高速公路有限公司竣工文件材料立卷归档.docx

高速公路有限公司竣工文件材料立卷归档管理办法

第一章 总 则
第一条 目的
为加强梧州至柳州高速公路竣工文件材料立卷归档管理工作，制定本办法。
第二条 适用范围
本办法适用于梧州至柳州高速公路建设工程文件材料的归档整理及建设工程档案的验收，专业工程按有关规定执行。
第三条 竣工文件的主要内容
本办法所称的竣工文件是指建设工程自项目立项开始至竣工验收整个过程中所形成的与工程有关的重要活动、记载工程建设主要过程和现状、具有保存利用价值的各种形式和载体的文件。
第四条 相关标准
竣工文件的归档整理除执行本办法外，尚应执行以下现行有关标准规定：
（一）《公路工程竣工文件材料立卷归档管理办法》（x运输部：交办发〔2001〕390号）。
（二）《公路工程竣工验收办法》（x运输部：交公路发〔2004〕446号）。
（三）《科学技术档案案卷构成的一般要求》（国家技术监督局：GB/T11822-2000）。
（四）《重大建设项目档案验收办法》（国家档案局、国发改委：档发〔2006〕2号）。
（五）《x建设项目档案管理登记办法》、《x建设项目档案专项验收办法》和《x档案进馆办法》（交办发〔2007〕436号）。
第二章 术 语
第五条 建设项目
指梧州至柳州高速公路项目，由业主、设计、施工、监理按合同要求进行统一实施，并接受政府监督的基本建设单位。
第六条 建设工程文件
在建设过程中形成的各种形式的信息记录，包括工程准备阶段文件、建设单位文件、施工文件、监理文件、竣工图、设计执行、监督检查及竣工验收文件等。
第七条 工程准备阶段文件
工程开工以前，在立项、审批、征地、勘察、设计、招投标等工程准备阶段形成的文件。
第八条 施工文件
施工单位在工程施工中形成的反映工程质量状况和施工管理过程的文件。
第九条 监理文件
监理单位在监理过程中形成的反映监理工作质量和监理过程的文件。
第十条 竣工图
工程竣工验收时，由施工单位按规定的格式提供的真实反映工程项目施工结果的图纸。
第十一条 竣工验收文件
由承包人自检评定、监理抽检评定、质量监督部门验收评定、交工验收和竣工验收活动中形成的文件。
第十二条 建设工程档案
在项目建设中直接形成的具有归档保存价值的文字、图表、声像等按规定形式整理的记录材料。
第十三条 案卷
由互相联系的若干文件组成的档案保管单位。
第十四条 立卷
按照一定的原则和方法，将有保存价值的文件分门别类整理成案卷，亦称组卷。
第十五条 归档
文件形成单位完成其工作任务后，将形成的文件整理立卷，按规定移交档案管理机构。
第三章 组织与职责
第十六条 项目公司、勘察设计单位、施工单位、监理单位和监督单位应当将本项目工程竣工文件材料的形成、立卷、归档工作纳入各个环节和有关工作人员的职责范围。
各单位应有专人负责、配备相关设备、制定相应的管理制度，确保项目竣工文件材料真实可靠，形成、立卷、归档等工作符合要求。
第十七条 项目公司的职责
项目公司负责对竣工文件材料的形成、立卷、归档进行全面管理，履行以下职责：
（一）委托设计、施工和监理时，在合同中明确本竣工文件材料的形成、整理、组卷和归档要求。
（二）工程交工验收前，组织由自治区档案局、自治区x运输厅档案室、勘察、设计、施工、监理等高速公路管理机构组成的工作小组，对竣工文件材料立卷、归档工作进行预验收，并提出预验收报告。
（三）组织本工程交、竣工验收的档案验收，请自治区档案局、x运输厅档案室派员参加并提出该项目的工程档案验收报告。
（四）负责协调和检查勘察设计、施工、监理等单位的工程文件的形成、积累和立卷、归档工作。
（五）负责收集工程准备阶段的所有文件，接收勘察、设计、施工、监理和监督单位立卷归档的合格的竣工文件。
（六）负责编制竣工决算文件，接受各种审计，并收集审计文件。
