，并在其右下角逐页编写页数。凡有图文的页面，每面计算为一页，有封面的材料从封面开始计算。空白纸和托裱用的衬页纸不计页数。复件和原件应视为一份材料，统一编写页数。 第十七条 档案材料排序的基本方式： (一)按档案材料形成时间排序的：第一类、第二类、第三类、第四类、第七类、第九类、第十类材料。 第四类、第九类材料可根据具体情况，按时间顺序排列，或先按材料性质相对集中后，再按时间顺序排列。按材料性质相对集中排序的方法是： 第四类为：1.学历学位材料；2.职业(任职)资格考试材料和评(聘)专业技术职务(职称)材料；3.反映个人科研学术水平的材料；4.培训材料等。第九类为：.工资情况的材料；.任免材料；.出国(境)材料；.参加会议的代表登记表等其他材料。 (二)按档案材料内容的主次关系进行排序的：第五类、第六类、第八类。其中第五类、第八类材料的排列顺序为：上级批复、结论或处分决定，本人对结论或处分决定的意见，调查报告，证明材料，本人检讨或交待材料等，其证明材料应根据每份材料所证明的主要问题相应集中排列。第六类材料，入团志愿书应排在入团的其他材料之前，入党志愿书应排在入党的其他材料之前，党员登记表等可按先后依次排序。 第十八条 每卷干部人事档案，必须有详细的档案材料目录。目录是查阅档案内容的索引，要认真进行编写。具体要求： (一)档案材料应按照排列顺序，逐份逐项地进行编目，做到目录清楚，填写准确。书写目录要工整、准确、清楚、美观，使用规范的书写材料。档案目录不能粘贴涂改，要求统一使用EXCEL表格或者其它软件制作档案目录 (二)每类目录之前应注明材料类号和类别名称。 (三)“序号”填写材料类号和排列顺序号。材料类号用大写的“一”至“十”，二级分类的类号用(一)至(四)，序号用阿拉伯数字。 (四)“材料名称”根据材料标题填写。没有标题或标题不规范的，应另拟标题。并在备注栏中简要说明。 (五)“材料形成时间”，一般采用材料落款时间。复制的档案材料，采用原材料形成时间。 (六)“页数”填写材料页数。 (七)“备注”填写需要说明的情况，包括附有考察材料的干部任免审批表、复制件等情况说明。 (八)每类目录之后应留出适量的空格，供补充档案材料时使用。第三、四、九类等，不能在同一页中填写其它类别材料的条目。 第十九条 对纸张破损、幅面不规则，或字迹材料不符合归档要求的档案材料，应进行技术加工。 (一)对纸张破损或字迹材料不符合归档要求的档案材料，应采用复印、扫描、拍摄等方法进行复制。复制件应附在原件后，与原件作为一件。 (二)幅面过大的档案材料应进行折叠或剪裁。折叠后的档案材料要保持平整、文字、照片不得损坏，便于展开阅读。剪裁时不得损坏档案材料内容，不要对档案进行过度裁剪。 (三)幅面过小的材料应进行托裱，装订边过窄或装订线内有文字的材料应加边。 (四)拆除档案材料上的订书钉、曲别针、大头针等金属装订物。 (五)每份档案材料在整理时必须保证各自独立，严禁将许多份材料以缝纫、裱糊等形式粘连在一起。 第二十条 每个干部档案材料，必须装订成卷。档案目录置于卷首，卷内材料排列顺序与目录相符。A4纸型的干部人事档案材料和目录按照靠左下对齐的方式打3孔装订，孔距(从孔中心算起)8.3cm，下孔距材料底边5.4cm，孔中心距左边沿1.2cm，孔直径为0.5cm。档案中原有小于A4纸型且已按照要求装订的档案材料,不需要重新打孔和裱糊。干部人事档案要做到结实、齐整、美观、不掉页、不倒页、不压字、不损坏文件、方便阅读。干部人事档案材料过厚的，可以分成两卷装订。分卷装订时，必须保证同一类材料在同一卷中。 第二十一条 干部人事档案卷夹材质应符合档案保护要求(要求统一使用中组部推荐的档案盒，档案卷夹规格：长31cm，宽22.5cm，厚2.5或3.5或4.5cm)，卷夹背脊应附边签，用于书写干部的姓名、籍贯(单位)、档案编号等。书写姓名不得使用同音字或不规范的简化字。应根据档案卷夹厚度相应使用不同规格的档案袋(规格为：长32cm、宽23.5cm、厚3或4或5cm)。 第六章 干部人事档案安全、保护、保密工作 第二十二条 为保证干部人事档案的安全，档案管理部门必须做到： (一)档案库房、阅档室、档案人员办公室应三室分开。凡保存 500 卷以上干部人事档案的单位，要设立独立库房，面积为每千卷档案20平方米左右。 (二)档案库房要坚固，必须具备防火、防潮、防盗、通风、明亮等条件，要配置铁质档案柜及空调、去湿、灭火器等设备，并经常检查，保持库房内的清洁卫生和适宜温、湿度(注：温度为14-24，相对湿度45-65%)。 