经贸控股集团有限公司职工档案管理办法.docx

经贸控股集团有限公司职工档案管理办法第一章 总 则第一条 为了提高职工档案管理水平，有效地保护和利用档案，更好地为各项工作服务，根据中华人民共和国档案法、中共中央组织部和国家档案局干部档案工作条例（组通字199113号）以及劳动部和国家档案局企业职工档案管理工作规定（劳力字199233号）规定，结合xxx经贸控股集团有限公司(以下称“外经贸集团”)实际情况，特制定本办法。第二条 职工档案是组织、人事等部门在人员招聘、调配、任免、培训、考核、奖惩等工作中形成的有关个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现以及工作变动等情况的有关材料。是历史地、全面地考察和了解职工的主要依据。第三条 各企业应按照中共中央组织部、国家档案局印发的干部档案工作条例、劳动部和国家档案局企业职工档案管理工作规定以及外经贸集团职工档案管理办法，加强企业职工档案管理，有效地保护和利用档案，提高科学管理水平，确保职工档案的安全与完整。第四条 本办法适用于外经贸集团总部及外经贸集团直接投资的国有及国有控股企业（以下简称“各企业”）职工档案管理工作。第二章 机构和职责第五条 外经贸集团人力资源部负责指导、监督各企业职工档案管理工作；各企业职工档案管理部门，应在外经贸集团人力资源部的专业指导、监督下开展工作，并根据管理职工档案的数量，配备专职或以职工档案工作为主的兼职档案工作人员负责职工档案的管理工作。有条件的企业，应设档案室进行统一管理；未设档案室的企业，应采取有效安全措施，保证职工档案的安全。第六条 各企业职工档案管理部门的职责：（一） 保管职工档案；（二） 收集、鉴别和整理职工档案材料；（三） 办理职工档案的查阅、借阅和转递手续；（四） 登记职工工作变动情况；（五） 为有关部门提供职工情况；（六） 做好职工档案的安全、保密、保护工作；（七） 定期向企业档案室（馆）移交档案。第七条 档案管理工作人员工作要求和职责（一）坚持四项基本原则，贯彻党的路线、方针、政策，认真学习马列主义、毛泽东思想和邓小平理论，努力提高政治思想水平。（二）热爱本职工作，忠于职守，刻苦钻研业务，熟练掌握职工档案管理工作的专业知识，不断提高业务水平和工作能力。（三）严格执行保密守则，不向无关人员泄露职工档案内容。（四）贯彻执行国家及上级主管部门档案管理工作的方针、政策及有关条例，管理好本企业职工档案，接受上级的监督、检查与指导，参加业务培训。（五）负责本企业职工档案信息的维护与管理，负责档案材料的收集、鉴别、整理、转递、保管和提供查（借）阅等工作。（六）调查研究职工档案工作情况，制定各项规章制度及工作流程。（七）档案管理部门应建立健全查（借）阅、收集、鉴别归档、转递、检查核对、保管保密、管理人员职责、送交档案材料归档工作的八项制度及各项工作程序，确保职工档案的安全保管，防止各类事故的发生，并做好防火、防蛀、防潮、防光、防高温、防盗等六防工作。第三章 管理范围第八条 各企业应接收和保管与企业签订有劳动合同，且具有本地户口职工的档案，不得接收与企业无劳动关系和虽建立有劳动关系，但无本地户口职工和劳务派遣人员、返聘人员的档案。第九条 如企业不具备档案管理能力的，可委托专业机构进行管理。委托专业机构管理的，不得向职工收取档案管理等费用。第十条 职工档案管理人员及其在本企业的直系亲属的档案，由所在企业指定有关部门专人保管。第十一条 职工被解除劳动合同的，其档案应转移至其户口所在地街道办事处；本人提出转移至新工作单位或管理机构的，应由本人提出书面申请，经企业审批同意后转移至其指定的单位或机构。第十二条 职工在受刑事处分期间，未被企业解除劳动合同的，其档案由企业保管；被企业解除劳动合同的，其档案应移交至其户口所在地街道办事处。本人提出转移至其他企业或管理机构的，应由本人提出书面申请，经企业审批同意后，方可转移至指定企业或机构。第十三条 职工出国逾期不归、失踪、逃亡或长期不到企业工作，企业应作出处理决定，被解除劳动合同的，应将档案转移至其户口所在地街道办事处。 