（七）负责环境保护有关竣工文件的编制，接受环保验收，并收集有关环保检查、验收文件。
（八）负责编制建设执行情况报告，提交竣工验收时审查，并收集整理归档。
第十八条 勘察设计单位的职责
勘察设计单位应按设计合同要求，向项目公司提交合格的设计文件，进行设计交底，派设计代表在工程现场进行设计服务，及时处理设计和变更中出现的问题，主要履行以下职责：
（一）应按规定收集和整理设计方案比较的有关文件。
（二）按规定的格式和份数提交设计文件。
（三）按规定的时间提交图纸，对设计进行交底，派设计代表进行设计服务并收集整理设计服务活动的重要资料。
（四）对设计变更进行处理并分析变更的影响，收集统计设计变更情况的有关资料。
（五）负责编制设计执行情况报告，并提交竣工验收时审查，交建设单位统一收集和移交。
第十九条 监理单位的职责
监理单位应按照监理合同的要求，承担施工监理工作，审核施工单位编制的竣工文件，并收集整理监理文件，主要履行以下职责：
（一）收集整理反映监理活动过程，能够体现监理工作在质量管理、安全管理、进度管理、费用管理、廉政建设、合同管理、文明施工和环境保护方面的工作质量的资料。
（二）收集整理监理抽检评定资料，为验收评定提供依据。
（三）负责对施工资料形成、立卷、归档全过程进行监理。
（四）负责编制监理执行情况报告，提交竣工验收时审查。
（五）向建设单位移交合格的监理文件。
第二十条 施工单位的职责
施工单位负责施工文件、自检评定资料和竣工图的编制，提出施工执行情况报告，履行以下责任：
（一）收集整理反映施工活动过程的资料，包括施工准备、工序管理、中间检查、各种报告、图纸、声像等资料。
（二）对施工质量进行自检评定，并按规定要求收集整理评定资料。
（三）接受监理单位的监理，按规定要求对各种资料进行签认。
（四）负责编制施工执行情况报告，交竣工验收时审查，并移交给业主。
（五）负责编制竣工图，按规定的格式和份数提交合格的竣工图纸。
（六）及时提交各种合格的施工文件和竣工文件，配合做好验收工作。
第二十一条 监督单位和档案管理单位的职责按有关规定执行。监督单位进行验收检查评定后应提交验收文件；档案管理单位预验收档案后应提出档案认可文件。
第四章 竣工文件材料的收集
第二十二条 凡是反映与工程有关的重要活动，具有查考利用价值的各种载体的文件材料，都应收集齐全，归入工程成套档案，其具体范围按《公路工程竣工文件材料归档范围及保管期限》有关规定。
第二十三条 竣工文件的收集应按合同单位的职责要求和规定内容进行，应为原件，收集原始手稿和打印稿，不得采用相互复印的资料，签字盖章方可归档；文件发至上级主管单位，建设单位为间接接收单位，且无抄送字样时，可归复印件。
第二十四条 竣工文件的内容和深度必须符合国家有关勘察、设计、施工、监理、验收评定等方面的技术规范、标准和规程的要求。
第二十五条 原始记录必须及时准确填写，规定采用统一表格填写的原始记录应采用专门的统一表格填写，没有规定表格时应采用通用记录表格填写。书写材料应具有足够的耐久性，可采用碳素墨水、蓝黑墨水填写，不得采用易褪色的书写材料如红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。原始记录应有记录、复核、计算等签字。
第二十六条 报告应根据原始记录和规范要求，正确做出结论，采用计算机打印件，并有报告、审核、审批等签字。反映情况的报告应有单位盖章。
第二十七条 各种汇总分析报告应与报告相对应，对情况进行科学、准确的分析或评价。
第二十八条 质量评定资料应按单位工程、分部工程、分项工程收集，承包人的自检评定资料应有足够的频率，监理的独立抽检资料应满足评定要求，与评定相关的基本要求项目资料，应分类单独收集。
第二十九条 反映建设、设计、施工、监理和验收等过程活动的资料，按专业、内容分类，并按形成时间由各责任单位分别收集。