第二十三条 保管干部人事档案，应建立登记和统计制度。每年全面检查核对一次档案，发现问题及时解决。 第二十四条 档案管理人员要认真贯彻和执行中华人民共和国档案法、中华人民共和国保守国家秘密法和干部人事档案工作有关规定，严格遵守安全保密制度，保守党和国家的秘密，不准将归档范围之外的材料归入档案，不准擅自携带干部人事档案材料外出，不准擅自公布干部人事档案材料，不准私自或者允许他人涂改、伪造、抽取、撤换、增添或销毁档案材料。对违反档案工作法律和纪律，要视情节轻重和造成的后果，对负有主要责任的领导人员和直接责任人员进行批评教育，或给予党纪、政纪处分。 第七章 干部人事档案查阅、借阅第二十五条 干部人事档案的查阅、借阅事由。 (一)在办理干部任免、考察、调动、工资、福利待遇，政治历史、学历、参加工作时间、年龄的审查，入党、入团、组织处理、离休、退休、治丧等事项时，可查阅、借阅档案。 (二)编写党史、撰写人物传记、公司志，需要了解干部的有关情况时，一般不得查阅干部人事档案。 (三)国家安全、公、检、法机关和保卫部门因工作业务需要了解干部情况，可提供档案，只能查阅有关部分。 第二十六条 因工作需要查阅和借用干部人事档案，必须遵守下列规定： (一)查阅单位应填写查阅干部人事档案审批表，按照有关规定办理审批手续。不能仅凭调查证明材料、介绍信直接查阅干部人事档案。 (二)集团公司所属各二级公司因工作需要，查阅集团公司管理的干部人事档案，要提前预约，并在约定的时间内，由中共党员干部 2 人持查阅干部人事档案审批表办理。“审批表”由各单位组织人事部门负责人签字、加盖公章，并经集团公司人力资源部负责人签字同意。 (三)集团公司总部机关各部门查阅集团公司管理的干部人事档案，由中共党员干部持查阅干部人事档案审批表办理。“审批表”由部门负责人签字、加盖公章，经集团公司人力资源部负责人签字同意。 (四)国家安全、公、检、法机关和保卫部门，以及地方、军队等单位，因工作需要，查阅集团公司管理的干部人事档案，必须持县、团以上的单位组织、人事部门出具的查阅干部人事档案介绍信，经集团公司人力资源部负责人同意，并办理审批手续后，方可查阅。 (五)档案一般不外借。如有特殊情况，必须借出使用时，要说明理由，经主管部门负责人批准，并严格履行登记手续，限期归还，不得擅自转借他人。 (六)任何人不得查阅或借用本人及其直系亲属的档案。未经批准，不得查阅同级和上级干部的档案。 (七)查阅档案，必须严格遵守保密制度和阅档规定，要爱护档案，严禁涂改、圈划、抽取撤换、拆散、损坏档案材料。查阅者不得泄漏或擅自向外公布档案内容。 (八)借用、查阅档案的单位和个人，不得擅自拍摄复制档案内容。因工作需要从档案中取证的，必须请示干部人事档案主管部门经批准后才能复制(拍摄)。 (九)查档人员应在档案管理人员指定的地点查阅档案。 第八章 干部人事档案的转递 第二十七条 干部工作调动或职务变动应及时将干部人事档案转交新的主管单位。 第二十八条 转递干部人事档案应遵守以下规定： (一)档案应通过机要交通转递或派党员干部专人送取。 (二)转出的档案必须完整齐全，并按规定经过认真的整理装订，不得扣留或分批转出。 (三)转出的档案必须按统一规定的“转递干部档案材料通知单”的项目详细登记，严密包封；收到档案的单位，经核对无误后，应在回执上签名盖章立即返回。逾期一个月未退回者，转出单位应催问，以防丢失。 (四)为使干部人事档案及时准确地转递到干部所在部门，干部调配、任免部门与档案保管部门应密切配合，及时通知档案保管部门转递档案。 第二十九条 严格执行转递制度，避免产生“无头档案”。对已出现的“无头档案”要进行清理，并进行认真查转。经多方查找仍无下落的，原档案管理部门要认真记录、妥善保存。 第九章 干部人事档案工作的组织领导和队伍建设 第三十条 各级企业要对干部人事档案工作充分重视、加强领导，要经常了解情况，不断改进工作，保证必要的物质条件和经费。各级组织人事部门要加强业务指导。 第三十一条 各级组织人事部门要加强业务指导和队伍建设，要选调政治可靠、作风正派、责任心强、有一定学历的共产党员从事干部人事档案管理工作，在政治上关怀、工作上支持、生活上关心，充分发挥他们的积极性和创造性。要按规定加强对干部人事档案管理人员的教育培训，积极解决他们的职称评聘、职业发展，保持队伍的相对稳定。干部人事档案管理人员在工作调动时，必须做好档案和档案材料及业务文件等交接工作，保证工作的连续性。 第十章 附 则 第三十二条 本办法由集团公司人力资源部负责解释。