第四章 职工档案的管理内容第十四条 职工档案的内容和分类：一类 履历材料：干部履行表、个人简历表，干部、工人、教师、医务人员、军人、学生（不含学习成绩）等各类人员登记表及更改姓名的材料；二类 自传及属于自传性质的材料；三类 鉴定、考核、考察材料：鉴定（含自我鉴定），调动、任免的考核材料，后备干部的考察材料，民主评议的综合材料，离任经济责任审计报告；四类 学历和评聘专业技术职务材料：指国家教委认可的学历、学位及学习成绩，专业技术职务评定的考核、审批材料，报考院校志愿表，毕业生登记表，选拔留学生审查登记表，创造发明、科研成果、著作及有重大影响的论文目标；培训结业内容、考试成绩以及“培训证书”复印件等材料；五类 政审材料：指入党入团、应征入伍等各类政审材料及更改民族、年龄、国籍、参加工作时间的组织审查意见，上级批复以及所依据的证明材料；六类 参加及退出中国共产党、共青团及民主党派的材料：入党入团志愿书、申请书、转正报告，取消预备党员及党员资格的材料，退团材料，中国共产党党员登记表，加入民主党派的有关材料；七类 奖励材料：包括科技、业务及政治等方面的奖励材料；八类 处分材料：处分决定、查证核实报告、上级批复及个人提供的有关材料，法院刑事审判工作中形成的判决书等材料；九类 工资、录用、任免、聘用（含劳动合同书）、复员退伍、转业工资、保险福利待遇、出国、退（离）休、退职、各种代表会代表登记表等材料；十类 其他可供组织参考的材料：体检表、评残材料、法院审判的离婚判决书，职工逝世后的有关材料，非正常死亡的调查报告及相关材料。第四章 档案的整理第十五条 整理职工档案，必须做到档案材料认真鉴别、分类准确、材料齐全、编排有序、目录清楚、装订整齐，达到每卷档案完整、真实、条理、精练、实用的要求。第十六条 每卷档案材料应根据材料内容的内在联系和材料之间的衔接或材料的形成时间排序，并在每份材料的右上角上编写类别号和顺序号，在其右下角编写页码。第十七条 档案材料目录是查阅档案内容的索引，要认真进行编写，具体要求如下：（一）题目与材料相符，太长的可简化，但要反映材料的主要内容，无题目的可自行拟题目；（二）材料形成时间一般采用材料形成的最后落款时间；（三）档案材料页码按图书编页法进行编页，凡有文字页面均为一页，已印有页码的材料应如数填写。第十八条 档案材料统一使用A4规格办公用纸，不得使用圆珠笔、铅笔、纯兰或红色墨水及复写纸书写。第五章 档案的收集、保管和销毁第十九条 职工所在企业的组织、人事部门对职工进行考察、考核、培训、奖惩等所形成的材料等要及时收集，整理立卷，保持档案的完整。第二十条 立卷归档的材料必须认真鉴别，保证材料的真实、准确、文字清楚、手续齐备。材料须经组织审查盖章或本人签字的，应在盖章、签字后归档。第二十一条 按规定需要销毁档案材料时，必须认真履行登记手续并经主管领导批准，方可粉碎销毁。第二十二条 档案卷皮、目录和档案盒的样式、规格应统一使用中组部规定的标准。第二十三条 严禁任何人私自保存他人档案或利用档案材料营私舞弊。对违反规定者，应视情节轻重，严肃处理。对违反中华人民共和国档案法、中华人民共和国保守秘密法的，要依法处理。第六章 档案的提供和利用第二十四条 因工作需要查阅和借用档案，须遵守下列规定：（一）查阅职工档案应填写审批表，按规定程序逐级审批，方可查阅。查阅一般职工档案时，应由人力资源部门负责人和企业分管领导审批；查阅部门中层及以上管理人员的档案时，应由人力资源部门负责人和党委（总支）书记审批。（二）在查阅时必须保证两人以上，且至少有一人是中共党员。（三）职工档案除特殊情况外一般不借出查阅。如必须借出查阅时，应事先提交报告，说明理由，经分管领导批准，并严格履行登记手续。（四）任何个人不得查阅或借用本人及亲属（包括父母、配偶、子女及兄弟姐妹等）的档案。（五）查阅档案必须严格遵守保密制度，严禁涂改、抽取、撤换档案。查阅者不得泄露或擅自向外公布档案内容。对违反者，应视情节轻重予以批评教育，直至纪律处分，或追究法律责任。（六）因工作需要从档案中取证的，须按档案管理权限，由企业分管领导批准。第七章 档案的转递第二十五条 职工调动、辞职、解除劳动合同或被开除、辞退等，工作交接并办清所有手续后，如无特殊情况，档案室应将其职工档案封存好，待其持调档函后转入新企业。第二十六条 企业职工调动、辞职、解除劳动合同或被开除、辞退等，应由职工所在企业在一个月内将其档案转交其新的工作企业或管理机构或其户口所在地的街道劳动（组织人事）部门。对国家和企业有特殊贡献的英雄、模范人物死亡以后，其档案由企业按规定向有关档案馆移交。第二十七条 转递档案应遵守下列规定：（一）对转出的档案，必须填写职工档案转递通知单，并密封包装。（二）对转出的档案材料，应齐全，不得扣留或分批转出。（三）接收单位收到档案经核对无误后，应在回执单上签名盖章，并将回执单立即退回。逾期一个月转出企业未收到回执时应立即催问，防止档案丢失。（四）职工档案转移存根、回执以及职工本人提出的档案转移申请等资料，企业应永久保存，不得销毁。第八章 附则第二十八条 本办法由外经贸集团人力资源部负责解释。第二十九条 本办法经与国家有关法律法规相悖的，按国家法律法规执行。本办法经履行法定审批程序，自发布之日起执行。