第三十条 作为档案保存的隐蔽工程照片应采用数字照相机照相，录音、录像文件应保证载体的有效性，长期存储的电子文件应使用不可擦除型光盘。声像材料整理时，应附文字说明，对事由、时间、地点、人物、作者等内容进行著录，要及时整理。筛选出来的照片对应刻录成光盘，一式两份，相片晒洗出来，一式两套，并交监理工程师验收。
第五章 竣工文件材料的整理
第三十一条 归档文件的质量要求
（一）工程文件必须真实、准确，与工程实际相符。
（二）工程文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完善。
（三）工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧性高、耐久性好的纸张。
（四）工程文件归档前，应检查其内容和整理的形式，符合规范要求方可移交归档。
第三十二条 立卷
（一）竣工文件材料由项目业主组织勘察设计、施工、监理等单位，根据x运输部《公路工程竣工验收办法》所确定的竣工文件编制的具体分工，分别整理组卷。
（二）竣工文件材料归档前，均需按要求由文件材料形成单位分别进行整理组卷。组卷应遵循公路工程文件材料的自然形成规律和成套性的原则，保持卷内文件的有机联系，分类科学，组卷合理，便于查找利用，法律性文件手续齐备，符合档案管理要求，具体要求如下：
1.征地拆迁文件、招标文件、投标文件及评标文件、承包合同、合同谈判和工程交、竣工验收阶段形成的竣工验收文件、工程决算及审计报告等有关文件材料应分别由x主管部门和建设单位根据文件材料形成的阶段、性质、内容分类整理组卷。
2.设计文件材料包括地质勘察资料、初步设计、方案设计、技术设计、总体规划设计、工程概预算、施工图设计等由设计单位按项目阶段、单位和分部、分项工程、专业分别整理组卷。
3.施工阶段形成的施工文件材料由施工单位负责组卷。其中开工报告、分项工程开工申请批复单、施工组织设计、施工计划、施工日志及中间验收等分别按合同段组卷；试验段试验方案和总结报告、技术交底记录，以单位工程为单元组卷；工地试验报告必须加盖工地试验资质章，各项施工原始记录按路线进行方向，结合单位工程（含分部、分项）及不同专业，分别整理组卷。
4.监理工作形成的监理文件材料包括监理通知、指令、备忘录、有关会议纪要、施工质量检验抽检报告、合同管理文件、计划进度管理文件、工程质量控制文件、工程技术管理文件、工程计量与支付文件、与总监（或总监办）及参建单位的来往函等由监理单位按阶段、问题分类整理组卷。监理工作记录按路线进行方向结合单位工程分别组卷。
5.标有密级的文件单独组卷，并根据保密规定填写卷内科技文件材料的最高密级。
6.同一卷内如有不同保管期限的文件，该卷保管期限从长。
具体操作中还应注意以下事项：
（1）按立项、设计、施工、竣工四个阶段进行归类划分，不同形成阶段的文件材料不能混淆在一起。
（2）剔除不属归档范围及重份的文件。
（3）每道工序对应的竣工资料由监表+质量检验报告单+相应的检测记录表或评定报告组成，所涉及单位、分部、分项工程的划分，其顺序原则上先按单位工程划分，同一单位工程再进一步划分分部（项）工程，同一分部（项）工程的文件再按不同专业排列。例如桩基中钢筋笼加工及安装是一道工序，且同时为一个分项工程，路基分项工程是包括从原地面填挖开始到顶层，所以不同的区段并非分项工程，不能单独评分。
子分部工程的划分，若左右部为一分部工程，则左幅为子分部，右幅为另一子分部。
（4）综合管理性文件把反映不同问题的文件分开，同一问题形成的文件按时间先后组卷，如文件数量多，可按问题组成几个案卷。
（5）施工文件按形成阶段（工序）组卷，原材料、构件及出厂证明、试验报告、合格证等可按类别、品种、用途、或批次时间组卷，并填写“合格证”贴条，原材料试验结果汇总表置于报告的首页；设备文件单独组卷；整个单位工程和分部工程的质量评定及统计表集中统一组卷；施工组织设计可按合同段单独组卷，阶段性进度计划，以年度为单元组卷；路基、路面、桥梁、隧道、互通立交工程施工资料主要由试验报告和检测记录组成，分项工程质量评定表和施工检验记录以整公里组卷；工程变更文件，若文件少可按文号排列组成一卷，若数量多，则按文号或专业分别组卷。
（6）图纸的组卷，反映同一单位工程的图纸，数量少可组成一卷，若多，可在同一单位工程内按不同专业组成若干案卷，不同专业的图纸数量不一，组卷时可适当分卷或合并为一卷。
第三十三条 卷内文件材料按以下要求进行排列：
（一）管理性文件按问题或重要程度排列。
（二）项目技术文件材料按管理、依据、施工记录、检测实验、评定、证明顺序排列。
（三）设备文件材料按设备依据性材料、外购设备开箱验收、设备安装调试、随机文件材料、设备运行、设备维护等排列。
（四）竣工图按里程、专业、图号排列。
（五）卷内文件材料一般文字材料在前，图样在后；有译文的译文在前，原文在后；正件在前，附件在后。
第三十四条 案卷应由案卷封面和卷脊、卷内文件目录、卷内文件及备考表组成。
第三十五条 案卷封面由下列项目组成：
（一）案卷题名，应包括公路工程建设项目的名称（或代号）、起讫里程、单位工程（含分部、分项）名称及文件名称，如属桥梁、隧道等工程项目，还应同时标明结构、部位的名称。案卷题名一般由立卷人拟写。案卷题名应以方便查找为原则，并能真实概括卷内内容，举例说明如下：
例： 梧州至柳州高速公路竣工图（第**卷 第**册）
应改为：梧州至柳州高速公路K***—K***纵断面竣工图
例： 梧州至柳州高速公路**大桥工程钢材质量证明书、试验报告
应改为：梧州至柳州高速公路**大桥工程**年**月—**月钢材质量证明书、试验报告
（二）编制单位，是卷内文件材料形成单位或主要责任者。
（三）编制日期，是卷内文件材料形成日期（包括起止日期）。
（四）保管期限，由各接收单位按x运输部390号文划定的保管期限填写。
（五）密级，依据保密规定填写。
（六）档号=项目代号+分类号+案卷流水号，由各接收单位填写档案分类号和案卷顺序号，编制单位不填写。
（七）卷脊需填写案卷题名，书写应符合中文书写规范，卷脊案卷题名中的阿拉伯数字采用顺时针转90°书写或打印。
第三十六条 卷内目录排列在卷内文件材料的首页之前。卷内文件目录由下列项目组成：
（一）顺序号，填写文件排列的顺序号，用阿拉伯数字从1起依次标注，一个文件一个号。
（二）文件编号或图样图号，应填写文件文号或图样的图号。
（三）责任者，填写文件材料的直接形成部门或主要负责者，可采取通用的标准简称。
（四）文件题名，应填写文件材料标题的全称，没有标题或标题不能说明文件材料内容的，应自拟标题，标题应简明、概括，能反映文件材料的基本内容，如包含事由、结构、类型、部位、桩号等。
（五）日期，是指文件材料的形成的起止日期。
（六）页次，填写每份文件首页上标注的页号，最终一份文件标注首、尾页号码。页号的标注方法是：双面书写文件，填写或用号码机打印在正面的右下角、背面的左下角；图样的页号编写在右下角，或标题栏外右上方。各卷之间不连续编页号。如所归档文件属符合档案保管要求的成本成册的材料，已编有页号的只需在卷内文件目录页次中填写册数。
（七）竣工图与施工图数量不一致时应重新填写目录，同时保留原施工图目录。
第三十七条 卷内备考表的编制应符合以下要求：
（一）备考表应标明卷内文件材料的件数、页数以及在组卷和案卷使用过程中需要说明的问题。
（二）立卷人应由立卷人签名。
（三）检查人应由案卷质量审核者签名。
（四）立卷日期填写完成立卷的日期。
备考表排列在卷内文件材料的尾页之后。
第三十八条 建设单位应将本项目所有案卷按照工程进展或里程顺序，即按立项、工可、设计、施工、竣工的先后顺序结合里程顺序，对案卷进行系统排列，并用铅笔在封面和卷脊编写案卷临时流水号。
第三十九条 竣工图立卷应符合下列要求：
（一）竣工图应能全面、准确反映竣工路线、路基、路面、桥梁隧道、涵洞、路基防护、互通式立交工程、安全设施等的全部施工实际造型和特征，竣工图的套数按实际需求，一般不少于2套。
（二）施工图没有变动的，由竣工图编制单位在施工图上加盖竣工图章作为竣工图；凡有一般性图纸变更及符合杠改或划改要求的变更的，可在原图上修改，并加盖竣工图章作为竣工图，图章规格为80mm×60mm，图章内容包括：×××工程竣工图、编制单位、编制人、技术负责人、编制日期、监理单位名称、监理负责人。竣工图章统一采用红色印泥。
（三）凡结构、工艺、平面布置等重大改变及图面变更面积超过10%的，应重新绘制竣工图并加盖竣工图章。
（四）图纸可以按297mm×210mm或297mm×420mm折叠；底图不折叠，以张为单位平放在专用底图柜内，大于1号的底图也可卷放装筒。
第四十条 文字材料应去掉金属物并采用三孔一线方法（孔距80mm，装订线距纸边12.5 mm）装订，装订时将装订边和下边取齐。对批语、签注意见写在文件装订线上的，应予以粘贴补宽，对纸张规格大小差别较大的文件应适当补贴或折叠。
第四十一条 案卷卷皮、卷内表格规格按照《x文件材料立卷归档办法》中所规定的科技档案卷皮和卷内表格样式及尺寸执行，一般厚度不超过40mm。
第六章 归 档
第四十二条 归档文件应完整、准确、系统，能够反映工程建设活动全过程，文件材料的质量符合要求。归档文件必须经过整理，并组成符合要求的案卷。
第四十三条 归档时间应符合以下规定：
（一）根据建设程序和工程特点，分阶段、分期进行，在分部工程通过监理工程师组织的验收检查后，承包人应及时将施工文件归档。
（二）勘察、设计单位应当在任务完成时，施工单位和监理单位应当在工程交工验收前，将各自形成的工程档案向建设单位归档。施工文件应在交工验收前56天提交监理工程师审查。
（三）建设单位应当收集齐全工程竣工文件并整理立卷后，申请档案管理部门验收，在竣工验收后3个月内向使用单位和其它有关单位办理移交手续。
第四十四条 根据原始记录，经过分析整理提出报告后，应及时将原始记录归档，工作任务完成后，应将原始记录1份移交建设单位归档。
第四十五条 除原始记录外，经过立卷整理的施工文件，按一式3份归档；经过立卷整理的监理文件按一式2份归档。各种综合文件的归档份数为6份。
第四十六条 设计、施工、监理单位向本单位归档的文件，应按国家有关规定和本办法规定单独立卷归档。
第七章 工程档案的验收与移交
第四十七条 按各单位形成的工程档案，分阶段进行验收和移交，其验收、移交程序为：
（一）勘察设计单位的文件经过规定程序的审查后，移交给业主；变更设计文件及设计执行情况文件在工作任务完成并经业主认可后，在竣工验收前移交给业主。
（二）施工任务完成，按规定内容和格式立卷整理的施工文件，经监理工程师审核签认后，按规定的份数移交给业主。
（三）监理工作任务完成，按规定的内容和格式立卷整理的监理文件，经业主认可后，按规定的份数移交给业主。
（四）业主完成建设项目的各项合同任务，接收各单位移交的工程文件，按规定形成竣工验收文件，立卷、整理、归档后，申请档案管理部门预验收，竣工验收后按规定时间、内容和份数向有关单位移交档案。
第四十八条 档案检查验收应重点检查以下内容：
（一）档案齐全、系统、完整性。
（二）档案真实、准确、可靠，反映建设活动和工程实际状况。
（三）档案收集、立卷、归档、移交符合有关规定要求。
（四）竣工图的绘制方法、图式、规格符合专业技术要求，图面整洁，盖有竣工图章。
（五）文件形成和审核单位、人员的签认或盖章手续完备。
（六）文件材质、幅面、书写、打印、绘图、用墨、托表等符合要求。
（七）光盘文件应能够有效运行，没有受到损坏。
第四十九条 移交档案时，应办理移交手续，填写移交目录，双方签字、盖章后交接。